De nombreux documents Word et docx resteront des séparateurs après la copie, la fusion ou la génération de modèles, en particulier les séparateurs (page suivante), entraînant la pagination forcée de la page, la déconnexion du contenu, l'impression et la composition discontinues. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il montre comment trouver et remplacer par lots la fonction de mot-clé dans Word, utiliser des variables intégrées pour localiser les sections et laisser le contenu de remplacement vide, supprimant ainsi les sections dans plusieurs fichiers Word à la fois, réduisant ainsi l'ouverture manuelle de documents un par un. Travail répété.
Dans le bureau quotidien, le séparateur dans le document Word est souvent ignoré, mais son impact sur la composition est très évident. Par exemple, les fichiers docx dérivés du système de modèles, les rapports générés par lots, les données fusionnées, les documents de test ou les documents de description de produit ont souvent des divisions redondantes (page suivante). Ces sauts de section obligeront le contenu à être remplacé par la page suivante, ce qui entraînera une page vide, une déconnexion de la mise en page, des règles d'anomalie en tête et en bas de page et affectera même l'impression ultérieure et la conversion PDF.
S'il n'y a qu'un seul fichier Word, ouvrez Word manuellement, affichez la balise d'édition, puis supprimez les séparateurs un par un est acceptable. Cependant, lorsqu'il est nécessaire de traiter des dizaines ou des centaines de fichiers docx ou doc, il est très long de trouver et de supprimer des divisions un par un, et il est facile de les manquer. Ce que cet article veut résoudre est le problème: comment utiliser la fonction de traitement par lots dans les logiciels de bureau pour remplacer ou supprimer des séparateurs dans de nombreux fichiers Word à la fois.
Dans la capture d'écran ci-dessous HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, la démonstration supprime le caractère de section via la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". Le positionnement de cet outil est un logiciel bureautique de type traitement par lots de documents, qui convient au traitement d'opérations répétitives dans un grand nombre de fichiers Word, telles que le remplacement par lots de texte, la suppression par lots de contenu spécial et l'ajustement par lots du contenu du document. Cet article se concentre sur: l'utilisation de variables{Hesoft. word.section}Positionnez le caractère de section Word et laissez le contenu remplacé vide pour obtenir l'effet de suppression par lots.
Scènes applicables: quels fichiers Word conviennent pour la suppression en bloc de caractères
La suppression de sections Word par lots ne s'applique pas seulement à un certain type de document, mais convient à tous les fichiers Word avec des problèmes de composition en double. Surtout dans les types de scénarios suivants, l'utilisation d'outils en vrac est plus efficace que le traitement manuel.
1. Les fichiers docx générés par lots existent pour forcer la pagination: Par exemple, les fichiers Word exportés à partir du système d'entreprise, du système des affaires académiques et du système de contrat ont une structure similaire dans chaque document et contiennent des sections (page suivante), ce qui entraîne la division du contenu sur différentes pages.
2. Un séparateur résiduel après la copie de plusieurs modèles Word: De nombreux modèles insèrent des séparateurs afin de contrôler l'en-tête, la direction de la page ou les marges de la page. Une fois le modèle copié et utilisé, si ces contrôles de section ne sont plus nécessaires, le caractère de section deviendra redondant.
3. Une page vierge apparaît après la fusion du document: Lorsque plusieurs fichiers doc et docx sont fusionnés en un seul fichier, les caractères de section dans le document d'origine peuvent continuer à être conservés, ce qui entraîne finalement des pages blanches, des pages cassées ou des numéros de page discontinus dans le document fusionné.
4. Besoin de nettoyer le format du document de manière uniforme: Avant d'archiver, de soumettre, d'imprimer et de transférer des PDF, vous souhaitez que tous les fichiers Word restent en composition continue et ne soient plus interrompus par des séparateurs, vous pouvez donc supprimer ces séparateurs par lots.
5. Il y a beaucoup de documents et ne convient pas pour ouvrir et traiter un par un: Lorsque le nombre de fichiers atteint plus d'une douzaine, l'efficacité de la suppression manuelle des sections un par un diminuera considérablement. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau peut concentrer les opérations répétées en une seule tâche.
