여러 Word, docx 또는 doc 문서에 형식은 비슷하지만 내용이 완전히 동일하지 않은 문자(예: 영문 약어, 번호, 숫자, 코드 조각 등)가 있는 경우, 파일을 하나씩 열어서 찾아 삭제하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하여 정규 표현식을 통해 여러 Word 파일에서 키워드를 일괄적으로 퍼지 매칭하고 삭제함으로써 반복 작업을 줄이고 문서 정리 효율을 높이는 방법을 보여줍니다.
많은 Word 문서를 정리할 때 자주 마주치는 상황이 있습니다. 삭제해야 할 내용이 완전히 동일한 고정 단어가 아니라 특정 규칙성을 가진 텍스트인 경우입니다. 예를 들어 문서 제목 앞의 3자리 대문자 약어, 본문의 숫자 번호, 파일마다 달라지는 코드나 식별자 등이 이에 해당합니다. docx, doc 파일을 하나씩 열어 수동으로 찾아 삭제하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 삭제 누락이 발생하기 쉽습니다.
이 글에서 소개하는 방법은 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 의 Word 일괄 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 정규 표현식을 통한 패턴 매칭을 수행하고, 바꿀 내용을 비워둠으로써 여러 Word 문서의 키워드를 일괄 삭제하는 것입니다. 이 방법은 구조가 유사하고 규칙이 명확하지만 구체적인 내용이 일정하지 않은 텍스트를 일괄 정리하는 데 특히 적합합니다.
활용 시나리오: 정규 표현식으로 일괄 삭제하기 적합한 Word 내용
정규 표현식은 '규칙은 있지만 완전히 동일하지 않은' 텍스트를 처리하는 데 적합합니다. 일반적인 정확한 찾기에 비해 정규 표현식은 한 번에 한 유형의 내용을 매칭할 수 있으므로, 여러 Word, docx, doc 파일을 일괄 처리하는 데 매우 효과적입니다.
- 제목 앞의 고정 형식 약어 삭제: 예를 들어 BOT, ELA, ABC와 같은 3자리 대문자.
- 본문 내 숫자 삭제: 예를 들어 60 hours의 60, 또는 문서 내의 번호, 일련번호, 금액 숫자 등.
- 파일마다 형식이 일치하는 코드 삭제: 예를 들어 제품 번호, 강의 번호, 프로젝트 번호.
- 일괄 생성된 문서의 중복 마크 정리: 예를 들어 템플릿 변수, 가져오기 식별자, 플레이스홀더 등.
이 글의 예시에서는 6개의 Word 문서를 일괄 처리하여 그 안에 있는 규칙에 부합하는 키워드인 3개의 연속 대문자 및 숫자 내용을 삭제해야 합니다.
효과 미리보기: 처리 전후 비교
처리 전: 여러 docx 파일에 삭제할 규칙성 텍스트 포함
예시 폴더에는 6개의 Word 문서가 있으며, 파일명은 1.docx부터 6.docx까지입니다. 이 문서들 모두 동일한 키워드 정리 작업을 수행해야 합니다.
Word 문서 중 하나를 열어보면 제목에 BOT 와 같은 3자리 대문자가 포함되어 있고, 본문에는 60 과 같은 숫자 내용이 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 이 내용들은 파일마다 완전히 같지 않을 수 있지만 형식에 규칙성이 있으므로 정규 표현식을 사용하여 일괄 삭제하기에 적합합니다.
처리 후: 매칭된 키워드 일괄 삭제됨
처리가 완료되면 원래 제목에 있던 대문자 약어가 삭제되고, 본문의 숫자도 삭제됩니다. 이번 바꾸기 후의 키워드 리스트가 비어 있기 때문에 매칭된 내용은 바로 제거되어, 'Word 키워드 일괄 패턴 삭제' 효과를 구현합니다.
