와 같은 워드 문서계약, 자료, 템플릿 및 사양은 종종 이전 이름을 새 이름으로 변경하고, 이전 영역을 새 영역으로 변경하고, 이전 매개 변수를 새 매개 변수로 변경하는 등 키워드를 일괄 적으로 업데이트해야합니다. 이 기사에서는 실제 스크린 샷을 사용하는 방법을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool Word를 선택하여 기능을 찾고 교체하고, 여러 docx 파일을 추가하고, 정확한 텍스트 검색 및 여러 대체 단어 그룹을 설정하고, 저장 및 처리를 완료하여 사용자가 많은 문서의 통합 수정을 신속하게 완료 할 수 있습니다.
기업 사무실 및 데이터 유지 관리에서 Word 문서는 종종 혼자 존재하지 않습니다. 프로젝트에는 여러 계약 첨부 파일이 있고 제품에 여러 문서가 있을 수 있으며 교육 과정에는 여러 세트의 유인물 템플릿이있을 수 있습니다. 이전 원산지, 이전 고객 이름, 이전 회사 이름 및 이전 용어 설명을 새 콘텐츠로 대체하는 것과 같이 이러한 키워드 중 일부를 업데이트해야하는 경우 수동으로 계속 찾아서 하나씩 교체하면 매우 비효율적입니다.
이 기사는 "Word 파일은 여러 키워드를 일괄 적으로 대체합니다" 에 초점을 맞추고 스크린 샷으로 전체 프로세스를 보여줍니다. 이 예제에서는 여러 docx 문서에서 캐나다와 미국을 일본으로 대체해야합니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 이러한 규칙은 한 번에 구성 할 수 있으며 일괄 적으로 여러 Word 파일에 적용되므로 노력 중복을 줄일 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오: 계약, 재료 및 템플릿이 일괄 교체에 적합한 이유
Word 키워드의 일괄 대체는 예제의 영어 자료에만 적용 할 수있는 것은 아닙니다. 실제 작업에서는 다음과 같은 시나리오가 매우 일반적입니다. 회사 이름이 변경된 후 과거 계약 템플릿, 견적 및 승인이 통일 된 방식으로 수정되어야합니다. 제품 매개 변수를 조정 한 후 지침, 판촉 자료 및 기술 문서를 동시에 업데이트해야합니다. 프로젝트 이름이 변경된 후 계획 책, 회의록 및보고 자료를 일괄 적으로 교체해야합니다. 다국어 자료에서 일부 고정 단어를 균일하게 조정해야 할 수도 있습니다.
이러한 작업의 일반적인 특성은 많은 파일, 고정 규칙 및 많은 반복 작업입니다. "찾을 것" 과 "대체 할 것" 을 명확하게 나열 할 수있는 한 일괄 처리 도구를 사용하여 완료하는 것이 적합합니다. 여기서 사무실 소프트웨어의 핵심 가치는 복잡하지 않지만 사용자가 적은 단계로 많은 수의 반복적 인 문서 처리를 완료 할 수 있도록합니다.
효과 미리보기: 통합 수정을 기다리는 여러 Word 파일이 있습니다.
처리하기 전에.처리하기 전에 많은 Word 문서가 폴더에 준비되었으며 파일 이름은 1.docx ~ 6.docx입니다. 일괄 처리 작업의 경우 수정 할 파일을 먼저 한 폴더에 넣는 것이 좋습니다. 이는 가져올 때 더 직관적이며 처리 범위를 후속 검증하는 데 편리합니다.
문서를 연 후 그래프 및 필드 설명 형식으로 표시된 내용을 볼 수 있습니다. 빨간색 화살표로 표시된 위치는 이번에 대체 할 키워드입니다: 호주와 미국. 이 단어들은 본문에서 원산지 필드 뒤에 배치됩니다. 수동으로 교체 할 때는 각 Word 파일에서 호주와 미국을 검색 한 다음 캐나다와 일본을 각각 입력해야합니다. 파일 수가 많을수록 프로세스가 더 많이 발생합니다.
효과 미리보기: 처리 된 키워드가 일괄 업데이트되었습니다.
처리 후 문서를 보면 호주가 캐나다로 업데이트되었고 미국이 일본으로 업데이트되었음을 알 수 있습니다. 문서의 사과 그림, 다양한 제목, 테이블 테두리 및 기타 필드는 그대로 유지되어 처리 목표가 키워드 교체 자체에 초점을 맞추고 있음을 나타냅니다.
