In einer Situation, in der verschiedene Texte in mehreren Docx-Dateien gleichzeitig ersetzt werden müssen, nimmt das manuelle Öffnen jedes Word-Dokuments viel Zeit in Anspruch. In diesem Artikel wird die Verwendung eines Falls zum Ersetzen von Ländernamen erläutert HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen", mehrere Word-Dateien stapel weise importieren, den genauen Such text festlegen und mehrere Sätze von Ersatz beziehungen gemäß Zeilen ausfüllen und schließlich eine einheitliche Aktualisierung mehrerer Dokument inhalte realisieren.
Viele Office-Dokumente sind nicht separat vorhanden, sondern werden zusammen mit einem vollständigen Satz von Dokumenten verwendet. Zum Beispiel eine Reihe von Materialien zur Produkte in führung, Verträge mit mehreren Kunden versionen, Schulungs dokumente, die an verschiedene Abteilungen verteilt werden, Anweisungen, die nach Kapiteln unterteilt sind usw. Wenn derselbe Satz von Wörtern in diesen Word-Dateien geändert werden muss, ist der problema tische ste Teil nicht die Ersetzung selbst, sondern die große Anzahl von Dateien, die große Anzahl von Schlüssel wörtern und der umständliche Überprüfung prozess.
In diesem Artikel wird das docx-Dokument als Beispiel verwendet, um zu veranschaulichen, wie mehrere Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien gleichzeitig ersetzt werden. Im Beispiel enthält das Original dokument zwei Ländernamen, "Australia" und "USA", die durch "Canada" bzw. "Japan" ersetzt werden müssen. Durch HeSoft Doc Batch Tool Sie können diese Ersatz regeln zentral festlegen und dann eine Reihe von Word-Dateien einheitlich ausführen, um zu vermeiden, dass Dokumente einzeln geöffnet und nacheinander gesucht und ersetzt werden.
Anwendbare Szenarien
Batch-Suche, um Word-Inhalte zu ersetzen, die für alle Office-Szenen geeignet sind, die eine einheitliche Aktualisierung des Dokument textes erfordern. Nachdem das Unternehmen beispiels weise seinen Namen geändert hat, muss der alte Firmenname in allen Word-Vorlagen durch den neuen Namen ersetzt werden. Bevor die Projekt informationen archiviert werden, müssen die Projekt nummer, der Kunden name und die Datums beschreibung einheitlich geändert werden. Die Personal abteilung muss den Abteilungs namen in den System dokumenten stapel weise anpassen. Das Personal muss die alten Spezifikationen im Produkt handbuch setzen. Ersetzen Sie die alte Versions nummer durch den neuen Inhalt.
Wenn es nur einen Ersatz inhalt gibt, ist eine manuelle Bedienung kaum möglich. Wenn jedoch mehrere Sätze von Schlüssel wörtern ersetzt werden müssen, erhöht sich das Risiko einer manuellen Verarbeitung erheblich. Beispiels weise wurde Australien zuerst ersetzt, aber vergessen, USA zu ersetzen. Ein Dokument wurde verarbeitet, ein anderes Dokument fehlt, es wird nach dem Ersetzen nicht gespeichert, oder die Schlüssel wörter in mehreren Dateien werden an unterschied lichen Orten angezeigt, was die Inspektions kosten sehr hoch ist. Die Verwendung einer speziellen Office-Batch-Verarbeitung software kann diese sich wiederholen den Aktionen in einen kon figur ier baren und stapel ausführbaren Prozess verwandeln.
Effekt vorschau: Von mehreren Original-Word-Dateien zu einem einheitlichen Ersetzung serge bnis
In diesem Beispiel befinden sich 6 Word-Dokumente im zu verarbeiten den Ordner mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx. Diese Art der Benennung ist in Testdaten, Stapel vorlagen und Kapitel dateien sehr verbreitet. Wenn der Benutzer es tatsächlich verwendet, kann er die Docx-oder zugehörigen Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen, in einem Ordner sammeln und dann die Software importieren.
Öffnen Sie vor der Verarbeitung eines der Dokumente, und Sie können sehen, dass der Inhalt in der Tabelle mit Apple-Bildern und Text beschreibungen abgelegt wird. Im Punkt "Land der Ordnung" ist das Herkunfts land des Apfels auf der linken Seite Australia und das Herkunfts land des Apfels auf der rechten Seite ist USA. Der Screenshot markiert die beiden Orte, die ersetzt werden müssen, mit einem roten Pfeil.
Öffnen Sie nach Abschluss der Stapel verarbeitung die verarbeitete Word-Datei, um sie anzuzeigen. Das ursprüngliche Australia ist Kanada und das ursprüngliche USA zu Japan geworden. Andere Felder wie Size, Color, Taste, Good for, Availability usw. bleiben unverändert, und das Bild-und Seiten layout wurde nicht beschädigt.
