De nombreux fichiers OFD contiennent plusieurs pages. L'exportation page par page produit plusieurs images, ce qui est peu pratique pour l'envoi, le téléchargement et la consultation continue. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment utiliser la fonction « Convertir OFD en images JPG » pour convertir par lots plusieurs fichiers OFD en JPG, et activer l'option « Assembler plusieurs pages en une très longue image », de sorte que chaque OFD multipage soit généré en une longue image verticale, adaptée au traitement des factures électroniques, reçus, accusés de réception et documents d'archives.
Dans le traitement des documents bureautiques, le format OFD est souvent utilisé pour la conservation des documents de mise en page formelle, mais il présente également des limitations évidentes dans la circulation quotidienne : le destinataire peut ne pas disposer d'un environnement de lecture OFD, certains systèmes d'entreprise n'autorisent que le téléchargement d'images, et la visualisation des fichiers OFD sur téléphone mobile n'est pas aussi intuitive que celle des JPG. En particulier pour les OFD multipages, si vous exportez page par page, vous obtiendrez plusieurs images, ce qui peut entraîner des oublis lors de l'envoi, et le téléchargement peut être limité en nombre.
Une approche plus efficace consiste à fusionner directement plusieurs pages d'un OFD en une seule image longue. Ainsi, à chaque fichier correspond un JPG unique, permettant une lecture continue de haut en bas, tout en préservant l'ordre des pages et en facilitant l'archivage. Ce tutoriel, accompagné de captures d'écran, explique comment effectuer une conversion par lots d'OFD en JPG dans le logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool », en mettant l'accent sur la configuration de la fusion multipage en une image longue.
La valeur fondamentale de ce logiciel est le traitement par lots de fichiers, réduisant le travail répétitif. Pour les utilisateurs devant traiter plusieurs fichiers OFD à la fois, il n'est plus nécessaire d'ouvrir chaque fichier, de faire une capture d'écran, de fusionner et d'enregistrer individuellement. Il suffit d'importer et de définir les paramètres dans une même tâche de conversion pour générer uniformément les résultats en images.
Scénarios d'application : pourquoi fusionner des pages multiples OFD en une seule image longue
Fusionner plusieurs pages OFD en une seule image longue ne change pas simplement le format, mais rend le fichier plus facile à utiliser. Les scénarios suivants sont particulièrement courants.
Classement des factures électroniques et pièces justificatives de remboursement : Le personnel comptable doit souvent collecter un grand nombre de factures électroniques au format OFD. Si chaque facture doit être ouverte manuellement pour vérification, puis convertie en image, cela prend beaucoup de temps. Après une conversion par lots, les images peuvent être directement utilisées pour la prévisualisation, le téléchargement ou la conservation en pièce jointe.
Soumission de documents administratifs et de reçus électroniques : Certaines plateformes de services administratifs, systèmes d'entreprise ou processus internes ne prennent en charge que les pièces jointes aux formats JPG. Convertir les fichiers OFD en images peut réduire les problèmes de compatibilité de format. Avec la fusion multipage en image longue, les documents soumis sont également plus complets.
Prévisualisation des contrats, attestations, avis : Lorsque qu'un fichier OFD comporte plusieurs pages, des images éparpillées interrompent la lecture. Une image longue conserve l'ordre vertical des pages, ce qui est idéal pour une consultation rapide sur le web, un téléphone mobile ou un outil de messagerie instantanée.
Archivage par lots et nommage uniformisé : D'après les captures d'écran du traitement, les fichiers sources 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd ont été convertis en 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg. La correspondance entre les fichiers est claire, ce qui facilite la gestion ultérieure.
Aperçu du résultat : du fichier OFD à l'image longue JPG
Voici l'état des fichiers avant traitement. Le dossier contient 4 fichiers OFD, nommés respectivement 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. Ils sont encore au format OFD, nécessitant un lecteur dédié ou un environnement compatible OFD pour être ouverts et consultés.
Une fois le traitement terminé, les fichiers de sortie sont devenus des images JPG. Le nom des images correspond à celui des fichiers d'origine, par exemple 1.ofd correspond à 1.jpg, 2.ofd correspond à 2.jpg. Sur l'image du résultat, on peut voir que 1.jpg se présente comme une image longue verticale, indiquant que plusieurs pages ont été fusionnées en une seule image.
Ce type de résultat est idéal pour une lecture continue. L'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir plusieurs images correspondant aux pages, il lui suffit d'ouvrir un seul JPG pour consulter le contenu de toutes les pages converties de cet OFD. Pour les échanges sur mobile, une image longue est également plus facile à transmettre que plusieurs pièces jointes distinctes.
