Lorsqu'un grand nombre de retour de voiture, de retour de voiture souple et de multiespace apparaît dans plusieurs documents docx ou Word, la modification manuelle copie par copie perdra beaucoup de temps. Cet article passe HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" explique comment importer des fichiers par lots, définir des variables de nouvelle ligne et laisser le contenu de remplacement vide, supprimant ainsi ou remplaçant les sauts de ligne dans plusieurs fichiers Word à la fois, aidant les utilisateurs à terminer rapidement le nettoyage de la composition du document et la fusion de contenu.
Dans le bureau quotidien, de nombreux documents Word ne sont pas édités à partir de zéro, mais sont obtenus à partir de la conversion PDF, de la copie de pages Web, de l'exportation du système ou de la reconnaissance OCR. Ce type de document a souvent un problème commun: il y a un retour de voiture sur chaque ligne, ou l'intérieur du paragraphe est déconnecté de force par un retour en douceur. Un seul fichier peut être ajusté lentement, mais s'il y a un grand nombre de documents docx et doc dans un dossier, ouvrir Word un par un et utiliser la recherche et la substitution prend non seulement du temps, mais peut également être confus en raison de l'oubli de l'enregistrement ou des règles incohérentes.
Ce que cet article veut résoudre, c'est "Que faire si plusieurs fichiers Word changent trop de ligne". Nous utiliserons un logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool , Utilisez le caractère de saut de ligne comme contenu spécial qui peut être trouvé et remplacez-le par lot par vide, supprimant ainsi le caractère de retour de voiture et le retour de voiture souple dans plusieurs fichiers Word. Il s'agit d'une méthode de traitement très pratique pour le tri des données, l'archivage des documents, le nettoyage du contenu et la composition par lots.
Scène applicable: Pourquoi avez-vous besoin de remplacer le retour de voiture Word par lots
Le remplacement par lots du retour de voiture Word convient aux types de scènes suivants. Premièrement, chaque ligne après le transfert du PDF vers Word est divisé en paragraphes indépendants, ce qui empêche le texte principal de se composer normalement. Deuxièmement, après avoir copié le contenu de la page Web à Word, il y a beaucoup de retour doux au milieu de la phrase, ce qui affecte la lecture. Troisièmement, une fois que le scanner reconnu par OCR est exporté sous forme de docx, un grand nombre de lignes vides sont mélangées entre le texte. Quatrièmement, plusieurs documents historiques doivent être unifiés dans un format et les sauts de ligne redondants doivent être supprimés par lots.
Ces tâches ont toutes une caractéristique: le traitement des actions est simple, mais il y a beaucoup de répétitions. HeSoft Doc Batch Tool La valeur est de concentrer les opérations répétées dans un processus. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'ouvrir les fichiers un par un, il suffit d'importer la liste de fichiers et de définir une règle de recherche et de remplacement à la fois pour effectuer le même traitement sur plusieurs documents Word.
Aperçu de l'effet: le document est interrompu par des changements de ligne redondants avant le traitement
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir que la balise de format est activée dans le document Word et que la marque de changement de ligne continue apparaît dans la position de la boîte rouge. Les paragraphes du corps sont séparés par une zone vierge, l'espace de la page est gaspillé et le contenu ultérieur est également poussé plus bas. Une telle structure peut entraîner des interférences importantes pour les documents qui doivent être compilés, copiés ou mis en page.
Si plusieurs fichiers docx présentent ce problème, il est presque indésirable de supprimer manuellement chaque nouvelle ligne. Même si vous utilisez Word pour trouver et remplacer, vous devez ouvrir le fichier, saisir les règles et enregistrer le fichier à plusieurs reprises. L'outil de traitement par lots peut placer ces fichiers dans la même tâche pour un traitement unifié.
Aperçu des effets: le texte est fusionné en contenu continu après traitement
Après le traitement, la capture d'écran montre que les blancs et les sauts de ligne dans la zone de boîte rouge d'origine ont été nettoyés et que le contenu du texte principal est continuellement organisé dans la page. Le titer, les informations sur l'auteur, le contenu clé et le texte du symbole du projet sont tous fusionnés dans un flux de texte plus compact. Ce résultat montre que le caractère de nouvelle ligne a été trouvé et remplacé par un contenu vide.
Il est rappelé que la suppression du retour de voiture modifie la structure du paragraphe. Si votre objectif ultime est de conserver les paragraphes et de supprimer uniquement les lignes vides, vous devez d'abord tester les règles sur un petit nombre de fichiers. Ce que cet article montre est une méthode plus complète de «suppression des sauts de ligne», qui convient à la réfusion du texte déconnecté par erreur.
Étape 1: Ouvrez la fonction Rechercher des substitutions dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs catégories sur le côté gauche, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que cet objet de traitement est un document Word, vous devez entrer dans "Outil Word". Sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" dans le morceau de carte-outil.
Cette fonction ne se limite pas au texte ordinaire, mais peut également être combinée avec des variables dans l'interface pour trouver du contenu spécial. Les sauts de ligne eux-mêmes ne peuvent pas être saisis directement dans Word comme du texte ordinaire, donc l'utilisation des variables fournies par le logiciel est la clé pour supprimer les sauts de ligne par lots.
