Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Convertit par lots une partie des pages de plusieurs fichiers OFD en images JPG. Il convient aux scènes qui n'ont besoin que d'exporter la page d'accueil, les premières pages, les dernières pages, les pages de parité ou les pages personnalisées, telles que l'aperçu des factures, l'archivage des factures électroniques, l'extraction de la couverture du contrat, la conservation des captures d'écran du matériel, etc. L'article combine les effets avant et après le traitement et les captures d'écran de l'opération, suivez les étapes pour expliquer comment sélectionner OFD vers la fonction JPG, importer des fichiers, définir la plage de traitement, configurer la densité de pixels de l'image et continuer à terminer l'enregistrement et le traitement, aidant les utilisateurs à réduire la répétition des captures d'écran ou des exportations de fichiers OFD une par une.
Dans le bureau quotidien, les documents OFD sont souvent utilisés dans des scénarios tels que les factures électroniques, les factures électroniques, les documents officiels, les contrats et les archives. Dans de nombreux cas, nous n'avons pas besoin de convertir tous les documents OFD en images, mais seulement d'extraire certaines des pages. Par exemple, n'exportez que les 2 premières pages en tant que diagramme de prévisualisation, ne conservez que la page d'accueil pour l'enregistrement, ne convertissez que la page de signature finale pour examen, ou utilisez les pages impaires ou paires pour générer des images. Si le nombre de fichiers n'est que d'un ou deux, il peut à peine être terminé en ouvrant manuellement le lecteur OFD puis en exportant page par page; mais lorsqu'il y a des dizaines ou des centaines de fichiers OFD dans le dossier, le processus d'ouverture, de sélection de la page et de l'enregistrer au format JPG sera répété. Cela prend beaucoup de temps et il est facile de rater la page.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment convertir par lots des parties de plusieurs fichiers OFD en images JPG. Le logiciel de bureau est utilisé ici" HeSoft Doc Batch Tool ", Son positionnement est un outil de traitement de fichiers par lots pour les scènes de bureau. La valeur fondamentale est de réduire la duplication du travail et d'aider les utilisateurs à traiter plusieurs documents à la fois. Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran pour illustrer l'idée de fonctionnement complète de la sélection des fonctions, de l'importation des fichiers OFD, à la définition des «premières pages» comme plage de traitement.
Scènes applicables: dans quelles circonstances certaines pages OFD doivent être converties en JPG par lots
OFD à JPG n'est pas seulement une conversion de format, il est pratique dans de nombreux processus de bureau. Surtout lorsque vous ne convertissez que certaines pages, vous pouvez éviter de sortir un grand nombre d'images inutiles et réduire les coûts de finition ultérieurs.
1. Extraire les images de la page d'accueil des factures électroniques et des factures par lots.De nombreuses factures électroniques ou factures électroniques sont enregistrées au format OFD. Le personnel financier n'a peut-être besoin que de convertir la page d'accueil des factures en JPG pour le téléchargement, l'approbation et la prévisualisation du système de remboursement ou l'archivage des vignettes.
2. Exportez les premières pages du contrat et des pièces justificatives en volume.Certains documents OFD comptent plus de pages, mais seules les pages clés telles que la couverture, la page d'informations de base et la page de signature sont nécessaires pour l'enregistrement ou la pré-révision. En définissant la plage de traitement, vous pouvez exporter uniquement les pages dont vous avez besoin.
3. Générer un diagramme de prévisualisation des matériaux par lots.Dans le résumé des données, la gestion de projet et la gestion de fichiers, il est souvent nécessaire de générer un aperçu d'image pour chaque matériel OFD. Convertir seulement les premières pages, vous pouvez contrôler le nombre d'images tout en garantissant une reconnaissance.
4. Conversion par lots au format d'image facile à voir et à partager.Les images JPG ont une forte compatibilité et ne reposent pas sur un lecteur OFD dédié. Il convient à une visualisation rapide dans les outils de chat, les systèmes OA, les coulisses Web et les applications mobiles.
5. Évitez les captures d'écran manuellement une par une.Si vous prenez des captures d'écran manuellement, non seulement la résolution est difficile à unifier, mais il est également sujet aux problèmes d'interception de page incomplète et de dénomination de fichier chaotique. La conversion par lots peut rendre les résultats de sortie plus standardisés.