Procédure d'utilisation : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir un OFD en image longue
Étape 1 : Choisir OFD vers JPG dans la liste des outils
À l'ouverture du logiciel, le nom du produit affiché en haut à gauche est « HeSoft Doc Batch Tool ». D'après la disposition de l'interface, il s'agit d'un logiciel de traitement de documents par lots destiné aux scénarios bureautiques. La colonne de gauche présente les catégories de fonctions ; la capture d'écran actuelle montre la sélection « Plus d'outils ».
Dans la zone principale, trouvez « 2. Conversion d'OFD en image JPG ». La description de cette fonction est « Convertir par lots des fichiers OFD en images au format JPG ». Cliquez sur cette carte de fonction pour accéder à la page de tâche de conversion OFD en image.
L'essentiel à cette étape est de choisir la bonne fonction. Si vous choisissez « Convertir OFD en PDF », vous obtiendrez un PDF ; or, le tutoriel requiert des images JPG et l'activation ultérieure de la fusion en image longue, il faut donc entrer dans « Conversion d'OFD en image JPG ».
Étape 2 : Importer les fichiers OFD par lots
Sur la page de tâche, vous pouvez voir en haut « Ajouter des fichiers » et « Importer à partir d'un dossier ». Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » pour sélectionner des fichiers OFD spécifiques ; si tous les fichiers à convertir se trouvent dans un même dossier, il est conseillé d'utiliser « Importer à partir d'un dossier », ce qui correspond mieux à l'idée du traitement par lots.
Après l'importation, le logiciel affiche les informations des fichiers dans une liste : numéro d'ordre, nom, chemin, extension, date de création, date de modification, etc. Dans la capture d'écran, 4 enregistrements ont été importés, tous avec l'extension ofd, et le nombre total d'enregistrements indiqué en bas est de 4.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers à traiter apparaissent dans la liste. Il est conseillé de vérifier les noms et les chemins avant de passer à l'étape suivante, pour éviter d'inclure dans la tâche des fichiers qui ne devraient pas être convertis. Si un enregistrement ne doit pas être traité, vous pouvez cliquer sur l'icône de suppression à droite de la ligne correspondante pour le retirer.
Étape 3 : Cliquer sur Suivant et définir la plage de traitement
Une fois la liste des fichiers vérifiée, cliquez sur « Suivant » en bas pour accéder à la deuxième étape « Définir les options de traitement ». Sur cette page, vous devez d'abord définir la plage de traitement. Les options affichées dans la capture d'écran incluent « Toutes les pages », « Les premières pages », « Les dernières pages », « Pages impaires », « Pages paires » et « Personnalisé ».
La capture d'écran montre la sélection « Les premières pages » avec la valeur 2 saisie dans le champ. Cela signifie que seules les 2 premières pages de chaque fichier OFD seront converties. Si votre objectif est de fusionner l'intégralité de l'OFD en une image longue, vous devez choisir « Toutes les pages » ; si vous n'avez besoin que d'un résumé des premières pages, vous pouvez conserver une configuration similaire à la capture d'écran.
La plage de pages détermine directement le contenu de l'image longue. Par exemple, si un fichier OFD a 5 pages et que vous choisissez « Les premières pages » avec la valeur 2, l'image longue finale ne contiendra que les 2 premières pages, et non les 5. Avant le traitement par lots, il est donc nécessaire de clarifier le besoin métier : conversion intégrale ou exportation partielle.
Étape 4 : Définir la densité de pixels de l'image pour contrôler la netteté
Sous la plage de traitement, vous pouvez voir le champ de saisie « Densité de pixels (PPI) ». La valeur dans la capture d'écran est 300. Le PPI peut être compris comme le niveau de finesse de l'image de sortie ; il influence le rendu des détails comme les bords du texte, les sceaux, les codes QR, les lignes des tableaux, etc.
Pour la plupart des documents bureautiques, 300 PPI est un choix raisonnable, assurant une bonne lisibilité sans que la taille du fichier image soit trop volumineuse. Si le fichier contient beaucoup de petits caractères, de sceaux rouges ou de codes QR, il est déconseillé de définir une valeur trop basse, car cela pourrait nuire à l'identification et à la visualisation. S'il s'agit d'une simple prévisualisation temporaire, vous pouvez ajuster la valeur selon les besoins.
Étape 5 : Activer la fusion multipage en une image longue
Plus bas sur la page des options de traitement, se trouve le paramètre « Fusionner plusieurs pages en une très longue image ». Ce commutateur est la clé pour réaliser la fusion de plusieurs pages OFD en une image longue. Une fois activé, les pages sélectionnées d'un même fichier OFD sont fusionnées séquentiellement en une seule image JPG verticale.
