Word 문서의 동일한 배치에서 수정해야하는 많은 키워드가있는 경우 docx 또는 doc 파일을 하나씩 열어 변경 사항을 놓치게되어 매우 시간이 많이 걸리고 쉽게 찾을 수 있습니다. 이 기사에서는 사용 방법을 소개하는 예로 여러 Word 파일에서 국가 이름을 대체합니다. HeSoft Doc Batch Tool 일괄 검색 및 Word 파일 콘텐츠의 여러 키워드를 대체하고, 일회성 구성, 일괄 처리, 통합 출력, 계약, 보고서, 데이터 템플릿, 제품 문서 및 고주파 유지 보수가 필요한 기타 사무실 시나리오에 적합합니다.
일상 업무에서 우리는 종종 이러한 상황에 직면합니다. 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가 있으며 일부 키워드를 균일하게 교체해야합니다. 예를 들어 회사 이름 변경, 프로젝트 이름 조정, 지역 이름 업데이트, 제품 모델 업그레이드 또는이 기사의 예와 같이호주교체캐나다, 넣어미국교체일본. Word 파일을 하나씩 연 다음 찾기 및 대체 기능을 사용하여 수동으로 처리하면 단계가 반복 될뿐만 아니라 파일이나 키워드를 놓치기 쉽습니다.
이 기사에서 해결해야 할 문제는 하나의 배치로 많은 Word 파일에서 여러 키워드를 대체하는 방법입니다. 다음은 스크린 샷과 결합되어 사무실 소프트웨어의 사용을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능은 일괄 적으로 여러 docx 파일을 찾아 대체합니다. 이 도구는 사무실 장면을위한 문서 배치 처리 소프트웨어로 배치됩니다. 핵심 가치는 반복 작업을 줄이고 수동으로 하나씩 처리해야하는 Word, Excel, PDF 등과 같은 문서 작업을 일괄 처리로 변환하여 처리 효율성과 일관성을 향상시키는 것입니다.
적용 가능한 시나리오: Word 파일에서 키워드의 일괄 교체에 적합한 상황
Word 문서에서 키워드의 일괄 대체는 "많은 수의 파일, 일관된 교체 규칙 및 수동 수정 비용이 하나씩 높은 모든 시나리오에 적합합니다. 예를 들어, 관리 직원은 여러 통지서에서 이전 부서의 이름을 새 부서의 이름으로 변경해야합니다. 법률 직원은 계약 템플릿의 이전 회사 이름, 이전 주소 및 이전 연락처를 새 정보로 교체해야합니다. 시장 또는 운영 담당자는 제품 데이터의 모델, 국가, 브랜드 및 웹 사이트를 통합 된 방식으로 업데이트해야합니다. 교사 또는 트레이너는 유인물의 용어를 일괄 적으로 수정해야합니다. 대외 무역, 데이터 정렬, 파일 유지 보수 및 기타 게시물은 종종 여러 docx 또는 doc 파일로 고정 된 텍스트 배치를 교체해야합니다.
전통적인 방법은 일반적으로 첫 번째 Word 파일을 열고, Ctrl H를 누르고, 콘텐츠를 찾고, 콘텐츠를 바꾸고, 모두 교체하고, 저장하고, 닫은 다음 파일로 계속하는 것입니다. 문서 수가 적을 때 허용되지만 숫자가 수십 개로 늘어나면 작업 중복이 크게 증가합니다. 호주와 미국을 대체하는 것과 같은 하나 이상의 키워드가있는 경우 더 많은 국가, 지역, 브랜드 또는 프로젝트 이름이있을 수 있으므로 수동 처리의 위험이 더욱 높아집니다. 일괄 처리 도구를 사용하는 장점은 처리 할 Word 파일을 먼저 가져온 다음 한 번에 여러 개의 "검색 키워드" 및 "대체 키워드" 를 구성하고 후속 교체가 소프트웨어에 의해 자동으로 완료된다는 것입니다.
효과 미리보기: Word 콘텐츠 처리 전후에 변경
처리 전 파일 목록에서 예제 폴더에 6 개의 Word 문서가 있으며 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx 입니다. 숫자로 저장된이 유형의 docx 파일은 데이터의 일괄 제작, 템플릿 내보내기 및 보고서 일괄 생성에서 매우 일반적입니다. 처리해야하는 단일 Word가 아니라 Word 파일의 전체 배치입니다.
