Lorsqu'un lot de fichiers OFD n'a besoin que d'exporter la page spécifiée, il faudra beaucoup de temps pour ouvrir le fichier un par un et enregistrer l'image. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, il explique comment ajouter plusieurs fichiers OFD à la liste des tâches par lots, sélectionner les pages précédentes, les pages de fin, les pages impaires, les pages paires ou les plages personnalisées dans la plage de traitement, puis les convertir en images JPG. Le tutoriel comprend des effets avant et après le traitement, des instructions de configuration clés et des précautions courantes, adaptés aux scénarios de traitement de documents haute fréquence tels que les finances, les fichiers et l'administration.
De nombreux utilisateurs de bureau rencontreront un problème apparemment simple mais très long lors du traitement des fichiers OFD: dans un lot de documents OFD, seules quelques pages sont nécessaires pour être utilisées comme images. Par exemple, tant que les deux premières pages de chaque document, tant que la page de signature, la page d'accueil de la facture ou un numéro de page fixe. S'il n'y a qu'un ou deux fichiers, le traitement manuel est acceptable; mais si vous devez traiter des dizaines de fichiers OFD chaque jour, ouvrir, sélectionner les pages et exporter JPG un par un, cela deviendra un travail répétitif inefficace.
Cet article décrit une pratique plus adaptée au travail en bloc: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool , Importez plusieurs fichiers OFD en une seule fois, puis définissez uniformément la portée de la page pour convertir les pages spécifiées en images JPG par lots. HeSoft Doc Batch Tool Il s'agit d'un logiciel pour le traitement par lots de fichiers de bureau. La valeur fondamentale est de réduire les opérations manuelles en double et de permettre aux tâches de conversion, de tri et d'exportation de fichiers d'être effectuées par lots selon les règles.
Scène applicable: extraction par lots de pages spécifiées dans OFD
"OFD à JPG" est un besoin courant, mais "ne tourner qu'une partie de la page" est plus proche du bureau quotidien. Par exemple, après avoir reçu un grand nombre de factures électroniques OFD, le service financier n'a peut-être besoin que de l'image de la page d'accueil pour le système de remboursement; lorsque le service juridique ou des archives traite le contrat, il peut seulement avoir besoin de signer et de tamponner la page à la fin; lorsque le personnel du projet organise les documents d'acceptation, il peut être nécessaire de prendre chaque Les premières pages de l'OFD sont transformées en images et insérées dans les documents de rapport; lors de la soumission des pièces jointes du système, le personnel du service client ou de l'entreprise peut également rencontrer des situations où le système ne prend en charge que les formats d'image tels que JPG et PNG.
Ces scènes ne sont pas adaptées au traitement manuel des captures d'écran page par page. Les opérations manuelles sont non seulement lentes, mais sont également sujettes à des problèmes tels que des numéros de page d'exportation incohérents, une clarté d'image incohérente et un traitement des fuites de fichiers. Grâce à l'outil de traitement par lots, les règles telles que "chaque OFD ne convertit que les 2 premières pages" peuvent être transmises au logiciel pour exécution. Les utilisateurs n'ont qu'à effectuer un réglage une fois, puis le logiciel est complété par lots.
Aperçu de l'effet: résultat de sortie du fichier source OFD à JPG
Voici l'état du fichier avant le traitement. Il y a 4 fichiers OFD dans le dossier exemple, à savoir 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce sont tous des fichiers source qui doivent être traités par lots cette fois.
Après le traitement, le résultat de la conversion peut être vu dans le répertoire de sortie. L'exemple génère le contenu de sortie correspondant au fichier d'origine et le format d'image final est JPG. Étant donné que seules les "premières pages" sont converties dans les options de traitement, les résultats de sortie ne contiennent que les pages éligibles dans chaque fichier OFD, et non toutes les pages du document entier.
Grâce à la comparaison avant et après, on peut voir que le logiciel accomplit la tâche de conversion par lots: le fichier source est plusieurs OFD et le résultat de la sortie est une image JPG qui peut être visualisée, téléchargée ou archivée directement. Pour les utilisateurs qui ont besoin de beaucoup de traitement des fichiers électroniques OFD, cette méthode peut réduire considérablement le temps de fonctionnement manuel.