Aperçu de l'effet: il existe un séparateur de section avant le traitement et le séparateur de section est supprimé après le traitement
Avant le traitement: "Le caractère de section (page suivante)" peut être vu dans Word
Dans le document Word avant le traitement, après avoir ouvert la balise d'édition d'affichage, vous pouvez voir un "séparateur de section (page suivante)" en dessous de la page. Ce balisage n'est pas un texte ordinaire, mais un contrôleur de composition spécial pour Word. Cela permettra au contenu ultérieur de commencer à partir de la page suivante ou de la nouvelle section, ce qui affectera la composition continue du document.
On peut voir à partir de la capture d'écran que le "séparateur (page suivante)" est clairement affiché sous le contenu du document et que la position indiquée par la flèche rouge est exactement l'objet qui doit être supprimé. Si de tels séparateurs existent dans plusieurs fichiers Word, le traitement manuel doit être ouvert, localisé, supprimé et enregistré à plusieurs reprises, ce qui est très lourd.
Après le traitement: l'emplacement de la section est vidé et la page n'affiche plus la marque de section
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez la vérification du fichier Word et vous pouvez voir que le "séparateur de section (page suivante)" n'apparaît plus à l'endroit où le caractère de section est affiché. Dans la capture d'écran, il n'y a que des marques de paragraphe ordinaires dans la zone de sélection de la boîte rouge, indiquant que le caractère de section a été supprimé.
Il convient de noter que la suppression du caractère de section ne signifie pas la suppression du contenu du corps. La méthode de démonstration de cet article consiste à faire correspondre le caractère de section dans Word via une variable, puis à le remplacer par un contenu vide. Par conséquent, l'objectif est d'effacer ce symbole de composition spécial, plutôt que de modifier le texte dans le paragraphe du corps.
Étapes: Supprimer le caractère de section Word avec la fonction de recherche de substitution par lots
Ce qui suit suit l'ordre des captures d'écran des opérations du logiciel pour expliquer comment HeSoft Doc Batch Tool Complétez la suppression par lots des sauts de section. L'ensemble du processus peut être compris en quatre étapes: sélection des fonctions, importation de fichiers, définition des règles de recherche de remplacement, poursuite de l'enregistrement et exécution.
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, dans la barre de navigation de gauche, vous pouvez voir différents types de catégories d'outils de fichiers bureautique, tels que les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que cette fois, vous devez traiter des fichiers Word, docx et doc, vous devez entrer dans la partie gaucheOutils Word.
Dans la liste des outils Word, sélectionnez l'élément 1Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word. Bien que le nom de la fonction soit écrit comme un mot clé, il peut non seulement être utilisé pour le remplacement de texte ordinaire, mais peut également être utilisé avec des variables fournies par le logiciel pour traiter le contenu spécial dans Word. L'astuce rouge dans la capture d'écran pointe vers cette fonction, indiquant que cette tâche est effectuée en recherchant et en remplaçant par lots.
Le but du choix de cette fonction est de permettre au logiciel de rechercher automatiquement le contenu spécifié dans plusieurs fichiers Word. Pour la tâche de suppression de section de cet article, spécifiez que le contenu n'est pas du texte ordinaire saisi manuellement, mais une variable représentant le caractère de section Word. De cette façon, il n'est pas nécessaire d'ouvrir les fichiers un par un pour rechercher des "sections (page suivante)".
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Une fois que vous entrez dans la page des fonctionnalités, le logiciel entre dans un processus orienté. La première étape estSélection des enregistrements à traiter. Au-dessus de la page, vous pouvez voirAjouter un fichier,Importer des fichiers à partir d'un dossier,Vider,PlusAttendez les boutons.
Si vous avez seulement besoin de traiter un petit nombre de fichiers Word, vous pouvez cliquer surAjouter un fichierSélectionner manuellement plusieurs fichiers docx ou doc. Si tous les fichiers en attente sont placés dans le même dossier, il est plus approprié d'utiliserImporter des fichiers à partir d'un dossier, De cette façon, vous pouvez ajouter les documents du dossier à la liste des tâches à la fois.