Étape 2: Importer le fichier docx ou Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite de l'interface, vous trouverez "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Si les fichiers sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez utiliser l'ajout de fichiers pour sélectionner un par un; si un dossier est un document Word qui doit être traité, vous pouvez importer à partir d'un dossier pour réduire le nombre de sélections.
Après l'importation, le fichier s'affiche dans la liste. Il y a un total de 6 fichiers docx dans l'exemple de capture d'écran, et le chemin se trouve dans le dossier test du disque D. L'extension, l'heure de création et l'heure de modification de la liste peuvent vous aider à confirmer si le bon fichier a été importé. Assurez-vous de vérifier le nombre de fichiers et le chemin avant d'effectuer une tâche en masse pour éviter le mauvais traitement d'autres documents. Cliquez sur "Suivant" après confirmation.
Étape 3: Rechercher des sauts de ligne Word avec des variables
Sur la page "Définir les options de traitement", sélectionnez "Recherche précise du texte". Cette option indique que le logiciel correspond exactement à ce que vous avez entré. Dans la capture d'écran, le côté gauche est "Liste des mots-clés à rechercher", le côté droit est "Liste des mots-clés remplacés", et l'interface indique que le côté droit n'est pas rempli pour indiquer la suppression.
Entrez deux lignes de contenu dans la liste des mots-clés de gauche: {hoft. word.new_line} et {hesoft.word.soft_new_line}. Ces deux variables sont utilisées pour faire correspondre les différents types de nouvelles lignes dans un document Word. Les changements de ligne dans de nombreux documents ne sont pas exactement les mêmes, certains sont des passages ordinaires et certains sont des trains souples, il est donc plus sûr de remplir deux éléments en même temps.
La liste des mots-clés après le remplacement à droite reste vide. La signification de ce paramètre est la suivante: après avoir trouvé ces nouvelles lignes, elles ne seront pas remplacées par d'autres textes, mais supprimées directement. Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant" pour poursuivre le processus de suivi.
Étape 4: Définir l'emplacement de sortie pour éviter d'écraser le fichier d'origine
L'emplacement de sauvegarde est très important lors du traitement par lots de fichiers. Il est recommandé d'enregistrer le fichier Word traité dans un nouveau dossier, tel que «saut de ligne supprimé» ou «document nettoyé». De cette manière, le fichier d'origine peut être conservé, ce qui est pratique pour comparer les effets avant et après le traitement. Si vous constatez que certains fichiers ne doivent pas être supprimés, vous pouvez également réajuster les règles avant de les traiter.
Selon le processus d'interface, entrez "Démarrer le traitement" après avoir défini l'emplacement de sauvegarde. Confirmez à nouveau avant l'exécution: si la liste des fichiers est correcte, recherchez si les variables sont {hesoft.word.new_line} et {hesoft.word.soft_new_line}, et si le contenu de remplacement est vide. Après confirmation, le traitement par lots commencera et le logiciel le remplacera un par un selon la liste.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pouvez-vous remplacer les sauts de ligne par des espaces?Peut. Cet article montre que le côté droit est vide, il est donc supprimé. Si vous souhaitez supprimer les sauts de ligne mais conserver l'intervalle de mots, vous pouvez remplir un espace dans le contenu de remplacement. De cette façon, le texte ne sera pas complètement collé.
2. Pourquoi le titer et le corps sont-ils également connectés après le traitement?Parce que les sauts de ligne font partie de la structure du document. Tant que la variable correspond, elle sera supprimée selon la règle. Par conséquent, il est recommandé de traiter d'abord les copies et de décider de les supprimer toutes en fonction du document réel.
3. Besoin de sélectionner "Utiliser la formule pour trouver du texte flou"?"Recherche précise du texte" est utilisé dans la capture d'écran. Pour les scènes où les sauts de ligne sont supprimés par variables, la recherche précise est plus intuitive et plus conforme à l'opération de cet article.
4. Que faire si plusieurs fichiers échouent dans le traitement?Vous pouvez d'abord réduire le nombre de fichiers et tester avec 1 à 2 échantillons de documents. Si l'échantillon réussit, puis étendre à l'ensemble du dossier. Fermer les fichiers qui sont ouverts par Word avant le traitement par lots permet également de réduire le problème d'occupation.
Résumé
Lorsque plusieurs fichiers docx changent de ligne trop, il n'est pas nécessaire d'ouvrir Word un par un pour le supprimer manuellement. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers dans "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", identifier les sauts de ligne par lots via {hesoft.word.new_line} et {hesoft.word.soft_new_line}, et laisser le contenu de remplacement en vide pour implémenter la suppression. Ce processus peut transformer le nettoyage de composition répété en tâches ponctuelles par lots, particulièrement adaptées au tri des données, à la réparation de documents OCR et à la normalisation du contenu Word. Il est recommandé de commencer le test à partir d'un exemple de document, puis de traiter tous les fichiers par lots après avoir confirmé l'effet.