여러 Word 문서를 일괄 정리할 때 삭제할 내용이 고정된 단어가 아니라 대문자 약어, 연속된 숫자, 일련번호 등 패턴화된 텍스트인 경우 정규식을 사용하면 더 효율적입니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 작업 화면을 통해 Word 도구로 이동하여 여러 docx 파일을 가져오고, "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능에서 수식 모호 찾기를 선택한 후 [A-Z]{3}, \d+ 등의 규칙을 입력하고, 바꾸기 목록을 비워 두어 일괄 삭제하는 방법을 설명합니다. 사무직 종사자가 문서, 템플릿 및 자료 파일을 일괄 정리하는 데 적합합니다.
여러 Word 문서를 일괄 정리할 때 가장 번거로운 점은 단일 파일 편집 자체보다는 여러 파일을 반복적으로 처리해야 한다는 것입니다. 예를 들어 같은 폴더 안에 여러 개의 docx 문서가 있고, 각 문서마다 삭제해야 할 키워드, 약어, 번호 또는 숫자가 포함되어 있는 경우입니다. 이러한 내용이 완전히 동일한 단어는 아니지만 동일한 형식을 가지고 있는 경우도 있습니다. 계속해서 수작업으로 Word를 하나씩 열어 찾고, 삭제하고, 저장하는 방식은 효율이 낮을 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다.
이 글에서 소개할 방법은 사무용 일괄 처리에 더 적합한 방식입니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 통해 정규 표현식으로 퍼지 검색을 하고, 바꿀 내용을 비워두는 방식으로 Word 문서 내 키워드를 일괄 삭제하는 것입니다.
이 글에서는 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 조작 단계 및 주의사항을 포함한 전체 과정을 스크린샷과 함께 설명합니다. 예제에서는 여러 개의 docx 파일을 처리하며, 목표는 문서 내 세 글자 대문자 약어와 연속된 숫자(예: BOT, ELA, 60 등)를 삭제하는 것입니다.
적용 시나리오: 삭제할 Word 키워드에 규칙은 있지만 고정적이지 않은 경우
삭제하려는 내용이 완전히 동일하다면, 예를 들어 모든 문서에서 '내부 자료'라는 네 글자를 삭제한다면 일반적인 정확한 찾기로도 가능합니다. 하지만 삭제할 내용이 완전히 동일하지 않고, 각기 다른 번호, 숫자, 영문 약어 등이라면 정규 표현식을 사용하는 것이 더 적합합니다.
정규 표현식의 가치는 '규칙에 따라 찾기'에 있습니다. 이는 특정 단어 하나만 찾는 것이 아니라, 조건에 맞는 텍스트 그룹을 찾습니다. 이는 Word의 일괄 퍼지 찾기 및 삭제에 있어 매우 중요합니다.
일반적인 사용 시나리오는 다음과 같습니다:
- 여러 Word 문서에서 연속된 숫자 일괄 삭제;
- docx 파일에서 영문 약어 또는 코드 일괄 삭제;
- 템플릿 내 강좌 번호, 프로젝트 번호, 시스템 마커 일괄 정리;
- 추출된 문서 내 불필요한 필드 일괄 삭제;
- 계약서, 자료, 강의록, 보고서 내 규칙화된 민감 정보 일괄 처리.
이번 예제에서는 [A-Z]{3}을 사용하여 연속된 세 개의 대문자를 찾고, \d+를 사용하여 연속된 숫자를 찾습니다. 이 두 가지 규칙을 통해 문서 내 BOT, ELA, 60 등의 내용을 일괄적으로 찾아낼 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전후 Word 문서 변화
처리 전: 정리를 기다리는 여러 개의 Word 파일
아래 그림은 처리 전의 파일 목록을 보여줍니다. 현재 폴더에는 1.docx부터 6.docx까지 총 6개의 Word 파일이 있습니다. 이는 단일 문서 처리가 아닌, 전형적인 일괄 문서 정리 시나리오임을 나타냅니다.
처리 전 Word 페이지를 보면, 빨간색 화살표로 정리해야 할 내용이 표시되어 있습니다. 제목 시작 부분에는 BOT이, 본문에는 ELA와 60이 있습니다. 이 내용들은 여러 위치에 분산되어 있어 수작업으로 정리하려면 일일이 찾아내야 하므로 시간이 많이 소요됩니다.
처리 후: 규칙에 맞는 내용이 삭제됨
처리 후 문서를 다시 확인하면, 원래 있던 BOT, ELA, 60이 더 이상 표시되지 않습니다. 제목은 BOT이 제거된 내용으로 바뀌었고, 본문의 숫자와 약어도 정리되었습니다. 바꿀 내용이 비어 있어, 일치하는 텍스트가 바로 삭제된 것입니다.
이 효과는 일괄 삭제를 위해 반드시 키워드를 하나하나 입력할 필요가 없다는 것을 보여줍니다. 삭제할 내용을 규칙으로 설명할 수만 있다면, 정규 표현식을 통해 일괄적으로 완료할 수 있습니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 삭제하는 방법
1단계: Word 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 왼쪽 기능 표시줄에서 Word 도구를 선택합니다. 오른쪽에는 워터마크 추가, 그림 삭제, 서식 처리 등 다양한 Word 관련 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 이번에 클릭해야 할 기능은 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기'입니다.