Aperçu de l'effet: plusieurs fichiers OFD avant le traitement, le résultat de l'image JPG est généré après le traitement
Avant le traitement, il y a plusieurs documents OFD dans le dossier. Par exemple, vous pouvez voir les quatre fichiers 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd dans la capture d'écran. Ce sont tous des fichiers source à convertir par lots.
Après le traitement, vous pouvez voir que le résultat de sortie correspondant est généré. La capture d'écran montre le dossier de sortie ou le répertoire de résultats numérotés 1, 2, 3, 4, et est marquée par l'image JPG, indiquant que chaque fichier OFD a converti le résultat de l'image. Étant donné que cet exemple se concentre sur la «conversion de page partielle», le contenu de sortie sera généré en fonction de la plage de traitement définie, au lieu de transférer aveuglément toutes les pages.
Cette méthode de sortie convient à l'archivage par lots: le fichier source est plusieurs OFD. Une fois le traitement terminé, le résultat de l'image est généré en fonction du fichier correspondant, ce qui est pratique pour une inspection ultérieure, un téléchargement, un changement de nom ou une copie dans d'autres systèmes commerciaux.
Étape 1: Sélectionnez la fonction "Convertir OFD en images JPG" sur la page d'accueil de l'outil
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, les fonctionnalités liées à la conversion OFD peuvent être trouvées dans la page d'accueil ou dans la liste des fonctionnalités. Le nom du logiciel affiché dans le coin supérieur gauche de la capture d'écran est" HeSoft Doc Batch Tool ", La mise en évidence actuelle dans l'interface est" 2, OFD converti en images JPG ", et la description de la fonction est" Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots ".
Le but de l'opération de cette étape est d'entrer dans le module de conversion par lots correct. Étant donné qu'il peut y avoir plus d'une fonction liée à OFD, telle que "Convertir OFD en PDF" et "Convertir OFD en images JPG", si l'objectif est de sortir la page OFD en tant qu'image, vous devez sélectionner "Convertir OFD en images JPG". Après avoir entré cette fonction, le logiciel entrera dans l'Assistant de traitement par lots, puis suivez les étapes pour importer des fichiers, définir des options, sélectionner l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement.
Du point de vue de la SEO et de l'utilisation réelle, de nombreux utilisateurs rechercheraient des questions telles que "Comment convertir OFD en JPG", "OFD en images par lots", "Fichier OFD en format jpg", "OFD partie de la page pour exporter des images" et d'autres questions. Cette étape correspond à la sélection de l'entrée de conversion correcte, évitez d'entrer par erreur dans OFD vers PDF ou d'autres fonctions de conversion de format.
Étape 2: Ajouter les fichiers OFD qui nécessitent un traitement par lots
Après être entré dans la fonction "Convertir OFD en image JPG", le processus de traitement est affiché en haut de l'interface: l'étape 1 consiste à "sélectionner l'enregistrement à traiter", suivie de "définir les options de traitement", "définir l'emplacement d'enregistrement" et "démarrer le traitement". Cela montre que le logiciel adopte un processus orienté, adapté aux scènes de bureau par lots, et les utilisateurs n'ont qu'à le configurer dans l'ordre.
En haut à droite de la page, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Si vous n'avez besoin que de sélectionner quelques fichiers OFD spécifiés, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si les fichiers en attente sont stockés dans un dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", ce qui est plus approprié pour les importations par lots. Après l'importation, le tableau répertorie des informations telles que le numéro de série du fichier, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification.
4 enregistrements ont été importés dans la capture d'écran. Les noms de fichiers sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Le chemin est affiché sous le répertoire test du disque D et les extensions sont toutes ofd. La zone d'agrégation inférieure affiche un nombre d'enregistrements de 4, indiquant que 4 fichiers OFD seront traités par lots cette fois.
