Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Convertissez plusieurs copies de fichiers OFD en images JPG par lots et épissez plusieurs pages du même OFD en une très longue image lors de la conversion. Convient pour le traitement de factures électroniques, de bons électroniques, d'archivage de documents de mise en page, d'affichage de pages Web et d'aperçus d'images. L'article combine des captures d'écran de l'interface logicielle pour illustrer le processus complet de sélection des fonctions, d'importer des fichiers, de définir la plage de page, d'ajuster l'IPP à l'ouverture de la couture d'images longues, aidant les utilisateurs à réduire les opérations d'exportation répétées.
Dans le bureau quotidien, les documents OFD apparaissent souvent dans les factures électroniques, les licences électroniques, les documents officiels électroniques, les archives et les certificats commerciaux. Dans de nombreux cas, nous ne voulons pas seulement ouvrir OFD pour afficher le contenu, mais nous devons convertir la page OFD en images JPG, ce qui est pratique pour télécharger le système, insérer des documents, les envoyer aux clients ou les utiliser pour conserver des fichiers. S'il n'y a qu'un seul fichier, la conversion manuelle peut être acceptée; mais lorsque le nombre de fichiers augmente, et même chaque OFD contient plusieurs pages, ouvrir une par une, prendre des captures d'écran page par page, puis épeler manuellement le diagramme de longueur prendra beaucoup de temps, et il est facile de manquer des pages., L'ordre est désordonné.
Le problème à résoudre dans cet article est clair: comment convertir des fichiers OFD en images JPG par lots et assembler plusieurs pages en une longue image. Le logiciel de bureau dans la capture d'écran est" HeSoft Doc Batch Tool ", Son positionnement est un outil de traitement de fichiers par lots pour les scènes de bureau, adapté pour effectuer de manière centralisée la conversion, l'organisation et la dénomination de documents répétitifs. Ce qui suit combinera les captures d'écran des étapes de pré-traitement, post-traitement et de fonctionnement pour expliquer comment terminer le long graphique OFD de conversion par lots JPG.
Scène applicable: Quand faut-il convertir une page OFD en une longue image
OFD est un format de fichier de mise en page courant, caractérisé par une mise en page fixe et un contenu stable, adapté à la conservation des documents officiels et des factures électroniques. Cependant, dans de nombreux processus métier, le destinataire peut ne pas être pratique pour ouvrir directement le fichier OFD, ou le système n'autorise que le téléchargement de formats d'image, tels que JPG, JPEG, PNG, etc. À ce stade, il est nécessaire de convertir OFD en image.
Si un OFD n'a qu'une seule page, il peut être converti directement en un JPG; si un OFD contient plusieurs pages, telles que des pièces jointes au contrat, des documents de remboursement, des documents d'archivage numérisés, des formulaires d'approbation commerciale, etc., l'exportation de chaque page vers des images indépendantes produira beaucoup de fichiers, il n'est pas pratique de voir et d'envoyer. La couture de plusieurs pages en une longue image permet d'afficher le contenu en continu, ce qui est particulièrement adapté à la visualisation mobile, à l'envoi de logiciels de chat, à la prévisualisation de pages Web et à l'archivage des données.
La méthode décrite dans cet article est particulièrement adaptée aux scénarios suivants: convertir des factures électroniques OFD en images JPG par lots; exporter des bons OFD de plusieurs pages en images longues par lots; fusionner les premières pages du fichier OFD ou les pages de plage désignées en une seule image; besoin de traiter plusieurs fichiers OFD à la fois pour éviter les clics répétés et les captures d'écran manuelles; vous souhaitez maintenir la clarté de la page et exporter la qualité de l'image via le contrôle des paramètres PPI.
