이러한 상황을 본 적이 있습니까? 월말에 환급 바우처를 분류 할 때 수십 개의 스캔 된 송장이 혼합되어 있습니다. 프로젝트가 끝나면 수백 개의 문서를 보관하고 저장해야합니다. 사진이 백업되면 수천 장의 사진이 같은 폴더에 무작위로 쌓여 있습니다. 이 때 파일 이름 문자로 분류 할 수 있다면 작업 효율을 크게 향상시킬 수 있습니다.
왜 이니셜로 파일을 넣어야합니까?
이 장면에 익숙해야합니다.
1. 프로젝트 문서 관리: 프로젝트는 계약, 계획, 회의록 등을 포함하여 수백 개의 문서를 생성하며 모두 프로젝트 번호로 시작합니다.
2. 고객 데이터 정리: 각 고객은 독립적 인 폴더를 가지고 있지만 고객 이름은 중국어와 영어로되어 있으며 정렬이 혼란 스럽습니다.
3. 사진 라이브러리 관리: 여행 사진은 날짜별로 이름이 지정되지만 위치별로 분류 할 때 시작할 방법이 없습니다.
4. 음악 파일 배열: 다운로드 한 노래의 파일 이름 형식은 일정하지 않아 가수 나 앨범 분류에 따라 시간이 많이 걸리고 힘들다.
5, 문서 제출: 연간 보고서, 재무 제표 등은 연도 및 유형별로 이중 분류해야합니다.
이러한 파일을 수동으로 구성하는 것은 시간이 많이 걸리고 노동 집약적 일뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. 문서를 정리하는 데 오후가 걸렸을 지 모르지만 다음날 분류 논리에 문제가있는 것으로 밝혀져 다시 시작해야했습니다. 이것이 지능형 배치 파일 정렬 도구가 필요한 이유입니다.
첫 번째 문자 효과 미리보기로 파일 정렬
치료 전에:
치료 후:
방법 1: 사용 HeSoft Doc Batch Tool 알파벳순으로 정렬
파일 이름으로권장 색인:★★★★★
장점:
1. 지능형 이니셜 인식: 영어뿐만 아니라 중국어 파일 이름 및 디지털 파일 이름의 이니셜도 다양한 사용자의 요구를 충족시키기 위해 정확하게 인식 할 수 있습니다.
2. 유연한 규칙 설정: 첫 번째 문자에 따라뿐만 아니라 첫 번째 영어 문자 또는 한자에 따라, 마지막 몇 문자에 따라, 분류를위한 사용자 정의 위치 범위 내의 문자에 따라 다양한 요구를 충족합니다.
3. 문자의 사례 처리: 일관되지 않은 사례로 인한 분류 혼란을 피하기 위해 균일 한 대문자 또는 소문자로 변환하도록 선택할 수 있습니다.
4. 실제 파일 이동: 보기에서 정렬하는 것이 아니라 폴더를 만들고 파일을 해당 위치로 이동합니다.
5, 일괄 처리 용량: 수천 개의 파일, 빠르고 효율적인 일회성 처리.
단점:
【 HeSoft Doc Batch Tool ] 를 사용하려면 로컬로 다운로드해야합니다.
운영 단계:
1. 다운로드 및 열기 [ HeSoft Doc Batch Tool ], 왼쪽에서 [파일 배열] 을 선택한 다음 오른쪽에서 [파일 이름으로 파일 분류] 를 선택합니다.
2. 왼쪽 상단 모서리에서 [파일 추가] 를 클릭하거나 한 번의 클릭으로 지정된 위치로 분류할 파일을 드래그하여 파일 업로드를 완료합니다.
3. 다음을 클릭합니다. 오늘 우리가 보여줄 것은 첫 글자에 따른 분류입니다. 그래서 여기서 우리는 [첫 번째 영어 편지에 따른 분류]] 를 선택합니다.
4. [다음] 을 클릭하면 도구가 첫 번째 문자에 따라 파일을 일괄 분류하기 시작하고 완료 후 시간에 프롬프트를 제공합니다.
방법 2: 총 사령관을 사용하여 파일 분류
권장 색인:★★★☆ ☆
장점: 이중 창 디자인, 배치 작업 기능이 강력합니다. 지원 플러그인 확장, 많은 오래된 사용자가 사용하고 싶습니다.
단점: 오래된 인터페이스, 가파른 학습 곡선. 자동 분류 기능은 스크립트를 작성하거나 복잡한 플러그인을 사용해야합니다. 이는 초보자에게 친숙하지 않습니다.
운영 단계:
1. 총 사령관을 설치하고 구성하십시오.
2. 분류할 파일을 선택합니다.
3. 배치 이름 바꾸기 도구를 사용하여 파일 이름을 수정합니다.
4. 스크립트 또는 플러그인을 통해 분류 논리를 만듭니다.
5. 파일을 해당 폴더로 이동하십시오.
방법 3: Windows 탐색기를 사용하여 첫 글자 파일 분류
권장 색인:★★★☆ ☆
장점: 완전 무료, 소프트웨어를 설치할 필요가 없으며, 거의 모든 사람이 작동 할 것이며, 파일의 대략적인 배포를 빨리보기에 적합한 이름 및 그룹화 디스플레이로 기본 정렬을 지원합니다.
단점: 제한된 기능은 문자 분류 파일로만 표시 할 수 있으며 실제로 파일을 해당 폴더로 이동할 수 없습니다. 일괄 파일 정렬은 완전히 불가능하며 수동으로 하나씩 드래그해야합니다.
