Comment supprimer les préfixes de dossiers en masse ? Supprimer d'un coup les lettres ou numéros au début de plusieurs répertoires

Pour les noms de dossiers du type « préfixe alphabétique + date » tels que ABC20240101 ou DEF20240202, il n'est pas nécessaire de passer un à un en mode renommage pour supprimer manuellement le préfixe. Cet article présente une méthode utilisant HeSoft Doc Batch Tool pour nettoyer le préfixe d'un dossier selon la position des caractères : ajoutez d'abord plusieurs répertoires, puis sélectionnez « les caractères les plus à gauche », indiquez le nombre de caractères à supprimer, et enfin terminez le traitement en suivant la procédure. Cette méthode convient également pour supprimer des codes de service, des abréviations régionales, des numéros de série ou d'anciens identifiants de projet de longueur fixe, ce qui réduit efficacement les opérations répétitives.

Au cours de la circulation à long terme des données d’entreprise, les noms de dossiers accumulent souvent des abréviations de service, des codes régionaux, des numéros système ou d’anciens identifiants de projet. Par exemple, un lot de répertoires d’archivage utilisait à l’origine des formats tels que « ABC20240101 », « GHI20240303 », « JKL20240404 », dont les trois premières lettres servaient à distinguer la provenance initiale ; une fois les données regroupées dans la nouvelle archive datée, ces lettres ont perdu leur utilité et il suffit de conserver la date qui suit.

Supprimer un à un le préfixe d’un dossier paraît simple, mais l’opération est en réalité très mécanique : sélectionner le répertoire, ouvrir le renommage, déplacer le curseur, supprimer des caractères, confirmer, puis répéter les mêmes étapes pour l’élément suivant. Plus il y a de répertoires, plus le risque d’oubli ou d’erreur augmente à cause de la baisse d’attention, au point de supprimer par erreur 2 ou 4 caractères au lieu de 3. Une méthode plus efficace consiste à établir une règle de suppression unique dans un logiciel bureautique, afin de renommer en lot plusieurs dossiers selon la même règle.

L’exemple ci-dessous, basé sur HeSoft Doc Batch Tool , montre comment supprimer en une seule opération les lettres situées au début de plusieurs répertoires. La règle d’exemple consiste à supprimer les 3 caractères les plus à gauche du nom de dossier, de sorte qu’après traitement, seuls les 8 chiffres de la date soient conservés. Cette logique peut également s’appliquer aux numéros de longueur fixe, aux codes employé, aux abréviations régionales et à d’autres contenus situés au début du nom.

I. Scénarios d’application : nettoyage des préfixes de dossiers de longueur fixe

Scénario 1 : supprimer les codes alphabétiques de service ou de région

Différents services peuvent utiliser des codes tels que ABC, BCD, DEF pour nommer les répertoires de données. Une fois les données centralisées et archivées, si le répertoire parent permet déjà d’identifier le service, les codes présents dans les sous-dossiers deviennent redondants. Dès lors que ces codes ont la même longueur, ils peuvent être supprimés uniformément selon le nombre de caractères les plus à gauche.

Scénario 2 : supprimer les numéros d’ordre en début de nom de dossier

Certains noms de répertoires commencent par des numéros tels que « 001 », « 002 », « 003 », suivis du nom du projet. Si la logique de tri change et que les anciens numéros ne sont plus nécessaires, il est possible de supprimer en lot un nombre fixe de chiffres au début. Il faut toutefois vérifier si des espaces, des underscores ou des tirets placés après les numéros doivent également être supprimés.

Scénario 3 : nettoyer les anciens identifiants système issus d’une migration

Les dossiers exportés depuis un ancien système peuvent contenir automatiquement un identifiant de provenance de longueur fixe. Avant de migrer les données vers une nouvelle plateforme, supprimer uniformément ces préfixes permet de conserver des noms plus simples et facilite la recherche, le tri et l’identification ultérieurs.

