Lorsqu'il y a plusieurs mots-clés dans le même lot de documents Word qui doivent être modifiés de manière unifiée, il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers docx ou doc pour trouver et remplacer un par un, et il est facile de les manquer. Cet article explique comment utiliser le remplacement du nom de pays dans plusieurs fichiers Word comme exemple HeSoft Doc Batch Tool Recherchez et remplacez plusieurs mots-clés dans le contenu du fichier Word par lots, réalisant une configuration unique, un traitement par lots et une sortie unifiée, adaptés aux scénarios de bureau qui nécessitent une maintenance haute fréquence, tels que les contrats, les rapports, les modèles de données et les documents produits.
Dans le bureau quotidien, vous rencontrez souvent une telle situation: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier, et certains mots clés à l'intérieur doivent être remplacés uniformément. Par exemple, le changement de nom de l'entreprise, le réglage du nom du projet, la mise à jour du nom de la région, la mise à niveau du modèle de produit ou, comme dans l'exemple de cet article, il est nécessaire de mettre plusieurs fichiers docx dansAustraliaRemplacer parCanada, MettezUSARemplacer parJapan. Si vous ouvrez le fichier Word un par un, puis utilisez la fonction de recherche et de remplacement pour le gérer manuellement, non seulement les étapes se répètent, mais il est également facile de manquer un fichier ou un mot-clé.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment remplacer plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word à la fois. Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran pour démontrer l'utilisation du logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer des mots clés dans Word" dans, recherche et remplacement par lots de plusieurs fichiers docx. Le positionnement de cet outil est un logiciel de traitement par lots de documents pour les scènes de bureau. La valeur fondamentale est de réduire les opérations répétées et de convertir les tâches de fichiers telles que Word, Excel et PDF qui doivent être traitées manuellement une par une en processus par lots, améliorant ainsi l'efficacité et la cohérence du traitement.
Scènes applicables: ce qui convient pour remplacer par lots des mots-clés dans un fichier Word
Le remplacement par lots des mots-clés dans le document Word convient à tous les scénarios avec "un grand nombre de fichiers, des règles de remplacement cohérentes et un coût élevé de modification manuelle un par un". Par exemple, le personnel administratif doit changer l'ancien nom du service dans plusieurs avis au nouveau nom du service; le personnel juridique doit remplacer l'ancien nom de l'entreprise, l'ancienne adresse et l'ancien contact dans le modèle de contrat par de nouvelles informations; le personnel du marché ou de l'exploitation doit mettre à jour les informations sur le produit Le modèle, le pays, la marque et le site Web sont uniformément mis à jour; les enseignants ou les formateurs doivent modifier les termes du document par lots; des postes tels que le commerce extérieur, le tri des données et la maintenance des fichiers doivent souvent remplacer un lot de texte fixe dans plusieurs fichiers docx ou doc.
La pratique traditionnelle consiste généralement à ouvrir le premier fichier Word, à appuyer sur Ctrl H, à saisir le contenu de recherche et à remplacer le contenu, à cliquer sur tout remplacer, à enregistrer, à fermer et à continuer le fichier suivant. Les documents sont acceptables quand ils sont petits, mais lorsque le nombre augmente à des dizaines, le travail répété augmentera considérablement. Une fois qu'il y a plus d'un mot clé, par exemple, pour remplacer Australia et USA, il peut y avoir plus de pays, de régions, de marques ou de noms de projet, le risque de traitement manuel augmentera encore. L'avantage de l'utilisation de l'outil de traitement par lots est de diriger le fichier Word qui doit être traité, puis de configurer plusieurs «mots-clés de recherche» et «mots-clés de remplacement» à la fois, et le logiciel complète automatiquement le remplacement ultérieur.
Aperçu des effets: Traiter les changements de contenu Word avant et après
À partir de la liste des fichiers avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 6 documents Word dans cet exemple de dossier, et les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Ce type de fichier docx enregistré par numéro est très courant dans la production par lots de données, l'exportation de modèles et la génération de rapports par lots. Ce n'est pas un seul Word qui doit être traité, mais un lot entier de fichiers Word.
