Wenn sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten in einem Ordner befinden, die den Inhalt einheitlich ändern müssen, ist das Öffnen nacheinander und die Verwendung von Suchen und Ersetzen nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu ändern. In diesem Artikel wird der Batch-Ersatz von Ländernamen in mehreren Docx-Dateien als Beispiel verwendet, um die Verwendung zu demonstrieren HeSoft Doc Batch Tool , Ersetzen Sie Australia und USA in mehreren Word-Dateien durch Canada bzw. Japan und erläutern Sie die Auswirkungen, spezifischen Betriebs schritte und Vorsicht maßnahmen vor und nach der Verarbeitung, damit Benutzer die Aktualisierung des Inhalts von Batch-Dokumenten schnell abschließen können.
Im täglichen Büro stoßen viele Menschen auf ähnliche Probleme: Einige feste Wörter in einer Reihe von Word-Dokumenten müssen einheitlich ersetzt werden, z. B. Änderungen des Firmennamens, Aktualisie rungen des Produkt modells, Anpassungen des Regional namens, Änderungen der Vertrags vorlagen bedingungen und alte in Schulungs materialien. Terminologie ersatz usw. Wenn es nur ein Dokument gibt, können Sie Word manuell öffnen und suchen und ersetzen. Wenn jedoch viele Docx-und Doc-Dateien vorhanden sind und in jeder Datei mehr als ein Schlüssel wort geändert werden muss, ist die Verarbeitung nacheinander sehr ineffizient.
In diesem Artikel wird das Problem gelöst, "mehrere Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien stapel weise zu ersetzen". Im Folgenden werden Screenshots kombiniert, um die Verwendung von Office-Software zu demonstrieren." HeSoft Doc Batch Tool ", Um mehrere Word-Dateien einheitlich zu finden und zu ersetzen. Im Beispiel müssen Sie "Australia" in mehreren Dokumenten durch "Kanada" und "USA" durch "Japan" ersetzen. Diese Methode zur gleichzeitigen Verarbeitung von Schlüssel wörtern mit mehreren Sätzen eignet sich zum Ändern des Inhalts von Docx-Dokumenten in Stapeln und kann Doppel arbeit erheblich reduzieren.
Anwendbare Szenarien
Die Word-Batch-Such-Ersatz funktion ist für alle Szenarien geeignet, in denen der Textinhalt in mehreren Dokumenten einheitlich geändert werden muss. Beispiels weise muss das Verwaltungs personal den Kopf des alten Unternehmens durch den Kopf des neuen Unternehmens ersetzen, das juristische Personal muss bestimmte Klauseln in der Vertrags vorlage stapel weise aktualisieren, der Lehrer muss den alten Namen in den Word-Materialien der Kurs unterlagen durch den neuen Namen ersetzen, der E-Commerce oder der Produkt betrieb muss stapel weise sein Ändern Sie den Markennamen, den Spezifikation namen, den nationalen und regionalen Namen im Handbuch. Übersetzer oder Lokal isierer müssen Begriffe in einem Stapel von Docx-Dateien einheitlich ersetzen.
Wenn Sie sich nur auf die manuelle Verarbeitung verlassen, gehören zu den häufigsten Risiken: Die Anzahl der geöffneten Dateien ist groß, was viel Zeit in Anspruch nimmt, es gibt mehrere Ersatz inhalte, und es ist leicht, einen davon zu übersehen, die Häufigkeit des Auftauens in verschiedenen Dokumenten ist inkonsistent und die Inspektions kosten sind hoch, es ist nicht einfach, nach einem falschen Austausch zu verfolgen. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool Diese Art von Stapel verarbeitung software für Office-Szenarien kann "Dateien auswählen, Schlüssel wörter festlegen und Stapel ausführung" in einem Prozess verknüpfen, der für Benutzer geeignet ist, die eine stabile und wiederholte Verarbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten benötigen.
