Lorsqu'il y a un grand nombre de fichiers OFD et que chaque fichier contient plusieurs pages de contenu, il sera très inefficace de convertir les images une par une. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment utiliser la fonction «Convertir OFD en images JPG» pour importer plusieurs fichiers OFD par lots, définir la plage de traitement de la page, la densité de pixels de l'image PPI et activer «assembler plusieurs pages en une très longue image», et enfin laisser chaque sortie OFD est un long graphique JPG facile à visualiser et à télécharger, convient pour les factures, les factures, les bons et les scénarios d'archivage de bureau.
De nombreux employés de bureau rencontreront des problèmes similaires lors du traitement des fichiers OFD: le fichier est au format OFD, mais le destinataire a besoin d'images; un OFD a plusieurs pages de contenu et le système de téléchargement ne veut pas être divisé en plusieurs images; il y a beaucoup de fichiers, la conversion manuelle prend du temps et est facile à manquer. Surtout dans les scénarios tels que les factures électroniques, les bons électroniques, les factures fiscales, les informations fiscales et les documents de téléchargement des affaires gouvernementales, OFD est déjà très courant, mais les images JPG sont toujours un format plus courant et plus facile à prévisualiser et à transmettre.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment générer plusieurs copies d'OFD par lots de longs graphiques JPG. En d'autres termes, il ne s'agit pas seulement de convertir l'OFD en une image ordinaire, mais d'épisser plusieurs pages spécifiées dans chaque OFD en une très longue image JPG. Le résultat est qu'il y a moins de fichiers, un contenu continu, une visualisation facile et plus adapté au téléchargement sur un système d'entreprise qui ne prend en charge que les images.
Utilisez le logiciel de bureau dans la capture d'écran ci-dessous" HeSoft Doc Batch Tool "Démonstration. Il s'agit d'un logiciel bureautique orienté vers le traitement par lots de documents dont la valeur fondamentale réside dans l'exécution centralisée d'opérations de conversion, de tri et de dénomination de fichiers en double. Pour la tâche haute fréquence mais fastidieuse de l'OFD à la carte longue JPG, les outils de traitement par lots sont plus stables et plus longs que les opérations manuelles.
Scène applicable: pourquoi convertir OFD en un long graphique JPG
OFD lui-même convient au stockage électronique de documents et à la fidélité de la mise en page, mais dans la circulation réelle du bureau, tout le monde n'est pas pratique pour ouvrir OFD. De nombreux systèmes, plates-formes, outils de chat, corps d'e-mail ou formulaires en ligne permettent une meilleure compatibilité avec les images JPG. Par conséquent, il est courant de transformer OFD en image.
Et "transformer en une longue carte" a encore résolu le problème de la dispersion du contenu de plusieurs pages. Par exemple, une facture ou un bon OFD comporte 2 pages. Si vous émettez 2 images séparément, vous devez faire un pas de plus pour le téléchargement, la dénomination et la vérification ultérieurs; si elle est synthétisée en un long graphique, elle peut être visualisée en continu de haut en bas après ouverture, et les informations sont complètes.
Les scénarios d'utilisation typiques incluent:
- Traitement des factures électroniques par lots:Convertissez plusieurs fichiers de facture OFD en JPG pour une soumission facile de remboursement ou d'archivage.
- Affichez la fusion de certificats de plusieurs pages:Épelez plusieurs pages du même OFD en une longue carte pour éviter la dispersion des pages.
- Plateforme de téléchargement de données:Certaines plates-formes ne prennent en charge que les formats d'image tels que jpg et jpeg, et OFD doit d'abord être converti.
- Extrémité mobile pour vérifier:Les images longues peuvent être visualisées directement en glissement sur le téléphone et ne nécessitent pas d'installation supplémentaire d'un lecteur OFD.
- Sauvegarde de l'archive en vrac:Après avoir converti OFD en image, l'aperçu des vignettes est plus intuitif et facile à trouver plus tard.