Étapes: Configurez la page spécifiée OFD vers JPG par lots
Étape 1: Choisissez la fonction OFD en JPG sur la page d'accueil de l'outil
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, trouvez "OFD Convertir en images JPG" sur la page d'accueil du logiciel ou dans la liste des fonctionnalités. Dans la capture d'écran, la fonction est affichée comme le deuxième élément, et le texte de la description est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Sur la gauche, vous pouvez également voir la page d'accueil, le flux de tâches, tous les outils, les noms de fichiers, les noms de dossiers, l'organisation de fichiers, les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, les outils texte, les outils d'image, les outils vidéo, les outils audio, etc. Entrée, expliquez qu'il s'agit d'un logiciel qui couvre plusieurs scénarios de traitement de fichiers de bureau.
Une fois la fonction sélectionnée, le logiciel entre dans un processus de conversion OFD dédié. Notez ici que si la cible est l'image de sortie, vous devez sélectionner "Convertir OFD en image JPG" au lieu de "Convertir OFD en PDF". La fonction est sélectionnée correctement, et les paramètres tels que la densité de pixels de l'image et la plage de page apparaîtront plus tard.
Étape 2: Importer le fichier OFD à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers" sont disponibles en haut de l'interface. Si vous ne traitez que quelques fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si un lot d'OFD est concentré dans le même dossier, il sera plus rapide d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Dans l'exemple, 4 fichiers OFD ont été importés et la liste affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération.
Une fois le fichier importé, il est recommandé de vérifier la liste en premier. Par exemple, confirmez si l'extension est ofd, confirmez si le nombre d'enregistrements est cohérent avec les attentes et confirmez si des fichiers indésirables ont été induits en erreur. Si vous avez des fichiers supplémentaires, vous pouvez les supprimer via le bouton Supprimer dans la colonne Actions; si la liste est incorrecte, vous pouvez également les réimporter après avoir utilisé "Vider". Le bas de la capture d'écran montre que le nombre d'enregistrements est de 4, ce qui signifie que cette tâche traitera 4 fichiers. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas.
Étape 3: Sélectionnez une partie de la page dans la plage de traitement
C'est le point de tout le tutoriel. Lorsque vous entrez dans "Définir les options de traitement", vous pouvez voir la zone "Plage de traitement". Le logiciel offre une variété d'options de plage de pages: toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires, les personnalisations. L'exemple sélectionne "les premières pages" et remplit "2" dans la zone de saisie de la plage. Cela signifie que le logiciel convertira uniquement les 2 premières pages en images JPG pour chaque fichier OFD dans la liste.
Si vos besoins sont différents, ils peuvent être ajustés en fonction de la situation réelle. Par exemple, si vous exportez uniquement la page d'accueil, définissez la plage sur 1; si vous exportez uniquement les 3 dernières pages, sélectionnez "les dernières pages" et remplissez 3; si vous souhaitez exporter par des pages simples et doubles, vous pouvez utiliser "pages impaires" ou "pages paires"; si vous souhaitez exporter une plage de numéros de page discontinue ou spécifique, vous pouvez essayer d'utiliser l'option Personnaliser. De cette façon, le logiciel ne convertit plus aveuglément l'OFD entier, mais extrait les pages selon vos règles commerciales.
Dans la même interface, vous pouvez également définir la densité de pixels d'image (PPI). 300 dans l'exemple. Plus l'IPP est élevé, plus l'image est claire, mais le volume du fichier peut également devenir plus grand; lorsque l'IPP est bas, l'image est plus petite, mais les détails peuvent ne pas être assez clairs. Pour les bons, factures, documents officiels, contrats, etc., 300 PPI est généralement un choix plus sûr. Il y a aussi un commutateur "épisser plusieurs pages en une très longue image" sous l'interface. L'exemple n'est pas activé, de sorte que le résultat de la conversion sera affiché comme une image normale.
