여러 개의 PDF 보고서, 계약서 또는 보관 자료에서 본문의 날짜, 이름, 번호 등의 키워드를 일괄적으로 변경해야 할 때, 파일을 하나씩 열어 수정하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF에서 키워드를 일괄적으로 찾아 변경하는 방법을 실제 예시를 통해 설명합니다. 먼저 처리 전 내용을 확인한 후, PDF 도구에서 해당 기능을 선택하고 여러 PDF를 가져와 정확한 검색 텍스트와 변경 목록을 설정한 다음, 마지막으로 결과를 저장하고 확인함으로써 반복적인 PDF 수정 작업을 보다 빠르게 완료할 수 있도록 도와줍니다.
많은 사무직 종사자들이 비슷한 상황을 경험합니다. 여러 PDF 파일이 이미 생성되어 보관되었지만, 그중 특정 날짜, 프로젝트명, 회사명, 연도 숫자 또는 고정 설명을 일괄적으로 업데이트해야 하는 경우입니다. 해당 파일이 Word, docx, doc 문서라면 원본 파일을 일괄 조정한 후 다시 내보내는 방식으로 해결할 수 있을지 모르지만, 현실에서는 PDF 버전만 남아 있거나 외부 유통 시 PDF 형식만 사용해야 하는 경우가 많습니다. 이때 수작업으로 PDF를 하나씩 열어 키워드를 검색하고 수정 후 다른 이름으로 저장하면 속도가 느릴 뿐만 아니라 수정 누락, 잘못된 수정, 파일 저장 혼선 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 글에서는 "여러 PDF 파일의 내용 텍스트를 어떻게 일괄적으로 바꿀 것인가"를 주제로, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 PDF 내용 속 키워드를 일괄 검색하고 바꾸는 방법을 중점적으로 설명합니다. 예시에는 4개의 PDF 파일이 있으며, 처리 전 페이지 날짜는 "April 13, 2017"이지만 처리 후에는 "August 13, 2026"으로 변경됩니다. 이 예시를 통해 PDF 텍스트를 일괄 치환하는 전체 과정을 이해하고, 계약 날짜, 보고서 연도, 기관명, 제품 모델명, 담당자, 주소 등 더 많은 사무 환경에 이 방법을 적용할 수 있습니다.
적용 시나리오: PDF 본문 내용을 일괄적으로 수정해야 할 때 사용
PDF 형식의 장점은 레이아웃이 안정적이고 읽기 및 전달이 용이하다는 것이지만, 이로 인해 추후 일괄 수정이 번거로워집니다. 특히 기업 사무 환경에서는 동일한 템플릿을 사용하여 생성된 동일한 유형의 파일들이 자주 발생합니다. 예를 들어 동일 시리즈의 보고서 표지에 동일한 월과 연도가 표시되거나, 여러 계약서의 갑(甲)측 명칭 또는 프로젝트 약칭을 업데이트해야 하거나, 여러 공지 파일의 시간, 장소 또는 부서명이 변경되거나, 이전 보관 파일의 옛 번호를 새 번호로 바꿔야 하는 경우입니다.
수정 규칙이 일치한다면, 예를 들어 "April"을 모두 "August"로, "2017"을 "2026"으로 바꾸는 경우 일괄 처리 소프트웨어를 사용하기에 매우 적합합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 처리 대상 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf라는 이름의 4개 PDF 파일이 있습니다. 파일 수가 반드시 많은 것은 아니지만, 각 파일에 동일한 규칙을 적용해야 한다면 일괄 처리는 많은 반복 작업을 줄여줍니다.
이러한 도구의 핵심 가치는 단순히 "하나의 PDF를 수정할 수 있다"는 것이 아니라, 사용자가 여러 파일을 한 번에 처리하여 PDF 열기, 검색, 편집, 저장이라는 기계적인 노동을 줄여준다는 데 있습니다. 행정, 인사, 법무, 재무, 프로젝트 관리, 문서 보관 등의 업무를 담당하는 직원들에게 파일 일괄 처리는 종종 일상적인 사무 효율을 직접적으로 향상시켜 줍니다.