Ouvrez l'un des documents Word avant le traitement, vous pouvez voir que le contenu du document est une variété de données Apple, et la page contient des tableaux, des images et des descriptions de texte. La flèche rouge indique ce qui doit être remplacé: à gaucheCountry of OriginLa valeur suivante estAustraliaLa valeur de la position correspondante à droite estUSA. En d'autres termes, cette opération ne remplace pas un seul mot, mais nécessite le traitement simultané de deux ensembles de mots-clés dans plusieurs fichiers Word.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de résultat pour vérifier, vous pouvez voir l'original à gaucheAustraliaEst devenuCanada, À droiteUSAEst devenuJapan. La structure originale du tableau, le contenu de l'image et les autres textes explicatifs du document restent inchangés et seuls les mots-clés cibles sont remplacés. C'est exactement l'effet idéal de la recherche et de la substitution par lots: modifier avec précision le contenu spécifié tout en minimisant l'intervention manuelle.
Étapes: Remplacer plusieurs mots-clés Word par lots avec un logiciel de bureau
Ci-dessous, le processus de fonctionnement complet est expliqué dans l'ordre des captures d'écran. Bien que les détails de l'interface des différentes versions puissent être légèrement différents, les idées de base sont les mêmes: sélectionner des fonctions, importer des fichiers, définir des mots-clés, continuer à enregistrer et à traiter, et enfin vérifier les résultats.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs catégories d'outils sur le côté gauche, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, texte, image, etc. Puisque le document Word doit être traité cette fois, entrez d'abord dans le côté gaucheOutils WordClassification.
Dans la liste des outils Word, sélectionnez la fonction 1:Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word. Dans la capture d'écran, la carte de fonction est mise en surbrillance, indiquant qu'elle est utilisée pour rechercher et remplacer le contenu textuel dans Word par lots. La fonction de cette entrée est d'entrer dans un assistant de tâche spécial, et la sélection du fichier, la configuration des mots-clés, le réglage de l'emplacement d'enregistrement et le traitement de démarrage seront terminés par étapes.
Il convient de noter ici que le logiciel fournit également de nombreuses autres capacités de traitement par lots Word, telles que l'ajout de filigranes, la modification des polices et des formats de paragraphes, la suppression des blancs, l'exportation d'images, Word vers PDF, Word vers Doc ou Docx, etc. Mais cette fois, l'objectif est de remplacer les mots-clés dans le contenu du document, vous devez donc sélectionner la fonction associée "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" pour éviter d'entrer dans d'autres processus.
Étape 2: Ajouter ou importer le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la partie supérieure affiche la tâche actuelle commeRechercher et remplacer des mots-clés dans Word, Et il y a des étapes claires: l'étape 1 consiste à "sélectionner les enregistrements à traiter", l'étape 2 est "Définir les options de traitement", l'étape 3 est "Définir la position de sauvegarde" et l'étape 4 est "Démarrer le traitement". Cela montre que la fonction utilise un processus orienté, qui convient aux utilisateurs qui ne sont pas familiers avec le logiciel de traitement par lots pour terminer dans l'ordre.
À l'étape 1, vous pouvez passer par la page au-dessus deAjouter un fichierBouton pour ajouter un ou plusieurs fichiers Word, également viaImporter des fichiers à partir d'un dossierImporter des documents dans un dossier à la fois. 6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran. La liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification, afin de confirmer si le fichier est ajouté correctement.
Comme vous pouvez le voir dans la liste, les 6 fichiers sont tous sous le chemin D:\ test et les extensions sont docx. Si vous traitez réellement le fichier doc, vous pouvez également confirmer si la fonction prend en charge votre format de fichier; généralement avant le remplacement par lots, il est recommandé de centraliser les fichiers en attente dans un dossier et de conserver une sauvegarde originale. De cette manière, même si la règle de remplacement est mal définie, elle peut être rapidement renvoyée sans affecter les données d'origine.