Si vous ne convertissez qu'un ou deux documents, le traitement manuel peut à peine être terminé; mais s'il s'agit de dizaines d'OFD, et même chaque copie a plusieurs pages, une opération par lots est nécessaire. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garder le format de sortie, la portée de la page et la clarté cohérentes.
Aperçu des effets: ce qui change avant et après la conversion du fichier OFD
Avant le traitement, le dossier est plusieurs fichiers OFD. La capture d'écran montre quatre fichiers 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd, qui sont tous des fichiers source en attente. À ce stade, si vous l'envoyez directement à quelqu'un, l'autre partie doit pouvoir ouvrir le logiciel OFD; si vous souhaitez télécharger sur un système qui ne prend en charge que les images, vous devez d'abord convertir le format.
Après le traitement, les images JPG correspondantes sont apparues dans le dossier, telles que 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg. Il est évident dans la capture d'écran que 1.jpg est une image longitudinale très longue, indiquant que plusieurs pages ont été épissées dans la même image. D'autres fichiers JPG sont également générés en fonction du nom du fichier source, ce qui est pratique pour correspondre à l'OFD d'origine.
Un tel effet est très approprié pour la livraison bureautique: les utilisateurs n'ont pas besoin d'ouvrir les fichiers page par page, ni de fusionner manuellement plusieurs images. Une fois la conversion terminée, chaque OFD correspond à un fichier de résultat, qui est plus simple à afficher, transférer et télécharger.
Étapes de fonctionnement: Importer OFD à la sortie JPG long graphique
Ci-dessous, suivez l'ordre des captures d'écran de l'interface du logiciel pour expliquer en détail ce qui doit être fait à chaque étape et quels résultats doivent être obtenus une fois que chaque étape est terminée.
Étape 1: Trouvez la fonction OFD en JPG dans la liste des outils
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, regardez d'abord la barre de navigation de gauche. Plusieurs classifications de traitement bureautique sont fournies dans l'interface, telles que les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, texte, image et "plus d'outils". "Plus d'outils" est actuellement sélectionné dans la capture d'écran.
Dans la carte de fonction de la zone principale, trouvez "2, OFD converti en image JPG". Les instructions sous la carte indiquent "Convertir en masse des fichiers OFD en images au format JPG". Cela montre que le but de cette fonction est très clair: convertir les fichiers OFD en images JPG par lots.
Une fois que vous avez cliqué sur la fonction, vous obtiendrez une page dédiée aux tâches de conversion OFD. Notez ici que vous ne choisissez pas "Convertir OFD en PDF", car l'objectif de cet article n'est pas de générer un PDF, mais de générer un long graphique JPG.
Étape 2: Importer les fichiers OFD à convertir par lots
Après être entré dans la page "Convertir OFD en images JPG", vous pouvez voir deux entrées courantes, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Si les fichiers sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez utiliser Ajouter des fichiers pour sélectionner un par un; si les fichiers sont déjà placés dans le même répertoire, il est plus efficace d'utiliser Importer des fichiers à partir d'un dossier.
4 fichiers ont été importés avec succès dans la capture d'écran, et le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont affichés dans la liste. Les noms de fichiers sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, les chemins sont tous sous D:\ test \ et l'extension est ofd. La zone agrégée inférieure affiche un nombre d'enregistrements de 4.
Le but de cette étape est d'établir une liste des documents à traiter. Le logiciel de traitement par lots effectue les tâches de conversion une par une selon cette liste. Après l'importation, il est recommandé de vérifier trois points: premièrement, si le nombre de fichiers est correct; deuxièmement, si les extensions sont toutes ofd; troisièmement, s'il contient des fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités. Si une erreur est trouvée, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant dans la colonne "Actions" ou le réimporter après avoir utilisé "Vider".
Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder à la page de paramètres.
Étape 3: Choisissez la plage de traitement des pages et décidez quelles pages participent à l'assemblage
Après être entré dans "Définir les options de traitement", la première chose que vous voyez est "Plage de traitement". L'interface offre plusieurs choix: toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires, les personnalisations. Ce paramètre détermine quelles pages de chaque OFD seront converties en images.
