Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Convertit par lots une partie des pages de plusieurs fichiers OFD en images JPG. Convient aux scènes de bureau qui n'ont besoin que d'exporter la page d'accueil, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires ou les plages de pages personnalisées. L'article combine les effets avant et après le traitement avec l'interface de fonctionnement du logiciel pour expliquer comment importer des fichiers OFD, définir la plage de traitement, ajuster la densité de pixels de l'image et terminer la conversion par lots, aidant les utilisateurs à réduire le coût en temps d'ouverture répétée de fichiers, capture d'écran page par page ou exportation unique.
Dans le bureau quotidien, les documents OFD sont souvent utilisés dans des scénarios tels que les factures électroniques, les documents électroniques, l'archivage des contrats et la conservation des bons. Dans de nombreux cas, nous n'avons pas besoin de convertir tous les fichiers OFD en images, mais nous voulons seulement exporter certaines des pages par lots. Par exemple, chaque fichier OFD n'exporte que les 2 premières pages, n'exporte que les dernières pages, ou n'extrait que les pages impaires., Pages paires. Si vous ouvrez manuellement chaque fichier OFD, puis prenez des captures d'écran page par page ou enregistrez en tant qu'image une par une, cela prend non seulement du temps, mais est également sujet à des problèmes tels que des pages manquantes, un ordre chaotique et des noms de fichiers incohérents.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment convertir par lots des parties de plusieurs fichiers OFD en images JPG. L'exemple utilise un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Son positionnement est un outil de traitement par lots pour les documents de bureau tels que les documents, les formulaires et les images, adapté au traitement de travaux avec une forte répétabilité et un grand nombre de fichiers. Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran, de la sélection des fonctions, l'importation de fichiers, la définition de la portée de la page et le processus complet de génération d'images JPG.
Scène applicable: Quand avez-vous besoin d'exporter une partie de la page OFD par lots
OFD en images ne doit pas toujours être une conversion complète. Dans de nombreux processus administratifs, il est plus courant d'exporter uniquement des pages désignées. Par exemple, le personnel financier doit convertir la page d'accueil d'un lot de factures électroniques OFD en JPG pour faciliter le téléchargement sur le système de remboursement; le personnel des archives doit exporter la page de signature ou la dernière page du contrat OFD sous forme d'images pour un aperçu rapide; le personnel administratif doit prendre plusieurs copies Les premières pages du fichier de notification OFD sont converties en images pour la production de documents de synthèse; le personnel de l'entreprise doit convertir les pages clés de la licence OFD, du reçu et du bon en JPG pour faciliter la soumission dans le système.
Les caractéristiques communes de ces besoins sont: un grand nombre de documents, des règles de traitement cohérentes et des coûts d'exploitation manuels élevés un par un. Après avoir utilisé le logiciel de traitement par lots, vous pouvez ajouter plusieurs fichiers OFD à la liste des tâches à la fois, puis définir uniformément la «plage de traitement» pour permettre au logiciel de produire des images par lots selon la même règle. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire les erreurs causées par des opérations répétées.
Aperçu de l'effet: plusieurs fichiers OFD avant le traitement, obtenir des images JPG après le traitement
D'après l'effet avant le traitement, on peut voir qu'il y a 4 fichiers OFD à traiter dans le dossier, les noms de fichiers sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Si ce type de fichier est ouvert un par un et que les images sont transférées, le chemin de fonctionnement sera plus long, surtout lorsque le nombre de fichiers passe de quelques à des dizaines ou des centaines, l'écart d'efficacité sera très évident.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir que le résultat de la sortie a généré le répertoire de résultats correspondant ou le contenu de l'image par fichier. Dans l'exemple, chaque fichier OFD est converti en images JPG par lots, et les résultats de sortie numérotés 1, 2, 3, 4 peuvent être vus dans l'interface. Étant donné que cette configuration ne traite que les «premières pages», il ne s'agit pas d'exporter toutes les OFD, mais d'extraire les pages requises en fonction du nombre de pages spécifié et de générer des images.