Effekt vorschau: Was sich vor und nach der Verarbeitung ändert
Schauen Sie sich zuerst den Status der Datei vor der Verarbeitung an. Der Beispiel ordner enthält 6 Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Dies zeigt, dass diesmal keine einzelne Word-Datei ersetzt wird, sondern eine Batch-Operation für mehrere Docx-Dateien.
Öffnen Sie eines der Word-Dokumente vor der Verarbeitung, und Sie können sehen, dass die Seite den Einführungs inhalt der Apfels orte enthält. Im Feld "Land der Ordnung" wird der Inhalt auf der linken Seite als "Australia" und auf der rechten Seite als "USA" angezeigt. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die beiden Schlüssel wörter, die ersetzt werden müssen.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Dokument, um es anzuzeigen. Sie können sehen, dass das ursprüngliche "Australia" zu "Canada" und "USA" zu "Japan" geworden ist. Die Bilder, das Tabellen layout und andere Textinhalte im Dokument bleiben unverändert, und nur die angegebenen Schlüssel wörter werden ersetzt.
Aus dem Vergleich vorher und nachher ist ersichtlich, dass diese Methode zum gleichzeitigen Ersetzen mehrerer Texts ätze in mehreren Word-Dateien geeignet ist. Solange die Entsprechung zwischen "Such schlüssel wort" und "Ersatz schlüssel wort" in der Software festgelegt ist, kann die Software stapel weise verarbeitet werden, ohne jedes Dokument einzeln manuell zu öffnen.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Such ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie "Word-Tools" in der linken Funktions kategorie. Die Haupt oberfläche zeigt mehrere Stapel verarbeitung funktionen in Bezug auf Word an, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Bildern, das Konvertieren von Formaten usw. Dieses Mal wird der erste Punkt "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" verwendet.
Nachdem Sie auf die Funktion geklickt haben, geht die Software in den Prozess "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" ein. Die Rolle dieser Funktion ist sehr klar: Suchen und ersetzen Sie Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in großen Mengen. Dies ist der direkteste Eintrag für Benutzer, die Text in Docx-und Doc-Dokumenten einheitlich ändern müssen.
Es ist zu beachten, dass die Position ierung der Software im Screenshot kein einfacher Dokumenten leser ist, sondern eine Toolbox für die Stapel verarbeitung von Büro dateien. Es teilt gängige wiederholte Word-Vorgänge in unabhängige Tools auf, und Benutzer können Funktionen nach Aufgaben auswählen, wodurch wiederholte Klicks und manuelle Verarbeitung szeit reduziert werden.
Schritt 2: Fügen Sie mehrere Word-Dateien hinzu, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite besteht der erste Schritt darin, "die zu verarbeiten den Datensätze auszuwählen". Am oberen Rand der Benutzer oberfläche befinden sich Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr". Wenn Sie nur wenige Dateien verarbeiten, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn eine große Anzahl von Word-Dokumenten in einem Ordner gespeichert wurde, können Sie "Dateien aus dem Ordner importieren" verwenden, was für Batch-Szenen besser geeignet ist.
Im Beispiel wurden 6 docx-Dateien importiert. Sie können die Seriennummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit in der Liste sehen. Jede Zeile stellt ein zu verarbeiten des Dokument dar, der Datei pfad wird im Ordner D-Datenträger test angezeigt und die Erweiterung ist docx. Am unteren Rand der Benutzer oberfläche wird die Anzahl der Datensätze als 6 angezeigt, was darauf hinweist, dass die Software 6 Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen, erfolgreich ident ifi ziert hat.
