통합 된 방식으로 수정해야하는 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가있는 경우 하나씩 열고 사용하는 데 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 변경 사항을 놓치기 쉽습니다. 이 기사에서는 사용 방법을 설명하기 위해 여러 docx 파일의 국가 이름 일괄 대체를 예로 사용합니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 파일에서 호주와 미국을 캐나다 및 일본으로 각각 교체하고 처리 전후의 효과, 특정 작업 단계 및 예방 조치를 설명하여 사용자가 배치 문서 콘텐츠 업데이트를 신속하게 완료 할 수 있도록합니다.
매일 사무실에서는 많은 사람들이 비슷한 문제를 겪게됩니다. 회사 이름 변경, 제품 모델 업데이트, 지역 이름 조정, 계약 템플릿 조항 수정, 이전 용어 교체 등 Word 문서 배치의 일부 고정 단어를 균일하게 교체해야합니다. 교육 자료, 문서가 하나만 있으면 수동으로 Word를 열고 찾아서 교체하십시오. 그러나 docx 및 doc 파일이 많고 각 파일에 하나 이상의 키워드를 수정해야하는 경우 하나씩 처리하는 것이 매우 비효율적입니다.
이 기사는 "많은 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 대체" 의 문제를 해결하는 것입니다. 다음은 스크린 샷을 결합하여 사무실 소프트웨어 사용 방법을 보여줍니다." HeSoft Doc Batch Tool "여러 Word 파일의 통합 검색 및 교체의 Word 도구. 이 예에서 "호주" 를 "캐나다" 로, "미국" 을 여러 문서에서 "일본" 으로 바꿉니다. 일괄 처리 docx 문서 내용에 적합한 1. 여러 세트의 키워드는 동시에 노동의 중복을 크게 줄일 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오
Word 일괄 찾기 및 대체 기능은 통합 장면에서 여러 문서의 텍스트 내용을 수정해야하는 모든 요구에 적합합니다. 예를 들어, 관리 직원은 이전 회사의 책임자를 새 회사의 책임자로 교체해야합니다. 법률 직원은 계약 템플릿의 일부 조항을 일괄 적으로 업데이트해야합니다. 교사는 코스웨어를 지원하는 Word 자료의 이전 이름을 새 이름으로 교체해야합니다. 전자 상거래 또는 제품 운영은 매뉴얼의 브랜드 이름, 사양 이름, 국가 및 지역 이름을 일괄 적으로 수정해야합니다. 번역기 또는 현지화 담당자는 docx 문서 배치에서 용어를 교체해야합니다.
수동 처리 만 의존하는 경우 일반적인 위험에는 다음이 포함됩니다. 많은 수의 열린 파일, 많은 시간이 걸립니다. 여러 개의 교체가 있으며 그 중 하나를 놓치기 쉽습니다. 다른 문서의 발생 횟수는 일관성이 없으므로 확인하는 데 비용이 많이 듭니다. 잘못된 교체 후 추적하기가 쉽지 않습니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool 사무실 시나리오를위한 이러한 종류의 일괄 처리 소프트웨어는 "파일 선택, 키워드 설정 및 배치 실행" 을 프로세스에 문자열 할 수 있으며, 이는 많은 수의 문서를 안정적이고 반복적으로 처리해야하는 사용자에게 적합합니다.
효과 미리보기: 변경 사항
처리 전후에처리하기 전에 문서를보십시오. 예제 폴더에는 6 개의 Word 문서가 있습니다. 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx입니다. 이것은 단일 Word 파일 대체가 아니라 여러 docx 파일에 대한 배치 작업임을 보여줍니다.
처리하기 전에 Word 문서 중 하나를 열면 페이지에 사과 품종의 소개가 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 원산지 필드에서는 왼쪽의 내용이 "호주" 로 표시되고 오른쪽의 내용이 "USA" 로 표시됩니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 교체해야하는 두 개의 키워드를 표시합니다.
처리가 완료된 후 문서를 다시 열면 원래 "호주" 가 "캐나다" 가되고 "미국" 이 "일본" 이되었음을 알 수 있습니다. 문서의 그림, 테이블 레이아웃 및 기타 텍스트 내용은 변경되지 않고 지정된 키워드 만 대체됩니다.
전후의 비교에서 알 수 있듯이이 방법은 여러 Word 파일에서 여러 텍스트 세트를 동시에 대체하는 데 적합합니다. "검색 키워드" 와 "대체 키워드" 사이의 대응 관계가 소프트웨어에서 설정되는 한, 소프트웨어는 각 문서를 하나씩 수동으로 열지 않고도 일괄 처리될 수 있다.