Cette méthode de traitement est particulièrement adaptée aux processus de bureau standardisés: le même lot de fichiers OFD est exporté selon les mêmes règles. Par exemple, chaque document ne nécessite que les 2 premières pages ou la dernière page de chaque document. Par rapport au traitement manuel un par un, la conversion par lots peut rendre les résultats de sortie plus stables et faciliter l'archivage, le téléchargement ou le partage ultérieurs.
Étapes: Conversion par lots de certaines pages d'un fichier OFD en images JPG
Étape 1: Accédez à la fonction "Convertir OFD en images JPG"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, plusieurs entrées de traitement par lots peuvent être vues dans l'interface principale. Selon la capture d'écran, ce que vous devez sélectionner actuellement est "2, OFD converti en images JPG", et la description de la fonction est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Si vous avez plus de fonctions, vous pouvez également localiser les fonctions pertinentes via le saut rapide ou la zone de recherche en haut.
Le but de cette étape est d'entrer d'abord dans le module de conversion correct. Étant donné que le même logiciel de traitement par lots bureautique peut inclure plusieurs types d'outils tels que PDF, CAO, XPS, Word, Excel, images, etc., ce n'est qu'après avoir accédé au module "conversion OFD en images JPG" que l'importation de fichiers OFD, la plage de pages, la densité de pixels d'image et d'autres paramètres liés à cette tâche apparaîtront.
Étape 2: Ajouter ou importer des fichiers OFD à partir d'un dossier
Après avoir accédé à la fonction "Convertir OFD en images JPG", vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus" en haut de l'interface. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter un fichier" pour sélectionner OFD; pour un fichier dans un répertoire entier, il est plus approprié d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", afin que plusieurs fichiers OFD puissent être ajoutés à la liste à la fois.
Dans la capture d'écran, 4 enregistrements ont été ajoutés avec succès à la liste des tâches, dont les noms sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd, et les extensions sont toutes ofd. Le tableau affiche également des informations telles que le chemin, l'heure de création et l'heure de modification, ce qui est pratique pour vérifier si le fichier est correct avant le traitement par lots. La colonne d'actions à droite fournit une entrée pour supprimer un seul enregistrement. Si un fichier est ajouté par erreur, vous pouvez le supprimer avant de continuer. Le nombre d'enregistrements affiché sous la liste est de 4, indiquant que cette conversion par lots traitera 4 fichiers OFD en même temps.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers OFD à traiter apparaissent dans la liste des tâches, et le nombre, le nom et le chemin sont confirmés. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Configurez uniquement la conversion de certaines pages
La zone la plus importante de l'interface est la plage de traitement lorsque vous entrez dans "Paramètres des options de traitement". Dans la capture d'écran, vous pouvez voir que les options incluent "Toutes les pages", "Quelques pages en face", "Quelques pages en fin", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnalisation". Cet exemple sélectionne "les premières pages" et remplit "2" dans la zone de saisie de plage, ce qui signifie que seules les 2 premières pages sont exportées pour chaque fichier OFD.
Cette étape est exactement la clé de la réalisation de la "conversion en masse de certaines pages d'un fichier OFD en images". Si vous souhaitez exporter toutes les pages, vous pouvez sélectionner Toutes les pages; si vous n'avez besoin que des dernières pages, vous pouvez sélectionner les dernières pages; si vous n'avez besoin que de pages impaires ou paires, vous pouvez également choisir l'option correspondante; si vous avez besoin d'une plage de pages plus flexible, vous pouvez utiliser Personnalisé. Dans le bureau réel, il est recommandé de confirmer les exigences de numéro de page selon les règles commerciales, puis de procéder au traitement par lots pour éviter que la sortie ne réponde pas aux exigences.
Vous pouvez également voir le paramètre "densité de pixels d'image (PPI)" dans la capture d'écran, la valeur actuelle est 300. PPI affecte la clarté et le volume de fichier des images exportées. De manière générale, 300 PPI convient aux scènes de lecture, d'impression ou d'archivage de documents; s'il ne s'agit que d'un aperçu de page Web ou d'une visualisation temporaire, la valeur peut être réduite en fonction des besoins réels. Sous l'interface, il y a aussi un commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image". Dans la capture d'écran, le commutateur est désactivé, ce qui signifie que plusieurs pages sortiront de la manière conventionnelle au lieu de épisser la carte de croissance.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant" pour passer aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. L'interface suivante suivra les étapes pour entrer dans "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Les utilisateurs doivent uniquement sélectionner l'emplacement de sortie et démarrer le traitement en fonction des instructions de l'interface.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer la conversion par lots
Après avoir terminé la plage de traitement et les paramètres PPI, continuez à accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. Il est recommandé de sélectionner un dossier vide ou un répertoire de sortie spécial pour stocker les images JPG converties. Cela peut éviter de se mélanger avec le fichier OFD d'origine et faciliter la vérification, la compression, le téléchargement ou l'archivage ultérieurs.
