Cet article présente comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir plusieurs fichiers OFD en images JPG par lots, et assembler plusieurs pages d’un même OFD en une très longue image. Il convient aux scénarios tels que les factures électroniques, les justificatifs électroniques, les contrats, les rapports et les documents archivés, ce qui évite d’ouvrir les OFD un par un, de faire des captures d’écran page par page ou d’assembler manuellement les images. L’article s’appuie sur des captures d’écran du logiciel pour illustrer le processus complet, depuis la sélection de la fonction, l’ajout des fichiers OFD, le réglage de la plage de pages et du PPI, jusqu’à l’activation de « Assembler plusieurs pages en une très longue image ».
Dans le cadre du travail quotidien, les fichiers OFD apparaissent fréquemment dans des scénarios tels que les factures électroniques, les justificatifs électroniques, les documents officiels électroniques, l'archivage des contrats et les pièces justificatives de remboursement des notes de frais. Comparé aux images classiques, le format OFD est plus adapté à la mise en page fixe et à l'archivage électronique. Cependant, lors de la transmission, de l'aperçu, du téléchargement dans un système ou de l'insertion dans un document, de nombreuses plateformes ne prennent pas directement en charge le format OFD. En particulier, lorsque qu'un fichier OFD contient plusieurs pages, si l'on fait une capture d'écran de chaque page, qu'on les exporte une par une, puis qu'on les assemble manuellement en une longue image à l'aide d'un outil de retouche d'image, cela prend non seulement du temps, mais peut aussi facilement entraîner des problèmes tels qu'un ordre des pages incorrect, une netteté incohérente ou des bords mal alignés.
Le problème que cet article vise à résoudre est le suivant : comment convertir par lots des fichiers OFD en images JPG et assembler les multiples pages d'un même fichier OFD en une seule et longue image. Grâce au logiciel de bureau « HeSoft Doc Batch Tool » visible dans les captures d'écran, vous pouvez ajouter plusieurs fichiers .ofd en une seule fois, définir de manière unifiée la plage de conversion, la densité de pixels de l'image et activer l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image », réduisant ainsi les opérations répétées et améliorant l'efficacité du traitement par lots de fichiers.
Scénarios d'application : quels sont les cas où il est approprié de convertir les pages OFD en une longue image ?
La conversion par lots de pages OFD en une longue image JPG convient aux besoins professionnels suivants :
- Organisation des factures électroniques : Certaines factures ou reçus électroniques sont conservés au format OFD. Une fois convertis en JPG, il est plus pratique de les prévisualiser et de les télécharger sur WeChat, par e-mail, dans les systèmes de remboursement de notes de frais ou les progiciels de gestion intégrés.
- Prévisualisation regroupée de justificatifs multipages : Si un fichier OFD contient un justificatif de plusieurs pages, l'assemblage des pages en une seule et longue image permet de les visualiser sans avoir à faire des allers-retours entre les pages, ce qui convient pour une vérification rapide.
- Conversion de contrats et de pièces justificatives en images : Certains systèmes métier n'autorisent que le téléchargement de formats d'image tels que jpg, jpeg, png, auquel cas il est possible de convertir d'abord le fichier OFD en JPG.
- Substitution de la capture d'écran manuelle pour les dossiers archivés : Il n'est plus nécessaire d'ouvrir le fichier OFD page par page pour faire des captures d'écran, ni d'utiliser un logiciel de retouche d'image pour un assemblage manuel.
- Traitement de fichiers par lots : Lorsque le dossier contient plusieurs fichiers tels que 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, un outil de traitement par lots permet d'effectuer la conversion en une seule fois, évitant les clics répétés.
Il est important de noter que cet article se concentre sur « l'assemblage de plusieurs pages d'un fichier OFD en une très longue image JPG ». Si votre objectif est simplement d'exporter chaque page comme une image distincte, vous pouvez également utiliser la même fonction, mais vous devez ajuster la plage de pages et les options d'assemblage en fonction de vos besoins réels.
Aperçu du résultat : avant traitement, plusieurs fichiers OFD, après traitement, une longue image JPG
Avant le traitement : Plusieurs fichiers OFD à convertir
D'après la capture d'écran avant traitement, on peut voir qu'il y a 4 fichiers OFD dans le dossier, nommés respectivement 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Si ces fichiers sont ouverts un par un pour exporter les images, les étapes opérationnelles sont répétées de nombreuses fois ; si certains de ces fichiers OFD contiennent plusieurs pages, le coût du traitement manuel est encore plus élevé.