이러한 종류의 처리 효과는 Word의 원래 형식을 유지해야하는 사무실 문서에 매우 적합합니다. 계약 템플릿의 회사 이름이나 제품 데이터의 매개 변수 텍스트에 관계없이 교체 규칙이 명확한 한 배치 수정을 동일한 방법으로 완료 할 수 있습니다.
작업 1 단계: "Word 키워드 찾기 및 교체" 선택
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 탐색 막대에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 소프트웨어 인터페이스는 사용자가 작업 중복을 줄일 수 있도록 사무실 파일 배치 처리를위한 위치임을 나타내는 여러 문서 배치 분류를 볼 수 있습니다. 이번에는 Word 문서의 내용이 처리되므로 Excel, PDF 또는 그림 도구를 입력 할 필요가 없습니다.
Word 도구 페이지에서 Word에서 키워드 찾기 및 대체를 선택하십시오. 스크린 샷에서이 기능 카드에 대한 설명은이 기사의 핵심 작업 인 "Word File Content에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 입니다. 이 기능을 입력하면 소프트웨어는 파일 선택, 처리 옵션, 위치 저장 및 단계별 처리를 통해 사용자를 안내합니다.
작업 2 단계: 파일 추가 또는 폴더 가져 오기 Word 문서
함수를 입력 한 후 첫 번째 단계는 처리해야하는 레코드를 선택하는 것입니다. 페이지 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "기타" 와 같은 버튼을 볼 수 있습니다. 정상적인 상황에서는 몇 개의 파일 만 처리되는 경우 "파일 추가" 를 클릭 할 수 있습니다. 폴더가 처리 할 Word 문서로 가득 찬 경우 "폴더에서 파일 가져오기" 를 클릭하여 배치 작업에 더 적합합니다.
이 예에서는 6 개의 docx 파일을 가져옵니다. 목록에는 일련 번호로 각 파일의 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 여기 목록은 처리하기 전에 확인 목록에 해당합니다. 사용자는 1.docx ~ 6.docx 가 수정되어야 할 모든 문서인지, 경로 D:\ test \ 가 올바른지, 확장자가 예상대로인지 여부를 확인해야합니다. 하단에서 "다음" 을 확인하고 클릭하십시오.
많은 수의 파일이있는 경우 먼저 폴더를 통해 버전을 구성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 원래 파일을 "보류중인" 폴더에 넣고 처리 된 파일을 "처리 된" 폴더에 넣으십시오. 스크린 샷에 특정 폴더 명명 방법이 표시되지 않지만 일괄 처리 경험에서 명확한 파일 조직은 후속 검사를 더 걱정없이 만들 수 있습니다.
운영 단계 3: 정확한 검색 텍스트 설정 및 교체 목록
두 번째 단계는 처리 옵션을 설정하는 것입니다. 스크린 샷에서 "찾기" 아래에서 "정밀한 텍스트 찾기" 를 선택하십시오. 즉, 소프트웨어가 사용자가 입력 한 텍스트에 따라 정확하게 찾아서 대체되며, 이는 명확한 키워드, 문구, 이름, 숫자 또는 매개 변수를 대체하는 데 매우 적합합니다. "수식 흐림이있는 텍스트 찾기" 옆은 선택되지 않으므로이 예제는 퍼지 일치가 아니라 정확한 대체입니다.
"추가 옵션" 에서 두 가지 옵션을 볼 수 있습니다: "문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치". 이 두 설정은 실제 문서에 따라 결정됩니다. 예를 들어 영어 키워드에 사례 차이가있을 수있는 경우 사례 관련 설정을 고려할 수 있습니다. 키워드가 짧고 다른 단어의 일부를 대체 할 염려가있는 경우 전체 단어 일치에주의를 기울여야합니다. 이 예제의 스크린 샷은 정확한 검색 및 키워드 목록에 중점을 둡니다.
페이지 하단에는 왼쪽의 "찾을 수있는 키워드 목록" 과 "오른쪽 교체 후 키워드 목록" 이 있습니다. 예제 작성 방법은 다음과 같습니다. 왼쪽 첫 번째 줄의 호주, 오른쪽 첫 번째 줄의 캐나다; 왼쪽의 두 번째 줄에 미국, 오른쪽의 두 번째 줄에 일본. 소프트웨어는 동일한 줄 번호를 기반으로 대체 관계를 설정하므로 왼쪽 및 오른쪽 목록의 순서가 일치해야합니다.
