Si vous souhaitez dupliquer un dossier modèle en plusieurs exemplaires et les renommer selon des noms spécifiés, vous pouvez utiliser la fonction de traitement par lots de dossiers. Cet article prend la génération de dossiers de janvier à décembre 2026 (2026-01 à 2026-12) comme exemple, expliquant comment préparer la liste des noms, ajouter les dossiers existants, configurer la conservation uniquement de la structure des dossiers, puis continuer la sauvegarde et le traitement, afin d'aider les utilisateurs à réduire les opérations répétitives dans l'archivage de projets, la gestion des données clients et la création de répertoires mensuels.
De nombreux employés de bureau rencontrent un problème apparemment simple mais en réalité chronophage lors de l'organisation de documents : la nécessité de copier un même dossier en plusieurs exemplaires, puis de modifier les noms un par un. Par exemple, le service comptable doit créer des dossiers de rapports pour 12 mois, un chef de projet doit copier un répertoire de documents unifié pour plusieurs projets, et le service des ressources humaines doit préparer des dossiers de documents d'intégration de même structure pour plusieurs employés. Si cela est fait manuellement, il faut constamment copier, coller et cliquer droit pour renommer, ce qui entraîne facilement fatigue et erreurs dès que la quantité est importante.
Cet article présente une méthode de traitement plus adaptée au travail de bureau par lots : utiliser HeSoft Doc Batch Tool , via la fonction « Créer de nouveaux dossiers par lots à partir d'un dossier existant », pour copier un dossier existant en plusieurs nouveaux dossiers et les renommer automatiquement selon une liste de noms spécifiée. Dans l'exemple, un dossier nommé New folder sera utilisé pour générer par lots 12 dossiers, de 2026-01 à 2026-12. Cette méthode s'applique également aux besoins de création de dossiers par lots pour des noms de clients, des numéros de commande, des numéros de projet, des noms de service, etc.
Scénarios d'application : de l'archivage mensuel aux modèles de documents de projet
La valeur fondamentale de la copie et du renommage de dossiers par lots est d'automatiser les tâches répétitives de gestion de fichiers. Si votre travail implique de générer plusieurs copies avec des noms différents à partir de la même structure de dossier, vous pouvez envisager d'utiliser cette méthode.
Voici quelques applications typiques :
- Création par lots de dossiers mensuels : Générer en une seule fois les répertoires mensuels comme 2026-01, 2026-02, 2026-03 pour y conserver les contrats, factures, rapports, documents docx, tableaux xlsx et fichiers PDF de chaque mois.
- Copie de modèles de dossiers de projet : Copier le dossier modèle de projet en plusieurs dossiers correspondant aux numéros de projet, facilitant la gestion unifiée de la documentation projet.
- Création de répertoires de données clients : Générer par lots des dossiers clients à partir d'une liste de clients, très utile pour les services commerciaux, le service client et le service juridique.
- Distribution de supports de formation ou de cours : Copier par lots le répertoire modèle de cours en dossiers pour différentes classes, apprenants ou dates.
- Préparation de répertoires d'archivage annuel : Créer à l'avance des dossiers normalisés pour l'année, le trimestre, le mois, ce qui facilite ensuite le classement des fichiers bureautiques Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.
Bien que le contenu de ces scénarios diffère, la logique opérationnelle est identique : préparer d'abord un dossier source, puis une liste de nouveaux noms, et enfin laisser le logiciel de bureau générer les dossiers cibles par lots. Comparé à l'opération manuelle, le traitement par lots permet un gain de temps significatif et garantit l'uniformité du format de nommage.
Aperçu du résultat : préparer le dossier source et la liste de noms avant le traitement
Dans la capture d'écran avant traitement, on peut voir un dossier source New folder sur le bureau, et la liste des nouveaux noms de dossiers à générer dans le texte de droite : de 2026-01 à 2026-12. Cette liste de noms sert de base pour le renommage par lots.
Il est conseillé d'organiser la liste de noms au format un nom par ligne. Par exemple, pour une création par mois, écrivez un mois par ligne ; pour une création par projet, un numéro de projet par ligne ; pour une création par client, un nom de client par ligne. Ainsi, lors du collage ultérieur dans le logiciel, celui-ci pourra identifier chaque nom de dossier cible ligne par ligne.
Si vous utilisez habituellement Excel pour gérer des listes, vous pouvez également d'abord organiser une colonne de noms dans Excel, puis la copier dans l'outil de traitement. Plus les noms sont normalisés, plus les dossiers créés par lots seront ordonnés, et plus la recherche et l'archivage ultérieurs seront faciles.