Cette étape doit se concentrer sur la confirmation de trois choses: premièrement, si tous les fichiers sont importés; deuxièmement, si l'extension est ofd; troisièmement, s'il y a des fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités. Si un fichier a été ajouté par erreur dans le tableau, il peut être supprimé via l'icône de suppression dans la colonne Actions; si vous devez le sélectionner à nouveau, vous pouvez également utiliser "Vider" pour le réimporter. Après avoir confirmé que l'enregistrement est correct, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Configurez la conversion de seulement certaines pages, telles que les 2 premières pages
Après être entré à l'étape 2 "Définir les options de traitement", le paramètre clé est "Plage de traitement". Vous pouvez voir plusieurs options dans la capture d'écran, y compris "Toutes les pages", "Quelques pages au premier plan", "Quelques pages à la fin", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnalisation". C'est exactement l'emplacement principal de l'implémentation de "convertir en masse des parties de pages d'un fichier OFD en images".
Dans l'exemple, la sélection est "Les premières pages" et le numéro 2 est rempli dans la zone de saisie "Gamme". Cela signifie que pour chaque fichier OFD importé, seules les deux premières pages sont converties. Par exemple, un OFD a 10 pages, et seules les images JPG des pages 1 et 2 seront sorties après le traitement; un autre OFD a 5 pages, et seulement les 2 premières pages seront également sorties. De cette manière, la page de début de chaque document peut être extraite par lots, ce qui est très approprié pour l'exportation de la couverture, de la page d'accueil de la facture, de la page avant du formulaire de demande et d'autres scènes.
Si vos besoins sont différents, vous pouvez également choisir d'autres plages de traitement en fonction des options fournies par l'interface. Par exemple, lorsque vous devez convertir le document complet, sélectionnez "Toutes les pages"; lorsque vous n'avez besoin que d'un sceau ou d'une page de pièce jointe, vous pouvez considérer "les pages à la fin"; lorsque vous devez diviser par une ou deux pages, vous pouvez sélectionner "pages impaires" ou "pages paires"; si la plage de pages est plus précise, vous pouvez utiliser la personnalisation. Cependant, en fonctionnement réel, les éléments actuellement disponibles à l'interface et les invites logicielles doivent être soumis pour s'assurer que l'entrée de portée répond aux exigences.
La page fournit également un paramètre de densité de pixels d'image (PPI), 300 dans les captures d'écran. PPI affecte la clarté de l'image de sortie et la taille du fichier. Dans des circonstances normales, 300 PPI convient à la plupart des scénarios d'archivage de bureau, d'aperçu d'impression et de reconnaissance de factures; s'il n'est utilisé que pour l'aperçu général, vous pouvez choisir un paramètre inférieur en fonction des besoins réels; si vous avez besoin d'une image plus claire, vous pouvez maintenir une densité de pixels plus élevée. Il est important de noter que plus la clarté est élevée, plus le fichier JPG généré est généralement grand.
Il y a aussi un commutateur "épisser plusieurs pages en une très longue image" sous la page. Le commutateur est désactivé dans la capture d'écran. Lorsqu'elle est fermée, cela signifie généralement que chaque page sera sortie en fonction d'une image distincte, ce qui est plus propice à la visualisation et à la gestion par page; si elle est ouverte, plusieurs pages peuvent être assemblées avec des graphiques de croissance, adaptés aux scènes qui nécessitent une navigation continue. L'exemple de cet article est basé sur l'état fermé, et la démonstration clé convertit certaines pages en images JPG.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Après avoir terminé les options de traitement telles que la portée de la page et l'IPP, cliquez sur "Suivant" en bas. Selon le processus d'interface, l'étape 3 "Définir la position de sauvegarde" sera suivie de l'étape 4 "Démarrer le traitement". Bien que la capture d'écran actuelle n'affiche pas le contenu spécifique de la page de localisation enregistrée, elle peut être raisonnablement jugée à partir du processus supérieur. Le logiciel demandera à l'utilisateur de spécifier le répertoire de sauvegarde des images JPG converties.
Lors de la définition de l'emplacement de sauvegarde, il est recommandé de sélectionner un dossier de sortie indépendant, comme un nouveau répertoire tel que "sortie JPG" et "résultat de conversion d'image OFD" à côté du dossier OFD d'origine. Cela présente deux avantages: l'un est d'éviter que l'image de sortie ne soit mélangée avec l'OFD d'origine pour une vérification facile; l'autre est que si vous devez la retraiter, vous pouvez nettoyer directement le répertoire de sortie sans affecter le fichier source.