La capture d'écran a sélectionné "les premières pages" et a rempli 2 dans la zone de saisie "Gamme". Ce paramètre signifie que chaque fichier OFD ne gère que les 2 premières pages. Si un OFD comporte de nombreuses pages, mais que vous n'avez besoin que de la couverture et du contenu de la première page, cette configuration convient parfaitement.
Si votre objectif est de combiner toutes les pages de l'OFD dans un long graphique, sélectionnez Toutes les pages. Si seules les pièces jointes à la fin sont nécessaires, vous pouvez sélectionner "Quelques pages à la fin". Si vous ne traitez que des pages impaires ou paires, vous pouvez également sélectionner selon les options fournies par l'interface. Pour les tâches spécifiques aux exigences de page, vous pouvez utiliser l'option "Personnaliser", mais la méthode de remplissage spécifique doit être basée sur les invites de l'interface logicielle.
Plus la plage de page est définie avec précision, plus les résultats de sortie répondent aux besoins et peuvent réduire le volume d'image inutile.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image PPI, en tenant compte de la clarté et de la taille du fichier
Sous la plage de traitement, vous pouvez voir l'élément de réglage "densité de pixels d'image (PPI)". La valeur numérique dans la capture d'écran est 300. L'IPP est lié à la clarté de l'image de sortie, en particulier à l'effet d'affichage du texte, des lignes de tableau, des codes QR, des sceaux rouges et d'autres détails.
Pour les scènes de bureau, 300 PPI est le choix le plus courant. Il convient aux factures, aux bons, aux contrats, aux notifications, aux documents de formulaire et peut assurer une lecture claire. Si le paramètre PPI est trop bas, le texte peut être flou lors de l'agrandissement et de la visualisation après la génération de l'image longue; si le paramètre est trop élevé, l'image sera plus claire, mais le volume du fichier peut également augmenter et le temps de traitement peut être plus long.
Par conséquent, il est recommandé de décider en fonction de l'utilisation: lorsqu'il est utilisé pour le dépôt formel, la soumission du remboursement et la rétention du contrat, il peut être maintenu à 300; lorsqu'il est utilisé pour un aperçu temporaire ou une communication interne rapide, il peut être réduit de manière appropriée au besoin. Dans tous les cas, il est préférable de tester l'effet de sortie avec une petite quantité de fichiers avant le traitement par lots, puis de traiter un grand nombre de fichiers.
Étape 5: Activez le commutateur d'épissage des images longues et laissez le contenu de plusieurs pages être synthétisé en une seule image
En continuant vers le bas, vous pouvez voir le paramètre le plus critique de cet article: "Split plusieurs pages en une très longue image". Dans la capture d'écran, cette option est marquée par la boîte rouge, indiquant qu'il s'agit d'un commutateur clé pour réaliser la longue carte synthétique multi-pages OFD.
Après avoir activé cette option, le logiciel épissera plusieurs pages sélectionnées dans le même OFD en une longue image verticale dans l'ordre des pages. Par exemple, le paramètre précédent est de traiter les deux premières pages, puis chaque OFD combinera finalement les deux premières pages dans un fichier JPG. Si vous sélectionnez Toutes les pages, toutes les pages de l'OFD sont fusionnées dans le même long graphique.
Ce paramètre est très différent de l'OFD normal à JPG. Les conversions ordinaires peuvent démonter plusieurs pages de fichiers en plusieurs images, tandis que les épissages d'images longues sont plus adaptés aux scènes qui nécessitent une lecture continue. Pour les détails des factures électroniques, les descriptions de pages jointes, les documents d'approbation et d'autres documents, les images longues sont plus faciles à conserver le contexte du contenu.
Étape 6: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Après avoir terminé les paramètres d'épissage de la plage de traitement, de l'IPP et de l'image longue, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. À partir du processus supérieur, vous pouvez voir que le logiciel a deux étapes: "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". L'emplacement d'enregistrement est utilisé pour spécifier le répertoire de stockage du fichier JPG généré et effectuer une conversion par lots au début du traitement.
