Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir par lot plusieurs fichiers OFD en images JPG selon une plage de pages spécifiée. Dans l'exemple, les 2 premières pages des fichiers 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd sont exportées de manière unifiée, avec une densité de pixels d'image définie à 300 PPP. Cela convient aux scénarios nécessitant uniquement l'extraction de la première page ou des premières pages en aperçu, comme les factures électroniques, les documents officiels électroniques ou les documents d'archives, aidant les utilisateurs à réduire les opérations répétitives d'ouverture, de capture d'écran et d'enregistrement sous forme d'image.
Dans le travail quotidien, les fichiers OFD apparaissent souvent dans des scénarios tels que les factures électroniques, les justificatifs électroniques, les documents officiels électroniques, l'archivage de documents et l'organisation des pièces pour les notes de frais. Très souvent, nous n'avons pas besoin de convertir tout le fichier OFD en images, mais seulement d'exporter la première page, les deux premières pages ou quelques pages spécifiques de chaque fichier en JPG, pour le téléchargement dans un système, la prévisualisation des documents, l'affichage du processus d'approbation ou la conservation des traces d'archivage. Si vous ouvrez manuellement chaque OFD, puis faites une capture d'écran ou exportez page par page, cela prend non seulement du temps, mais il est aussi facile d'oublier des fichiers ou des pages, et la clarté des images n'est pas facile à uniformiser.
Cet article utilise HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment convertir par lots certaines pages de plusieurs fichiers OFD en images JPG. Dans l'exemple, il y a 4 fichiers OFD, et l'objectif de l'opération est d'extraire uniformément les 2 premières pages de chaque fichier OFD et de les exporter en images JPG avec une résolution de 300 PPP. De cette façon, les tâches répétitives de conversion de fichiers peuvent être confiées au logiciel de bureau pour un traitement par lots, réduisant ainsi les opérations manuelles et améliorant l'efficacité du traitement des fichiers.
Scénarios applicables : Quand faut-il convertir par lots certaines pages d'OFD en JPG ?
L'OFD est un format de document à mise en forme fixe courant en Chine, adapté à l'archivage, mais dans de nombreux systèmes métier ou scénarios de collaboration, le format image est plus facile à prévisualiser et à télécharger. Par conséquent, convertir par lots des OFD en images JPG est un besoin bureautique très pratique. Surtout lorsque le nombre de fichiers est important, l'utilisation d'outils de traitement par lots permet un gain de temps significatif.
Les types de scénarios suivants conviennent assez bien à la méthode décrite dans cet article :
- Aperçu par lots de factures électroniques : Certains systèmes de notes de frais ou financiers n'ont besoin que de l'image de la première page de la facture, il n'est pas nécessaire de convertir la totalité du fichier OFD.
- Affichage du résumé de documents officiels électroniques : Il suffit de générer une image des premières pages de chaque OFD, pour consulter rapidement des informations clés comme le titre, le numéro de document ou le début du texte.
- Archivage par lots de documents : Le système d'archivage peut exiger le téléchargement d'une image d'aperçu JPG ; la conversion par lots permet d'uniformiser le format de sortie.
- Téléchargement d'images dans un système métier : Certains systèmes ne prennent pas en charge le téléchargement direct d'OFD, mais acceptent les formats image comme JPG, JPEG ; dans ce cas, une conversion par lots préalable est nécessaire.
- Réduction des captures d'écran manuelles : Éviter les opérations répétitives comme l'ouverture manuelle du fichier, le zoom de la page, la capture d'écran, le nommage et la sauvegarde.
Comparé à la conversion d'un fichier unique, l'avantage principal du traitement par lots réside dans le fait qu'il suffit d'ajouter plusieurs fichiers OFD, de configurer de manière unifiée la plage de pages à convertir, la résolution des images et l'emplacement de sauvegarde, puis de laisser le logiciel effectuer le traitement automatiquement. Pour les tâches bureautiques portant sur des dizaines, voire des centaines de fichiers, le gain d'efficacité est très notable.
Aperçu du résultat : Plusieurs fichiers OFD au départ, des images JPG comme résultat après traitement
Avant traitement : Les fichiers OFD à convertir
D'après la capture d'écran avant traitement, on peut voir que le dossier actuel contient 4 fichiers OFD à traiter, nommés respectivement 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. Ce type de fichier nécessite généralement d'être ouvert avec un lecteur compatible OFD. Si l'on souhaite transformer certaines de ces pages en images, le traitement manuel est assez fastidieux.
L'objectif de cet article n'est pas de convertir toutes les pages de chaque OFD, mais seulement certaines pages de chaque fichier. L'exemple choisi est « les premières pages », avec une plage définie sur 2, ce qui correspond à la conversion des 2 premières pages de chaque fichier OFD en images JPG.
Après traitement : Résultat avec une image JPG générée pour chaque OFD
Une fois le traitement terminé, on peut voir dans l'emplacement de sortie que des dossiers ou des contenus de résultat correspondants ont été générés. Dans l'exemple, ils sont classés par 1, 2, 3, 4 correspondant respectivement aux fichiers 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd d'origine. La partie droite de la capture d'écran montre l'icône JPG, indiquant que les pages OFD ont été converties au format image et peuvent ensuite être utilisées pour la prévisualisation, le téléchargement, l'envoi ou l'archivage.
