동시에 다른 텍스트를 교체해야하는 여러 docx 파일에 직면하여 수동으로 각 Word 문서를 열면 많은 시간이 소요됩니다. 이 기사에서는 국가 이름 대체 사례를 사용하는 방법에 대해 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능, 배치 여러 Word 파일을 가져 와서 정확한 검색 텍스트를 설정하고 여러 세트의 대체 관계를 줄별로 채우고 마지막으로 여러 문서 내용의 통합 업데이트를 실현합니다.
많은 사무실 문서는 단독으로 존재하지 않지만 전체 문서 세트로 함께 사용됩니다. 예를 들어, 일련의 제품 소개 자료, 여러 고객 버전의 계약, 다른 부서에 배포 된 교육 문서 및 장별로 분할 된 지침. 이 Word 문서에서 동일한 단어 배치를 수정해야하는 경우 가장 번거로운 장소는 대체 자체가 아니라 많은 수의 문서, 많은 수의 키워드 및 지루한 검사 프로세스입니다.
이 문서에서는 docx 문서를 한 번에 여러 Word 문서에서 여러 키워드를 대체하는 방법을 설명하는 예로 들었습니다. 이 예에서 원본 문서에는 "호주" 와 "미국" 이라는 이름이 포함되어 있으며 "캐나다" 와 "일본" 으로 각각 대체해야합니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 이러한 대체 규칙은 중앙 집중식 방식으로 설정할 수 있으며, 한 번에 하나씩 문서를 열고 교체품을 찾는 것을 피하기 위해 Word 파일 배치를 균일하게 실행할 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오
일괄 검색 및 문서 텍스트를 균일하게 업데이트해야하는 모든 사무실 장면에 적합한 Word 내용을 대체하십시오. 예를 들어, 기업의 이름을 변경 한 후에는 모든 Word 템플릿의 이전 회사 이름을 새 이름으로 교체해야합니다. 프로젝트 데이터를 제출하기 전에 프로젝트 번호, 고객 이름 및 날짜 설명을 균일하게 수정해야합니다. 인사 부서는 시스템 문서의 부서 이름을 일괄 적으로 조정해야합니다. 시장 직원은 제품 설명서의 이전 사양 및 버전 번호를 새로운 내용으로 교체해야합니다.
교체 내용이 하나만 있으면 수동 조작이 거의 불가능합니다. 그러나 여러 그룹의 키워드를 교체해야하는 경우 수동 처리의 위험이 크게 증가합니다. 예를 들어, 호주가 먼저 교체되었지만 미국은 잊혀졌습니다. 한 문서가 처리되었고 다른 문서가 누락되었습니다. 교체 후 저장되지 않음; 또는 키워드는 여러 파일의 다른 위치에 나타나므로 확인하는 데 매우 비쌉니다. 특수 오피스 배치 처리 소프트웨어를 사용하여 이러한 반복 작업을 구성 가능한 일괄 처리 프로세스로 전환 할 수 있습니다.
효과 미리보기: 여러 원본 Word 파일에서 통합 결과 대체
이 예제에서는 보류중인 폴더에 6 개의 Word 문서가 있으며 파일 이름은 1.docx ~ 6.docx입니다. 이 유형의 이름은 테스트 데이터, 배치 템플릿 및 장 파일에서 일반적입니다. 실제 사용시 사용자는 처리해야하는 docx 또는 관련 Word 파일을 폴더에 넣은 다음 소프트웨어를 가져올 수 있습니다.
처리하기 전에 문서 중 하나를 열면 내용이 Apple 사진 및 텍스트 설명을 포함하여 테이블에 놓여 있음을 알 수 있습니다. "원산지" 항목에서 왼쪽에있는 사과의 원산지는 호주이고 오른쪽에있는 사과의 원산지는 미국입니다. 스크린 샷은 빨간색 화살표로 교체해야하는 두 위치를 보여줍니다.
일괄 처리가 완료된 후 처리 된 Word 파일을 열어 볼 수 있습니다. 원래 호주는 캐나다가되었고 원래 미국은 일본이되었습니다. 크기, 색상, 맛, 좋은, 가용성 등과 같은 다른 필드는 그대로 유지되고 그림 및 페이지 레이아웃은 파괴되지 않습니다.
이 효과는이 작업이 단순히 하나의 파일을 변경하는 것이 아니라 여러 Word 파일에 동일한 대체 규칙 집합을 적용하는 것임을 보여줍니다. 종종 완전한 문서 세트를 유지하는 사람들에게이 접근 방식은 노력의 중복을 크게 줄일 수 있습니다.