처리하기 전에 Word 문서 중 하나를 열면 문서의 내용이 사과 다양성 데이터이고 페이지에 테이블, 그림 및 텍스트 설명이 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 빨간색 화살표는 교체해야하는 주요 내용을 표시합니다.원산지다음 값은호주오른쪽에있는 해당 위치의 값은미국. 즉, 이 작업은 한 단어 만 대체하지는 않지만 동시에 여러 Word 파일에서 두 그룹의 키워드를 처리해야합니다.
처리가 완료되면 확인을 위해 결과 파일을 열면 원본 왼쪽을 볼 수 있습니다.호주되고있다캐나다오른쪽에.미국되고있다일본. 문서의 원본 테이블 구조, 그림 내용 및 기타 설명 텍스트는 변경되지 않고 대상 키워드 만 대체됩니다. 이것은 배치 찾기 및 교체의 이상적인 효과입니다. 수동 개입을 최소화하면서 지정된 내용을 정확하게 수정하십시오.
단계: 사무실 소프트웨어를 사용하여 여러 Word 키워드를 일괄 적으로 대체
다음은 스크린 샷의 순서로 전체 작업 프로세스에 대한 설명입니다. 다른 버전의 인터페이스 세부 사항은 약간 다를 수 있지만 핵심 아이디어는 동일합니다. 기능 선택, 파일 가져오기, 키워드 설정, 저장 및 처리 계속, 마지막으로 결과를 확인하십시오.
1 단계: Word 도구를 입력하고 찾기 바꾸기 기능 선택
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽에 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 그림 도구 등 여러 도구 분류를 볼 수 있습니다. 이번에는 Word 문서를 처리해야하므로 먼저 왼쪽을 입력하십시오.단어 도구분류.
Word 도구 목록에서 첫 번째 기능을 선택하십시오.일괄 찾기 및 Word 파일 콘텐츠에서 키워드 교체. 기능 카드가 스크린 샷에서 강조 표시되어 Word에서 텍스트 내용을 찾아서 대체하는 데 사용됨을 나타냅니다. 이 포털의 기능은 특수 작업 마법사를 입력하는 것이며 다음 단계는 파일 선택, 키워드 구성, 위치 설정 저장 및 처리 시작을 완료합니다.
여기에서는 워터 마크 추가, 글꼴 및 단락 형식 수정, 공백 제거, 그림 내보내기, PDF, Word to Doc 또는 Docx 등과 같은 다른 많은 Word 일괄 처리 기능도 소프트웨어에 제공된다는 점에 유의해야합니다. 이번에는 문서 컨텐츠의 키워드를 대체하는 것이 목표이므로 다른 처리 프로세스에 들어 가지 않도록 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 관련 기능을 선택해야합니다.
2 단계: 처리해야하는 Word 파일 추가 또는 가져오기
기능 페이지를 입력하면 현재 작업이 맨 위에 표시됩니다.Word에서 키워드 찾기 및 교체그리고 명확한 단계 바가 있습니다: 단계 1 은 "처리 할 레코드 선택" 이고, 단계 2 는 "처리 옵션 설정" 이고, 단계 3 은 "저장 위치 설정" 이고, 단계 4 는 "처리 시작" 입니다. 이 기능은 일괄 처리 소프트웨어에 익숙하지 않은 사용자가 순서대로 완료하는 데 적합한 마법사 스타일 프로세스를 사용한다는 것을 보여줍니다.
1 단계에서 사용할 수 있습니다.파일 추가단추는 단일 또는 여러 Word 파일을 추가 할 수도 있습니다.폴더에서 파일 가져오기한 번 폴더에 있는 문서를 가져옵니다. 스크린 샷에서 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 이 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 표시되므로 파일이 올바르게 추가되었는지 여부를 확인하는 데 편리합니다.
