Dieser Artikel richtet sich an Büro benutzer, die Docx-Inhalte stapel weise ändern müssen, und erklärt, wie sie bestanden werden HeSoft Doc Batch Tool Verwenden Sie die Formel-Fuzzy-Suchfunktion, um den regulären Inhalt wie englische Abkürzungen und fortlaufende Zahlen in Word-Dokumenten stapel weise zu ersetzen. Der Artikel kombiniert die Effekte vor und nach der Verarbeitung und die Screenshots des Software vorgangs, um den Datei import, die Regel einstellungen, den Speicher-und Verarbeitung prozess zu erläutern und die Benutzer daran zu erinnern, auf den Übereinstimmung bereich regulärer Ausdrücke zu achten und Original dateien zu sichern.
Das Batch-Ändern des Inhalts von Docx-Dateien ist in vielen Büros zen arien eine Hochfrequenz anforderung. Beispiels weise enthält eine Reihe von Kurs beschreibungen, Projekt materialien, Vertrags vorlagen oder System dokumenten dieselbe Art von englischen Abkürzungen und Zahlen. Benutzer möchten diese Inhalte einheitlich durch neue Tags ersetzen. Wenn Sie Word-Dokumente einzeln öffnen und manuell ändern, ist dies nicht nur Zeit verschwendung, sondern auch leicht zu übersehen, was in Absätzen oder Listen versteckt ist.
Dieser Artikel kombiniert aktuelle Screenshots, um die Verwendung zu demonstrieren HeSoft Doc Batch Tool Schließen Sie die Batch-Suche und Ersetzung der Docx-Datei ab. Im Beispiel wird die Funktion "Formel-Fuzzy-Suche nach Text" verwendet, um die dreistellige englische Abkürzung über die reguläre Ausdrucks regel [A-Z]{3} abzustimmen, die aufeinander folgenden Ziffern über \ d abzustimmen und durch A bzw. B zu ersetzen. Nach dem Lesen dieses Artikels können Sie eine Reihe von wieder verwendbaren Word-Batch-Substitution-Schlüssel wort methoden beherrschen.
Anwendbares Szenario: Verarbeiten Sie docx-Inhalte stapel weise, anstatt Word einzeln zu öffnen
Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, kann die Verwendung von Such substitution nach dem Öffnen von Word das Problem lösen. Wenn jedoch die Anzahl der Dateien zunimmt oder wenn die Ersatz regel zunimmt, wird die manuelle Verarbeitung ineffizient. Es gibt 6 Docx-Dateien im Screenshot-Beispiel, von denen Dutzende oder sogar Hunderte in der tatsächlichen Arbeit sein können. Zu diesem Zeitpunkt ist der Wert von Massen verarbeitung werkzeugen offen sichtlich.
Zu den Szenarien, die für die Verwendung der Methode dieses Artikels geeignet sind, gehören:
- Ersetzen Sie Kurs codes, Abteilungs codes und englische Abkürzungen in mehreren Docx-Dateien in Stapeln.
- Ersetzen Sie den digitalen Inhalt in Word-Dokumenten stapel weise durch einheitliche Platzhalter zur Desensi bilisierung oder Demonstration.
- Bereinigen Sie den Inhalt einer Reihe von Vorlagen dateien und ersetzen Sie den alten Inhalt, der dem Gesetz entspricht, durch den neuen Inhalt.
- Verarbeiten Sie die aus dem System exportierten Word-Berichte einheitlich und reduzieren Sie die manuelle Überprüfung.
- Sie müssen reguläre Ausdrücke, Platzhalter und Formel regeln verwenden, um nicht feste Schlüssel wörter abzustimmen.
HeSoft Doc Batch Tool Es handelt sich um eine Stapel verarbeitung software für Office-Dateien. Ihre Funktion konzentriert sich auf den Prozess wiederholter, mechanischer und fehler anfälliger Dokumente. Bei Datei verarbeitung szenarien wie Word, Excel und PDF spart das Batch-Denken normaler weise viel Zeit.
Effekt vorschau: Vor der Verarbeitung stehen mehrere Word-Dateien zur Verfügung
Der Screenshot der Datei vor der Verarbeitung zeigt, dass der aktuelle Ordner 6 Word-Dokumente enthält, darunter 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx. Sie können alle Schlüssel wörter enthalten, die ersetzt werden müssen. Wenn Sie manuelle Methoden verwenden, müssen Sie sie einzeln öffnen, suchen, ersetzen und speichern.
Schauen Sie sich die Screenshots des Word-Inhalts vor der Verarbeitung an. Das Dokument enthält viele englische Abkürzungen und Zahlen. Zum Beispiel der BOT der Titel position, der ELA im Haupt text und 60, die die Anzahl der Stunden darstellt. Diese sind auf verschiedene Passagen verteilt und können bei manueller Prüfung leicht übersehen werden.
