Dans la désensibilisation des documents, la publication de données et l'organisation de modèles, il est souvent nécessaire de supprimer des mots sensibles ou du texte spécifié de plusieurs fichiers Word. Cet article est basé sur HeSoft Doc Batch Tool , Expliquez comment utiliser la fonction de recherche et de remplacement des mots-clés dans l'outil Word, importer des fichiers docx par lots, définir une recherche précise du texte, laisser le contenu de remplacement de mots-clés tels que Australia et USA vide, et enfin réaliser le texte spécifié effacé par lots. L'article explique également l'effet de traitement, le but des étapes et les précautions opérationnelles.
Certains mots sensibles, noms de régions, informations client ou identification interne doivent souvent être supprimés avant la publication du document. Si ces contenus sont dispersés dans un grand nombre de documents Word, le traitement manuel est lent et instable. Cet article utilise la suppression de Australia et USA dans le fichier Word comme exemple pour vous présenter comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Effacez le texte spécifié par lots. L'idée est simple: recherchez le mot-clé cible et remplacez-le par vide.
Scènes applicables
La suppression par lots des mots sensibles Word s'applique aux scénarios de tri de documents tels que les contrats, les rapports, le matériel de formation, les présentations de produits et les documents de recherche. Tant que vous devez supprimer le même texte de plusieurs fichiers docx ou Word, vous pouvez utiliser la méthode de recherche par lots pour remplacer. Il est particulièrement adapté aux tâches de traitement d'un grand nombre de fichiers, de mots-clés relativement clairs et de maintien de la structure originale du document.
Aperçu des effets: les mots sensibles sont supprimés, la structure du document est conservée
Avant le traitement, il y a un grand nombre de fichiers Word à nettoyer. Dans l'exemple, il y a 6 documents docx sous le même dossier. La portée du fichier doit être confirmée avant le traitement par lots pour éviter d'ajouter des documents qui n'ont pas besoin d'être traités à la tâche.
Ouvrez le document de pré-traitement et vous pouvez voir deux textes spécifiés, Australia et USA, dans le tableau principal. Ils apparaissent derrière le champ Country of Origin et appartiennent au contenu qui doit être effacé cette fois.
Une fois le traitement terminé, l'emplacement du mot-clé d'origine est devenu vide, tandis que d'autres informations sont toujours là, telles que Size, Colour, Taste et d'autres champs et le contenu de l'image sont conservés. Cet effet convient à la désensibilisation du document et au nettoyage du texte spécifié.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Entrez dans l'outil de traitement par lots Word.Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool À gauche, sélectionnez "Outils Word". Cliquez sur "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans la carte de fonction. Cette fonction peut modifier le contenu du fichier Word par lots et constitue l'entrée principale pour effacer les mots sensibles.
Étape 2: Choisissez les enregistrements à traiter.Après être entré dans la page de fonctionnalités, utilisez "Ajouter un fichier" ou "Importer un fichier à partir d'un dossier" pour ajouter un document Word qui doit être désensibilisé à la liste. La liste affiche des informations telles que le nom de fichier, le chemin, l'extension, etc. La capture d'écran montre que 1.docx à 6.docx a été importé, ce qui est pratique pour confirmer article par article avant le traitement.
Troisième étape: définir la recherche précise du texte.Après être entré dans "Définir les options de traitement", sélectionnez "Rechercher le texte avec précision" dans "Rechercher". Ce paramètre convient pour supprimer des mots fixes clairs, tels que Australia, USA. Ces mots sont ensuite saisis ligne par ligne dans la liste des mots-clés à rechercher.
Étape 4: laissez le résultat de remplacement vide pour terminer la suppression.La "Liste des mots-clés remplacés" à droite ne remplit pas le contenu. La description de l'interface "Si vous ne remplissez pas, cela signifie la suppression", de sorte que le logiciel remplacera les mots-clés recherchés par des blancs lors du traitement par lots. Après avoir confirmé que la liste des mots-clés est correcte, cliquez sur Suivant pour continuer.
Étape 5: Définissez l'emplacement de sauvegarde et exécutez.Continuez à "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement" selon l'assistant d'interface. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de sortir dans un nouveau répertoire et d'ouvrir le fichier de résultats pour vérification une fois le traitement terminé. Après confirmation, utilisez les fichiers traités pour l'archivage ou la sortie.
Questions fréquentes ou considérations
Une liste doit être établie avant que les mots sensibles ne soient effacés.Il est recommandé de trier une liste de mots-clés à supprimer et de vérifier l'orthographe, la casse et les espaces pour éviter les omissions en raison d'erreurs de saisie.
N'ajoutez pas de mots trop courts à la liste à volonté.Si le mot-clé est trop court, il peut apparaître dans d'autres mots normaux. L'interface offre des options telles que "faire correspondre le mot complet au lieu d'une partie du mot" et doit être soigneusement sélectionnée en combinaison avec le contenu dans la pratique.
Il est plus sûr de conserver le fichier d'origine.Une fois la désensibilisation par lots effectuée, elle affecte plusieurs fichiers. Il est recommandé d'utiliser le nouvel emplacement de sauvegarde pour sortir les résultats, le fichier d'origine comme sauvegarde, pour faciliter la rétrospective.
Des contrôles ponctuels sont nécessaires après le traitement.Même pour les outils en vrac, il est recommandé d'ouvrir plusieurs fichiers de résultats après le traitement pour vérifier l'emplacement clé afin de s'assurer que l'effet de suppression répond aux exigences.
Résumé
Le document Word efface les mots sensibles par lots, ce qui peut être fait efficacement par la méthode «trouver et remplacer par vide». HeSoft Doc Batch Tool Il fournit un processus de traitement par lots pour les fichiers Word, de l'importation de fichiers à la définition de mots-clés en passant par les résultats de sortie, adapté à un grand nombre de nettoyages de documents dans des scénarios de bureau. Pour les utilisateurs qui ont besoin de désensibilisation fréquente des documents et de tri des données, il est recommandé de donner la priorité au traitement par lots pour réduire les opérations manuelles en double et réduire la probabilité d'omission.