L'avantage de ce mode de sortie est qu'il donne un résultat plus clair : il y a autant de résultats que de fichiers d'origine, et les résultats de la conversion peuvent être distingués par fichier, ce qui facilite la vérification et l'organisation ultérieure. Surtout lors du traitement de documents comme des factures, des contrats ou des justificatifs, générer des images correspondantes par fichier d'origine permet de réduire les confusions.
Étapes opératoires : Convertir par lots les premières pages de fichiers OFD en images JPG
Étape 1 : Ouvrir le logiciel bureautique et accéder à la fonction « Conversion OFD vers JPG »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir plusieurs catégories d'outils sur le côté gauche, comme Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils Image, etc. La fonction utilisée dans cet article est liée à la conversion de format OFD, et se trouve sur la page « Plus d'outils » dans la capture d'écran.
Dans la liste des fonctions, trouvez et cliquez sur « Conversion OFD vers JPG ». La description de cette fonction indique « Convertir par lots des fichiers OFD en images au format JPG », ce qui correspond à l'objectif de cet article. Il est important de noter ici que bien que le nom de la fonction mentionne la conversion OFD vers JPG, la plage de pages peut être définie dans les options de traitement suivantes, ce qui permet de traiter soit toutes les pages, soit seulement une partie.
Le but de sélectionner cette fonction est de faire entrer le logiciel dans un flux de travail dédié à la conversion d'images OFD. Comparé aux méthodes de capture d'écran génériques, l'utilisation d'un outil de conversion permet de générer des images de page de manière plus stable, et prend en charge l'ajout de fichiers par lots, ce qui est adapté au traitement de fichiers répétitifs dans un environnement de bureau.
Étape 2 : Ajouter plusieurs fichiers OFD et vérifier les enregistrements à traiter
Une fois sur la page « Conversion OFD vers JPG », le haut de l'interface propose deux options : « Ajouter un fichier » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez cliquer sur « Ajouter un fichier » pour les sélectionner manuellement ; si un dossier contient déjà un grand nombre de fichiers OFD, vous pouvez utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui est plus pratique pour une importation en une seule fois.
La capture d'écran montre que 4 enregistrements ont déjà été importés : 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. Le tableau affiche des informations telles que le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification, ce qui permet à l'utilisateur de vérifier si les fichiers ont été ajoutés correctement. Sur la droite se trouve une icône de suppression pour retirer les fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités. Le bas de l'interface indique que le nombre d'enregistrements est de 4, ce qui signifie que cette tâche par lots traitera 4 fichiers OFD.
L'essentiel de cette étape est de confirmer la « liste des fichiers à traiter ». Si des fichiers qui ne doivent pas être convertis apparaissent dans la liste, il faut d'abord les supprimer ; s'il manque des fichiers, il faut continuer à les ajouter. La vérification avant le traitement par lots est très importante car le logiciel exécutera ensuite la tâche de conversion de manière unifiée en fonction des enregistrements de la liste.
Étape 3 : Configurer la plage de traitement pour ne convertir que les premières pages
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas de la page pour accéder à l'interface de configuration des options de traitement. C'est ici l'étape clé pour réaliser la conversion d'« une partie seulement des pages ».
Dans la zone « Plage de traitement », on peut voir plusieurs options, dont « Toutes les pages », « Les premières pages », « Les dernières pages », « Pages impaires », « Pages paires » et « Personnalisé ». L'exemple sélectionne « Les premières pages », et entre la valeur 2 dans la zone de saisie « Plage » située en dessous. Ce paramètre signifie que pour chaque fichier OFD importé, seules les 2 premières pages seront extraites pour la conversion en JPG.
Cette option est particulièrement adaptée aux scénarios où seule la première page ou les premières pages sont nécessaires. Par exemple, les informations principales d'une facture électronique sont généralement concentrées sur la première page ; certains résumés de documents ne nécessitent d'afficher que la couverture et la première page de texte ; une prévisualisation pour approbation peut également ne demander que les 1 à 2 premières pages. Grâce au paramètre « Les premières pages », on évite de générer trop d'images inutiles, on réduit l'espace de stockage et on facilite la gestion des fichiers résultants.
Étape 4 : Configurer la densité de pixels de l'image pour contrôler la clarté du JPG
Sur la même page d'options de traitement, on peut voir le paramètre « Densité de pixels de l'image (PPP) ». Dans l'exemple, la valeur 300 est entrée. La valeur PPP influence la clarté et la taille du fichier de l'image de sortie. En général, plus la valeur est élevée, plus l'image est nette, mais le fichier peut aussi être plus volumineux ; une valeur plus basse donne une image plus petite, mais les détails peuvent ne pas être assez nets.