Aperçu de l'effet: il y a plusieurs fichiers OFD avant le traitement, et une longue image JPG après le traitement
Regardez l'état du fichier avant le traitement. Il y a 4 fichiers OFD dans le dossier exemple, les noms de fichiers sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Si ces fichiers sont ouverts et convertis un par un, ils devront effectuer plusieurs opérations à plusieurs reprises; s'il y a plusieurs pages à l'intérieur de chaque fichier, la charge de travail augmentera encore.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir que le résultat de sortie est devenu une image JPG et que le nom du fichier correspond à 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg. Le 1.jpg sur le côté gauche de la capture d'écran est présenté comme un effet de long graphique vertical, indiquant que plusieurs pages du même OFD ont été épissées dans une image. D'autres fichiers sont également exportés sous forme d'images JPG correspondantes en fonction de leur contenu respectif pour une visualisation, une envoi et une sauvegarde ultérieures.
Les avantages de ce résultat de traitement sont: un OFD correspond à une image, avec moins de fichiers; plusieurs pages de contenu sont connectées ensemble et la lecture est plus intuitive; les règles de dénomination maintiennent une correspondance après la conversion par lots, ce qui est pratique pour le traçabilité de l'OFD d'origine aux résultats JPG exportés. Ceci est plus stable que les captures d'écran manuelles et les épissages manuels pour les utilisateurs qui ont besoin de trier par lots des factures électroniques, des pièces jointes à des contrats ou des documents de mise en page.
Étapes: Convertir des fichiers OFD en images longues JPG en vrac
Étape 1: Accédez à la fonction "Convertir OFD en images JPG" dans le logiciel
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, plusieurs cartes de fonction de traitement par lots peuvent être vues dans l'interface principale. Selon la capture d'écran, ce que vous devez sélectionner actuellement est "2, OFD converti en images JPG", indiquant que cette fonction est utilisée pour "convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Le but de cette étape est d'entrer dans le processus de traitement spécial des images OFD, plutôt que de choisir OFD vers PDF ou d'autres fonctions de conversion de format.
À cette étape, vous devez noter qu'il existe différentes catégories de portails d'outils sur le côté gauche de l'interface logicielle, tels que les outils Word, les outils Excel, les outils PDF, les outils d'image, plus d'outils, etc., mais cette fois, le thème est OFD à JPG, il doit donc être dans la carte de fonction correspondante. Après avoir sélectionné la bonne fonction, la page suivante entrera dans le processus de traitement guidé pour faciliter la conversion par lots par étapes.
Étape 2: Ajouter ou importer des fichiers OFD à partir de dossiers qui doivent être traités
Après être entré dans la page "Convertir OFD en images JPG", vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus" en haut de l'interface. La liste de la capture d'écran a importé 4 fichiers OFD, qui sont situés sous le dossier test du disque D, et les extensions sont toutes ofd. Le tableau affiche également des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Le nombre d'enregistrements sommaires en bas est de 4.
Le but de cette étape est d'ajouter les fichiers OFD qui doivent être convertis par lots à la liste en attente. Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez choisir via "Ajouter des fichiers"; si tous les OFD sont concentrés dans le même dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", ce qui est plus approprié pour le traitement par lots. Après l'importation, il est recommandé de vérifier le nom et le chemin du fichier dans la liste pour confirmer qu'aucun autre format n'est mal sélectionné ou que le fichier OFD qui doit être converti est omis.
Si l'importation est erronée, vous pouvez utiliser l'opération de suppression sur le côté droit de la liste pour supprimer un seul fichier; si tout le lot de fichiers doit être sélectionné à nouveau, vous pouvez utiliser "Vider" pour réimporter. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Définir la plage de traitement des pages et décider quelles pages convertir
Après être entré dans l'étape 2 "Définir les options de traitement", la première chose qui apparaît dans l'interface est "Plage de traitement". Selon les captures d'écran, le logiciel propose des options telles que "Toutes les pages", "Quelques pages à l'avant", "Quelques pages à la fin", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnalisation". Dans l'exemple, la sélection est "les premières pages" et la zone de saisie de la plage est remplie de 2, ce qui signifie que chaque fichier OFD ne traite que les 2 premières pages.