Scénario 4 : ne conserver que la date ou le numéro d’activité dans le nom de dossier

Si le répertoire suit une structure « code + date » ou « abréviation + numéro d’activité » et que seule la seconde partie est nécessaire, il suffit de supprimer un nombre fixe de caractères depuis la gauche du nom. L’exemple de cet article consiste précisément à retirer un code alphabétique de trois lettres afin de conserver la date complète.

Il est important de souligner que la suppression par position convient davantage aux préfixes de « longueur identique ». Si certains dossiers commencent par un code à 2 caractères, d’autres par un code à 4 caractères, ou si certains répertoires ne comportent aucun code, il faut d’abord les trier et créer des tâches distinctes, plutôt que d’appliquer le même nombre à tous les noms.

II. Aperçu du résultat : passer de lettres + date à des répertoires contenant uniquement la date

Avant traitement : chaque nom comporte trois lettres à gauche

La liste des dossiers avant traitement est la suivante. Les noms contiennent respectivement les préfixes ABC, BCD, DEF, GHI, JKL, MNO, PQR, STU, VWX, YZA, suivis de chiffres de date. Bien que les lettres diffèrent, chaque préfixe compte 3 caractères.

En prenant quelques exemples : « ABC20240101 » doit devenir « 20240101 », « DEF20240202 » doit devenir « 20240202 », « MNO20240505 » doit devenir « 20240505 ». L’objectif n’est pas de rechercher un même groupe de lettres, mais de supprimer uniformément les trois premières positions de chaque nom.

Après traitement : seuls les huit chiffres de date sont conservés

Une fois le traitement terminé, les préfixes de trois lettres ont disparu des noms de dossiers, qui s’affichent uniformément au format de date tel que 20240101, 20240202, 20240303, 20240404, etc.

En comparant, on constate que la partie conservée n’a pas été saisie à nouveau : elle provient directement du nom de dossier d’origine. Ainsi, la suppression par position permet non seulement de réduire la saisie, mais aussi d’éviter les erreurs de chiffres qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des dates. Les noms uniformisés peuvent en outre être triés naturellement par année, mois et jour, ce qui facilite la consultation des archives.

III. Étapes opérationnelles : retirer en une fois le texte de début de plusieurs dossiers

Étape 1 : sélectionner l’outil de traitement des noms de dossiers

Lancez HeSoft Doc Batch Tool , puis choisissez « Nom de dossier » dans la barre de navigation de gauche. L’interface principale affiche les fonctions liées au nommage des répertoires, notamment rechercher et remplacer, insérer du texte, ajouter un préfixe ou un suffixe, convertir la casse et supprimer du texte dans les noms de dossiers.

Cliquez sur « Supprimer du texte dans les noms de dossiers » pour accéder à la page de cette tâche.

Cette étape sert à définir clairement l’objet et le mode de traitement. Comme il s’agit ici d’ajuster le nom des dossiers eux-mêmes, et non les fichiers Word, doc, docx, Excel, PDF ou images contenus dans les dossiers, il faut utiliser la fonction de la catégorie « Nom de dossier ». Même si le répertoire contient plusieurs types de documents bureautiques, la règle définie ici ne porte que sur les noms de dossiers ajoutés.

Étape 2 : ajouter en lot les répertoires à traiter

Sur la page « Sélectionner les enregistrements à traiter », cliquez sur « Ajouter un dossier » en haut à droite pour ajouter à la liste les répertoires dont il faut retirer le préfixe. Une fois ajoutés, la page affiche ligne par ligne le numéro d’ordre, le nom, le chemin, la date de création et la date de modification, afin de faciliter la vérification du périmètre de traitement.

Dans l’exemple, 10 enregistrements sont ajoutés, et la zone de synthèse indique un total de 10 enregistrements. Chaque ligne comporte à droite une icône de suppression, qui permet d’exclure un répertoire ne devant pas être traité. La page propose également « Vider », utile lorsque toute la sélection est erronée et qu’il faut recommencer l’ajout.