결과 미리보기: 처리 전 PDF에 포함된 이전 키워드
처리 전, 먼저 PDF 내용을 확인합니다. 스크린샷에 따르면 PDF 첫 페이지는 보고서 표지이며, 날짜 부분에서 "April 13, 2017"을 볼 수 있습니다. 이 중 "April"과 "2017"이 빨간색 상자로 표시되어 있으며, 이는 이번에 교체해야 할 이전 키워드임을 나타냅니다.
여기서 주목할 세부 사항이 있습니다. 교체 대상은 PDF 파일명이 아니라 페이지 내용 속의 텍스트라는 점입니다. 즉, 파일명은 여전히 1.pdf, 2.pdf 등의 이름이지만, 우리의 목표는 PDF 본문 내용에 접근하여 지정된 단어를 찾아 바꾸는 것입니다. 많은 사용자가 "PDF 일괄 문자 바꾸기", "PDF 내용 일괄 수정"을 검색할 때 실제로 겪는 어려움은 바로 본문 내용을 통일적으로 관리하기 어렵다는 점입니다.
수작업으로 처리한다면 각 PDF에서 April을 검색하여 August로 바꾸고, 2017을 검색하여 2026으로 바꿔야 합니다. 여러 페이지의 PDF라면 모든 출현 위치가 처리되었는지 확인해야 합니다. 예시 PDF 상단에는 총 77페이지로 표시되어 있으며, 유사한 파일이 여러 개라면 수동 확인에 드는 비용이 급증할 것입니다.
결과 미리보기: 처리 후 PDF의 날짜가 일괄 업데이트됨
일괄 치환을 완료한 후 처리된 PDF를 열면, 원래 "April 13, 2017"이었던 부분이 "August 13, 2026"으로 업데이트된 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서는 교체된 월과 연도가 빨간색 상자로 표시되어, 키워드 치환이 PDF 페이지 내용에 적용되었음을 알 수 있습니다.
이 결과에서 알 수 있듯이, 이번 교체는 단순히 전체 날짜를 덮어쓰는 것이 아니라 두 개의 키워드를 각각 교체했습니다. April은 August로, 2017은 2026으로 바뀌었고, 가운데의 "13,"은 변화가 없습니다. 사무 문서의 경우 이러한 키워드별 정밀 교체 방식이 더 유연합니다. 예를 들어 연도만 바꾸거나, 여러 고정 필드를 동시에 교체할 수 있으며, 설정 시 찾기 목록과 바꾸기 목록을 일대일로 대응시키기만 하면 됩니다.
조작 단계: PDF 파일의 키워드를 일괄적으로 찾아 바꾸기
1단계: PDF 도구를 열고 키워드 치환 기능으로 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 실행한 후, 먼저 왼쪽 탐색 모음에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 이 소프트웨어는 사무 환경을 위한 문서 일괄 처리 도구로, 인터페이스에는 PDF 도구 외에도 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등의 분류가 보입니다. 이번 작업은 PDF 관련 기능 영역으로 진입해야 합니다.
PDF 도구 목록에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 찾아 클릭합니다. 스크린샷에서 이 기능 카드의 설명은 "PDF 파일 내용의 키워드를 일괄적으로 찾아 바꾸기"로, 우리의 목표와 완전히 일치합니다. 이 기능을 선택하면 소프트웨어가 전용 일괄 치환 마법사로 안내합니다.
이 단계의 예상 결과는 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 처리 페이지로 진입하는 것입니다. 사용자가 여러 메뉴에서 편집 진입점을 반복적으로 찾을 필요 없이, PDF 내용 키워드 치환을 위한 프로세스로 직접 이동합니다.
2단계: PDF 파일 추가 및 처리할 레코드 확인
기능 페이지로 진입하면 먼저 "처리할 레코드 선택" 단계에 도달합니다. 페이지 오른쪽 상단에서 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. PDF 파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 하나씩 추가할 수 있고, 모두 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 여러 PDF를 한 번에 가져오는 것이 더 좋습니다.