Pour les documents comme les factures, justificatifs, documents officiels ou contrats où les détails textuels doivent être préservés, 300 PPP est un paramètre de clarté couramment utilisé, qui offre un bon équilibre entre lisibilité et taille de fichier. Si l'image est destinée uniquement à un aperçu simple, une valeur inférieure peut être choisie ; pour l'impression ou l'archivage, une clarté plus élevée est recommandée.
On peut également voir sur la capture d'écran l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image », qui est actuellement désactivée. Lorsqu'elle n'est pas activée, cela signifie généralement que chaque page sera sortie comme une image indépendante, ce qui est plus adapté pour une consultation et une gestion page par page. Si l'on a besoin ultérieurement de fusionner plusieurs pages en une seule longue image, il suffit de l'activer selon le besoin réel.
Étape 5 : Passer à la suite, configurer l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Une fois les options de traitement configurées, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas. D'après le flux de l'interface, le processus de traitement par lots du logiciel est divisé en plusieurs phases : sélection des enregistrements, configuration des options de traitement, configuration de l'emplacement de sauvegarde et démarrage du traitement. Par conséquent, après avoir défini la plage de pages et le PPP, il est nécessaire de poursuivre en configurant l'emplacement de sauvegarde des fichiers de sortie.
Pour l'emplacement de sauvegarde, il est recommandé de choisir un nouveau dossier séparé, par exemple « Résultat de conversion » ou « Sortie JPG », afin d'éviter de le mélanger avec les fichiers OFD d'origine, ce qui rendra la vérification ultérieure plus facile. Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, passez à l'étape de démarrage du traitement pour que le logiciel exécute la conversion par lots.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour visualiser les images JPG générées correspondant à chaque fichier OFD. En comparant avec la capture d'écran après traitement, on constate que les résultats de conversion ont été générés par fichier, prêts à être téléchargés, envoyés ou archivés.
Questions fréquentes et précautions
1. Comment ne convertir que la première page d'un OFD ?
Dans la plage de traitement, sélectionnez « Les premières pages », puis entrez 1 dans la plage, pour ne convertir que la première page de chaque fichier OFD. Ce paramètre convient aux scénarios comme la première page de facture électronique, la couverture de document, la première page de justificatif, etc.
2. Que faire si je veux convertir les dernières pages ?
Vous pouvez sélectionner « Les dernières pages » dans la plage de traitement, puis entrer le nombre de pages à extraire. Par exemple, entrer 2 signifie convertir les 2 dernières pages de chaque fichier OFD. Ce paramètre est adapté aux fichiers où l'on s'intéresse uniquement aux pages de signature, aux annexes ou aux conclusions.
3. Est-il obligatoire d'utiliser 300 PPP ?
Non, ce n'est pas obligatoire. 300 PPP est le paramètre utilisé dans l'exemple et convient bien à une sortie nette de documents textuels. En pratique, il peut être ajusté selon l'utilisation de l'image. Si l'image est principalement destinée à l'aperçu sur une page web, vous pouvez la réduire ; si la clarté des textes, des sceaux, des QR codes et autres détails doit être préservée, un PPP plus élevé peut être utilisé.
4. Dois-je sauvegarder les fichiers originaux avant la conversion par lots ?
D'après le flux montré dans les captures d'écran, cette fonction convertit l'OFD en image JPG ; elle génère généralement de nouveaux résultats image, sans modifier directement l'OFD d'origine. Cependant, lors du traitement de documents officiels, d'effets de commerce ou d'archives importants, il est tout de même recommandé de conserver les fichiers originaux et de sauvegarder les résultats de sortie dans un répertoire séparé pour faciliter la traçabilité.
5. Pourquoi les résultats doivent-ils être générés séparément par fichier ?
Lors du traitement par lots de plusieurs OFD, produire les résultats en correspondance avec les fichiers d'origine permet de réduire les confusions. Par exemple, les images issues de 1.ofd sont placées dans un dossier ou un groupe de résultats associé au numéro 1, celles de 2.ofd dans le 2, etc., ce qui rend la vérification ultérieure plus intuitive.
Résumé : Utilisez le traitement par lots pour réduire le travail répétitif de conversion OFD en JPG
Convertir certaines pages de fichiers OFD en images JPG est un besoin fréquent dans de nombreux processus de bureau. Le traitement manuel est non seulement lent, mais aussi sujet à des problèmes d'incohérence du nombre de pages, de nomenclature confuse des fichiers et de résolution d'image non uniforme. En utilisant HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez ajouter plusieurs fichiers OFD en une seule fois, configurer de manière uniforme « les premières pages », la densité de pixels de l'image et l'emplacement de sauvegarde, puis produire les images JPG par lots.
Si vous avez souvent besoin de traiter des factures électroniques, des documents officiels électroniques, des archives de justificatifs ou d'autres fichiers OFD, nous vous suggérons d'appliquer la méthode décrite dans cet article à votre travail quotidien. Commencez par rassembler et organiser les fichiers OFD à convertir, puis utilisez la fonction « Conversion OFD vers JPG » pour extraire par lots les pages souhaitées. Cela peut réduire significativement les opérations répétitives et rendre le processus de conversion, d'aperçu et d'archivage des fichiers plus efficace.