Il est recommandé de créer un dossier de sortie séparé, tel que "ofd vers le résultat jpg" ou "longue sortie graphique". Cela présente deux avantages: l'un est que l'OFD d'origine et le JPG converti ne seront pas mélangés; l'autre est qu'il est facile de vérifier le nombre de fichiers une fois la conversion terminée. Par exemple, lorsque 4 OFD sont importés, les résultats JPG correspondants peuvent être vus dans le répertoire de sortie dans des circonstances normales.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, entrez "Démarrer le traitement". Le logiciel le gère automatiquement en fonction de la liste des fichiers et des paramètres de réglage, et il n'est pas nécessaire que les utilisateurs ouvrent OFD un par un. Une fois le traitement terminé, vous pouvez afficher le long diagramme JPG dans le dossier de sortie.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Le nom du fichier sera-t-il facilement confus lorsque OFD passe à un long graphique JPG?
À partir des rendus, les fichiers source 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd correspondent à 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg après conversion. Afin de faciliter la gestion, il est recommandé d'utiliser les spécifications de dénomination des fichiers OFD avant la conversion, telles que le numéro de facture, la date, le nom du client ou le numéro de service comme nom de fichier.
2. Que dois-je faire si l'image est trop longue après que l'OFD de plusieurs pages se soit transformée en image longue?
S'il y a beaucoup de pages OFD, le long graphique généré après avoir sélectionné "Toutes les pages" sera plus long et le volume du fichier peut également être plus grand. À ce stade, vous pouvez changer en "Pages à l'avant", "Pages à la fin" ou d'autres plages en fonction des besoins réels, et ne traiter que les pages requises.
3. Pourquoi devriez-vous vous concentrer sur PPI?
Les fichiers OFD contiennent souvent de petits textes, des tableaux, des codes QR et des sceaux. Un PPI trop bas affectera la reconnaissance et un PPI trop élevé peut augmenter le volume du fichier. L'utilisation de 300 PPI dans la capture d'écran est un paramètre plus sûr dans la conversion des matériaux de bureau.
4. Besoin de sauvegarder le fichier d'origine avant le traitement par lots?
Bien que cette opération consiste à convertir OFD en JPG et n'expliquera pas directement la modification de l'OFD d'origine, il est toujours recommandé de conserver le fichier d'origine avant de traiter des données importantes par lots. Les résultats de la conversion peuvent être placés dans un dossier séparé pour faciliter la distinction avec les fichiers source.
5. Si vous voulez seulement convertir une seule page, avez-vous encore besoin d'activer la couture longue?
Si la plage de traitement ne contient qu'une page, la signification de la couture de longs graphiques n'est pas évidente; si la plage de traitement contient plusieurs pages, activez l'option pour assembler plusieurs pages dans une image. L'activation ou non doit être déterminée en fonction des besoins de sortie réels.
Résumé: Réduire le travail répété du traitement d'image OFD avec la conversion par lots
La clé de la génération par lots de plusieurs OFD de longs diagrammes JPG n'est pas des opérations complexes, mais de définir les règles de lot correctes à la fois. L'ensemble du processus peut être résumé comme suit: sélectionnez la fonction "Convertir OFD en images JPG", importez plusieurs fichiers OFD, définissez la plage de pages, définissez la densité de pixels de l'image PPI, activez "épisser plusieurs pages en une très longue image", et enfin choisissez Enregistrer l'emplacement et commencer le traitement.
Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir OFD un par un, ni de capter manuellement, recadrer, assembler et renommer. Pour le personnel de bureau qui traite fréquemment les factures, les bons, les documents gouvernementaux et les documents archivés, cette méthode de conversion par lots peut réduire considérablement la duplication du travail, améliorer l'efficacité du tri des documents et rendre les résultats de sortie plus unifiés.
Si vous traitez actuellement un lot de fichiers OFD et que vous devez les convertir en longues images JPG faciles à visualiser, télécharger et partager, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour tester l'effet avec quelques fichiers, confirmer que la portée de la page et PPI sont appropriés, puis traiter tous les fichiers par lots. Cela garantit non seulement la qualité de sortie, mais rend également l'ensemble du processus de bureau plus efficace et contrôlable.