Si vous souhaitez convertir l'intégralité de l'OFD en image, vous pouvez sélectionner "Toutes les pages"; si vous souhaitez uniquement exporter la page d'accueil, les deux premières pages ou les premières pages pour l'aperçu, vous pouvez sélectionner "les premières pages" et remplir le nombre; si seulement besoin de la page à la fin de la pièce jointe, vous pouvez sélectionner les pages à la fin; si vous avez une règle de numéro de page fixe, vous pouvez également sélectionner les pages impaires, les pages paires ou les plages personnalisées en fonction des besoins réels.
Les paramètres de la plage de pages affectent directement le contenu du graphique final. Par exemple, après avoir sélectionné les 2 premières pages et ouvert l'assemblage de longues images, chaque OFD épelera les 2 premières pages en un long graphique JPG; si toutes les pages sont sélectionnées, toutes les pages éligibles du fichier seront assemblées en une image plus longue. Avant le traitement, il est recommandé de clarifier le but de l'utilisation pour éviter d'exporter trop de contenu entraînant des images trop longues ou une portée trop petite entraînant des pages clés manquantes.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image PPI, équilibrer la netteté et la taille du fichier
Vous pouvez également voir le paramètre "densité de pixels d'image (PPI)" sur la même page, avec une valeur de 300 dans la capture d'écran. Le PPI affecte généralement la clarté et le volume des images exportées. Plus la valeur est élevée, plus les détails de l'image sont clairs, mais le fichier JPG généré peut également être plus grand; lorsque la valeur est faible, la taille du fichier est plus petite, mais les détails tels que le texte, le sceau et le code QR peuvent ne pas être assez clairs.
300PPI est un choix de clarté relativement courant pour les documents OFD tels que les factures électroniques, les contrats, les bons, etc. qui doivent voir le texte et les sceaux. S'il n'est utilisé que pour un aperçu rapide, il peut être réduit de manière appropriée en fonction de la situation réelle; s'il est nécessaire d'imprimer ou d'archiver haute définition, il doit être soigneusement ajusté pour s'assurer que l'image de sortie est lisible. Puisque 300PPI est déjà montré dans la capture d'écran, l'exemple de cet article est expliqué par cette valeur.
Étape 5: Activez "Écraber plusieurs pages en une très longue image"
Le paramètre clé pour réaliser la «conversion d'une page OFD en une longue image» est le commutateur «assembler plusieurs pages en une très longue image» sous la capture d'écran. Après avoir activé cette option, le logiciel épissera plusieurs pages du même OFD qui correspondent à la plage de traitement dans une longue image dans l'ordre, au lieu de sortir une image séparée par page.
Cette étape est très importante. Si vous n'ouvrez pas la couture de longues images, l'OFD de plusieurs pages peut exporter plusieurs JPG et le nombre de fichiers augmentera considérablement; après ouverture, un OFD correspond à un long graphique, qui est plus adapté à la lecture continue et à l'envoi unifié. Combiné avec les résultats de l'exemple, la sortie 1.ofd est 1.jpg, et 1.jpg est présenté comme un long graphe vertical contenant plusieurs pages de contenu, ce qui est l'effet de cette option.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant". Étant donné que l'assistant supérieur de l'interface affiche également l'étape 3 "Définir la position de sauvegarde" et l'étape 4 "Démarrer le traitement", suivez ensuite l'assistant pour définir la position de sortie et commencer le traitement. L'emplacement d'enregistrement Il est recommandé de sélectionner un dossier facile à identifier, tel qu'un nouveau répertoire "sortie JPG" ou "résultats de longue carte" pour éviter de se mélanger avec le fichier OFD d'origine.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi choisir JPG au lieu de continuer à garder OFD?