목록에서 볼 수 있듯이 6 개의 파일은 모두 D:\ test 경로에 확장자가 docx 있습니다. 실제로 doc 파일을 다루는 경우 함수가 파일 형식을 지원하는지 여부를 먼저 확인할 수도 있습니다. 일반적으로 보류중인 파일을 폴더에 넣고 일괄 교체 전에 원래 백업을 유지하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 교체 규칙이 잘못 설정되었더라도 원래 데이터에 영향을주지 않고 신속하게 롤백 할 수 있습니다.
파일 목록이 올바른지 확인한 후 페이지 하단을 클릭하십시오.다음 단계키워드 설정 페이지를 입력합니다. 목록에서 처리 할 필요가없는 파일이있는 경우 인터페이스의 삭제 작업에 따라 파일을 제거 할 수 있습니다. 가져오기 후에 많은 수의 파일이 있는 경우 테이블 정보를 통해 파일 이름과 경로를 확인하여 대상 범위 내의 Word 문서만 처리되도록 할 수도 있습니다.
3 단계: 검색 방법 및 여러 대체 키워드 그룹 설정
단계 2, "처리 옵션 설정" 에서, 인터페이스는 먼저 검색 방법을 제공한다. 이 예제는 선택정확히 텍스트 찾기. 그 의미는 명확한 이름, 번호, 국가, 도시, 회사 이름, 제품 이름 및 기타 고정 된 키워드를 대체하기에 적합한 입력 텍스트 내용에 따라 정확하게 일치시키는 것입니다. 옆에 "수식을 사용하여 흐릿한 텍스트를 찾으십시오" 옵션을 볼 수도 있지만이 기사의 예는 정확한 발견을 사용하므로 정확한 대체에만 중점을 둡니다.
추가 옵션 중 인터페이스에는 "문자의 경우를 무시하십시오" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치시키는 것과 같은 옵션이 표시됩니다. 이러한 옵션은 스크린 샷에서 확인되지 않아 이번에는 기본 상태에 따라 처리되었음을 나타냅니다. 실제 사용시 키워드에 사례 차이가있는 경우 문서 상황에 따라 사례를 무시할지 여부를 결정할 수 있습니다.
키 설정은 아래 두 목록에 있습니다. 왼쪽은찾을 키워드 목록오른쪽은교체 후 키워드 목록. 양면은 행별로 서로 일치합니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행 인 호주에 해당합니다. 왼쪽의 두 번째 줄인 미국은 오른쪽의 두 번째 줄인 일본에 해당합니다. 이 서신에 따르면이 소프트웨어는 문서에서 발견 된 호주를 캐나다와 미국과 일본으로 대체 할 것입니다.
여기에는 매우 중요한 작동 원리가 있습니다. 왼쪽과 오른쪽의 행 수와 순서가 일관되어야합니다. 즉, 왼쪽 행의 키워드는 오른쪽 행의 내용으로 대체됩니다. 10 개의 대체 관계 그룹이있는 경우 동일한 방식으로 줄별로 채울 수도 있습니다. 예를 들어 이전 프로젝트 이름은 새 프로젝트 이름에 해당하고 이전 주소는 새 주소에 해당하며 이전 연락처 정보는 새 연락처 정보에 해당합니다. 행의 오른쪽이 비어 있으면 삭제 또는 비 대체로 해석 될 수 있습니다. 실제 작동 전에 인터페이스의 프롬프트와 함께 신중하게 확인해야합니다.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 일괄 처리 시작
키워드 규칙을 설정 한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계. 페이지 상단의 스텝 바에 따르면 "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 단계를 입력합니다. 이 단계의 목적은 처리 된 Word 파일을 저장할 위치를 결정하는 것입니다. 비교를 용이하게하고 원본 파일을 덮어 쓰지 않으려면 "대체 파일", "출력 결과" 또는 날짜별로 명명 된 폴더와 같은 새 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 설정 한 후 시작 처리 단계를 입력하고 인터페이스의 프롬프트로 작업을 시작하십시오. 이 소프트웨어는 목록에있는 여러 Word 파일에서 찾기 및 바꾸기를 하나씩 수행합니다. 수동으로 6 개의 파일을 열고 별도로 작동하는 것과 비교하여 일괄 처리 방법은 대체 규칙을 한 번만 구성하면 소프트웨어에 의해 자동으로 완료됩니다. 파일 수가 많을수록 시간이 절약됩니다.