작업 1 단계: Word 도구를 입력하고 찾기 및 교체 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽의 기능 범주에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 메인 인터페이스는 워터마크 추가, 사진 삭제 및 형식 변환과 같은 여러 Word 관련 일괄 처리 기능을 표시합니다. 이번에는 첫 번째 항목 "Word에서 키워드를 찾아서 대체" 가 사용됩니다.
이 기능을 클릭하면 소프트웨어가 "Word에서 키워드를 찾고 대체하는" 프로세스를 입력합니다. 이 기능의 목적은 매우 명확합니다. 일괄 처리는 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾고 대체합니다. Docx 및 doc 문서에서 텍스트를 수정해야하는 사용자의 경우 가장 직접적인 입력입니다.
여기에서 스크린 샷에서 소프트웨어의 위치는 간단한 문서 리더가 아니라 사무실 파일의 일괄 처리를위한 도구 상자입니다. 일반적인 Word 반복 작업을 독립적 인 도구로 나누고 사용자는 작업별로 기능을 선택하여 반복 클릭과 수동 처리 시간을 줄일 수 있습니다.
작업 2 단계: 여러 Word 파일을 처리 할 필요가 추가
기능 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 "처리 할 레코드를 선택" 하는 것입니다. 인터페이스 상단에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "추가" 와 같은 버튼이 제공됩니다. 몇 개의 파일 만 처리 된 경우 "파일 추가" 를 클릭 할 수 있습니다. 많은 수의 Word 문서가 폴더에 결합 된 경우 배치 장면에 더 적합한 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용할 수 있습니다.
예제에서는 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 목록에서 시퀀스 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간을 볼 수 있습니다. 각 라인은 처리될 문서를 나타낸다. 파일 경로는 D 디스크의 테스트 폴더 아래에 표시되며 확장자는 docx입니다. 인터페이스 하단에 표시된 레코드의 수는 6 이며, 이는 소프트웨어가 처리해야 할 6 개의 Word 파일을 성공적으로 식별했음을 나타냅니다.
공식적으로 다음 단계를 입력하기 전에 사용자가 파일 목록이 완료되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 처리 할 필요가없는 파일을 가져온 경우 목록의 오른쪽에있는 삭제 작업을 사용하여 제거 할 수 있습니다. 파일이 많은 경우 인터페이스의 "필터" 및 "정렬" 기능을 결합하여 검사를 지원할 수도 있습니다. 보류중인 파일에 문제가 없는지 확인한 후 "다음" 을 클릭하십시오.
3 단계: 검색 방법 및 여러 교체 키워드 설정
두 번째 단계는 "처리 옵션 설정" 입니다. 이 페이지에서 먼저 검색 방법을 선택해야합니다. 스크린 샷에서 "텍스트를 정확히 찾기" 가 선택되며, "수식을 사용하여 흐리게 텍스트를 찾으십시오" 옵션 옆에 있습니다. 이 예제는 고정 된 영어 단어 호주와 미국을 대체하므로 Find Text Exact를 선택하는 것이 더 직관적이고 불필요한 퍼지 일치를 피하는 데 더 적합합니다.
"문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 를 포함한 추가 옵션을 페이지에서 사용할 수 있습니다. 이 두 옵션은 실제 문서 내용에 따라 결정되어야합니다. 예를 들어 미국, 미국, 미국 등과 같은 다른 사례 양식이 문서에 나타날 수 있다면 사례 관련 설정을 고려할 수 있습니다. 키워드가 다른 단어의 일부일 뿐이라고 걱정되는 경우 단어 매칭을 완료해야합니다. 스크린 샷의 초점은 정확한 텍스트 교체에 있으므로 샘플 설정을 유지하십시오.
페이지 하단에는 왼쪽의 "찾을 키워드 목록" 과 "오른쪽 교체 후 키워드 목록" 의 두 가지 목록이 있습니다. 이 두 목록은 여러 키워드를 일괄 적으로 대체하는 핵심입니다. 이 예에서는 왼쪽 첫 번째 줄에 호주를 입력하고 오른쪽의 첫 번째 줄에 캐나다를 입력하십시오. 왼쪽의 두 번째 줄에 미국을, 오른쪽의 두 번째 줄에 일본을 입력하십시오. 소프트웨어는 라인 번호 I에 따라 해당 관계를 설정합니다. E. 캐나다와 미국을 일본으로 대체하십시오.
