Lorsqu'il y a beaucoup de documents Word et plus d'un mot clé à remplacer, la recherche manuelle traditionnelle de remplacement prendra beaucoup de temps. Cet article fournit un ensemble complet de guides d'utilisation pour expliquer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Importer plusieurs fichiers Word, définir la recherche précise du texte et établir plusieurs groupes de relations de remplacement via la liste de mots-clés gauche et droite. L'exemple montre les changements avant et après le traitement de 6 fichiers docx, qui conviennent aux utilisateurs de bureau qui ont besoin de mettre à jour le contenu du corps par lots et de réduire la duplication du travail.
Les mises à jour de contenu de document Word ne sont souvent pas un seul fichier à la fois, mais un lot entier de fichiers est modifié ensemble. Par exemple, plusieurs documents dans le même ensemble de données contiennent l'ancien nom de pays, l'ancien nom de société, l'ancien modèle de produit ou l'ancien numéro de projet; ou après qu'un modèle est copié en plusieurs versions, les champs fixes doivent être remplacés uniformément. Face à cette situation, si chaque fichier est ouvert une fois et que la recherche de remplacement est effectuée article par article, cela prend non seulement du temps, mais il est également facile de rater certains fichiers.
Cet article s'articule autour de "Remplacer plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word par lots", montrant comment utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool "Terminez le traitement par lots. Il y a 6 fichiers docx dans l'exemple, le document contient Australia et USA avant le traitement, et devient Canada et Japon après le traitement. Grâce à ce cas, vous pouvez comprendre le processus de base du traitement par lots de fichiers Word et l'appliquer à l'organisation de documents docx et doc réels.
Scène applicable: quels problèmes de bureau peuvent être résolus par le remplacement par lots de mots-clés
Le remplacement par lots des mots-clés Word est le plus approprié pour gérer les tâches de document avec des règles de remplacement claires. La règle dite claire signifie que vous pouvez clairement énumérer «quoi rechercher» et «quoi remplacer». Par exemple, remplacez la société A par la société B, remplacez l'ancienne adresse par la nouvelle adresse, remplacez 2025 par 2026 et remplacez un nom de pays par un autre nom de pays.
Dans les bureaux d'entreprise, ce type de demande est très courant. Les gestionnaires de contrats peuvent avoir besoin de mettre à jour uniformément le sujet du contrat; le service du personnel peut devoir modifier le nom du département dans plusieurs documents du système; le personnel du marché peut devoir mettre à jour le nom du produit dans le matériel promotionnel; les enseignants ou les formateurs peuvent vouloir modifier le nom du cours dans le document; le gestionnaire de données peut vouloir remplacer les termes de l'ancienne version du document de description par la nouvelle version.
Les caractéristiques communes de ces tâches sont: de nombreux documents, des opérations répétées et des coûts d'inspection manuelle élevés. En utilisant un logiciel bureautique qui prend en charge le traitement par lots, vous pouvez convertir les clics répétés en paramètres uniques, ce qui est particulièrement adapté au traitement de lots de fichiers Word, docx et doc.
Aperçu de l'effet: il y a plusieurs fichiers docx avant le traitement et les mots-clés sont modifiés de manière uniforme après le traitement
Regardez d'abord l'état du fichier avant le traitement. La capture d'écran montre 6 documents Word avec des noms de fichiers de 1.docx à 6.docx. Cela montre que cette fois n'est pas une opération de document unique, mais une tâche par lots. En pratique, des fichiers similaires peuvent être stockés dans le même dossier de projet, le dossier de données client ou le dossier de modèles.
Regardez à nouveau le contenu de Word avant le traitement. La page de document contient une introduction aux variétés de pommes. La valeur après "Country of Origin" dans la colonne de gauche est Australia, et la position correspondante dans la colonne de droite est USA. La flèche rouge indique les deux mots-clés à remplacer. Comme ils se trouvent dans le contenu du corps de Word, la cible de traitement est "Remplacement du contenu du document" plutôt que de modifier le nom du fichier.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de résultats pour voir le même emplacement et vous pouvez voir qu'Australia a été remplacé par Canada et USA a été remplacé par Japan. D'autres contenus conservent toujours la structure du document d'origine, comme les images, les paragraphes de texte et la disposition du tableau. Cet effet convient aux scènes où la mise en page du document d'origine doit être conservée et seuls certains mots-clés sont mis à jour.
De la comparaison d'avant en arrière, cette opération a atteint deux objectifs: premièrement, plusieurs fichiers Word peuvent être traités de manière unifiée; deuxièmement, plusieurs groupes de relations de remplacement de mots-clés peuvent être définis dans une tâche. C'est exactement l'avantage des outils de traitement par lots par rapport aux opérations manuelles.