Das Ziel, das in diesem Beispiel erreicht werden soll, besteht nicht darin, nur BOT oder nur 60 zu ersetzen, sondern alle Inhalte, die bestimmten Regeln entsprechen, einheitlich zu ersetzen. Daher ist es notwendig, die Formel regel anstelle der normalen Worts uche zu verwenden.
Effekt nach der Verarbeitung: Das Schlüssel wort wird durch den angegebenen Inhalt gemäß der Regel ersetzt
Im verarbeiteten Screenshot wurde der Inhalt, der ursprünglich der Drei-Buchstaben-Regel entsprach, zu A und der ursprüngliche digitale Inhalt zu B. Der gelbe Highlight-Teil zeigt das Ergebnis nach dem Austausch. Beispiels weise wird der BOT im Titel durch A ersetzt, und die Abkürzungen und Zahlen im Text haben sich entsprechend geändert.
Aus den Ergebnissen ist ersichtlich, dass die Stapel ersetzung nicht nur auf einen Text wirkt, sondern auch mehrere übereinstimmende Inhalte im Word-Dokument überschreiben kann. Diese Methode ist effizienter, um Docx-Dateien stapel weise zu ändern, Schlüssel wörter einheitlich zu ersetzen und den regulierten Text im Dokument zu bereinigen.
Schritt 1: Öffnen Sie die Software und rufen Sie Word auf, um die Ersatz funktion zu finden
Öffnen Sie zuerst HeSoft Doc Batch Tool . Wählen Sie "Word-Tools" auf der linken Seite der Haupt oberfläche und suchen Sie in der Funktions karte nach "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word". Diese Funktion im Screenshot befindet sich im ersten Punkt der Liste der Word-Tools, was darauf hinweist, dass es sich um einen speziellen Eintrag zum Ersetzen von Word-Inhalten handelt.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, sicher zustellen, dass nachfolgende Vorgänge rund um den Inhalt der Word-Datei durchgeführt werden. Es gibt andere Word-Tools in der Software oberfläche, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Bildern, das Konvertieren von PDF, das Konvertieren von Docx usw. In diesem Artikel wird jedoch die Ersetzung von Schlüssel wörtern behandelt. Wählen Sie daher "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word".
Nach dem Aufrufen dieser Funktion zeigt die Benutzer oberfläche einen schrittweisen Prozess an: Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Mit diesem Verfahren kann die Wahrscheinlichkeit fehlender Schritte verringert werden.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder docx aus einem Ordner importieren
In Schritt 1 "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" können Sie einzelne oder mehrere Dokumente über "Dateien hinzufügen" oder Word-Dateien innerhalb eines Ordners über "Dateien aus Ordner importieren" importieren. Im Screenshot-Beispiel wurden 6 Docx-Dateien in der Verarbeitung liste angezeigt.
Die Liste enthält Felder wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit, Änderungs zeit usw. Mit diesen Informationen können Sie bestätigen, ob die Datei korrekt importiert wurde. Im Beispiel befindet sich der Pfad in D:\ test und die Erweiterung ist docx, was bedeutet, dass die aktuelle Aufgabe 6 im Verzeichnis importierte Word-Dokumente verarbeitet.
Wenn Sie nur mit einem Teil dieser Dateien arbeiten möchten, können Sie die Liste nach dem Import überprüfen und die unerwünschten Datensätze löschen. Wenn der Import falsch ist, können Sie auch "Leeren" verwenden, um erneut zu importieren. Klicken Sie nach der Bestätigung auf "Weiter".
Schritt 3: Wählen Sie die Formel Fuzzy, um den Text zu finden
Nach dem Aufrufen von Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" müssen Sie zuerst die Such methode festlegen. Die Benutzer oberfläche bietet "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe suchen". Die genaue Suche eignet sich zum Ersetzen vollständig fester Wörter. Die Formel-Fuzzy-Suche eignet sich zum Ersetzen einer Art von Text, der den Regeln entspricht. Wählen Sie in diesem Beispiel "Text mit Formel unschärfe suchen".
Geben Sie in die Liste der gesuchten Schlüssel wörter ein:
- [A-Z]{3}
- \ D
Geben Sie in die Liste der ersetzten Schlüssel wörter ein:
- A.
- B.
Dies stellt zwei Sätze von Substitution beziehungen dar: Die erste Gruppe ersetzt 3 aufeinander folgende Großbuchstaben durch A, die zweite Gruppe ersetzt kontinuierliche Zahlen durch B. Da die Software die Eingabe von Listen unterstützt, können Benutzer mehrere Such-und Ersatz regeln gleichzeitig festlegen, um die doppelte Konfiguration zu reduzieren.
Wenn Ihre tatsächlichen Bedürfnisse unterschied lich sind, können Sie Ihre eigenen Regeln ersetzen. Wenn Sie beispiels weise nur Zahlen verarbeiten, behalten Sie nur die Zeile \ d bei. Wenn Sie nur Abkürzungen in Großbuchstaben verarbeiten, behalten Sie nur die Zeile [A-Z]{3} bei. Der Schlüssel ist, dass die Such regel und der Ersatz inhalt zeilen weise entsprechen.