Si vous souhaitez que chaque page génère une image séparée, vous pouvez ne pas activer cette option ; mais si l'objectif est « un fichier OFD génère une image longue », vous devez l'activer. Dans la capture d'écran, cette option est mise en évidence par un cadre rouge, ce qui indique qu'il s'agit d'un paramètre important de cette conversion.
Une fois la fusion en image longue activée, le nombre de fichiers de sortie est généralement plus facile à gérer : un fichier OFD source correspond à un fichier JPG résultat. Pour l'archivage par lots, cette correspondance est très claire et facilite grandement les recherches ultérieures.
Étape 6 : Définir l'emplacement d'enregistrement et exécuter la conversion
Après avoir confirmé les options de traitement, cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définir l'emplacement d'enregistrement ». Il est conseillé de spécifier un dossier de sortie dédié pour les résultats de conversion, afin d'éviter de les mélanger avec les fichiers OFD d'origine. Par exemple, vous pouvez créer un dossier « Résultats_OFD_vers_JPG_longue » pour centraliser les fichiers JPG générés.
Une fois l'emplacement d'enregistrement défini, passez à « Démarrer le traitement ». Le logiciel convertit les fichiers un par un, selon la liste, en appliquant le même jeu de paramètres pour la plage de pages, le PPI et la fusion en image longue. Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier de sortie pour consulter les images JPG générées.
Si les résultats de sortie ressemblent à ce qui est montré dans l'aperçu du résultat, cela signifie que la conversion par lots d'OFD en JPG est terminée. Si certains fichiers ne donnent pas le résultat escompté, vous pouvez revenir en arrière pour vérifier les paramètres de la plage de traitement ou de l'option de fusion en image longue.
Questions fréquentes et remarques
1. Plusieurs fichiers OFD seront-ils fusionnés en une seule grande image globale ?
D'après les captures d'écran et la logique de la fonction, cette fonctionnalité sert à convertir par lots des fichiers OFD en images JPG. Activer « Fusionner plusieurs pages en une très longue image » revient généralement à fusionner les pages d'un même fichier OFD en une seule image, et non à fusionner tous les fichiers OFD en une seule image globale. La capture d'écran après traitement montre également des fichiers distincts : 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg, ce qui confirme que les résultats sont générés séparément pour chaque fichier source.
2. Comment les noms des fichiers de sortie correspondent-ils aux fichiers d'origine ?
Dans l'image du résultat, on peut voir que le fichier 1.ofd converti correspond à 1.jpg, et 2.ofd à 2.jpg. Cette convention de nommage facilite la vérification. Toutefois, en pratique, il est toujours conseillé de contrôler aléatoirement quelques fichiers une fois la sortie terminée pour confirmer que le contenu et le nom du fichier correspondent bien.
3. Que faire si l'image longue est trop grande ?
La taille de l'image longue est liée au nombre de pages, au réglage du PPI et à la complexité du contenu des pages. Si l'image générée est trop volumineuse, vous pouvez envisager de réduire la plage de pages à traiter ou de baisser de manière appropriée la valeur du PPI. Cependant, pour les pièces justificatives officielles et les documents nécessitant une reconnaissance de texte, il n'est pas recommandé de trop réduire la clarté.
4. Faut-il sauvegarder les fichiers OFD originaux avant le traitement par lots ?
Il est conseillé de conserver les fichiers OFD originaux. Le format JPG est pratique pour la prévisualisation, le téléchargement et le partage, mais le fichier OFD source est plus approprié pour la conservation à long terme. Lors de la conversion par lots, il est préférable de séparer le dossier de sortie du dossier des fichiers sources pour éviter les suppressions accidentelles ou les confusions.
Résumé
Fusionner plusieurs pages OFD en une seule image JPG longue peut améliorer significativement la facilité de consultation, de partage et de téléchargement des fichiers. Pour utiliser HeSoft Doc Batch Tool , il suffit de se rendre dans « Conversion d'OFD en image JPG », d'importer les fichiers OFD par lots, de définir la plage de traitement et le PPI, puis d'activer « Fusionner plusieurs pages en une très longue image » pour lancer la conversion par lots.
Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment des factures électroniques, des pièces justificatives, des reçus administratifs et des documents d'archive, cette méthode par lots est plus fiable et plus rapide que la capture et la fusion manuelles. Il est conseillé, avant un traitement à grande échelle, de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers pour vérifier la plage de pages et la netteté, et de s'assurer que le résultat est conforme aux attentes avant d'exécuter la conversion par lots sur un grand nombre de fichiers OFD.