Une fois la configuration de l'emplacement de sauvegarde terminée, passez à l'étape "Démarrer le traitement". Le logiciel traitera les fichiers OFD un par un en fonction des enregistrements importés précédemment et exportera les images JPG en fonction de la plage de pages définie. Dans cet exemple, 4 fichiers OFD sont importés et les 2 premières pages de chaque conversion de fichier sont définies, de sorte que les résultats d'image correspondants seront finalement générés par lots. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour afficher le fichier JPG.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Je veux juste convertir la page d'accueil OFD, comment dois-je la définir?
Sélectionnez "Les premières pages" dans "Gamme de traitement" et remplissez la plage comme 1. De cette manière, chaque fichier OFD n'exporte que la première page, qui convient à la page d'accueil de la facture, à la page d'accueil de la licence, à la page de couverture et à d'autres scènes d'extraction par lots.
2. Que dois-je faire si l'image convertie n'est pas assez claire?
Vous pouvez vérifier les paramètres de densité de pixels d'image (PPI). Dans l'exemple, 300 PPI sont utilisés, ce qui répond généralement aux exigences de haute définition. Si l'image est utilisée pour l'impression ou la reconnaissance des détails, elle peut être augmentée de manière appropriée; si elle est utilisée pour un aperçu rapide, elle peut être ajustée en fonction des exigences de volume du fichier.
3. Quand il y a beaucoup de fichiers, faut-il les ajouter un par un ou les importer à partir d'un dossier?
Si les fichiers sont tous placés dans le même répertoire, nous vous recommandons d'importer des fichiers à partir d'un dossier. Ceci est plus conforme à l'idée de traitement par lots, qui peut réduire le nombre de fois où les fichiers sont sélectionnés à plusieurs reprises et peut également réduire la probabilité de sélection manquée.
4. Est-il possible de convertir uniquement les pages impaires ou paires?
Comme vous pouvez le voir à partir des options de plage de traitement dans les captures d'écran, le logiciel fournit les options "pages impaires" et "pages paires". Si les règles métier sont extraites en pages simples et doubles, vous pouvez sélectionner directement la plage correspondante.
5. Pourquoi vérifier la liste avant le traitement par lots?
L'avantage du traitement par lots est la configuration ponctuelle et l'exécution de plusieurs fichiers, mais si le fichier source ajoute une erreur, l'erreur sera également amplifiée par lots. Par conséquent, avant de cliquer sur Suivant, il est recommandé de vérifier le nom, l'extension, le chemin et le nombre d'enregistrements pour confirmer qu'ils sont tous des fichiers OFD qui doivent être traités.
Résumé: Utilisez le traitement par lots pour réduire le travail répété d'OFD en images
La conversion par lots de certaines pages d'un fichier OFD en images JPG résout essentiellement le problème des opérations de bureau répétitives. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers OFD à la fois, puis définir la plage de traitement de manière unifiée, comme les 2 premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires ou les plages personnalisées, et enfin produire des images JPG par lots.
Par rapport à l'ouverture de fichiers OFD un par un, à la capture d'écran page par page ou à l'exportation manuelle, cette méthode est plus adaptée aux scènes de bureau avec un grand nombre de fichiers et des règles relativement fixes. Il est recommandé de tester la portée de la page et les paramètres PPI avec un petit nombre d'échantillons avant de traiter officiellement un grand nombre de fichiers, de confirmer que l'effet de sortie répond aux exigences, puis de traiter tous les fichiers par lots. Cela garantit non seulement l'exactitude des résultats, mais améliore également considérablement l'efficacité globale des images OFD en JPG.