스크린샷에서 소프트웨어는 이미 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf의 4개 레코드를 가져왔습니다. 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 및 작업 열이 나열되어 있으며, 하단에는 총 레코드 수가 4개로 표시되어 있습니다. 이 목록을 통해 사용자는 이번 일괄 작업이 어떤 파일에 영향을 미칠지 명확하게 알 수 있습니다.
다음 단계로 넘어가기 전에 두 가지를 꼼꼼히 확인하는 것이 좋습니다. 하나는 파일 수가 정확한지 확인하여 특정 PDF를 누락했는지 확인하는 것이고, 다른 하나는 파일 경로가 올바른지 확인하여 다른 디렉터리의 파일을 잘못 처리하지 않도록 하는 것입니다. 확인 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 목록에 처리할 필요가 없는 파일이 있다면 작업 열을 통해 제거하거나 "비우기"를 사용하여 다시 가져올 수 있습니다.
3단계: 찾기 방식 선택 및 키워드 대응 관계 작성
다음으로 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. "키워드 옵션 설정" 영역에서, 스크린샷에서는 "텍스트 정확히 찾기"를 선택했습니다. 이 설정은 바꿀 단어가 무엇인지 명확히 아는 경우, 예를 들어 월, 연도, 번호, 기관명, 고정 문구 등에 적합합니다.
페이지에서 가장 중요한 것은 좌우 두 개의 목록입니다. 왼쪽 "찾을 키워드 목록"에 옛 내용을 입력하고, 오른쪽 "바꿀 키워드 목록"에 새 내용을 입력합니다. 예시에서는 왼쪽 1행이 April, 오른쪽 1행이 August; 왼쪽 2행이 2017, 오른쪽 2행이 2026입니다. 이렇게 설정하면 소프트웨어가 가져온 PDF에서 April을 찾아 August로, 2017을 찾아 2026으로 바꿉니다.
목록을 작성할 때는 행 간의 대응 관계에 특히 주의해야 합니다. 일괄 교체에서 가장 두려운 것은 처리가 느린 것이 아니라 규칙을 잘못 입력하여 일괄적으로 잘못된 결과가 생성되는 것입니다. 각 찾을 단어와 바꿀 단어를 동일한 행 번호에 대응시켜 배치하고, 다음을 클릭하기 전에 다시 한 번 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 1행은 1행에, 2행은 2행에 대응시키며, 다른 의미의 필드를 섞지 않도록 합니다.
인터페이스에서는 "알파벳 대/소문자 무시", "단어의 일부가 아닌 전체 단어 일치" 등의 추가 옵션도 볼 수 있습니다. 영문 키워드의 경우 문서 내 대/소문자가 통일되지 않았다면 대/소문자 옵션에 유의할 수 있고, 키워드가 비교적 짧아 다른 단어 안에 포함될 수 있다면 전체 단어 일치 관련 설정을 신중하게 사용해야 합니다. 문서마다 내용 특성이 다르므로 샘플 파일로 먼저 테스트하는 것이 좋습니다.
4단계: 출력 위치 설정 및 처리를 실행합니다
키워드 설정을 완료한 후, 계속해서 "다음"을 클릭합니다. 페이지 상단의 진행 상황을 보면 이후 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 남아 있습니다. 저장 위치 설정의 의미는 매우 중요합니다. 처리된 PDF 파일을 어디에 저장할지 결정하기 때문입니다. 데이터 안전을 위해 처리 결과를 새 폴더에 출력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF를 보존할 수 있어 비교 및 롤백이 용이합니다.
저장 위치를 설정한 후 "처리 시작" 단계로 진입하면, 소프트웨어가 앞서 가져온 PDF 목록과 키워드 치환 규칙에 따라 일괄적으로 작업을 실행합니다. 처리가 끝나면 출력 폴더를 열어 결과를 확인합니다. 특히 대상 키워드가 포함된 페이지를 중심으로 몇몇 PDF를 무작위로 추출하여 확인하고, 옛 단어가 새 단어로 바뀌었는지, 페이지 레이아웃이나 다른 내용에 이상이 없는지 점검하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF 텍스트 일괄 치환 전에 먼저 테스트해야 하는 이유는 무엇인가요?