조작 단계: 정규 표현식으로 Word 키워드 일괄 패턴 삭제하기
1단계: Word 도구로 진입하여 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 실행한 후, 왼쪽에서 Word 도구를 선택합니다. 도구 목록에서 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 찾아 클릭합니다. 이 기능은 Word 파일 내용의 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 데 사용되며, '빈 값으로 바꾸기' 방식을 통해 일괄 삭제도 구현할 수 있습니다.
이 단계의 목적은 Word 텍스트 찾기 및 바꾸기를 전문적으로 처리하는 기능 모듈로 진입하는 것입니다. docx, doc 파일 내용을 일괄 수정해야 하는 시나리오에서는 먼저 올바른 도구를 선택하는 것이 매우 중요합니다.
2단계: 처리할 Word 파일 추가
기능 페이지로 진입하면 소프트웨어가 '처리할 레코드 선택', '처리 옵션 설정', '저장 위치 설정', '처리 시작'을 포함한 처리 흐름을 표시합니다. 첫 번째 단계에서 파일 추가를 클릭하거나, 폴더에서 파일 가져오기를 통해 Word 문서를 일괄 가져올 수 있습니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 예시에는 6개의 docx 파일이 가져와졌으며, 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 파일에 문제가 없는지 확인한 후, 페이지 하단의 다음 단계를 클릭하여 처리 옵션 설정으로 넘어갑니다.
특정 파일을 처리할 필요가 없는 경우, 목록 오른쪽의 작업 열에서 제거하여 잘못 처리하는 것을 방지할 수 있습니다.
3단계: '수식으로 텍스트 패턴 찾기' 선택
'처리 옵션 설정' 페이지에서 찾기 방식을 찾습니다. 여기에는 '텍스트 정확히 찾기'와 수식으로 텍스트 패턴 찾기 두 가지 방식이 있습니다. 이 예시에서 삭제할 내용은 규칙이 있지만 고정되어 있지 않으므로 수식으로 텍스트 패턴 찾기를 선택합니다.
여기서 '수식으로 텍스트 패턴 찾기'는 정규 표현식을 사용하여 텍스트를 매칭하는 것으로 이해할 수 있습니다. 이는 특정 고정 단어만 찾는 것이 아니라, 입력된 규칙에 따라 한 유형의 텍스트를 매칭합니다.
4단계: 찾을 정규 표현식 입력
왼쪽의 찾을 키워드 목록에 매칭할 규칙을 입력합니다. 예시에는 두 줄이 입력되어 있습니다.
- [A-Z]{3}: 연속된 3개의 대문자 영문자를 매칭합니다. 예: BOT, ELA, ABC.
- \d+: 하나 이상의 숫자를 매칭합니다. 예: 60, 100, 2026.
이 두 규칙은 Word 문서에서 조건에 맞는 텍스트를 각각 찾습니다. 고정되지 않은 키워드를 일괄 삭제하는 경우, 다른 규칙을 여러 줄로 나누어 입력하면 한 번에 여러 유형의 내용을 처리할 수 있습니다.
5단계: 바꿀 키워드 목록을 비워서 삭제 효과 구현
오른쪽은 바꿀 키워드 목록입니다. 스크린샷에는 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 안내되어 있으므로, 이 예시에서는 바꿀 내용을 입력하지 않습니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 처리할 때 왼쪽에서 매칭된 내용을 빈 값으로 바꾸므로, Word 문서에서 해당 키워드를 삭제하는 것과 같습니다.
이 단계는 '일괄 삭제'를 구현하는 핵심입니다. 오른쪽에 내용을 입력하면 소프트웨어는 바꾸기를 실행하고, 오른쪽에 입력하지 않으면 삭제를 실행합니다.
6단계: 다음 단계를 계속하여 저장 위치 설정 및 처리 시작
찾기 방식과 정규 표현식에 오류가 없는지 확인한 후 다음 단계를 클릭합니다. 인터페이스 흐름에 따라, 다음으로 처리된 파일의 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작하는 단계로 진입해야 합니다.