Dieser Effekt zeigt, dass dieser Vorgang nicht nur eine Datei ändert, sondern denselben Satz von Ersatz regeln auf mehrere Word-Dateien anwendet. Für diejenigen, die häufig komplette Dokumente pflegen, kann diese Methode die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Schritt 1: Suchen Sie den Ersatz eintrag für Word-Schlüssel wörter in der Software
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite verschiedene Arten von Werkzeug kategorien, einschl ießlich Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da es sich bei diesem Verarbeitung objekt um ein Word-Dokument handelt, müssen Sie das "Word-Tool" eingeben.
Wählen Sie in der Liste der Word-Tools "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Wie aus der Beschreibung der Benutzer oberfläche hervor geht, wird die Funktion verwendet, um Schlüssel wörter im Inhalt einer Word-Datei in großen Mengen zu finden und zu ersetzen. Der Schwerpunkt liegt hier auf "Volumen" und "Schlüssel wort": Es eignet sich nicht nur für die Verarbeitung eines Wortes in einem einzelnen Dokument, sondern auch für mehrere Wort gruppen in mehreren Dateien.
Nachdem Sie den richtigen Eingang ausgewählt haben, führt die Software einen schrittweisen Assistenten ein. Dieser Prozess ist für Büro benutzer benutzer benutzer benutzer benutzer freundlicher, da er komplexe Aufgaben in mehrere Phasen unterteilt, in denen Dateien ausgewählt, Optionen festgelegt, Speicherorte festgelegt und die Verarbeitung gestartet werden. Benutzer müssen sie nur in der richtigen Reihenfolge ausführen.
Schritt 2: Importieren Sie Word-Dokumente, die stapel weise verarbeitet werden müssen
Gehen Sie nach dem Aufrufen der Funktions seite zuerst zu "Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus". Über der Benutzer oberfläche stehen zwei häufig verwendete Eingänge zum Hinzufügen von Dateien und zum Importieren von Dateien aus Ordnern zur Verfügung. Wenn Sie nur mit einigen bestimmten Dokumenten arbeiten möchten, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Wenn Sie mehrere Word-Dokumente im gesamten Ordner verarbeiten möchten, ist es besser, auf "Dateien aus Ordnern importieren" zu klicken.
6 Datensätze wurden in den Screenshot importiert und die Dateinamen sind 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. In der Liste werden auch der Datei pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit angezeigt, sodass der Benutzer überprüfen kann, ob die importierte Datei korrekt ist. Am unteren Rand der Benutzer oberfläche wird die Anzahl der Datensätze als 6 angezeigt, was darauf hinweist, dass die aktuelle Aufgabe die anschließende Verarbeitung dieser 6 Word-Dateien durchführt.
Es wird empfohlen, nach dem Import drei Überprüfungen durch zuführen: Überprüfen Sie zunächst, ob die Anzahl der Dateien mit den Erwartungen überein stimmt, bestätigen Sie zweitens, ob die Erweiterung im Word-Format ist, das verarbeitet werden muss, z. B. docx, und bestätigen Sie drittens, ob der Pfad aus dem richtigen Ordner stammt. Wenn Sie versehen tlich eine irrelevante Datei importieren, können Sie sie durch Löschen in der Liste entfernen oder nach dem Klicken auf "Löschen" erneut importieren.
Schritt 3: Wählen Sie die genaue Suche und füllen Sie die Ersatz beziehung aus
Nachdem Sie auf "Weiter" geklickt haben, gehen Sie zu "Verarbeitung optionen festlegen". Hier müssen Sie zuerst die Such methode auswählen. Im Screenshot wird "Text genau suchen" ausgewählt, was bedeutet, dass die Software dem vom Benutzer eingegebenen Textinhalt genau entspricht. Für feste Texte wie Ländernamen, Firmennamen, Produkt modelle und Nummern ist die genaue Suche normaler weise klarer.
Die beiden Listen unter der Seite sind sehr kritisch. Die linke "Liste der zu suchenden Schlüssel wörter" wird verwendet, um den zu ersetzenden Inhalt im Original dokument einzugeben, und die rechte "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" wird verwendet, um den neuen Inhalt nach dem Ersetzen einzugeben. Der Inhalt auf beiden Seiten entspricht Zeilen: Die erste Zeile auf der linken Seite entspricht der ersten Zeile auf der rechten Seite, und die zweite Zeile auf der linken Seite entspricht der zweiten Zeile auf der rechten Seite.
Füllen Sie im Beispiel Australien in der ersten Zeile links und Kanada in der ersten Zeile rechts aus. Dies bedeutet, dass alle übereinstimmen den Australia durch Kanada ersetzt werden. Geben Sie USA in der zweiten Zeile links und Japan in der zweiten Zeile rechts ein. Ersetzen Sie USA durch Japan. Damit ist die Einstellung der beiden Keyword-Gruppen abgeschlossen. Wenn in der tatsächlichen Arbeit mehr Wörter ersetzt werden müssen, können Sie sie weiter gemäß Zeile hinzufügen, solange Sie die linke und rechte Korrespondenz beibehalten.
Die Benutzer oberfläche zeigt auch zusätzliche Optionen an, darunter "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" und "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". Wenn die Groß-und Kleinschreibung des Dokuments nicht einheitlich ist, können Sie die Option Groß-und Kleinschreibung nach Bedarf in Betracht ziehen. Wenn das Schlüssel wort in andere Wörter eingebettet sein kann, verwenden Sie die vollständige Wort übereinstimmung mit Vorsicht, um eine versehen tliche oder fehlende Substitution zu vermeiden.