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur en bas de la pageProchaine étapeAccédez à la page de paramètres de mots-clés. Si un fichier qui n'a pas besoin d'être traité apparaît dans la liste, vous pouvez le supprimer en fonction de l'opération de suppression dans l'interface; s'il y en a beaucoup après l'importation, vous pouvez également vérifier le nom du fichier et le chemin via les informations du tableau pour vous assurer que seuls les documents Word dans la plage cible sont traités.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et plusieurs groupes de mots-clés de remplacement
À l'étape 2, "Définir les options de traitement", l'interface fournit d'abord un moyen de rechercher. Cet exemple de sélection estRecherche précise du texte. Sa signification est de correspondre avec précision au contenu du texte saisi, et il convient de remplacer des mots-clés fixes tels que des noms clairs, des numéros, des pays, des villes, des noms de sociétés et des noms de produits. Vous pouvez également voir l'option "Utiliser la formule pour brouiller la recherche de texte" à côté, mais l'exemple de cet article utilise une recherche précise, il est donc expliqué uniquement autour de la substitution exacte.
Dans les options supplémentaires, l'interface affiche des options telles que "Ignorer la casse de la lettre", "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ces options ne sont pas cotées dans la capture d'écran, indiquant que cette fois, elles sont traitées selon l'état par défaut. En utilisation réelle, si votre mot-clé présente des différences de casse, vous pouvez décider d'ignorer ou non la casse en fonction de la situation du document; si le mot-clé est susceptible d'apparaître dans d'autres parties de mots, vous devez définir soigneusement la correspondance complète des mots pour éviter le remplacement accidentel.
Les paramètres clés sont situés dans les deux listes ci-dessous: Le côté gauche estListe des mots clés à rechercherÀ droite estListe des mots clés après remplacement. Les deux côtés correspondent par ligne: Australia à gauche, qui correspond à la première ligne Canada à droite; USA à gauche, qui correspond à la deuxième ligne Japan à droite. Selon cette correspondance, le logiciel remplacera Australia trouvé dans le document par Canada et USA par Japan.
Il y a un principe de fonctionnement très important ici: le nombre de lignes et l'ordre des côtés gauche et droit doivent être cohérents. En d'autres termes, les mots-clés des lignes de gauche seront remplacés par le contenu des lignes de droite. Si vous avez 10 ensembles de relations de remplacement, vous pouvez également les remplir ligne par ligne de la même manière, par exemple, l'ancien nom du projet correspond au nouveau nom du projet, l'ancienne adresse correspond à la nouvelle adresse et l'ancienne méthode de contact correspond au nouveau contact. Si le côté droit d'une ligne est vide, il peut être compris comme supprimé ou non remplacé. Vous devez le confirmer soigneusement en combinaison avec les invites de l'interface avant l'opération proprement dite.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Une fois la règle de mot-clé définie, cliquez sur le bas deProchaine étape. Selon les étapes situées au-dessus de la page, les étapes «Définir l'emplacement de sauvegarde» et «Démarrer le traitement» entrent ensuite. Le but de cette étape de sauvegarde de l'emplacement est de décider où enregistrer le fichier Word après le traitement. Pour faciliter la comparaison et éviter d'écraser le fichier d'origine, il est recommandé de privilégier un nouveau dossier de sortie, tel que les fichiers remplacés, les résultats de sortie ou les dossiers nommés par date.
Après avoir terminé le réglage de l'emplacement de sauvegarde, entrez dans la phase de démarrage du traitement et suivez les instructions de l'interface pour démarrer la tâche. Le logiciel effectue la recherche et le remplacement de plusieurs fichiers Word dans la liste un par un. Par rapport à l'ouverture manuelle de 6 fichiers pour fonctionner séparément, la méthode de traitement par lots ne nécessite qu'une seule configuration de règles de remplacement, et le logiciel le complète automatiquement. Plus le nombre de fichiers est important, plus le gain de temps de cette manière est évident.