Schritt 4: Bestätigen Sie die zusätzlichen Optionen und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort
Unterhalb des Bereichs Regel einstellungen sehen Sie die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren". Diese Option wirkt sich auf den Buchstaben anpassungs bereich aus. In diesem Beispiel wird [A-Z]{3} verwendet. Der Zweck besteht darin, Großbuchstaben abzustimmen. Wenn Sie also nur mit englischen Großbuchstaben arbeiten möchten, erweitern Sie den Übereinstimmung bereich nicht nach Belieben. Für Szenarien, die gleichzeitig mit der Groß-und Kleinschreibung übereinstimmen müssen, können Sie entsprechend den tatsächlichen Anforderungen auswählen.
Klicken Sie nach Abschluss der Einrichtung unten auf der Seite auf "Weiter". Als nächstes geht es zu "Speicherort festlegen". Wenn Sie mehrere Word-Dokumente in großen Mengen bearbeiten, wird empfohlen, sie in einen neuen Ordner auszugeben, anstatt die ursprüngliche Datei direkt zu überschreiben. Dies erleichtert den Vergleich der Effekte vor und nach der Verarbeitung und vermeidet irreversible Änderungen, die durch Fehler in der Regel einstellung verursacht werden.
Geben Sie schließlich den Schritt "Verarbeitung starten" ein und führen Sie den Stapel austausch durch. Die Software ersetzt mehrere Docx-Dateien im Stapel basierend auf der Liste der importierten Dateien und den festgelegten Regeln.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum sollten Sie Ihre Dateien vor der Verarbeitung sichern?
Reguläre Ausdrücke stimmen mit dem Text gemäß den Regeln überein. Wenn der Regel bereich breit ist, kann er durch etwas ersetzt werden, das Sie nicht erwartet haben. Das Sichern der ursprünglichen Word-Datei oder die Ausgabe in ein neues Verzeichnis kann das Risiko von Stapel fehlern verringern.
2. Passt [A-Z]{3} nur mit dem BOT im Screenshot überein?
Nicht. Es entspricht allen 3 Großbuchstaben in einer Reihe. BOT, ELA usw. im Screenshot können abgeglichen werden. Es wird auch verarbeitet, wenn das Dokument weitere drei große Abkürzungen enthält.
3. Ist \ d für alle digitalen Ersatz szenarien geeignet?
\ D wird mit fortlaufenden Zahlen übereinstimmen. Es eignet sich für Szenarien, in denen eine einheitliche Ersetzung von Zahlen erforderlich ist. Wenn Sie jedoch nur eine bestimmte Anzahl von Nummern oder eine bestimmte Position ersetzen möchten, müssen Sie genauere Regeln entwerfen.
4. Muss die Liste der ersetzten Schlüssel wörter ausgefüllt werden?
Wenn Sie den angegebenen Inhalt ersetzen möchten, müssen Sie ihn ausfüllen. Die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Wenn die rechte Seite einer Zeile leer ist, kann der passende Text gelöscht werden. Es sollte vor der Verarbeitung sorgfältig überprüft werden.
5. Wie werden die Ergebnisse nach dem Batch-Austausch akzeptiert?
Es wird empfohlen, zuerst mehrere Ausgabe dateien zu öffnen und sich auf die Position von Schlüssel wörtern zu konzentrieren, z. B. Titel, Text, Liste, Kopf-und Fuß zeile usw. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, verwenden Sie die Ausgabe datei für die formelle Arbeit.
Zusammenfassung
Bei Aufgaben zum Ersetzen von Schlüssel wörtern in mehreren Docx-Dateien ist die Verwendung einer Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke effizienter als die Eingabe von Schlüssel wörtern nacheinander, wenn der Inhalt regelmäßig ist. HeSoft Doc Batch Tool Bietet einen Batch-Such-und Ersetzung prozess für Word-Dateien. Benutzer müssen nur die Datei importieren, die Formel für den Fuzzy-Such text auswählen, die Such-und Ersetzung liste ausfüllen, den Speicherort festlegen und mit der Verarbeitung beginnen.
In diesem Artikel werden beispiels weise englische Abkürzungen und Zahlen durch [A-Z]{3} bzw. \ d ersetzt, was die Grundidee der Stapel verarbeitung von Word-Inhalten zeigt. Bei der tatsächlichen Verwendung wird empfohlen, zuerst eine kleine Anzahl von Dateien zu verwenden, um die Regeln zu testen, den Verarbeitung effekt zu bestätigen und ihn dann stapel weise auf den gesamten Ordner anzuwenden, um die Office-Effizienz zu verbessern und gleichzeitig die Genauigkeit sicher zustellen.