Aperçu du résultat : génération de plusieurs dossiers nommés selon la liste après traitement
Une fois le traitement terminé, l'explorateur de fichiers affiche 12 nouveaux dossiers, nommés respectivement 2026-01, 2026-02, 2026-03, jusqu'à 2026-12. Les dates de modification de tous les dossiers sont proches, ce qui indique qu'ils ont été générés lors du même traitement par lots.
Ce résultat montre qu'une tâche nécessitant initialement 12 répétitions manuelles de copie et de renommage peut être accomplie en une seule opération par lots. Si la liste de noms s'étend à 50, 100, voire plus, l'écart d'efficacité sera encore plus flagrant. Pour les utilisateurs qui organisent fréquemment des documents et gèrent un grand nombre de dossiers, ce type de capacité de traitement de fichiers par lots peut réduire considérablement le travail mécanique.
Étapes d'opération : copier des dossiers par lots et les renommer automatiquement selon une liste de noms
Les étapes suivantes suivent le flux présenté dans les captures d'écran du logiciel. L'ensemble du processus peut être divisé en quatre étapes clés : choisir la fonction, ajouter le dossier, remplir la liste de noms, poursuivre pour enregistrer et traiter.
Étape 1 : Ouvrir le module d'organisation des fichiers et choisir la fonction correspondante
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , trouvez et cliquez sur Organisation des fichiers dans la barre de navigation de gauche. Une fois sur la page d'organisation des fichiers, sélectionnez la fiche de fonction Créer de nouveaux dossiers par lots à partir d'un dossier existant.
Comme l'indique le nom de la fonction, son objet de traitement est un « dossier existant », et l'objectif est de « créer de nouveaux dossiers par lots ». Elle est donc parfaitement adaptée au besoin de cet article, qui consiste à copier un dossier modèle en plusieurs exemplaires et à les renommer selon une liste.
Sur la même page, vous pouvez voir d'autres fonctions d'organisation de fichiers, comme la classification par nom de fichier, par extension, etc. Veillez à ne pas vous tromper de fonction dans cet article ; choisissez l'entrée liée à « Création par lots à partir d'un dossier existant » pour que les étapes d'ajout de dossier et de saisie de la nouvelle liste de noms apparaissent par la suite.
Étape 2 : Ajouter le dossier à utiliser comme modèle
Après être entré dans la fonction, le logiciel passe à l'étape 1 Sélectionner les enregistrements à traiter. Cliquez sur Ajouter un dossier en haut à droite et sélectionnez le dossier source que vous souhaitez copier. Dans la capture d'écran, le dossier ajouté est New folder sur le bureau.
Une fois l'ajout terminé, un enregistrement apparaît dans le tableau, contenant des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin d'accès, la date de création et la date de modification. Il est important de vérifier ici que le chemin est correct. Par exemple, le chemin dans la capture d'écran indique le répertoire New folder sur le bureau, ce qui signifie que le logiciel a bien identifié le dossier à traiter.
Le résultat attendu de cette étape est que le dossier source soit correctement ajouté à la liste de traitement. Les nouveaux dossiers générés par lots par la suite utiliseront cet enregistrement comme base. Si vous sélectionnez un autre dossier par erreur, le résultat du traitement pourrait ne pas correspondre à vos attentes, il est donc impératif de confirmer avant de passer à l'étape suivante.
Étape 3 : Configurer les options de traitement et saisir le nom de chaque nouveau dossier
Après avoir cliqué sur Suivant en bas, vous passez à l'étape 2 Configurer les options de traitement. La capture d'écran montre une option importante : Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers. Cette option détermine si les fichiers du dossier source sont inclus lors de la génération des nouveaux dossiers.
Si le dossier source contient d'anciens documents mensuels, des documents de projets historiques, des fichiers de test, etc., et que vous souhaitez uniquement son cadre de répertoire, vous pouvez utiliser l'option « Conserver uniquement la structure des dossiers ». Les nouveaux dossiers ainsi créés seront plus propres et prêts à recevoir de nouveaux documents Word, tableaux Excel, fichiers PDF ou images.
Ensuite, saisissez les noms des dossiers cibles dans la zone de texte Nouvelle liste de noms. Dans l'exemple, 12 lignes ont été saisies, correspondant aux 12 nouveaux dossiers :
- 2026-01
- 2026-02
- 2026-03
- 2026-04
- 2026-05
- 2026-06
- 2026-07
- 2026-08
- 2026-09
- 2026-10
- 2026-11
- 2026-12
Lors de la saisie, veuillez noter qu'une ligne représente un nouveau dossier. Pour générer 30 dossiers, saisissez 30 lignes de noms ; pour 100 dossiers, saisissez 100 lignes. Le logiciel traitera selon l'ordre de la liste, il est donc conseillé de vérifier si la liste est complète, sans lignes vides ni noms en double avant de la coller.