작업 1 단계: Word 키워드 교체 입구를 찾는 소프트웨어에서
시작 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽에 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 다양한 유형의 도구를 볼 수 있습니다. 이 처리의 개체는 Word 문서이므로 "Word 도구" 를 입력해야합니다.
Word 도구 목록에서 Word에서 키워드 찾기 및 대체를 선택하십시오. 인터페이스 설명에서 알 수 있듯이이 기능은 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아서 일괄 처리하는 데 사용됩니다. 여기서 초점은 "벌크" 및 "키워드" 에 있습니다. 단일 문서에서 한 단어를 처리하는 것뿐만 아니라 여러 파일의 여러 단어 그룹을 처리하는 데에도 적합합니다.
올바른 항목을 선택한 후 소프트웨어는 단계별 마법사를 입력합니다. 이 프로세스는 복잡한 작업을 파일 선택, 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 시작 처리 단계로 나누기 때문에 사무실 사용자에게 더 친숙합니다.
작업 2 단계: Word 문서의 배치 처리 필요 가져 오기
기능 페이지를 입력 한 후 먼저 "처리 할 레코드를 선택하십시오". 인터페이스 상단에는 "파일 추가" 와 "폴더에서 파일 가져오기" 의 두 가지 공통 항목이 있습니다. 지정된 문서 몇 개만 처리하려면 "파일 추가" 를 사용할 수 있습니다. 전체 폴더에서 여러 Word 문서를 처리하려면 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 클릭하는 것이 더 적합합니다.
스크린 샷에서 6 개의 레코드를 가져 왔습니다. 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx입니다. 이 목록에는 파일 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간도 표시되므로 사용자가 가져온 파일이 올바른지 여부를 쉽게 확인할 수 있습니다. 인터페이스 하단에 표시된 레코드 수는 6 이며, 현재 작업이이 6 Word 파일에 대한 후속 처리를 수행 할 것임을 나타냅니다.
가져온 후에는 먼저 세 가지 검사를 수행하는 것이 좋습니다. 먼저 파일 수가 예상과 같은지 확인하십시오. 둘째, 확장자가 docx와 같이 처리 할 Word 형식인지 확인하십시오. 셋째, 경로가 올바른 폴더에서 왔는지 확인하십시오. 실수로 관련없는 파일을 가져 오는 경우 목록에서 파일을 삭제하거나 "비우기" 를 클릭하고 다시 가져올 수 있습니다.
3 단계: 정확한 검색을 선택하고 교체 관계를 채우십시오.
"다음" 을 클릭 한 후 "처리 옵션 설정" 으로 이동하십시오. 여기서 먼저 검색 방법을 선택해야합니다. 스크린 샷에서 "정확한 텍스트 찾기" 가 선택되어 소프트웨어가 사용자가 입력 한 텍스트와 정확하게 일치한다는 의미입니다. 국가 이름, 회사 이름, 제품 모델, 번호와 같은 고정 된 텍스트의 경우 정확한 검색은 일반적으로 더 명확합니다.
페이지 하단의 두 목록이 중요합니다. 왼쪽의 "찾을 키워드 목록" 은 원본 문서에 대체 할 콘텐츠를 입력하는 데 사용됩니다. 오른쪽의 "교체 후 키워드 목록" 은 교체 후 새 콘텐츠를 입력하는 데 사용됩니다. 양면의 내용은 행에 해당합니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다.
이 예에서 호주는 왼쪽의 첫 번째 줄에 채워지고 캐나다는 오른쪽의 첫 번째 줄에 채워져 있습니다. 즉, 일치하는 모든 호주가 캐나다로 대체됩니다. 미국은 왼쪽의 두 번째 줄에 채워지고 오른쪽의 두 번째 줄에 일본이 채워져 미국이 일본으로 대체됩니다. 이렇게 하면 두 그룹의 키워드 설정이 완료됩니다. 실제 작업에서 대체 할 단어가 더 많으면 왼쪽과 오른쪽 서신을 유지하는 한 계속해서 줄을 추가 할 수 있습니다.
인터페이스에는 "문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 를 포함한 추가 옵션도 표시됩니다. 경우에 따라 문서가 균일하지 않은 경우 필요에 따라 사례 옵션을 고려할 수 있습니다. 즉, 키워드가 포함 될 수있는 경우, 거짓 또는 누락 된 대체를 피하기 위해 전체 단어 일치를 신중하게 사용하십시오.