Six fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran et le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont affichés dans la liste. Le rôle de cette liste est de permettre aux utilisateurs de confirmer la portée des fichiers avant de commencer le traitement et d'éviter le traitement erroné de documents non pertinents. Si vous constatez qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le retirer de la liste des tâches via l'icône de suppression dans la colonne d'action de droite; si le fichier est importé de manière incorrecte, vous pouvez également l'ajouter après avoir été vidé.
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur en basProchaine étapePour accéder aux paramètres des options de traitement. Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Tous les fichiers Word qui nécessitent la suppression par lots de la section apparaissent déjà dans la liste des tâches et le logiciel sait déjà quels fichiers traiter cette fois.
Étape 3: Définir la méthode de recherche pour trouver le texte avec précision
Entrez dans la deuxième étapeDéfinir les options de traitementAprès cela, vous devez d'abord définir la méthode de recherche. La sélection dans la capture d'écran estRecherche précise du texte. Pour une opération clairement ciblée comme la suppression de la section, il est plus approprié d'utiliser la recherche précise, car ce que nous voulons faire correspondre est une variable d'élément spécial de Word identifié, plutôt que de brouiller les conditions.
Vous pouvez également voir dans la pageUtiliser le flou de formule pour trouver du texteOptions, ainsi que des options supplémentaires, telles que l'ignorance de la casse des lettres, la correspondance du mot complet au lieu d'une partie du mot, etc. Étant donné que la variable de section n'est pas un mot anglais ordinaire et ne nécessite pas de correspondance floue, maintenez cette foisRecherche précise du texteC'est tout.
Le but de cette étape est de dire au logiciel: recherchez uniquement le contenu cible que nous spécifions et ne faites pas de correspondance floue inutile avec le corps du document. Cela peut réduire le risque de remplacement par erreur et garantir que le résultat de la suppression par lots de la section est plus contrôlable.
Étape 4: Entrez une variable de section dans la liste des mots-clés que vous devez rechercher
Sur le côté gauche de la même page, vous pouvez voirListe des mots clés à rechercher. Ici, pour entrer la variable utilisée pour localiser le séparateur:
{Hesoft. word.section}
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que la variable a été remplie dans la liste de gauche. Son rôle est de représenter un caractère de section dans un document Word. Lorsque le logiciel traite par lots, il recherche le contenu spécial correspondant à cette variable dans chaque fichier Word importé, au lieu de rechercher une chaîne littérale ordinaire.
À côté deVariablesL'entrée indique également que la fonctionnalité prend en charge l'utilisation de variables pour correspondre au contenu spécial. Pour les objets qui ne peuvent pas être copiés et collés comme du texte ordinaire, les variables sont une méthode plus appropriée pour le traitement par lots.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Le logiciel sait déjà que vous voulez trouver un caractère de section dans le fichier Word. Tant qu'il y a un séparateur dans le document, il sera apparié lors du traitement.
Étape 5: Remplacer la liste de mots clés pour laisser vide, implémentez la suppression du caractère de section
Le côté droit de la page estListe des mots clés après remplacement. La liste de droite dans la capture d'écran est vide, et vous pouvez voir l'invite:Ne pas remplir signifie supprimer. C'est exactement la clé de la suppression par lots de la section Word.
Si vous remplissez un autre contenu sur la droite, le logiciel remplacera le caractère de section trouvé par le contenu spécifié; si vous ne remplissez rien sur la droite, cela signifie que la cible que vous trouvez est supprimée. Le but de cet article est de supprimer le caractère de section, plutôt que de remplacer le caractère de section par un autre texte, de sorte que le côté droit est vide.
Ce paramètre peut être compris comme: Trouver{Hesoft. word.section}, Remplacer parContenu vide. L'effet final est que le caractère de section du fichier Word est supprimé.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur le basProchaine étape. Selon le processus de l'assistant en haut de la page, le suivi entreraDéfinir l'emplacement de sauvegardeEtCommencer le traitement. Dans les opérations par lots, il est recommandé de choisir un emplacement de sauvegarde approprié en fonction des besoins réels, d'essayer de conserver la sauvegarde du fichier d'origine ou de l'exporter dans un nouveau dossier pour une vérification comparative après traitement.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La suppression du caractère de section supprimera-t-elle le contenu du corps?