OFD convient à l'archivage formel et à la mise en page, mais les images JPG sont plus polyvalentes. De nombreux systèmes d'entreprise, outils de chat, arrière-plan Web ou applications mobiles sont plus conviviaux pour la prise en charge des images, pas nécessairement pour la prévisualisation directe d'OFD. Par conséquent, il est plus pratique de convertir OFD en JPG lorsque vous avez besoin de voir, de télécharger ou de l'envoyer rapidement.
2. Les OFD multi-pages doivent-ils être épelés en images?
Pas nécessairement. Si vous avez besoin de modifier page par page ou de télécharger page par page, vous ne pouvez pas épeler le graphique; si vous voulez qu'un fichier ne génère qu'une seule image, ce qui est pratique pour une lecture continue et réduit le nombre de fichiers, vous devez activer "épisser plusieurs pages en une longue image". La question de savoir si épissage dépend de l'utilisation ultérieure.
3. Comment choisir une plage de page?
Si vous devez conserver le contenu dans son intégralité, il est recommandé de sélectionner Toutes les pages. Si vous souhaitez uniquement générer un diagramme d'aperçu, vous pouvez sélectionner les premières pages. Si vous n'avez besoin que de la pièce jointe ou de la page de signature, vous pouvez sélectionner la page finale ou la plage personnalisée en fonction de la structure du document. Dans l'exemple, sélectionnez les 2 premières pages, ce qui convient pour exporter uniquement des scènes au début de chaque OFD.
4. Plus le paramètre PPI est élevé, mieux c'est?
Non. Un PPI plus élevé favorise la clarté, mais augmente également le volume du fichier, en particulier les graphiques longs. Lorsque vous traitez un grand nombre de fichiers OFD, si PPI est trop élevé, le fichier de sortie peut être plus grand et la vitesse de transfert et de chargement sera plus lente. Il est recommandé de sélectionner une valeur appropriée en fonction de l'objectif d'utilisation. Le 300PPI dans l'exemple convient aux documents de texte et aux fichiers de facturation.
5. Quelles préparations doivent être faites avant le traitement par lots?
Il est recommandé de placer les fichiers OFD à convertir dans le même dossier et de garder les noms de fichiers aussi clairs que possible, par exemple en les nommant par numéro, date ou nom d'entreprise. Après avoir importé le logiciel, vérifiez le nombre d'enregistrements, le chemin du fichier et l'extension, puis passez à l'étape suivante après confirmation. Cela peut réduire les fuites et les erreurs de traitement.
Résumé: Utilisez des outils de traitement par lots pour transformer l'OFD en diagramme d'allongement afin de réduire les opérations répétées
Pour convertir plusieurs pages d'un fichier OFD en une longue image, le processus de base n'est pas compliqué: entrez la fonction "Convertir OFD en image JPG", importez les fichiers OFD qui doivent être traités, définissez la plage de pages et PPI, et ouvrez "épisser plusieurs pages dans une très longue image", ensuite, continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement. Par rapport à l'ouverture manuelle d'OFD, à la capture d'écran page par page, à l'assemblage avec un outil d'image, utilisez HeSoft Doc Batch Tool Vous pouvez traiter plusieurs fichiers à la fois et les résultats de sortie sont plus uniformes.
Si vous traitez fréquemment des factures électroniques, des bons électroniques, des fichiers de mise en page OFD ou des documents d'archivage de plusieurs pages, il est recommandé de fixer ce type de processus de conversion: d'abord trier les fichiers d'origine, puis les importer par lots, et enfin générer uniformément des images longues JPG. Cela économise non seulement beaucoup de travail répétitif, mais réduit également le risque de pages manquantes, de pages erronées et de confusion dans la dénomination. Vous pouvez maintenant suivre les étapes de cet article pour préparer plusieurs fichiers OFD pour les tests, confirmer l'effet avant de l'appliquer à la tâche formelle par lots.