Après avoir franchi l'étape "Démarrer le traitement", suivez les instructions de l'interface pour démarrer la tâche. Étant donné que 4 fichiers OFD ont été importés par lots et que seules les 2 premières pages ont été converties, le logiciel traitera tous les enregistrements selon les mêmes règles. Par rapport à l'ouverture de fichiers OFD un par un et à l'exportation de pages, les avantages du traitement par lots sont très évidents: les règles ne sont définies qu'une seule fois, plusieurs fichiers sont exécutés de manière unifiée et les résultats de sortie sont plus nets.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Je veux juste changer la page d'accueil, comment dois-je remplir la portée?Si vous sélectionnez "Pages au premier plan" et remplissez 1 dans la plage, cela signifie que chaque fichier OFD ne convertit que la page 1. Ce paramètre convient à la génération par lots d'images de couverture, d'images de la page d'accueil des factures ou de vignettes d'aperçu.
2. Pourquoi est-il recommandé de confirmer d'abord la liste des fichiers?Le traitement par lots est efficace, mais cela signifie également que les règles sont appliquées à tous les enregistrements à la fois. Si un fichier OFD qui n'a pas besoin d'être traité est mélangé dans la liste, le logiciel le convertira selon les mêmes règles. Par conséquent, vérifiez le nom, le chemin et le nombre d'enregistrements avant de cliquer sur Suivant.
3. Plus le paramètre PPI est élevé, mieux c'est?Pas nécessairement. Plus l'IPP est élevé, plus l'image est claire, mais le volume du fichier peut également être plus grand et le temps de traitement et l'occupation du stockage augmenteront. Pour l'aperçu général du bureau et l'archivage, 300 PPI dans la capture d'écran est un choix relativement courant; s'il ne s'agit que d'une visualisation interne rapide, il peut être ajusté en fonction de la situation réelle.
4. La conversion de certaines pages affecte-t-elle le fichier OFD d'origine?Habituellement, la conversion par lots appartient à l'opération de lecture du fichier source et de génération de nouvelles images. Le fichier OFD d'origine est utilisé pour l'entrée et la sortie est le résultat JPG. Pour être sûr, il est recommandé d'enregistrer les résultats de la conversion dans un répertoire séparé et de conserver le fichier OFD d'origine inchangé.
5. Que faire si plusieurs pages OFD sont différentes?Lorsque «les premières pages» sont définies sur 2, le logiciel tente de convertir par les 2 premières pages de chaque fichier. Pour les fichiers avec moins de pages, les résultats réels du traitement et les invites logicielles prévaudront. Avant le traitement par lots, si la source du fichier est complexe, il est recommandé de tester une fois avec un petit échantillon.
6. Comment nommer le résultat de sortie?À partir de la capture d'écran post-traitement, les résultats sont présentés dans les répertoires ou éléments de résultat correspondants tels que 1, 2, 3, 4, etc., ce qui est pratique pour être associé au fichier source. La dénomination de sortie réelle doit être basée sur les résultats générés par le logiciel. Une fois le traitement terminé, il est recommandé de vérifier au hasard plusieurs documents pour confirmer si le nombre de pages, la clarté et la portée de la page de l'image répondent aux attentes.
Résumé: Utilisez le traitement par lots pour réduire le travail répété d'OFD en images
La conversion par lots de certaines pages du fichier OFD en images JPG est un besoin courant pour les postes de finances, d'administration, de fichiers, de personnel et de collecte de données de projet. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez d'abord sélectionner "Convertir OFD en images JPG" sur la page d'accueil, puis ajouter des fichiers OFD par lots, définir la plage "Pages précédentes" dans les options de traitement, et configurer la densité de pixels de l'image, et enfin définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement.
Par rapport à l'ouverture manuelle de fichiers OFD un par un, aux captures d'écran page par page ou à l'exportation, la valeur du traitement par lots réside dans des règles unifiées, une sortie unifiée et une réduction des erreurs. Surtout lorsque vous n'avez besoin que de la page d'accueil, des premières pages ou d'un certain type de page spécifiée, une partie de la conversion de page peut réduire considérablement le nombre d'images inutiles et améliorer l'efficacité des téléchargements, des archivages et des audits ultérieurs. Si vous avez un lot de factures OFD, de factures, de contrats ou de documents officiels qui doivent être convertis en JPG, vous pouvez tout aussi bien suivre les étapes de cet article pour tester avec une petite quantité de documents, puis traiter le dossier complet par lots.