Bevor Sie offiziell mit dem nächsten Schritt fortfahren, wird dem Benutzer empfohlen, zu überprüfen, ob die Datei liste vollständig ist. Wenn Sie feststellen, dass Dateien importiert werden, die nicht verarbeitet werden müssen, können Sie sie mithilfe des Lösch vorgangs auf der rechten Seite der Liste entfernen. Wenn viele Dateien vorhanden sind, können Sie auch die Funktionen "Filtern" und "Sortieren" auf der Benutzer oberfläche verwenden, um die Überprüfung zu unterstützen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass keine Probleme mit der zu verarbeiten den Datei auftreten, klicken Sie unten auf "Weiter".
Schritt 3: Legen Sie die Such methode und mehrere Ersatz schlüssel wörter fest
Der zweite Schritt ist "Verarbeitung optionen festlegen". Auf dieser Seite müssen Sie zunächst die Such methode auswählen. Im Screenshot wird "Text genau suchen" ausgewählt, und daneben befindet sich die Option "Text mit Formel unschärfe finden". In diesem Beispiel werden die festen englischen Wörter Australia und USA ersetzt. Daher ist die Auswahl von "Text genau finden" intuitiver und besser geeignet, um unnötige Fuzzy-Übereinstimmungen zu vermeiden.
Zusätzliche Optionen sind auch auf der Seite verfügbar, darunter "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" und "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". Diese beiden Optionen sollten auf der Grundlage des tatsächlichen Dokument inhalts festgelegt werden. Wenn beispiels weise verschiedene Groß-und Kleinschreibung formen wie usa, Usa, USA usw. im Dokument enthalten sein können, können Sie die Einstellungen für Groß-und Kleinschreibung in Betracht ziehen. Wenn Sie befürchten, dass ein Schlüssel wort nur ein Teil eines anderen Wortes ist, sollten Sie auf die vollständige Wort übereinstimmung achten. Der Schwerpunkt des Screenshots liegt auf der genauen Texter setzung. Behalten Sie also die Beispiel einstellungen bei.
Unterhalb der Seite befinden sich zwei Listen: Links befindet sich die "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" und rechts die "Liste der ersetzten Schlüssel wörter". Diese beiden Listen sind der Kern des Batch-Ersatzes mehrerer Schlüssel wörter. Geben Sie im Beispiel Australien in der linken Zeile 1 und Kanada in der rechten Zeile 1 ein, USA in der linken Zeile 2 und Japan in der rechten Zeile 2. Die Software stellt eine entsprechende Beziehung gemäß der Zeilennummer her, dh Australien wird durch Kanada und USA durch Japan ersetzt.
Stellen Sie beim Festlegen mehrerer Sätze von Ersatz wörtern sicher, dass die Anzahl der Zeilen und die Reihenfolge auf der linken und rechten Seite konsistent sind. Wenn die erste Zeile auf der linken Seite ein altes Wort ist, sollte die erste Zeile auf der rechten Seite mit dem entsprechenden neuen Wort gefüllt werden. Schreiben Sie die Reihenfolge der Ersatz wörter nicht umgekehrt, da sonst der Inhalt durch ein falsches Ergebnis ersetzt werden kann. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Liste der Schlüssel wörter korrekt ist, klicken Sie auf "Weiter".
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Aus dem Schnitts telle prozess geht hervor, dass die nächsten Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" umfassen. Beim Stapeln von Word-Dateien ist der Speicherort sehr wichtig. Um die Überprüfung der Ergebnisse zu erleichtern, wird empfohlen, die verarbeitete Datei in einem neuen Ordner zu speichern, um zu vermeiden, dass die Original datei direkt übers chrieben wird. Selbst wenn Sie feststellen, dass die Keyword-Einstellungen falsch sind, können Sie zur Original datei zurückkehren und diese erneut verarbeiten.
Wählen Sie nach dem Aufrufen des Schritts Speicherort die Ausgabe position gemäß den Anweisungen der Software oberfläche aus. Nachdem Sie die Ausgabe position bestätigt haben, gehen Sie zum Schritt "Verarbeitung starten". Die Software öffnet und verarbeitet den Inhalt von Word-Dokumenten nacheinander gemäß der Liste der zuvor importierten Dateien und ersetzt die eingestellten Schlüssel worts ätze in Stapeln. Nach Abschluss der Verarbeitung muss der Benutzer nur noch die Datei prüfung am Ausgabe ort öffnen.