À ce stade, ne passez pas immédiatement à l’étape suivante : observez d’abord la structure des noms. Vérifiez que chaque répertoire remplit bien la condition « les 3 premiers caractères doivent être supprimés, les caractères suivants doivent être intégralement conservés ». Soyez particulièrement attentif aux éléments anormaux tels que « AB20240101 » ou « 20240101 » : le premier n’a que 2 lettres, le second n’a aucun préfixe alphabétique ; si on supprime 3 caractères en même temps que les autres répertoires, le résultat ne correspondra pas aux attentes.

Après vérification, cliquez sur « Suivant » en bas de page.

Étape 3 : définir la suppression des 3 caractères les plus à gauche

Une fois dans « Définir les options de traitement », choisissez « Les quelques caractères les plus à gauche » comme type d’opération. Cette option signifie que le calcul part du début du nom vers la droite et supprime un nombre défini de caractères.

Dans le champ obligatoire « Quantité » situé en dessous, saisissez 3. Dans cet exemple, on saisit 3 parce que les préfixes ABC, BCD, DEF, etc. sont tous composés de trois lettres anglaises.

On peut comprendre la règle par une simple décomposition :

• ABC20240101 = ABC + 20240101 ; après suppression des 3 caractères de gauche, on conserve 20240101 ;
• GHI20240303 = GHI + 20240303 ; après suppression des 3 caractères de gauche, on conserve 20240303 ;
• YZA20240909 = YZA + 20240909 ; après suppression des 3 caractères de gauche, on conserve 20240909.

Bien que la liste des types d’opération comprenne aussi « Toutes les lettres anglaises », l’option « Les quelques caractères les plus à gauche » exprime plus directement le besoin dans cet exemple : traiter uniquement le contenu d’une longueur déterminée au début du nom. En particulier lorsque la seconde partie du nom de dossier peut également contenir des lettres, limiter la portée aux positions de gauche protège mieux le texte à conserver.

Étape 4 : terminer l’enregistrement et le traitement selon le déroulé

Une fois les réglages terminés, cliquez sur « Suivant » en bas de page. Le fil d’étapes affiché en haut de page indique que la tâche passera ensuite par les étapes « Définir l’emplacement d’enregistrement » et « Lancer le traitement ». Suivez les indications de l’interface du logiciel pour terminer la configuration, puis vérifiez à nouveau l’objet du traitement, le type d’opération et la quantité avant de lancer l’opération.

Avant l’exécution réelle, il est conseillé de tester d’abord sur une copie ou sur des répertoires de test. Une fois le traitement terminé, revenez à l’emplacement des dossiers pour contrôler les noms. Un résultat correct doit remplir deux conditions : d’une part, les trois lettres d’origine ont bien été supprimées ; d’autre part, les chiffres de la date sont intégralement conservés, sans caractère manquant ni symbole superflu. Si le résultat est conforme, appliquez ensuite la même règle à un lot plus important de répertoires officiels.

IV. Pourquoi le traitement par « les quelques caractères les plus à gauche » est plus approprié

1. Il ne dépend pas du contenu exact du préfixe

Si l’on utilise une recherche par mot-clé fixe, il faut traiter séparément ABC, BCD, DEF, etc. En supprimant les 3 caractères les plus à gauche, on ne s’intéresse qu’à la position et à la longueur : une seule règle couvre tout le lot de répertoires.

2. Il réduit la sélection manuelle et la saisie au clavier

Le renommage manuel oblige à repositionner sans cesse le curseur et à appuyer sur la touche Retour arrière ; le nombre d’opérations augmente linéairement avec le nombre de répertoires. L’outil de traitement en lot ne demande que d’ajouter les enregistrements et de définir une fois la quantité, ce qui est particulièrement adapté à un grand nombre de noms de même structure.

3. Il conserve la partie utile du nom d’origine

La règle de suppression ne nettoie que la quantité indiquée à gauche, le reste du nom d’origine étant conservé. Pour les numéros de projet, numéros de contrat ou dates relativement longs, aucune nouvelle saisie n’est nécessaire, ce qui réduit les erreurs de saisie.