처리가 완료된 후에는 대상 키워드가 성공적으로 교체되었는지 여부와 대상이 아닌 콘텐츠가 변경되지 않은지에 초점을 맞추어 확인을 위해 여러 결과 문서를 무작위로 여는 것이 좋습니다. 이 기사의 예에서 처리 된 스크린 샷이 확인되었습니다. 호주는 캐나다로 성공적으로 교체되었고 미국은 일본으로 성공적으로 교체되었으며 문서의 그림과 테이블 레이아웃은 여전히 보존되어 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 여러 키워드를 교체 할 때 주문에주의를 기울이는 이유는 무엇입니까?
배치 교체는 일반적으로 일대일 대응을 사용하기 때문입니다. 왼쪽 검색 목록과 오른쪽 교체 목록이 행별로 일치합니다. 주문이 잘못되면, A는 해당 콘텐츠로 대체될 수 있다. 그래서 다음을 클릭하기 전에 줄별로 확인하십시오.
2. docx 및 doc 파일을 처리 할 수 있습니까?
스크린 샷 예제에서 docx 파일을 가져옵니다. 실제 사용시 doc 파일을 처리해야하는 경우 먼저 테스트 파일을 소프트웨어에 추가하여 정상적으로 인식 할 수 있는지 확인할 수 있습니다. 이전 문서 문서의 경우 일괄 교체 전에 docx로 변환 할 수도 있습니다.
3. 그림, 테이블 및 형식에 영향을 줍니까?
샘플 결과에서 작업의 대상은 Word 문서의 텍스트 키워드이며 테이블, 그림 및 대부분의 레이아웃은 처리 후 동일하게 유지됩니다. 그러나 서로 다른 문서 구조의 복잡성은 다르며 공식적인 일괄 처리 전에 적은 수의 파일로 테스트하는 것이 좋습니다.
4. 오류의 위험을 줄이는 방법?
먼저 원본 파일을 백업하십시오. 둘째, 명확하고 고유 한 키워드를 사용해보십시오. 다시 한 번, 케이스를 무시할지 여부와 필요에 따라 완전한 단어를 일치할지 여부를 선택하십시오. 마지막으로 처리 후 결과를 확인하십시오. 계약, 입찰, 법률 문서 및 기타 중요한 문서의 경우 수동 검토를 수행해야합니다.
5. 얼마나 많은 그룹의 키워드가 한 번에 교체에 적합합니까?
대체 관계가 명확한 한, 다수의 키워드 세트가 통합 처리를 위해 리스트에 채워질 수 있다. 그러나 "USA" 및 "US" 와 같은 관계가 포함 된 단어의 경우 검사하지 않고 많은 수의 복잡한 규칙을 가져 오는 것은 권장하지 않습니다. 연쇄 효과를 피하기 위해 교체 순서와 매칭 방법을 먼저 확인해야합니다.
요약: 중복 검색 및 교체를 일괄 처리 도구에 맡겨 완료합니다.
많은 Word 파일에서 여러 키워드를 대체하는 일괄 처리는 본질적으로 반복적이지만 정확한 사무실 작업입니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool , Docx 문서를 하나씩 열고 검색 및 교체 규칙을 하나씩 입력하는 원래 작업은 "파일 가져 오기-키워드 서신 채우기-위치 저장-시작 처리" 의 배치 프로세스로 변환 할 수 있습니다. 많은 수의 파일과 명확한 교체 규칙이있는 시나리오의 경우이 방법은 수동 작동 시간을 크게 줄이고 변경 사항을 놓칠 확률을 줄일 수 있습니다.
Word 계약, 보고서, 제품 자료, 교육 문서 또는 템플릿 파일의 배치를 처리하고 회사 이름, 지역, 프로젝트 이름, 제품 모델 등을 대체해야하는 경우 이 문서의 단계를 따라 전체 폴더에서 일괄 처리를 수행하기 전에 적은 수의 파일로 테스트 할 수 있습니다. 이것은 대체 효과를 제어 할 수있을뿐만 아니라 일괄 처리 파일에서 사무실 소프트웨어의 가치를 최대한 활용하여 노동의 중복을 줄이고 효율성을 향상시킵니다.