Wenn die Anzahl der Dokumente groß ist, wird empfohlen, sie zuerst mit einer kleinen Anzahl von Beispiel dokumenten zu testen, um sicher zustellen, dass der Ersatz effekt den Erwartungen entspricht, und dann den gesamten Ordner für die Stapel verarbeitung zu importieren. Dies ist ein sicherer Ansatz bei der Verarbeitung wichtiger Dokumente wie Verträge, Angebote, Berichte und Produkt informationen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Kann ich mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig ersetzen?Kann. Wie Sie den Screenshots entnehmen können, bietet die Software eine "Liste der zu suchen den Keywords" und eine "Liste der ersetzten Keywords". Solange Sie die Korrespondenz gemäß der Zeile eingeben, können Sie mehrere Sätze von Ersatz inhalten gleichzeitig festlegen.
2. Können docx und doc handhaben?Im Screenshot-Beispiel wird eine docx-Datei importiert. Da diese Funktion zum Word-Tool gehört, können Sie die entsprechende Datei entsprechend dem von der Software unterstützten Word-Format importieren. Es wird empfohlen, die Datei erweiterung und die Software identifikation vor der Verarbeitung zu bestätigen.
3. Beeinflusst es Bilder und Tabellen beim Ersetzen?Aus den Renderings ist ersichtlich, dass sich das Apple-Bild, die Tabellen struktur und der größte Teil des Lastens im Dokument nicht geändert haben und sich die Änderungen auf den angegebenen Text konzentrieren. Unterschied liche Dokuments trukturen können jedoch unterschied lich sein. Es wird empfohlen, wichtige Dateien zuerst zu sichern oder in ein neues Verzeichnis auszugeben.
4. Müssen Sie auf Schlüssel wörter in Groß-und Kleinschreibung achten?Brauchen Sie. Die im Beispiel gesuchten sind Australia und USA, die zu expliziten Texten gehören. Wenn in Ihrem Dokument eine inkonsistente Groß-und Kleinschreibung vorhanden ist, sollten Sie die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" kombinieren, um fest zustellen, ob sie aktiviert ist.
5. Warum wird empfohlen, in einem neuen Ordner zu speichern?Sobald die Stapel verarbeitung ausgeführt wird, sind mehrere Dateien gleichzeitig betroffen. Wenn die Original datei direkt übers chrieben wird, sind die Wiederherstellung kosten höher, nachdem ein Fehler gefunden wurde. Speichern Sie in einem neuen Ordner, um die Original version für einen einfachen Vergleich und einen einfachen Rücklauf beizu behalten.
Zusammenfassung
Das Stapeln mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien dient im Wesentlichen dazu, die wiederholte manuelle Such-und Ersetzung aktion an die Software zu übergeben. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Der Benutzer kann zuerst mehrere Docx-Dateien importieren, dann mehrere Sätze von "alten Schlüssel wörtern-neuen Schlüssel wörtern" festlegen und schließlich die Verarbeitung sergeb nisse einheitlich ausgeben. Im Beispiel werden Australien und USA in den 6 Word-Dateien durch Canada bzw. Japan ersetzt, und der Effekt ist deutlich sichtbar.
Wenn Sie häufig mit Word-Dokumenten wie Verträgen, Berichten, Handbüchern, Vorlagen, Datenpaketen usw. arbeiten müssen, wird empfohlen, die zu ändigen Dateien in einem Ordner zu sammeln, die Regeln durch eine kleine Anzahl von Stichproben tests zu ersetzen und sie dann stapel weise in die formelle Verarbeitung zu importieren. Dies kann nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch das Risiko von fehlenden und fehlerhaften Korrekturen verringern.