여러 개의 대체 단어 세트를 설정할 때 왼쪽과 오른쪽의 행 수와 순서가 같은지 확인하십시오. 왼쪽의 첫 번째 줄이 오래된 단어 인 경우 오른쪽의 첫 번째 줄은 해당 새 단어로 채워야합니다. 대체 단어를 역순으로 쓰지 마십시오. 그렇지 않으면 내용이 잘못된 결과로 대체 될 수 있습니다. 키워드 목록이 올바른지 확인한 후 "다음" 을 클릭하십시오.
4 단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
인터페이스 흐름으로부터 알 수 있는 바와 같이, 다음 단계는 "설정 저장 위치" 및 "시작 처리" 를 포함한다. Word 파일을 대량으로 수정할 때 저장 위치가 매우 중요합니다. 결과 확인을 용이하게하기 위해 원래 파일을 직접 덮어 쓰지 않도록 처리 된 파일을 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로, 키워드가 잘못 설정된 것을 발견하더라도, 재처리를 위해 원래의 파일로 돌아갈 수 있다.
저장 위치 단계를 입력한 후 소프트웨어 인터페이스 프롬프트에 따라 출력 위치를 선택합니다. 출력 위치를 확인한 후 "시작 처리" 단계로 진행하십시오. 이 소프트웨어는 가져온 파일 목록에 따라 Word 문서의 내용을 하나씩 열고 처리하고 여러 그룹의 키워드를 일괄 적으로 대체합니다. 처리가 완료되면 사용자는 검사를 위해 파일을 열려면 출력 위치로 이동하면됩니다.
문서 수가 많은 경우 교체 효과가 기대에 부합하는지 확인하기 위해 적은 수의 샘플 문서로 테스트 한 다음 일괄 처리를 위해 전체 폴더를 가져 오는 것이 좋습니다. 이것은 계약, 입찰, 보고서, 제품 데이터 등과 같은 중요한 문서를 다룰 때 안전한 관행입니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 한 번에 여러 키워드를 대체 할 수 있습니까?. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이이 소프트웨어는 "찾을 키워드 목록" 과 "교체 후 키워드 목록" 을 제공합니다. 대응하는 관계가 일렬로 채워지는 한, 다수의 대체 콘텐츠 세트가 한번에 설정될 수 있다.
2. docx와 doc 모두 처리 할 수 있습니까?Docx 파일은 스크린 샷 예제에서 가져옵니다. 이 기능은 Word 도구에 속하므로 실제 사용중인 소프트웨어가 지원하는 Word 형식에 따라 해당 파일을 가져올 수 있습니다. 처리하기 전에 파일 확장자와 소프트웨어 식별을 확인하는 것이 좋습니다.
3. 교체가 그림과 테이블에 영향을 줍니까?효과 다이어그램에서 사과 그림, 테이블 구조 및 문서의 대부분의 조판이 변경되지 않았으며 변경 사항이 지정된 텍스트에 집중되어 있음을 알 수 있습니다. 그러나 다른 문서의 구조는 다를 수 있습니다. 중요한 파일을 먼저 새 디렉토리에 백업하거나 출력하는 것이 좋습니다.
4. 키워드 케이스주의가 필요합니까?. 이 예는 명시적인 텍스트 인 호주와 미국을 찾습니다. 문서에 불일치가있는 경우 "문자의 경우 무시" 옵션을 결합하여 사용 여부를 결정해야합니다.
5. 새 폴더에 저장하는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?일괄 처리가 수행되면 동시에 여러 파일에 영향을 미칩니다. 원본 파일을 직접 덮어 쓰면 오류가 발견 된 후 복구 비용이 높아집니다. 새 폴더에 저장하여 원본 버전을 쉽게 비교하고 롤백하십시오.
요약
많은 Word 파일에서 여러 키워드의 일괄 대체는 본질적으로 반복적 인 수동 검색 및 교체 작업을 소프트웨어에 넘겨주는 것입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 사용자는 먼저 여러 docx 파일을 가져온 다음 여러 세트의 "이전 키워드-새 키워드" 서신을 설정하고 마지막으로 처리 결과를 균일하게 출력 할 수 있습니다. 이 예에서 6 Word 파일의 호주와 미국은 각각 캐나다와 일본으로 대체되며 전후 효과가 명확하게 표시됩니다.
계약, 보고서, 사양, 템플릿, 데이터 패키지 등과 같은 Word 문서를 자주 처리해야하는 경우 수정해야하는 파일을 하나의 폴더로 중앙 집중화하고 적은 수의 샘플로 교체 규칙을 테스트 한 다음 일괄 처리를 위해 가져 오는 것이 좋습니다. 이것은 효율성을 향상시킬뿐만 아니라 누출 및 잘못된 보정의 위험을 줄일 수 있습니다.