Étapes: De la sélection des fonctions au début du traitement par lots
Étape 1: Ouvrez le logiciel et entrez dans l'entrée de remplacement par lots Word
Démarrer" HeSoft Doc Batch Tool Après ", vous pouvez voir plusieurs entrées de classification sur le côté gauche, y compris les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, etc. Puisque cet article traite du contenu du document Word, sélectionnez "Outils Word" sur le côté gauche.
Dans la page Outils Word, recherchez et cliquez sur "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word". Le nom de cette fonctionnalité a déjà expliqué le but: il est orienté vers le contenu du fichier Word et prend en charge la recherche par lots et le remplacement de mots-clés. Les importations de fichiers ultérieures et les paramètres de mot-clé peuvent être effectués lorsque l'entrée correcte est sélectionnée.
Le but de cette étape est de positionner la tâche dans le type de traitement de "remplacement du mot-clé du corps de Word". Étant donné que le même logiciel a également des fonctions telles que l'ajout de filigrane à Word, la suppression d'images et la conversion de formats, si la fonction est mal sélectionnée, la substitution par lots requise pour cet article ne peut pas être complétée.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer un document Word à partir d'un dossier
Une fois que vous êtes entré dans la page des fonctionnalités, vous êtes d'abord dans la phase de sélection des enregistrements à traiter. Au-dessus de la page se trouvent deux entrées d'importation principales, "Ajouter un fichier" et "Importer un fichier à partir d'un dossier". Pour les fichiers décentralisés, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; pour les fichiers stockés de manière centralisée dans un répertoire, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran. Le tableau affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations de chaque fichier, ce qui est facile à vérifier avant le traitement. Le bas indique que le nombre d'enregistrements est de 6, indiquant que ces 6 fichiers participeront au remplacement par lots ultérieur.
Il est recommandé de vérifier soigneusement la liste des fichiers à cette étape. Surtout lors du traitement par lots de données clients, de contrats formels et de documents financiers, n'ajoutez pas par erreur des documents non pertinents à la tâche. Si vous constatez une erreur d'importation, vous pouvez utiliser le portail d'action de la liste pour supprimer un seul fichier ou le réimporter après avoir utilisé "Vider".
Étape 3: Définir la méthode de recherche, remplir les anciens mots-clés qui doivent être remplacés
Après avoir cliqué sur "Suivant", allez dans "Définir les options de traitement". Dans la zone "Définir les options de mot-clé", vous pouvez voir comment vous recherchez. "Recherche précise du texte" est sélectionné dans la capture d'écran, ce qui s'applique à la tâche de remplacement des mots-clés fixes connus.
Dans la liste des mots-clés à rechercher à gauche, entrez l'ancien contenu à remplacer. Deux lignes sont entrées dans cet exemple: Australia et USA. Cela signifie que le logiciel recherche ces deux mots-clés dans le fichier Word précédemment importé.
Si vous souhaitez remplacer plus de contenu dans le travail réel, vous pouvez continuer à l'ajouter par ligne. Par exemple, indiquez l'ancien nom de l'entreprise à la ligne 3, l'ancienne adresse à la ligne 4 et l'ancien modèle de produit à la ligne 5. Tant qu'il y a un nouveau contenu correspondant sur le côté droit, plusieurs ensembles de règles de remplacement peuvent être formés.
Étape 4: Remplissez le nouveau mot-clé remplacé et gardez le numéro de ligne correspondant
La liste des mots clés remplacés à droite est utilisée pour remplir le nouveau contenu. Dans cet exemple, remplissez le Canada à la première ligne et le Japon à la deuxième ligne. Ils correspondent respectivement à la ligne 1 et à la ligne 2 à gauche. La règle finale est donc: Australia remplace le Canada et USA remplace le Japon.
Dans le remplacement de plusieurs groupes de mots-clés, la correspondance des numéros de ligne est un principe très critique. Ne regardez pas seulement le texte lui-même, mais aussi le nombre de lignes qu'il se trouve. La première ligne de gauche correspond toujours à la première ligne de droite et la deuxième ligne de gauche à la deuxième ligne de droite. Si une ligne n'a pas besoin d'être remplacée ou si vous souhaitez supprimer un certain mot-clé, vous devez également la définir avec soin en fonction des invites de l'interface logicielle pour éviter les dislocation.
Les captures d'écran montrent également des options supplémentaires telles que "Ignorer la casse des lettres" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ils peuvent aider à contrôler la plage de remplacement. Par exemple, lors du traitement des noms, des abréviations et des modèles de pays anglais, le fait de distinguer la casse peut affecter le résultat; lors du traitement de mots courts, le fait de correspondre au mot complet affectera également s'il est remplacé par erreur.