4. Il facilite la mise en place d’un processus standardisé

Lorsqu’une équipe reçoit fréquemment des répertoires au même format, elle peut adopter comme procédure fixe : « vérifier la structure — ajouter les répertoires — supprimer les caractères de gauche — valider le résultat ». Une fois la règle claire, les différents intervenants gardent plus facilement des pratiques cohérentes.

V. Questions fréquentes et conseils de traitement

Question 1 : peut-on supprimer les 5 caractères les plus à gauche ?

Oui, la « quantité » peut être ajustée selon la longueur réelle du préfixe. Le chiffre 3 de la capture n’est qu’un paramètre propre à cet exemple, pas une valeur fixe. Si le préfixe est composé d’un code à 4 caractères et d’un underscore, et que l’on souhaite tout supprimer, il faut calculer le nombre à supprimer d’après le nom réel.

Question 2 : les préfixes alphabétiques différents selon les dossiers affectent-ils le traitement ?

Non, tant que la longueur du préfixe est identique et qu’il se situe tout à gauche du nom. Cette règle supprime par position et ne juge pas du contenu précis tel que ABC ou DEF.

Question 3 : que faire s’il y a des espaces au début du nom ?

Les espaces de début font aussi partie du contenu du nom et peuvent fausser le calcul de position. Si le dossier comporte des espaces invisibles, il faut d’abord vérifier le nom réel et intégrer dans le calcul du nombre le fait de supprimer ou non ces espaces. Ne définissez pas le nombre en vous fondant uniquement sur les lettres visibles à l’écran.

Question 4 : des noms identiques peuvent-ils apparaître après suppression ?

C’est possible. Par exemple, « ABC20240101 » et « DEF20240101 » deviendront tous deux « 20240101 » après suppression des 3 premiers caractères. Avant l’exécution, il faut donc comparer l’unicité des parties à conserver. Si plusieurs dossiers aboutissent au même nom, il faut d’abord ajuster le plan de nommage ou traiter les dossiers séparément.

Question 5 : faut-il sauvegarder avant une opération en lot ?

Il est recommandé de sauvegarder. Le renommage de dossiers peut affecter les raccourcis existants, les chemins référencés ou d’autres processus métier. Il est plus prudent de copier d’abord un petit nombre de répertoires pour tester, de confirmer l’effet du traitement et l’absence d’impact sur les systèmes concernés, puis d’intervenir sur les données officielles.

Question 6 : pourquoi vérifier le nombre d’enregistrements et les chemins ?

Une tâche en lot, une fois lancée, s’applique à tous les enregistrements de la liste. Le nombre d’enregistrements permet de repérer un oubli ou un ajout excessif de répertoires ; les chemins permettent de confirmer que les bons emplacements ont été sélectionnés. Cette vérification est particulièrement importante lorsque des noms similaires existent sur différents disques ou dans différents projets.

VI. Conclusion

La suppression en lot des préfixes de dossiers ne nécessite pas de renommer un à un chaque élément. Pour des répertoires présentant « des contenus de préfixes différents + une longueur de préfixe identique », il suffit d’ouvrir la fonction « Supprimer du texte dans les noms de dossiers » de HeSoft Doc Batch Tool , d’ajouter plusieurs dossiers, de choisir « Les quelques caractères les plus à gauche », puis de renseigner la quantité à supprimer pour établir une règle de traitement unifiée.

Dans l’exemple, 10 répertoires portaient chacun un code alphabétique de trois lettres différent ; une seule configuration a permis de les transformer en noms composés uniquement de dates. Par rapport à la suppression manuelle, ce traitement en lot par logiciel bureautique convient mieux à l’archivage de projets, à la migration de données et à la normalisation de répertoires partagés. Vous pouvez maintenant copier quelques dossiers représentatifs vers un emplacement de test, renseigner la quantité à supprimer en suivant les étapes de cet article, puis, après avoir vérifié que les noms sont corrects, traiter la liste complète des répertoires.