더 많은 키워드가있는 경우 계속 추가 할 수도 있습니다. 예를 들어, 이전 회사 이름, 새 회사 이름, 이전 주소, 새 주소, 이전 모델 및 새 모델을 그룹으로 입력 할 수 있습니다. 공백이 일치하는 결과에 영향을 미칠 수 있기 때문에, 특히 영어, 번호 및 서명 된 콘텐츠를 채울 때 추가 공간을 피하십시오. 인터페이스는 또한 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다" 라는 메시지가 표시되므로 원본 단어를 삭제하지 않으려면 해당 동작을 오른쪽에 비워 두지 마십시오.
4 단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
키워드 규칙이 설정되면 다음 "을 클릭하십시오. 프로세스 바에서 알 수 있는 바와 같이, 다음 단계는 "설정 저장 위치" 및 "시작 처리" 를 포함한다. Word 내용을 대량으로 수정할 때 저장 위치를 선택하는 것이 매우 중요합니다. 공식 문서를 처리 할 때 원본 문서를 보관하고 출력 결과를 다른 위치에 저장하여 비교 및 롤백을 용이하게하는 것이 좋습니다.
시작 처리 단계를 입력한 후, 소프트웨어는 이전에 가져온 파일 목록에 따라 하나씩 규칙을 실행합니다. 예제에있는 6 개의 docx 파일의 경우 시스템은 호주와 미국을 차례로 찾아 캐나다 및 일본으로 각각 대체합니다. 처리 후 사용자는 출력 파일을 열고 결과가 예상대로인지 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 멀티 키워드 대체는 서로 영향을 미치지 않습니까?키워드 사이에 관계가 없다면 일반적으로 더 명확합니다. 예를 들어, 호주와 미국은 두 개의 독립적 인 단어입니다. "ABC" 와 "ABC Company" 와 같은 키워드간에 포함 관계가있는 경우 대체 순서와 규칙을 먼저 분류하고 적은 수의 파일로 테스트하는 것이 좋습니다.
2. 적은 수의 파일을 먼저 테스트하는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?일괄 처리는 한 번에 여러 문서에 영향을 줄 수 있습니다. 먼저 1 ~ 2 개의 문서로 테스트하여 키워드가 올바르게 채워져 있는지 여부와 교체 결과가 기대치를 충족하는지 확인한 다음 위험이 낮은 모든 문서를 처리하십시오.
3. 특정 파일 만 대체 할 수 있습니까?처리 범위는 수입 목록을 통해 제어 할 수 있습니다. 수정해야 하는 Word 파일만 목록에 추가되고 처리할 필요가 없는 파일은 가져오지 않습니다. 이미 가져온 경우 계속하기 전에 목록에서 제거 할 수 있습니다.
4. 대체 단어의 오른쪽이 비어 있습니다. 그것은 무엇을 의미합니까?스크린 샷에서 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다". 즉, 좌측에서 발견된 키워드는 대응하는 새로운 콘텐츠가 없는 경우 삭제될 수 있다. 이 설정은 고정 텍스트를 삭제하는 데 적합하지만 일반 교체 작업에는 적합하지 않습니다.
5. 잘못된 교체를 줄이는 방법?가능한 한 완전한 키워드를 입력하고 너무 짧은 텍스트를 사용하지 마십시오. 영어를 다룰 때 사례 및 단어 경계에주의하십시오. 공식 문서를 처리하기 전에 원본을 백업하십시오. Word를 사용하여 이전 키워드를 검색하여 처리 후 검토하십시오.
요약
Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 교체하기위한 주요 프로세스는 Word 검색 및 교체 기능 선택, 처리 할 docx 또는 doc 문서 가져오기, 정확한 검색 텍스트 및 다중 그룹 교체 목록을 설정 한 다음 마지막으로 설정 네 단계로 요약 할 수 있습니다. 저장 위치 및 시작 처리. HeSoft Doc Batch Tool 이러한 단계를 마법사 프로세스로 만들어 계약, 자료, 템플릿, 사양 및 균일하게 업데이트해야하는 기타 사무실 문서에 적합합니다. 수동 일대일 교체와 비교하여 노력의 중복을 줄이고 수정 일관성을 향상시킵니다. 공식 일괄 처리 전에 원본 파일을 백업하고 적은 수의 문서 확인 규칙을 사용하여 전체 폴더가 올바른지 확인한 후 전체 폴더를 처리하는 것이 좋습니다.