Pour les postes dans les domaines de la finance, de l'administration, des affaires juridiques et de la gestion d'archives, il n'est pas rare de traiter des dizaines, voire des centaines de fichiers OFD à la fois. La valeur du traitement par lots d'un logiciel de bureau réside précisément dans ceci : confier l'« action répétitive de conversion de fichiers » à un outil pour une exécution unifiée, l'utilisateur n'ayant qu'à définir les règles avant de commencer.
Après le traitement : chaque fichier OFD est converti en une image JPG correspondante, plusieurs pages pouvant être assemblées en une longue image
Dans la capture d'écran après traitement, on peut voir que les fichiers OFD originaux ont été convertis en images JPG, par exemple 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg. Parmi elles, 1.jpg apparaît comme une image verticale assez longue, ce qui indique que le contenu de plusieurs pages peut être assemblé en une seule et longue image, facilitant une consultation continue.
Ce mode de sortie est particulièrement adapté aux scénarios nécessitant « un aperçu unique d'un dossier complet ». Par exemple, si un fichier OFD contient deux pages de détails de facture ou deux pages de justificatif, les fusionner en une seule et longue image rend la transmission à un collègue ou le téléchargement sur un système plus intuitif, tout en réduisant le risque d'oublier de transmettre une page.
Étapes opérationnelles : comment convertir par lots les pages d'un fichier OFD en une longue image
Étape 1 : Dans le logiciel, sélectionner la fonction « Conversion OFD en image JPG »
Après avoir ouvert « HeSoft Doc Batch Tool », vous pouvez trouver, sur la page d'accueil du logiciel ou dans la liste d'outils, sous « Plus d'outils », les fonctions de conversion. Dans la capture d'écran, la fonction actuellement sélectionnée est « 2. Conversion OFD en image JPG », ce qui indique que cette fonction est utilisée pour convertir par lots des fichiers OFD en images au format JPG.
Le but de cette étape est d'abord d'accéder au module de traitement approprié. Comme il existe de nombreux formats de documents bureautiques, tels que PDF, CAD, XPS, Word, Excel, PowerPoint, chaque format a sa propre fonction de conversion. Lors du traitement de fichiers OFD, il faut sélectionner la fonction clairement indiquée comme « Conversion OFD en image JPG » et ne pas choisir par erreur « Conversion OFD en PDF » ou une autre fonction de conversion de format.
Une fois cette fonction activée, le logiciel affiche une interface de traitement étape par étape, qui comprend généralement la sélection des enregistrements à traiter, le réglage des options de traitement, le choix de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement. Cette conception de flux de travail est adaptée aux tâches bureautiques par lots, car l'utilisateur peut d'abord vérifier la liste des fichiers, puis définir les paramètres de manière unifiée, et enfin exécuter le tout en une seule fois.
Étape 2 : Ajouter les fichiers OFD à convertir et vérifier la liste
Après être entré dans la fonction « Conversion OFD en image JPG », on peut voir en haut à droite de la page les boutons « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus ». Pour un petit nombre de fichiers, on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers » et les sélectionner un par un ; si tous les fichiers OFD sont regroupés dans un seul dossier, on peut utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » pour une importation groupée.
Dans la capture d'écran, 4 enregistrements ont été importés, avec les noms de fichiers 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, situés dans le répertoire D:\test\. Le tableau affiche également des informations telles que l'extension, la date de création et la date de modification, ce qui permet de vérifier facilement l'exactitude des fichiers avant le traitement par lots.
À cette étape, il est recommandé de vérifier attentivement les points suivants :
- Le nombre de fichiers est-il correct : Le bas de la capture d'écran affiche « Nombre d'enregistrements : 4 », ce qui indique que 4 fichiers OFD seront traités.
- L'extension des fichiers est-elle .ofd : La colonne « Extension » du tableau affiche « ofd », ce qui confirme la correspondance du format de fichier.
- Le chemin d'accès est-il correct : Si des fichiers portant le même nom sont dispersés dans différents répertoires, il est conseillé de vérifier le chemin pour éviter de traiter le mauvais fichier.
- Faut-il supprimer un enregistrement : Une icône de suppression est disponible à droite de chaque enregistrement. Si un fichier n'a pas besoin d'être converti, il peut être retiré de la liste avant le traitement.
Une fois que vous avez confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas de l'interface pour passer aux paramètres des options de traitement. Lors d'un traitement par lots, cette étape est cruciale, car les paramètres suivants s'appliqueront à tous les fichiers OFD de la liste actuelle.
