여러 Word 문서에 제거해야 할 지정된 텍스트가 포함되어 있을 때, 파일을 하나씩 열어 찾아 삭제하는 것은 시간이 많이 걸리고 누락되기 쉽습니다. 이 글에서는 docx 파일에서 Australia, USA 등의 키워드를 일괄 삭제하는 예를 들어, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능으로 바꿀 내용을 비워두는 방식으로 여러 Word 파일의 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 이는 데이터 정리, 템플릿 정리, 민감 정보 처리 등의 작업에 적합합니다.
폴더에 Word 문서가 많고 각 문서에 국가명, 프로젝트 코드, 고객명 또는 민감한 단어와 같은 동일한 키워드가 나타나는 경우, docx 파일을 하나씩 수동으로 열어 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 문서에서 해결하려는 문제는 바로 '여러 Word 파일에서 키워드를 일괄 삭제하고 반복 작업과 누락 위험을 최소화하는 방법'입니다. 아래 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 예로 들어, 여러 Word 파일의 지정된 텍스트를 빈 값으로 일괄 치환하여 키워드를 삭제하는 효과를 얻는 방법을 보여줍니다.
적용 시나리오
이러한 일괄 처리 방식은 Word, docx, doc 문서 내용을 통일적으로 정리해야 하는 시나리오에 적합합니다. 예를 들어, 제품 자료 정리 시 특정 지역명 삭제, 외부 발송 전 문서에서 특정 고객명 제거, 템플릿의 자리 표시 문자 일괄 정리, 또는 이전 문서의 오래된 키워드 일괄 삭제 등이 있습니다. 오피스 소프트웨어의 가치는 반복 작업을 줄이는 데 있으며, 파일 개수가 수십 개에서 수백 개로 늘어날 때 일괄 처리 도구는 시간을 크게 절약해 줍니다.
결과 미리보기: 처리 전후의 변화
처리 전, 폴더에는 처리 대기 중인 여러 Word 문서가 있으며, 예시에는 1.docx부터 6.docx까지 총 6개의 파일이 포함되어 있습니다.
문서 중 하나를 열어 보면 내용에 삭제해야 할 키워드가 포함되어 있습니다. 예를 들어 왼쪽 단락의 Australia, 오른쪽 단락의 USA입니다. 이 텍스트들은 "Country of origin" 뒤에 위치하며, 여러 Word 파일에서 통일적으로 삭제해야 합니다.
처리 후 문서 내용을 다시 확인하면, 원래 Australia와 USA가 표시되던 위치가 비워졌지만 다른 본문, 이미지, 표 구조는 그대로 유지됩니다. 즉, 이번 작업의 목표는 단락 전체를 삭제하는 것이 아니라 지정된 키워드를 정확하게 삭제하는 것입니다.
작업 단계
첫 번째 단계, Word 도구로 들어가 기능을 선택합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고 왼쪽에서 'Word 도구'를 선택한 다음, 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 클릭합니다. 이 기능은 Word 파일 내용에서 지정된 텍스트를 일괄 찾아 새로운 텍스트로 바꾸는 데 사용됩니다. 바꿀 내용이 비어 있으면 키워드 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
두 번째 단계, 처리할 Word 파일을 추가합니다.기능 페이지로 들어가면 '처리할 레코드 선택' 단계에서 '파일 추가'를 클릭하거나 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용할 수 있습니다. 스크린샷에는 이미 6개의 docx 파일이 가져와져 있으며, 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시되어 이번에 처리할 파일 범위를 편리하게 확인할 수 있습니다.
세 번째 단계, 찾기 및 삭제 규칙을 설정합니다.다음을 클릭하여 '처리 옵션 설정'으로 들어갑니다. '찾기 방식'에서 '정확한 텍스트 찾기'를 선택하면 소프트웨어가 입력한 문자 내용대로 일치시킵니다. 그런 다음 '찾을 키워드 목록'에 삭제할 키워드를 줄 단위로 입력합니다(예: Australia 및 USA). 오른쪽의 '바꿀 키워드 목록'은 비워 둡니다. 인터페이스에도 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 안내되어 있으므로 여기에 바꿀 내용을 입력하지 않으면 됩니다.
네 번째 단계, 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.인터페이스 흐름에 따라, 후속 단계는 '저장 위치 설정' 및 '처리 시작'입니다. 원본 파일과 구분하기 쉽도록 처리된 파일을 저장할 새로운 출력 위치를 선택하는 것이 좋습니다. 파일 목록과 키워드가 정확한지 확인한 후 처리를 시작하면, 소프트웨어가 추가된 Word 문서를 자동으로 순회하며 해당 키워드를 찾아 삭제합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 바꿀 내용을 입력하지 않으면 왜 삭제되나요?일괄 찾기 및 바꾸기 로직은 찾은 텍스트를 지정된 내용으로 바꾸는 것입니다. 바꿀 키워드 목록이 비어 있으면 찾은 Australia, USA를 빈 내용으로 바꾸는 것과 같으므로 문서에 해당 키워드가 더 이상 표시되지 않습니다.
2. 여러 키워드를 한 번에 삭제할 수 있나요?가능합니다. 스크린샷을 보면, 키워드 목록은 줄 단위로 여러 내용 입력을 지원하며(예: Australia와 USA가 각각 한 줄 차지), 소프트웨어가 목록에 따라 일괄 처리합니다.
3. 처리 전에 백업해야 하나요?원본 파일을 보관하거나 결과를 새 위치에 저장하는 것이 좋습니다. 일괄 처리는 여러 파일에 영향을 미치므로 규칙을 잘못 입력하면 영향 범위가 클 수 있어, 먼저 백업하거나 별도 저장하는 것이 더 안전합니다.
4. doc 및 docx 파일 모두 이렇게 처리할 수 있나요?스크린샷 예시는 docx 파일입니다. 실제 사용 시, 파일을 가져온 후 목록의 확장자를 통해 파일 유형을 확인하고 소프트웨어 지원 범위에 따라 Word 문서를 처리하면 됩니다.
요약
Word 파일에서 키워드를 일괄 삭제하는 것은 본질적으로 '찾아서 빈 값으로 바꾸기'를 통해 완료할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용할 때는 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 선택하고, 여러 문서를 가져와서, 삭제할 키워드를 입력하고 바꿀 내용을 비워두기만 하면 일괄 정리 작업이 완료됩니다. 많은 수의 Word, docx 문서를 자주 처리하는 사용자에게 이 방식은 반복 작업을 현저히 줄여 업무 효율을 높일 수 있습니다. 정식 처리 전에 소수의 파일로 규칙을 테스트하여 결과가 정확한지 확인한 후 일괄 실행하는 것을 권장합니다.