Lorsque vous suivez la méthode de cet article, la cible de recherche est une variable de section Word et le contenu de remplacement est vide, de sorte que la principale suppression est la section elle-même. Le texte principal ne sera pas supprimé dans des circonstances normales. Cependant, le caractère de section est un contrôleur de composition, et la suppression peut affecter les paramètres de page au niveau de section, tels que l'en-tête et le pied de page, l'orientation de la page, les marges de page, les règles de numéro de page, etc. Par conséquent, il est recommandé de sauvegarder les documents originaux avant le traitement, en particulier les contrats formels, les articles, les offres et les rapports complexes de composition.
2. Pourquoi utiliser des variables au lieu de copier directement le "caractère de section (page suivante)"?
Le «séparateur de section (page suivante)» dans Word n'est pas du texte ordinaire, mais une marque de format spéciale. La copie directe du texte affiché peut ne pas être reconnue comme un véritable caractère de section. Utilisation{Hesoft. word.section}Les variables permettent au logiciel de localiser les séparateurs en fonction des objets internes de Word, ce qui est plus adapté au traitement par lots de documents docx et doc.
3. Pourquoi la liste de mots-clés remplacée devrait-elle être laissée vide?
Parce que cet objectif est de supprimer. Si le contenu est rempli à droite, le logiciel remplacera le caractère de section par le contenu rempli; s'il n'est pas rempli, cela signifie que le contenu correspondant est supprimé. La zone de droite de la capture d'écran indique également clairement "Si vous ne remplissez pas, cela signifie suppression", donc lors de la suppression du caractère de section, il suffit de le garder vide.
4. Est-il possible de traiter plusieurs fichiers docx à la fois?
Peut. La liste des tâches dans la capture d'écran a déjà importé 6 fichiers docx, indiquant que l'outil prend en charge l'ajout par lots et le traitement unifié de plusieurs fichiers Word. Pour un grand nombre de fichiers, il est recommandé d'utiliserImporter des fichiers à partir d'un dossierCe qui fait plus de temps que de sélectionner les fichiers un par un.
5. Besoin d'ouvrir la balise d'édition d'affichage dans Word avant de la traiter?
Pas nécessairement. L'activation de la balise d'édition d'affichage est principalement utilisée pour vérifier manuellement les effets avant et après le traitement, ce qui est pratique pour confirmer s'il existe un «séparateur de section (page suivante)». Lors de l'exécution de la suppression par lots, le logiciel recherchera des séparateurs en fonction de variables, sans compter si l'interface Word affiche ou non la balise d'édition.
6. Que dois-je faire si la mise en page change après la suppression du caractère de section?
Les séparateurs peuvent contrôler la disposition de différentes sections. Si l'orientation de la page, le pied de l'en-tête ou le numéro de page changent après la suppression, cela signifie que le document d'origine s'appuie sur des séparateurs pour implémenter certaines règles de composition. À ce stade, il est recommandé de récupérer à partir du fichier de sauvegarde, ou de tester un ou deux fichiers dans une petite zone, puis de traiter tous les documents par lots après avoir confirmé que les résultats sont conformes aux attentes.
Résumé: Utilisez des idées de remplacement par lots pour gérer les sections Word afin de réduire le travail en double
La suppression par lots de sections dans un fichier Word est essentiellement une recherche et un remplacement par lots de contenu spécial. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez convertir les opérations qui devaient à l'origine ouvrir Word un par un, localiser les sauts de section un par un, supprimer et enregistrer un par un en une tâche par lots: importer plusieurs fichiers docx ou doc, sélectionner la fonction de recherche et de remplacement, saisir les variables de section{Hesoft. word.section}Laissez le contenu de remplacement vide, puis continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement.
Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment des rapports, des modèles, des contrats, des compilations de données et des documents générés par lots, la valeur de ce type de logiciel bureautique est de réduire la duplication du travail et de rendre la modification unifiée d'un grand nombre de documents plus stable et plus efficace. Il est recommandé de sélectionner un petit nombre de tests de fichiers avant le traitement formel pour confirmer que l'effet de suppression de la section est conforme aux attentes, puis d'effectuer des opérations sur tout le lot de fichiers Word. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais également réduire le risque de mauvaise gestion.