PDF 파일의 출처가 복잡하기 때문입니다. 일부는 Word, docx, doc 또는 편집 소프트웨어에서 내보낸 텍스트 기반 PDF이고, 다른 일부는 스캔으로 생성된 이미지 기반 PDF입니다. 텍스트 기반 PDF는 일반적으로 키워드 검색 및 바꾸기에 더 적합하며, 이미지 기반 PDF의 텍스트는 직접 텍스트로 인식되지 않을 수 있습니다. 한두 개의 파일로 먼저 테스트하면 소프트웨어가 대상 키워드를 찾을 수 있는지 확인하고 교체 후의 표시 효과도 점검할 수 있습니다.
2. 좌우 두 개의 키워드 목록은 어떻게 대응을 유지하나요?
왼쪽 목록을 '옛 단어 목록', 오른쪽 목록을 '새 단어 목록'으로 이해하면 됩니다. 동일한 행이 하나의 치환 관계를 나타냅니다. 예를 들어 왼쪽 1행 April은 오른쪽 1행 August에 대응하고, 왼쪽 2행 2017은 오른쪽 2행 2026에 대응합니다. 작성 시 빈 행이나 어긋나는 행이 없도록 하여 치환 관계가 예상과 다르게 되는 것을 방지해야 합니다.
3. 한 번에 여러 개의 다른 키워드를 바꿀 수 있나요?
스크린샷의 목록 구조에서 볼 수 있듯이, 여러 키워드를 행별로 입력할 수 있습니다. 실제 사무 처리 시 날짜, 연도, 회사명, 프로젝트 번호 등 여러 규칙을 동일한 작업에서 완료할 수 있습니다. 다만 규칙이 많을수록 더 꼼꼼히 확인해야 하며, 소량의 PDF로 오류 없음을 확인한 후 전체 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
4. 교체 후 원본 PDF를 덮어쓰나요?
스크린샷은 작업 흐름에 "저장 위치 설정"이 포함되어 있음을 보여주며, 이는 사용자가 처리 결과의 저장 위치를 지정해야 함을 의미합니다. 실제 작업 시 새 출력 디렉터리를 선택하여 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않도록 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 버전을 보존하여 처리 전후의 차이를 추후 비교하기 쉽습니다.
5. 키워드가 PDF에 여러 번 나타나면 어떻게 하나요?
일괄 검색 및 바꾸기의 이점은 반복적으로 나타나는 내용을 처리하는 데 있습니다. 그러나 규칙에 따라 대상 텍스트를 찾기 때문에, 설정 전에 해당 키워드가 수정해야 할 위치에만 나타나는지 확인해야 합니다. 동일한 단어가 본문, 머리글, 바닥글 또는 설명 텍스트에 두루 나타난다면 모두 바꿔야 하는지 먼저 평가하는 것이 좋습니다.
요약: 반복적인 PDF 텍스트 수정은 일괄 처리 도구에 맡기세요
여러 PDF 파일 내용의 텍스트를 통일적으로 바꾸는 것은 전형적인 반복 사무 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 PDF 도구에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택하고, PDF 파일을 일괄적으로 가져와 텍스트 정확히 찾기 및 바꿀 키워드 목록을 설정한 후, 통일된 위치에 저장하여 출력할 수 있습니다. PDF를 하나씩 열어 수정하는 것에 비해, 이 방식은 파일 수가 많고 교체 규칙이 일관된 시나리오를 처리하는 데 더 적합합니다.
현재 여러 PDF 보고서, 계약서, 공지사항 또는 보관 자료를 처리 중이며 날짜, 연도, 명칭 또는 번호를 통일적으로 바꿔야 한다면, 이 글의 흐름에 따라 먼저 소량의 파일을 가져와 테스트하고 효과를 확인한 후 전체 폴더를 일괄 처리할 수 있습니다. 이렇게 하면 반복적인 노동을 줄이고 수작업으로 인한 수정 누락 위험을 낮추어 PDF 내용 관리를 더 효율적이고 통제 가능하게 만듭니다.