처리된 파일은 새 폴더에 저장하여 원본 파일과 구분하기 쉽도록 하고, 처리 완료 후 샘플 확인을 하기에도 편리하도록 권장합니다. 완료되면 생성된 Word 문서를 열어 효과를 확인하고, 매칭된 키워드가 삭제되었는지 점검합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 정규 표현식을 사용하고 정확한 찾기를 사용하지 않나요?
각 Word 문서에서 삭제할 키워드가 완전히 동일하다면 정확한 찾기를 사용해도 됩니다. 하지만 키워드가 변하는 경우, 예를 들어 다른 3자리 대문자 약어, 다른 숫자, 다른 번호 등이라면 정규 표현식을 사용하는 것이 더 적합합니다. 정규 표현식은 규칙에 따라 한 유형의 내용을 매칭할 수 있어, 반복 입력과 반복 작업을 줄여줍니다.
2. 바꾸기 목록이 비어 있으면 항상 삭제인가요?
스크린샷 안내에서 볼 수 있듯이, 바꿀 키워드 목록 영역에는 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 표시되어 있습니다. 따라서 현재 기능에서는 매칭된 내용을 삭제하려면 오른쪽 바꾸기 목록에 내용을 입력하지 않아야 합니다.
3. 정규 표현식은 신중하게 입력하여 실수로 삭제하는 것을 피해야 합니다
정규 표현식의 매칭 범위가 넓을수록 삭제를 원하지 않는 내용과 매칭되기 쉽습니다. 예를 들어 \d+ 는 문서 내의 모든 숫자를 매칭하므로, 문서에 날짜, 페이지 번호, 금액, 번호 등이 있으면 함께 삭제될 수 있습니다. 정식으로 일괄 처리하기 전에 먼저 소수의 파일로 테스트하여 효과를 확인한 후 전체 파일을 처리하는 것을 권장합니다.
4. docx, doc 등 Word 파일을 지원하나요?
스크린샷 예시에서는 docx 파일을 처리하고 있습니다. 실제로 Word 문서를 정리할 때 사용자가 흔히 접하는 파일 형식은 docx와 doc입니다. 작업 전에 먼저 처리해야 할 Word 파일을 동일한 폴더에 넣은 후, '파일 추가' 또는 '폴더에서 파일 가져오기'를 통해 일괄 가져올 수 있습니다.
5. 처리 전에 원본 파일 백업을 권장합니다
파일 일괄 처리의 효율은 매우 높지만, 이는 규칙 설정이 잘못되면 영향 범위가 상당히 커질 수 있음을 의미합니다. 따라서 처리를 시작하기 전에 원본 Word 문서를 백업하거나, 출력 파일을 새 디렉터리에 저장하여 중요한 자료를 덮어쓰는 것을 방지하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리 도구로 Word 문서 정리의 반복 작업 줄이기
HeSoft Doc Batch Tool 의 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 통해, 원래는 Word 문서를 하나씩 열고 수동으로 찾아 수동으로 삭제해야 했던 작업을 일회성 일괄 처리로 전환할 수 있습니다. 여러 docx, doc 파일에 규칙적인 키워드가 존재하는 시나리오에서 정규 표현식과 함께 사용하면 더욱 유연한 패턴 매칭과 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
Word 문서의 번호, 약어, 변수, 숫자 또는 기타 규칙성 텍스트를 자주 정리해야 한다면, 이 글의 단계에 따라 먼저 파일을 가져온 후 '수식으로 텍스트 패턴 찾기'를 선택하고 정규 표현식을 입력한 다음 바꿀 내용을 비워두면 됩니다. 이렇게 하면 일괄 패턴 삭제를 신속하게 완료하여 반복 작업을 대폭 줄이고 오피스 문서 처리 효율을 높일 수 있습니다.