Étape 3 : Définir la plage de pages à convertir
Dans l'interface « Paramètres des options de traitement », on peut voir les réglages liés à la « Plage de traitement ». Les options disponibles dans la capture d'écran incluent « Toutes les pages », « Les premières pages », « Les dernières pages », « Pages impaires », « Pages paires », « Personnalisé », etc. Dans l'exemple présent, l'option « Les premières pages » est sélectionnée et le chiffre 2 est saisi dans le champ de saisie « Plage ».
Cela signifie que le logiciel traitera les 2 premières pages de chaque fichier OFD. Pour les fichiers tels que les factures électroniques, les justificatifs et les pièces justificatives, si vous n'avez besoin que de la première page ou des premières pages, vous pouvez utiliser « Les premières pages » pour contrôler la portée de la sortie ; si vous devez convertir l'intégralité du fichier OFD, vous pouvez sélectionner « Toutes les pages ».
Les utilisations typiques des différentes plages de pages sont les suivantes :
- Toutes les pages : Convient pour l'archivage complet, la conversion complète en image ou lorsqu'il est nécessaire de conserver tout le contenu.
- Les premières pages : Convient aux scénarios où l'on ne s'intéresse qu'à la première page, la couverture, la première page de facture ou les premières pages d'un justificatif.
- Les dernières pages : Convient lorsque seules la dernière page d'une annexe, la page de signature, la page de conclusion, etc., sont nécessaires.
- Pages impaires ou paires : Convient aux scénarios spéciaux de fractionnement par pages paires/impaires.
- Personnalisé : Convient pour ne convertir qu'une plage de pages spécifiée.
Le point central de l'exemple de cet article est la génération d'une longue image. Par conséquent, si vous souhaitez que plusieurs pages d'un fichier OFD apparaissent dans le même fichier JPG, vous devez choisir une plage de traitement qui inclut plusieurs pages. Par exemple, choisissez « Toutes les pages », ou comme dans la capture d'écran, choisissez « Les premières pages » et indiquez un nombre de pages supérieur à 1.
Étape 4 : Régler la densité de pixels de l'image (PPP) pour contrôler la netteté
Dans la même interface de paramètres, on peut voir l'option « Densité de pixels de l'image (PPP) », avec la valeur 300 saisie dans la capture d'écran. Le PPP (Pixels Par Pouce) peut être compris comme la densité de pixels lors de la sortie de l'image. Plus la valeur est élevée, plus l'image est généralement nette, mais le volume du fichier JPG généré peut aussi être plus important.
Pour les scénarios bureautiques courants, un PPP de 300 est un choix assez pratique : il garantit que le texte, les tableaux, les QR codes, les sceaux et autres contenus soient clairement lisibles sans augmenter excessivement la taille du fichier. S'il s'agit simplement d'un aperçu rapide, vous pouvez le réduire selon les besoins réels ; pour l'impression, l'archivage ou le téléchargement sur un système d'examen, il est conseillé de maintenir une netteté élevée.
Pour configurer le PPP, vous pouvez vous référer aux principes suivants :
- Pour l'aperçu à l'écran : Vous pouvez choisir un PPP modéré pour réduire la taille de l'image.
- Pour les notes de frais, les audits et l'archivage : Il est conseillé d'utiliser un PPP élevé pour garantir la clarté des QR codes, des cachets rouges et des petits caractères.
- Lorsque le nombre de fichiers est très élevé : Il faut trouver un équilibre entre la netteté et la taille des fichiers de sortie pour éviter de générer des images trop volumineuses.
Étape 5 : Activer l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image »
C'est le paramètre clé pour atteindre l'objectif de cet article. En bas de la capture d'écran, on peut voir l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image », présentée sous la forme d'un interrupteur. Une fois cette option activée, les multiples pages sélectionnées au sein d'un même fichier OFD seront assemblées en une seule et longue image, au lieu d'être réparties sur plusieurs images distinctes.
Pour illustrer, si le fichier 1.ofd comporte 2 pages et que la plage de traitement est réglée sur « Les premières pages : 2 », avec l'assemblage en longue image activé, le résultat du traitement ressemblera alors davantage au fichier 1.jpg visible dans la capture d'écran : le contenu des deux pages est connecté verticalement pour former une longue image JPG. Ainsi, pour visualiser le document, il suffit d'ouvrir une seule image pour voir plusieurs pages en continu.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux besoins suivants :
- Fusionner plusieurs pages d'une facture ou d'un justificatif OFD en une seule image, pratique pour un téléchargement unique.
- Assembler plusieurs pages d'instructions, de reçus ou de pièces justificatives en une longue image, facile à envoyer via des messageries instantanées.