4 단계: 출력 위치를 설정하고 일괄 처리 수행
키워드 설정이 끝나면 페이지 하단에서 다음 "을 클릭하십시오. 프로세스 바에서 볼 수 있듯이 다음 단계는 "저장 위치 설정" 과 "처리 시작" 입니다. 저장 위치를 설정할 때 "처리 후" 폴더와 같은 새 출력 디렉토리를 선택하는 것이 좋습니다. 이것의 장점은 원본 Word 파일이 혼동되지 않으며 처리 후 비교 및 검사에도 편리하다는 것입니다.
시작 처리 단계에 들어가면 소프트웨어는 가져온 파일 목록 및 설정된 교체 규칙에 따라 여러 Word 파일을 일괄 처리합니다. 사용자는 1.docx, 2.docx, 3.docx 및 기타 파일을 하나씩 열 필요가 없으며 Word에서 찾기 및 교체 명령을 반복적으로 실행할 필요가 없습니다. 처리가 완료되면 출력 폴더에서 문서를 열고 키 위치가 업데이트되었는지 확인하십시오.
대량의 데이터를 공식적으로 처리하기 전에 하나 또는 두 개의 샘플 문서로 테스트하는 것이 좋습니다. 호주가 실제로 캐나다로 대체되고 미국이 실제로 일본으로 대체되고 다른 내용이 영향을받지 않는다는 것을 확인한 후 전체 폴더가 처리됩니다. 이는 효율성과 정확도 모두를 허용한다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. 여러 그룹의 키워드 순서가 중요합니까?. 왼쪽 및 오른쪽 목록은 행에 해당합니다. 왼쪽 행의 오래된 단어는 오른쪽의 같은 행에있는 새로운 단어로 대체됩니다. 따라서 채울 때 줄 번호에 특별한주의를 기울이고 캐나다와 일본의 위치를 거꾸로 쓰지 마십시오.
2. 중국 콘텐츠를 대체 할 수 있습니까?이 예제에서는 영어 국가 이름을 사용하여 보여 주지만 기능 논리는 Word에서 텍스트 키워드를 찾아 대체하는 것입니다. 실제 사무실에서는 소프트웨어 식별 및 처리 결과에 따라 회사 이름, 부서 이름, 프로젝트 이름, 절 텍스트 등과 같은 중국어 텍스트에도 사용할 수 있습니다.
3. 왜 수표를 발견해야합니까?일괄 처리의 효율성은 매우 높지만 규칙이 잘못 작성되면 오류도 일괄 적으로 나타납니다. 따라서 처리 후 적어도 몇 개의 문서, 특히 테이블, 그림, 헤더 및 바닥 글 또는 복잡한 조판이 포함 된 문서를 확인하는 것이 좋습니다.
4. 원본 문서를 직접 덮어 쓰는 것이 좋습니다.. 더 안전한 방법은 새 폴더로 내보내고 원래 파일을 백업으로 유지하는 것입니다. 이러한 방식으로 대체 규칙이 부적절한 것으로 판명되면 재설정 및 다시 처리 할 수 있습니다.
5. 파일 목록은 시간 정보가 유용하다는 것을 보여줍니다.생성 시간과 수정 시간은 파일이 대상 버전인지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 특히 동일한 디렉토리에 여러 개의 유사한 파일이 있으므로 잘못된 파일의 확률을 줄일 수 있습니다.
요약
Docx 파일 배치에서 다른 문자를 찾고 대체하는 열쇠는 파일 선택 및 교체 규칙을 중앙에서 관리하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 사용자는 한 번에 여러 Word 문서를 가져오고 동일한 페이지에 여러 개의 이전 단어 및 새 단어 세트를 설정할 수 있습니다. 이 예에서 호주를 캐나다로, 미국으로 일본으로 대체 한 결과는이 기능이 다중 파일 및 다중 키워드 사무실 작업을 처리하는 데 적합하다는 것을 보여줍니다.
많은 수의 Word 템플릿, 지침 또는 프로젝트 문서를 유지 관리하는 경우 먼저 보류중인 폴더를 구성 한 다음이 문서의 단계에 따라 파일을 가져오고 교체 목록을 작성하고 저장 위치를 설정하고 처리를 시작할 수 있습니다. 문서를 하나씩 열고 수동으로 수정하는 것과 비교할 때이 방법은 배치 문서의 일관성을 보장하는 데 더 효율적이고 쉽습니다.