Schritt 4: Legen Sie die Ausgabe position fest und führen Sie die Stapel verarbeitung durch
Klicken Sie nach Abschluss der Keyword-Einstellungen unten auf der Seite auf "Weiter". Wie Sie in der Prozess leiste sehen können, gehen Sie als Nächstes zu "Speicherort festlegen" und dann zu "Verarbeitung starten". Es wird empfohlen, beim Festlegen des Speicherorts ein neues Ausgabe verzeichnis auszuwählen, z. B. den Ordner Nach der Verarbeitung. Dies hat den Vorteil, dass die ursprüngliche Word-Datei nicht verwechselt wird und die Vergleichs prüfung nach Abschluss der Verarbeitung bequem ist.
Nach dem Eintritt in die Verarbeitung phase verarbeitet die Software mehrere Word-Dateien in Stapeln gemäß der Liste der zuvor importierten Dateien und der festgelegten Ersatz regel. Benutzer müssen 1.docx, 2.docx, 3.docx und andere Dateien nicht einzeln öffnen und müssen den Such ersatz befehl in Word nicht wiederholt ausführen. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Dokument im Ausgabe ordner und prüfen Sie, ob der kritische Speicherort aktualisiert wurde.
Bevor Sie eine große Datenmenge formell verarbeiten, wird empfohlen, ein oder zwei Beispiel dokumente zum Testen zu verwenden. Nachdem Sie bestätigt haben, dass Australia tatsächlich durch Canada und USA durch Japan ersetzt wurde und andere Inhalte nicht beeint rächt igt wurden, verarbeiten Sie den gesamten Ordner. Dies kann Effizienz und Genauigkeit in Einklang bringen.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Ist die Reihenfolge mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern wichtig?Wichtig. Die linke und rechte Liste entsprechen Zeilen, und die alten Wörter in den Zeilen links werden durch neue Wörter in derselben Zeile rechts ersetzt. Achten Sie daher beim Ausfüllen besonders auf die Zeilennummer und schreiben Sie die Positionen von Canada und Japan nicht umgekehrt.
2. Kann ich chinesische Inhalte ersetzen?Dieses Beispiel wird mit einem englischen Ländernamen demonstriert, aber die Funktions logik besteht darin, Text schlüssel wörter in Word zu finden und zu ersetzen. Im tatsächlichen Büro kann es normaler weise auch in chinesischem Text wie Firmennamen, Abteilungs namen, Projektnamen und Bedingungen verwendet werden. Die spezifischen Ergebnisse der Software identifikation und-verarbeitung haben Vorrang.
3. Warum nach der Verarbeitung stichproben artig überprüfen?Die Massen verarbeitung ist sehr effizient, aber sobald die Regeln falsch geschrieben sind, treten auch Fehler in großen Mengen auf. Daher wird empfohlen, nach der Verarbeitung mindestens einige Dokumente nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, insbesondere Dokumente, die Formulare, Bilder, Kopf-und Fuß zeilen oder komplexe Typografie enthalten.
4. Wird empfohlen, die Original datei direkt zu überschreiben?Nicht empfehlen. Eine sicherere Möglichkeit besteht darin, in einen neuen Ordner zu exportieren und die Original datei als Backup beizu behalten. Wenn Sie also feststellen, dass die Ersatz regel nicht geeignet ist, können Sie sie zurücksetzen und erneut verarbeiten.
5. Was nützt es, Zeit informationen in der Datei liste anzuzeigen?Die Erstellung szeit und die Änderungs zeit können dazu beitragen, zu bestätigen, ob es sich bei der Datei um die Ziel version handelt, insbesondere wenn mehrere ähnliche Dateien im selben Verzeichnis vorhanden sind, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, die falsche Datei auszuwählen.
Zusammenfassung
Suchen und ersetzen Sie verschiedene Texte stapel weise in einem Stapel von Docx-Dateien. Der Schlüssel besteht darin, die Regeln für die Auswahl und den Austausch von Dateien zentral zu verwalten. HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" können Benutzer mehrere Word-Dokumente gleichzeitig importieren und Entsprechungen mehrerer Gruppen alter Wörter und neuer Wörter auf derselben Seite festlegen. Im Beispiel zeigt das Ersetzung serge bnis von Australia nach Kanada und USA nach Japan, dass diese Funktion für Büro aufgaben mit mehreren Dateien und mehreren Schlüssel wörtern geeignet ist.
Wenn Sie eine große Anzahl von Word-Vorlagen, Beschreibung materialien oder Projekt dokumenten verwalten, können Sie zuerst die zu verarbeiten den Ordner organisieren, dann die Dateien importieren, die Ersatz liste ausfüllen, den Speicherort festlegen und mit der Verarbeitung beginnen. Diese Methode ist effizienter und einfacher, die Konsistenz von Stapel dokumenten sicher zustellen, als Dokumente einzeln zu öffnen und manuell zu ändern.