Étape 4 : Passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement par lots
Après avoir confirmé que la liste de noms est correcte, cliquez sur Suivant. La barre de progression en haut de l'interface montre qu'il y a ensuite les étapes Définir l'emplacement de sauvegarde et Démarrer le traitement. Lors du choix de l'emplacement de sauvegarde, il est conseillé de sélectionner un répertoire de sortie dédié pour éviter de le mélanger avec le dossier source ou d'autres données.
Une fois l'emplacement de sauvegarde déterminé, passez à l'étape de démarrage du traitement. Le logiciel créera par lots le dossier source en plusieurs nouveaux dossiers selon la liste de noms définie précédemment. Une fois terminé, ouvrez le répertoire de sauvegarde pour voir le résultat du traitement.
Dans cet exemple, 12 dossiers ont été générés, de 2026-01 à 2026-12. Si vous aviez traité par noms de clients, le résultat serait plusieurs dossiers clients ; si par numéros de projet, il s'agirait de dossiers nommés d'après les numéros de projet.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Faut-il sauvegarder le dossier source avant la création par lots ?
Il est recommandé de conserver le dossier source inchangé et de diriger le résultat de la génération par lots vers un nouvel emplacement de sauvegarde. Ainsi, même si la liste de noms est mal remplie, le dossier modèle original ne sera pas affecté et le traitement pourra être relancé ultérieurement.
2. Que se passe-t-il s'il y a des noms en double dans la liste ?
Les noms en double peuvent entraîner des conflits d'homonymie à l'emplacement cible. La gestion des conflits peut varier selon les systèmes ou les outils, il est donc conseillé de vérifier la liste avant le traitement pour éviter autant que possible les doublons. Surtout pour les données comme les noms de clients ou les numéros de projet, il est préférable de les dédoublonner d'abord dans Excel.
3. Les noms de dossier peuvent-ils utiliser un format de date ?
Oui. Les exemples 2026-01, 2026-02 sont des formats année-mois courants. Vous pouvez également utiliser des formes comme 2026年01月, 2026_Q1, Projet-001, etc., mais évitez les caractères spéciaux que Windows n'autorise pas dans les noms de dossier.
4. Quand est-il approprié d'activer l'option « Conserver uniquement la structure des dossiers » ?
Utilisez cette option lorsque vous avez seulement besoin de la structure du répertoire et ne souhaitez pas copier les anciens fichiers du dossier source. Par exemple, si le dossier source contient initialement des fichiers doc, docx, xls, xlsx, pdf, mais que ces anciens contenus ne sont pas nécessaires pour les nouveaux mois ou projets, il est approprié de ne conserver que la structure.
5. Peut-on traiter un très grand nombre de dossiers en une fois ?
L'avantage de ce type de logiciel bureautique est de réduire le travail répétitif. Tant que la liste de noms est préparée correctement, une grande quantité de création et de renommage de dossiers répétitifs peut être traitée de manière centralisée. Cependant, pour les très gros volumes, il est conseillé de tester d'abord le flux avec un petit nombre de noms, et de lancer l'exécution par lots une fois le résultat de sortie conforme aux attentes.
Résumé : Améliorer l'efficacité de la gestion des dossiers grâce au traitement par lots
Copier un dossier en plusieurs exemplaires et les renommer automatiquement par lots est un scénario d'automatisation bureautique très pratique. Que vous gériez des rapports mensuels, des dossiers clients, des archives de projets, ou des répertoires de documents composites contenant des fichiers Word, Excel, PowerPoint, PDF, vous pouvez améliorer votre efficacité en utilisant une liste de noms normalisée et des outils de traitement par lots.
En suivant les étapes de cet article, vous pouvez utiliser la fonction d'organisation de fichiers de HeSoft Doc Batch Tool pour d'abord ajouter le dossier existant, puis remplir la nouvelle liste de noms, et enfin définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Une fois le traitement terminé, le système générera plusieurs nouveaux dossiers nommés selon la liste, évitant ainsi la copie manuelle et le renommage un par un.
Si vous avez fréquemment besoin de créer un grand nombre de dossiers de même structure mais avec des noms différents, il est conseillé d'organiser la liste de noms en un modèle fixe et d'utiliser en priorité le traitement par lots. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'harmoniser davantage le nommage des fichiers, facilitant ainsi la recherche, l'archivage et la collaboration ultérieurs.