このような状況に遭遇したことがありますか?月末に清算証明書を整理するとき、数十枚の領収書のスキャンが混在して、プロジェクトが終わった後、何百もの書類をアーカイブして保存する必要があり、写真をバックアップするとき、何千枚もの写真が乱雑に同じファイルに積まれている。 これらの場合、ファイル名別にアルファベットで分類することができれば、作業効率がかなり向上する。
ファイルを頭文字で分類する必要があるのはなぜですか?
これらのシーンは知らないに違いありません
1、プロジェクトファイル管理: 1つのプロジェクトで何百もの文書が生成され、契約、プログラム、議事録などが含まれ、名称はプロジェクト番号で始まる。
2、顧客資料整理: 各顧客には独立したフォルダがあるが、顧客名には中国語と英語があり、ソートが混乱している。
3、フォトライブラリ管理:旅行写真は日付別に命名されていますが、場所別に分類したい時は手がつけられません。
4、音楽ファイル整理: ダウンロードした曲のファイル名の形式が統一されておらず、歌手やアルバム別に分類するのに時間がかかる。
5、文書のアーカイブ: 年次報告書、財務諸表などは年とタイプで二重に分類する必要がある。
これらのファイルを手動で整理することは、時間がかかるだけでなく、エラーが発生しやすい。 午後に書類を整理するのに時間がかかったかもしれないが、翌日に分類論理に問題があることを発見し、また再開しなければならない。 そのため、スマートな一括ファイル分類整理ツールが必要です。
頭文字別ファイルの効果プレビュー
処理前:
処理後:
方法一:使用 HeSoft Doc Batch Tool ファイル名のアルファベット別に分類します
推奨指数:★★★★★
利点:
1、スマート頭文字認識: 英語だけでなく、中国語のファイル名、数字のファイル名の頭文字も正確に認識でき、様々なユーザーのニーズを満たすことができる。
2、柔軟なルール設定: 最初の文字だけでなく最初の英字や中国語の漢字、最後の数文字、カスタム位置の範囲内の文字で分類することもでき、様々なニーズを満たすことができる。
3、アルファベットの大文字と小文字の処理: 統一された大文字または小文字に変換し、大文字と小文字の不一致による分類の混乱を避けることができる。
4、真のファイル移动: ビュー上の分类だけではなく、フォルダを作成してファイルを対応する场所に移动します。
5、バッチ処理能力:一度に何千ものファイルを処理し、迅速かつ効率的です。
デメリット:
【 HeSoft Doc Batch Tool 】をローカルにダウンロードしてご利用いただく必要があります。
操作手順:
1.ダウンロードして開く【 HeSoft Doc Batch Tool 】、左側で「ファイル整理」を選択し、右側で「ファイルをファイル名別に分類」を選択します。
2、左上隅の【ファイルを追加】をクリックするか、分類するファイルを指定した場所にドラッグして、ファイルのアップロードを完了します。
3、「次へ」をクリックします。今日は頭文字で分類しますので、ここで「最初のアルファベットで分類」を選びます。
4.【次へ】をクリックすると、ツールは最初の文字でファイルを分類し始め、完成したらすぐにヒントを提示します。
方法2: トータルコマンダーを使ってファイルを分類する
推奨指数:★★★☆ ☆
利点: 二重窓設計、一括操作機能が強い。 プラグインの拡張をサポートし、多くの古いユーザーが好きです。
欠点: インタフェースが古く、学習曲線が急峻である。 自動分類機能はスクリプトを作成したり、複雑なプラグインを使用したりする必要があり、初心者には友好的ではない。
操作手順:
1.トータルコマンダーをインストールして設定します。
2.分類するファイルを選択する。
3.一括名前変更ツールを使用してファイル名を変更する。
4.スクリプトまたはプラグインから分類ロジックを作成する。
5.ファイルを対応するフォルダに移動する。
方法3: Windowsエクスプローラを使用して頭文字別にファイルを分類する
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: 完全に無料で、ソフトウェアをインストールする必要がなく、ほとんどの人が操作して、基本的な名前別ソートとグループ表示をサポートして、ファイルの大まかな分布を素早く見るのに適しています。
欠点: 機能が限られているため、アルファベット別のファイルしか表示できず、実際にファイルを対応するフォルダに移動することはできない。 一括ファイル分類整理は全く実現できないので、手動でドラッグする必要がある。