Une fois le traitement terminé, il est recommandé d'ouvrir au hasard plusieurs documents de résultat pour la vérification, en se concentrant sur la vérification si le mot-clé cible a été remplacé avec succès et si le contenu non cible reste inchangé. Dans cet exemple, la capture d'écran traitée a été vérifiée: Australia a été remplacée avec succès par Canada,USA a réussi à remplacer par Japan, et la disposition des images et des tableaux dans le document est toujours conservée.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi faire attention à l'ordre lors du remplacement de plusieurs mots-clés?
Parce que la substitution par lots utilise généralement une correspondance une à une. La liste de recherche de gauche et la liste de remplacement de droite correspondent par ligne. Si l'ordre est mal rempli, A peut être remplacé par un contenu non correspondant. Par conséquent, vérifiez ligne par ligne avant de cliquer sur Suivant.
2. les fichiers docx et doc sont-ils gérés?
L'importation dans l'exemple de capture d'écran est un fichier docx. En utilisation réelle, si vous devez traiter le fichier doc, vous pouvez d'abord ajouter un fichier de test au logiciel pour confirmer si vous pouvez l'identifier normalement. Pour les anciens documents doc, vous pouvez également les convertir en docx puis les remplacer par lots le cas échéant.
3. Les images, les tableaux et les formats sont-ils affectés?
À partir des résultats de l'exemple, la cible de l'opération est les mots-clés texte dans le document Word, et les tableaux, les images et la plupart des mises en page restent les mêmes après le traitement. Cependant, le degré de complexité des différentes structures de documents est différent. Il est recommandé de tester un petit nombre de fichiers avant le traitement formel par lots.
4. Comment réduire le risque de remplacement par erreur?
Tout d'abord, sauvegardez le fichier d'origine; deuxièmement, essayez d'utiliser des mots-clés clairs et uniques; choisissez à nouveau si vous souhaitez ignorer la casse et faire correspondre le mot complet en fonction des besoins; et vérifiez les résultats après le traitement final. Pour les documents importants tels que les contrats, les offres et les textes juridiques, un examen manuel doit être effectué.
5. Combien de groupes de mots-clés conviennent pour remplacer à la fois?
Tant que la relation de remplacement est claire, plusieurs groupes de mots-clés peuvent être remplis dans la liste pour un traitement unifié. Cependant, il n'est pas recommandé d'importer un grand nombre de règles complexes sans inspection, en particulier pour les mots qui contiennent des relations, telles que "USA" et "US". La séquence de substitution et la méthode de correspondance doivent être confirmées en premier pour éviter les effets en chaîne.
Résumé: Remporter la recherche en double à l'outil de traitement par lots
Le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word est essentiellement une tâche de bureau répétitive mais précise. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez convertir l'opération qui nécessitait à l'origine d'ouvrir le document docx un par un et de saisir une par une pour trouver les règles de remplacement en un processus par lots de "Importer le fichier-remplir la correspondance des mots-clés-définir l'emplacement d'enregistrement-démarrer le traitement". Pour les scénarios avec un grand nombre de fichiers et des règles de remplacement claires, cette méthode peut réduire considérablement le temps de fonctionnement manuel et également réduire la probabilité de modification manquée.
Si vous travaillez sur un lot de contrats Word, de rapports, d'informations sur les produits, de documents de formation ou de fichiers de modèle, et que vous devez remplacer uniformément le nom de l'entreprise, la région, le nom du projet, le modèle de produit, etc., vous pouvez suivre les étapes de cet article pour tester avec un petit nombre de fichiers, puis effectuer le dossier complet. Cela peut non seulement garantir que l'effet de remplacement est contrôlable, mais aussi faire jouer pleinement la valeur du traitement par lots de fichiers par des logiciels de bureau, réduire la duplication du travail et améliorer l'efficacité.