- Convertir des fichiers de mise en page multipages en une image continue, réduisant le besoin de feuilleter lors de la consultation.
- Éviter l'assemblage manuel avec un logiciel de retouche d'image, réduisant ainsi le risque d'erreur.
Après avoir confirmé la plage de pages, le PPP et l'option d'assemblage en longue image, cliquez sur « Suivant ». Selon le flux de l'interface, les étapes suivantes consisteront à définir l'emplacement de sauvegarde et à lancer le traitement. Après avoir configuré le répertoire de sortie et démarré le traitement, le logiciel convertira par lots les fichiers OFD de la liste selon les règles définies.
Questions fréquentes et remarques importantes
1. Pourquoi choisir le format JPG au lieu de conserver le format OFD ?
L'OFD est adapté à l'archivage de documents électroniques, mais dans de nombreuses situations de travail collaboratif, l'image JPG est plus universelle. Par exemple, pour l'aperçu sur mobile, le téléchargement sur le web, les pièces jointes aux e-mails, l'envoi via messagerie instantanée, l'insertion dans un document Word ou WPS, la compatibilité du format JPG est généralement meilleure. Une fois le fichier OFD converti en une longue image JPG, le destinataire n'a pas forcément besoin d'un lecteur OFD dédié.
2. Le fichier de la longue image assemblée ne sera-t-il pas très volumineux ?
Si le nombre de pages est important et que le PPP est réglé sur une valeur élevée, la taille du fichier longue image peut augmenter. C'est un phénomène normal, car l'image longue contient les informations visuelles de plusieurs pages. Il est conseillé de définir la plage de pages en fonction de l'usage réel (par exemple, ne pas sélectionner toutes les pages si seulement les 2 premières sont nécessaires) ; pour un simple aperçu, on peut aussi réduire le PPP de manière appropriée.
3. Chaque fichier OFD générera-t-il une longue image distincte ?
Lorsque l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image » est activée, l'assemblage concerne généralement les pages sélectionnées à l'intérieur de chaque fichier OFD. Autrement dit, 1.ofd produira le fichier 1.jpg correspondant, et 2.ofd produira 2.jpg. Il ne s'agit pas de fusionner différents fichiers OFD en une seule et même image, mais d'assembler les pages d'un seul fichier OFD en une longue image.
4. Comment choisir la plage de pages ?
S'il est nécessaire de conserver intégralement toutes les pages de chaque fichier OFD, l'option « Toutes les pages » est plus appropriée. Si seules les premières pages sont nécessaires, comme la première page d'une facture, la première page d'un justificatif et la page de détail, vous pouvez choisir « Les premières pages » et indiquer le nombre de pages. Dans l'exemple de la capture d'écran, la valeur 2 est saisie, ce qui signifie que les deux premières pages de chaque fichier seront traitées.
5. Faut-il sauvegarder les fichiers originaux avant la conversion par lots ?
D'après le flux de la capture d'écran, le logiciel convertit les fichiers OFD en images JPG de sortie ; les fichiers OFD originaux restent présents en tant que fichiers d'entrée. Par mesure de prudence, lors du traitement d'un grand nombre de fichiers importants, il est tout de même recommandé de conserver les fichiers OFD originaux et d'enregistrer les images de sortie dans un dossier séparé, afin de faciliter la vérification et la gestion ultérieures.
Résumé : Utiliser un outil de traitement par lots pour convertir plusieurs pages OFD en une longue image est plus efficace
La conversion par lots des pages d'un fichier OFD en une seule et longue image résout essentiellement les problèmes de « format non universel, de consultation peu pratique de multiples pages et de faible efficacité de l'assemblage manuel par collage ». Grâce à la fonction « Conversion OFD en image JPG » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez d'abord importer plusieurs fichiers .ofd par lots, puis définir de manière uniforme la plage de pages, la densité de pixels de l'image (PPP) et activer l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image ».
Comparé à l'ouverture manuelle des fichiers OFD un par un, à la capture d'écran page par page, puis à l'assemblage manuel en une longue image, cette approche est bien plus adaptée au traitement par lots de fichiers dans le travail quotidien. Qu'il s'agisse de factures électroniques, de justificatifs de remboursement, de documents contractuels ou de fichiers d'archives, dès lors qu'il est nécessaire de convertir un fichier OFD en une longue image JPG, vous pouvez suivre les étapes de cet article. Il est conseillé, avant de traiter officiellement un grand nombre de fichiers, de tester d'abord la plage de pages et le PPP avec un petit nombre de fichiers OFD, de confirmer que l'effet de sortie répond aux exigences, puis d'exécuter l'ensemble de la tâche par lots.