操作手順:
1.乱雑なファイルを含むフォルダを開く。
2、空白のところを右クリックして、「並べ替え方法」-> 「名前」を選択します。
3、ファイルはアルファベット順に並んで表示されます。
4.頭文字フォルダを作成し、アルファベット順に該当するファイルをフォルダにコピーする。
方法4: xy explorer (軽量ファイルマネージャ) を使用して頭文字別にファイルを分類する
推奨指数:★★★☆ ☆
利点: 軽量で高速で、ラベルシステムが独特で、スクリプトの自動化をサポートし、携帯版はインストールする必要がない。
欠点: 機能が限られていて、自動分類には専門版が必要で、スクリプトと協力して使用する必要があり、スクリプト学習には一定のしきい値があり、技術的な要求がある。
操作手順:
1.Xy explorerのポータブル版またはインストール版をダウンロードします。
2.スクリプトのヘルプ文書を検討する。
3.頭文字別のスクリプトを作成する。
4.スクリプトパラメータとファイルパスを設定します。
5.スクリプトを実行して分類操作を行う。
方法5: File Juggler(Windows自動整理) を使用して、頭文字別にファイルを分類する
推奨指数:★★☆ ☆ ☆
メリット: フォルダの変化をリアルタイムで監視し、整理動作を自動的に実行し、ルール設定が比較的直感的である。
欠点: 主に固定監視フォルダに対して、一度に一括処理するのは柔軟性がない。
操作手順:
1.File Jugglerソフトウェアをダウンロードしてインストールします。
2.監視が必要なソースフォルダを追加する。
3.整理ルールを作成し、ファイル名の特徴別に分類する。
4.指定した宛先フォルダパスを設定します。
5.ファイルは監視フォルダに入った後、自動的に分類される。
方法6: 阿里雲盤 (クラウドストレージサービス) を使って頭文字でファイルに分類する
推奨指数:★★☆ ☆ ☆
メリット: クラウドは自動的にバックアップされ、複数のデバイスが同期されます。 一部はスマート分類機能をサポートしています。
デメリット: クラウドにアップロードする必要があり、プライバシーリスクがあります。 分類機能が限られており、大量のファイル処理には向いていない。
操作手順:
1.クラウドクライアントをインストールしてログインします。
2.分類が必要なファイルをクラウドにアップロードする。
3.Webページ版またはクライアントで手動で分類する。
4、または限られた自動分類機能を使用します。
5.分類されたファイルをローカルにダウンロードする。
方法7: ヘザー (Mac自動化ツール) を使って頭文字別にファイルを分類する
推奨指数:★★☆ ☆ ☆
メリット: macOSと深く統合され、自動化ルールが強く、フォルダを監視し、分類操作を自動的に実行できる。
欠点: Macシステムのみが使用され、比較的単一で、ルール配置には一定の学習コストが必要で、普通の人は時間をかけて学習する必要はない。
操作手順:
1.ヘーゼルを購入してインストールする。
2.監視が必要なフォルダを追加する。
3.分類ルールを作成し、マッチング条件を設定する。
4、指定されたフォルダに移动するなど、分类アクションを定义します。
5.ルールをテストし、自動監視を有効にする。
方法8: advancedrenamerを使用してファイルを一括分類する
推奨指数:★★☆ ☆ ☆
メリット: 名前変更機能は非常に強力で、複数の名前付きパターンをサポートしています。 名前を変更することで簡単な分類が可能です。
欠点: 主な設計は名前の変更で、分類は間接的な機能である。 頭文字で直接フォルダを作成してファイルを移動することはできません。
操作手順:
1.Advancedrenamerを使用してファイルをロードします。
2.名前の変更方法を追加して、頭文字を抽出する。
3.ファイル名の前に頭文字の接頭辞を付ける。
4、手动で対応するアルファベットのフォルダを作成します。
5.新しいファイル名でソートした後、手動で移動します。
清潔なファイルシステムは、清潔な机のようで、仕事の気分を良くし、効率を高めることができます。 HeSoft Doc Batch Tool プログラミングのように技術的な背景が必要ではなく、手動整理のように非効率的ではなく、十分な柔軟性を提供し、操作の簡単さを維持し、日常業務に欠かせない補助ツールである。 最終的にどのツールを選んでも、行動を始めて、乱雑な書類を整理して、パソコンをスムーズに動かすだけでなく、考え方をはっきりさせることが重要です。