Étape 5: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement
La barre de processus en haut de la page indique qu'il y a "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement" après avoir défini les options de traitement. Bien que la capture d'écran n'affiche pas les détails de la page de suivi, selon le processus de l'assistant actuel, vous devez continuer à cliquer sur "Suivant" après avoir terminé le paramètre de mot-clé, sélectionner l'emplacement d'enregistrement du résultat du traitement, puis commencer le traitement par lots.
Il est recommandé d'enregistrer le fichier Word traité dans un dossier séparé, tel que des répertoires tels que "post-traitement", "remplacement terminé" et "fichier de sortie" pour faciliter la distinction avec le fichier d'origine. Pour les données importantes, il n'est pas recommandé d'écraser le fichier d'origine directement avant le test. Conserver la version originale peut réduire le risque d'erreur de remplacement par lots.
Après avoir commencé le traitement, le logiciel traitera les documents Word un par un selon la liste de fichiers et les remplacera en fonction des relations de mots clés à plusieurs groupes que vous avez définies. Une fois le traitement terminé, le fichier de sortie peut être ouvert pour la vérification. La capture d'écran post-traitement de cet exemple montre déjà le résultat du changement de mot-clé.
Foire aux questions ou notes: Améliorer la précision du remplacement par lots
1. Organisez la liste des mots-clés avant de la remplacer
S'il y a beaucoup de mots-clés à remplacer, il est recommandé de trier les anciens et les nouveaux mots dans le tableau ou le texte, puis de les copier dans la liste correspondante du logiciel. Cela peut réduire les erreurs de saisie et faciliter l'examen par plusieurs personnes. Par exemple, la première colonne est le mot-clé d'origine et la deuxième colonne est le mot-clé remplacé. Après confirmation, il sera importé ou collé.
2. Faites attention à la casse des mots-clés anglais
Le même mot dans les documents anglais peut avoir différentes formes de casse, telles que USA, usa, Usa. Le remplacement de tous dépend des exigences de la mission. Des options supplémentaires liées à la casse sont fournies dans l'interface. Avant utilisation, vous devez déterminer si le contenu du document doit être strictement différencié de la casse.
3. Les mots-clés courts doivent être traités avec soin
Si le mot-clé est trop court, il peut apparaître dans d'autres mots, entraînant une mauvaise substitution. Par exemple, lorsque vous remplacez une lettre, une abréviation ou un mot, vous devez être particulièrement prudent. L'option "Correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot" peut être vue dans la capture d'écran. Pour la substitution de classe de mots anglais, cela permet de réduire le risque de correspondance erronée.
4. Vérifier au hasard après avoir traité des documents complexes
Le document Word peut contenir le corps, le tableau, la description d'image, différents formats de paragraphe, etc. Après le traitement par lots, plusieurs documents doivent être contrôlés au hasard, en se concentrant sur la question de savoir si la position de remplacement est correcte, si le contexte est naturel et si la mise en page répond toujours aux exigences. En particulier, les documents qui doivent être soumis aux clients ou utilisés pour l'archivage officiel ne doivent pas être omis.
5. Enregistrer l'emplacement pour faciliter la distinction des versions
Une fois le remplacement par lots terminé, j'ai plus peur de la confusion entre le fichier d'origine et le nouveau fichier. Il est recommandé d'enregistrer le fichier de sortie dans un répertoire séparé et d'indiquer la date de traitement ou la description de la tâche dans le nom du dossier. De cette manière, il est plus pratique de rechercher, de comparer et de revenir en arrière.
Résumé: Traiter les fichiers par lots avec un logiciel de bureau, réduire les modifications mécaniques répétées
Le processus de base pour remplacer par lots les mots-clés du document Word n'est pas compliqué: entrez d'abord dans l'outil Word "Rechercher et remplacer par lots les mots-clés dans le contenu du fichier Word", puis importez le fichier docx ou doc qui doit être traité, puis sélectionnez la méthode de recherche et remplissez la liste correspondante de l'ancien mot-clé et le nouveau mot-clé, et enfin définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement.
Remplacer manuellement par rapport à ouvrir les fichiers Word un par un, en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Une grande quantité de travail répétitif peut être compressée en un seul réglage. Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment des contrats, des rapports, des manuels, du matériel de formation et des documents modèles, cette méthode de traitement par lots peut considérablement améliorer l'efficacité et réduire le risque de modifications manquées. Il est recommandé de copier les règles de test de l'échantillon avant de traiter officiellement un grand nombre de fichiers; après avoir confirmé que l'effet est correct, le dossier complet est remplacé par lots.