운영 단계:
1. 어수선한 파일이 들어있는 폴더를 엽니 다.
2. 빈 공간을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "정렬 방법"-> "이름" 을 선택하십시오.
3. 파일은 알파벳 순서로 표시됩니다.
4. 첫 번째 문자 폴더를 만들고 알파벳 순서에 따라 해당 파일을 폴더에 복사하십시오.
방법 4: XYplorer (경량 파일 관리자) 를 사용하여 파일 분류
첫 글자로권장 색인:★★★☆ ☆
장점: 가볍고 빠른 독특한 라벨링 시스템, 스크립트 자동화 지원, 설치없이 휴대용 버전.
단점: 제한된 기능, 자동 분류에는 스크립트에서만 사용할 수있는 전문 버전이 필요합니다. 스크립트 학습에는 특정 임계 값과 기술적 요구 사항이 있습니다.
운영 단계:
1. 다운로드 XYplorer 휴대용 버전 또는 설치 버전.
2. 스크립트 도움말 문서를 연구하십시오.
3. 이니셜로 분류 된 스크립트를 작성합니다.
4. 스크립트 매개 변수와 파일 경로를 구성합니다.
5, 분류 작업을 위해 스크립트를 실행합니다.
방법 5: 파일 저글러 (Windows 자동 정렬) 를 사용하여 첫 글자 파일 분류
권장 색인:★★☆ ☆ ☆ ☆
장점: 폴더 변경의 실시간 모니터링, 정렬 작업의 자동 실행, 규칙 구성은 비교적 직관적입니다.
단점: 주로 고정 모니터링 폴더의 경우 일회성 일괄 처리가 충분히 유연하지 않습니다.
운영 단계:
1. 파일 Juggler 소프트웨어를 다운로드하여 설치하십시오.
2. 모니터링 할 소스 폴더를 추가합니다.
3. 정렬 규칙을 만들고 파일 이름 특성별로 분류합니다.
4. 지정된 대상 폴더 경로를 설정합니다.
5. 모니터링 폴더를 입력 한 후 파일이 자동으로 분류됩니다.
방법 6: Alibaba Cloud Disk (Cloud Storage Service) 를 사용하여 첫 글자 파일 분류
권장 색인:★★☆ ☆ ☆ ☆
장점: 자동 클라우드 백업, 다중 장치 동기화. 일부는 지능형 분류 기능을 지원합니다.
단점: 클라우드에 업로드해야하며 개인 정보 보호 위험이 있습니다. 분류 기능은 제한적이며 대용량 파일 처리에는 적합하지 않습니다.
운영 단계:
1. 클라우드 디스크 클라이언트를 설치하고 로그인하십시오.
2. 클라우드에 분류 할 파일을 업로드합니다.
3. 웹 버전 또는 클라이언트에서 수동 분류.
4, 또는 제한된 자동 분류 기능을 사용하십시오.
5. 분류 된 파일을 로컬로 다운로드하십시오.
방법 7: 헤이즐 (Mac 자동화 도구) 을 사용하여 파일을 먼저 분류하십시오.
권장 색인:★★☆ ☆ ☆ ☆
장점: macOS와의 깊은 통합, 강력한 자동화 규칙, 폴더를 모니터링하고 자동으로 분류 작업을 수행 할 수 있습니다.
단점: Mac 시스템 만, 상대적으로 단일 규칙 구성에는 특정 학습 비용이 필요하며 일반 사람들은 학습에 시간을 할애 할 필요가 없습니다.
운영 단계:
헤이즐을 사고 설치하십시오.
2. 모니터링 할 폴더를 추가하십시오.
3. 분류 규칙을 만들고 일치 조건을 설정합니다.
4. 지정된 폴더로 이동하는 것과 같은 분류 작업을 정의합니다.
5. 규칙을 테스트하고 자동 모니터링을 가능하게합니다.
방법 8: 고급 Renamer를 사용하여 배치 파일 분류
.권장 색인:★★☆ ☆ ☆ ☆
장점: 이름 바꾸기 기능은 매우 강력하며 여러 명명 모드를 지원합니다. 이름을 바꾸면 간단한 분류를 얻을 수 있습니다.
단점: 주요 디자인은 이름 변경이며 분류는 간접 기능입니다. 폴더를 만들고 파일을 이니셜로 직접 이동할 수 없습니다.
운영 단계:
1. 고급 Renamer 부하를 사용하여 파일을 다운로드하여 설치하십시오.
2. 이름 바꾸기 방법을 추가하여 첫 글자를 추출합니다.
3. 파일 이름 앞에 초기 접두사를 추가하십시오.
4. 수동으로 문자에 해당하는 폴더를 만듭니다.
5. 새 파일 이름에 따라 정렬 후 수동으로 이동합니다.
깨끗한 책상과 같은 깔끔한 파일 시스템은 더 나은 분위기와 더 효율적으로 작업 할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 프로그래밍과 같은 기술적 배경이 필요하지 않으며 수동 정렬처럼 비효율적입니다. 그것은 충분한 유연성을 제공 할뿐만 아니라 작업의 단순성을 유지합니다. 일상 업무에 없어서는 안될 보조 도구입니다. 어떤 도구를 선택하든 상관없이 컴퓨터를 더 원활하게 실행할 수있을뿐만 아니라 생각을 명확하게하는 지저분한 문서를 분류하고 작업을 시작하는 것이 중요합니다.