Étape 4: Choisissez l'emplacement de sauvegarde et effectuez la conversion
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur "Suivant" pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. Il est recommandé de créer un dossier séparé pour les images de sortie, par exemple en nommant par date, projet ou lot, afin de faciliter la recherche ultérieure. Si vous exportez des images directement dans le répertoire de fichiers source, il peut être chaotique lorsqu'il y a plus de fichiers.
Après confirmation de l'emplacement de sauvegarde, continuez à l'étape "Démarrer le traitement". Le logiciel lira les fichiers OFD un par un selon la liste des tâches, puis exportera les images JPG selon la plage de pages définie. Étant donné que les paramètres sont uniformément appliqués à tous les enregistrements, il n'est pas nécessaire de répéter les paramètres pour 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sauvegarde pour afficher les résultats JPG convertis.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Comment choisir la "page partielle"?
Vous pouvez voir à partir de l'interface que la plage de traitement comprend toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires et les personnalisations. L'utilisation courante est la suivante: tant que la page d'accueil sélectionne les premières pages et remplit 1; tant que les 2 premières pages sont remplies 2; tant que les dernières pages ou les dernières pages, sélectionnez les dernières pages.
2. Pourquoi il est recommandé d'exporter des images pour définir PPI?
Le PPI détermine la densité de pixels de l'image, ce qui affecte la clarté et le volume de l'image. OFD de catégorie de document Si vous devez imprimer, identifier ou archiver ultérieurement, il est recommandé d'utiliser un PPI plus élevé, tel que 300 dans l'exemple. Si elle est utilisée uniquement pour un aperçu rapide, elle peut être ajustée en fonction de la situation réelle.
3. Vous constatez que l'ordre des fichiers n'est pas important après l'importation par lots?
Si vous exportez la page spécifiée indépendamment par fichier, l'ordre des fichiers dans la liste n'affecte généralement pas les règles de sélection de page. Cependant, afin de faciliter la vérification et la résolution des problèmes, il est toujours recommandé de vérifier le nom et le nombre d'enregistrements avant le traitement. Il existe également une entrée "Trier" dans l'interface, qui peut être utilisée pour organiser l'affichage de la liste.
4. Puis-je assembler plusieurs pages en une longue image?
Le commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image" peut être vu dans la capture d'écran. L'activation dépend de votre scénario d'utilisation. Si vous souhaitez afficher plusieurs pages de contenu en tant qu'image continue, vous pouvez envisager de l'ouvrir; si vous devez utiliser ou télécharger chaque page indépendamment, il est plus approprié de la garder fermée.
5. Besoin de tester avant de traiter en grandes quantités?
Il est recommandé de tester d'abord avec une petite quantité de fichiers. Surtout en ce qui concerne la portée de la page personnalisée, la clarté PPI et la structure du répertoire de sortie, confirmez d'abord les résultats de l'échantillon, puis traitez tous les fichiers, ce qui peut éviter de retravailler après la sortie par lots.
Résumé: Transformez la page spécifiée OFD en une seule configuration et complétez par lots
Pour convertir les pages spécifiées de plusieurs fichiers OFD en images JPG par lots, la clé réside dans deux liens: l'un consiste à importer les fichiers OFD qui doivent être traités dans la liste des tâches en une seule fois; l'autre consiste à sélectionner avec précision les règles de page à exporter dans la "plage de traitement". HeSoft Doc Batch Tool Grâce aux étapes guidées, la sélection des fichiers, les options de traitement, l'emplacement d'enregistrement et le traitement de démarrage sont connectés en série, afin que les utilisateurs puissent effectuer un grand nombre de conversions de fichiers avec moins d'opérations.
Si vous devez souvent traiter des factures électroniques OFD, des contrats OFD, des documents OFD, des certificats OFD et d'autres documents dans votre travail, et que vous n'avez besoin que de certaines pages, il est recommandé d'utiliser le traitement par lots au lieu de l'exportation manuelle. Confirmez d'abord le fichier source, définissez la portée de la page et PPI, puis exportez les images JPG de manière unifiée, et vous pouvez effectuer la tâche de conversion de fichiers de bureau de manière plus stable et plus efficace.