기능 이름에서 알 수 있듯이, 이 기능은 Word 파일 내용에서 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 데 사용됩니다. 삭제 작업의 경우 '바꾼 후 키워드'를 비워두면 삭제 효과를 얻을 수 있습니다.
2단계: 여러 Word 파일 추가 또는 가져오기
'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 페이지로 들어가면, 먼저 처리할 레코드를 선택해야 합니다. 인터페이스 상단에는 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기 두 개의 주요 버튼이 있습니다.
처리할 파일이 몇 개뿐이라면 '파일 추가'를 클릭하면 되고, 폴더 전체의 여러 Word 문서를 처리하려면 '폴더에서 파일 가져오기'를 클릭하는 것이 좋습니다. 스크린샷에는 이미 6개의 docx 파일이 가져와졌으며, 파일 경로와 확장자가 표시되어 처리 대상을 쉽게 확인할 수 있습니다.
이상이 없으면 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다. 이 단계의 예상 결과는 일괄 정리해야 할 모든 Word 문서가 작업 목록에 추가된 것입니다.
3단계: 찾기 방식을 수식 퍼지 찾기로 설정
처리 옵션 페이지로 이동한 후, '찾기 방식'에서 수식 퍼지 텍스트 찾기 사용을 선택합니다. 스크린샷에서 해당 옵션이 체크되어 있습니다. 여기서의 퍼지 찾기는 규칙으로 내용을 찾는 것, 즉 이 글에서 설명하는 정규 표현식 삭제에 적합합니다.
'정확한 텍스트 찾기'를 선택하면 보통 고정된 단어를 찾는 데 적합합니다. 반면 이번 예제처럼 세 글자 대문자, 연속된 숫자 등 특정 유형의 텍스트를 찾으려면 수식 퍼지 찾기를 선택해야 합니다.
4단계: 삭제할 정규 표현식 입력
'찾을 키워드 목록'에 규칙을 입력합니다. 스크린샷의 두 가지 규칙은 각각 다음과 같습니다:
- [A-Z]{3}: 연속된 세 개의 대문자 영문자 찾기;
- \d+: 연속된 숫자 찾기.
이 두 규칙은 예제 문서의 BOT, ELA 및 60을 포함할 수 있습니다. 소프트웨어는 이 규칙에 따라 가져온 6개의 docx 파일에서 조건에 맞는 내용을 일괄 찾습니다.
문서에서 삭제할 내용이 다른 형식이라면, 실제 상황에 맞게 규칙을 조정하십시오. 예를 들어 고정 접두사와 숫자로 이루어진 번호를 삭제하려면 더 구체적인 규칙을 작성해야 합니다. 규칙이 정확할수록 일괄 삭제는 더 안전해집니다.
5단계: 바꾼 후 키워드 목록 비워두기
오른쪽은 '바꾼 후 키워드 목록'입니다. 스크린샷에는 '입력하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 명확하게 안내되어 있습니다. 따라서 찾은 내용을 삭제하려면 오른쪽에 어떠한 바꿀 텍스트도 입력하지 마십시오.
이 단계의 조작 목적은 매우 명확합니다. 소프트웨어가 왼쪽 규칙에 맞는 내용을 빈 값으로 바꾸도록 하는 것입니다. 최종 효과는 Word 문서 내 해당 내용이 삭제되는 것입니다.
6단계: 후속 절차로 이동하여 처리 실행
설정을 완료했으면 하단의 다음 단계를 클릭합니다. 페이지 상단의 흐름에 따라, 이후 '저장 위치 설정' 및 '처리 시작'으로 진행됩니다. 인터페이스 안내에 따라 저장 경로를 설정한 후, 일괄 작업 실행을 시작합니다.
처리된 파일은 원본 파일을 직접 덮어쓰지 말고 새 위치에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 결과 확인이 용이하고, 원본 문서를 백업용으로 보관할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 또는 주의사항
1. 정규 표현식 규칙은 어떻게 검증해야 하나요?
가장 확실한 방법은 소수의 파일로 먼저 테스트하는 것입니다. 예를 들어, 1~2개의 docx 파일을 먼저 가져와 처리 후 결과를 확인하여 잘못된 삭제가 없었는지 확인한 다음, 전체 파일에 대해 일괄 처리를 실행합니다.
2. [A-Z]{3}은(는) BOT과 ELA만 삭제하나요?
아니요. 연속된 모든 세 글자 대문자를 삭제합니다. 따라서 문서에 다른 세 글자 대문자 약어가 있다면 일치할 수 있습니다. 사용 전에 이러한 내용들이 모두 삭제 가능한지 확인해야 합니다.
3. 숫자를 삭제할 때 주의할 점은 무엇인가요?
\d+는 연속된 숫자를 찾으므로 범위가 상당히 넓습니다. Word 문서에 삭제해서는 안 될 연도, 페이지 번호, 금액, 번호 등이 있다면 신중하게 사용하거나 더 정확한 규칙으로 변경해야 합니다.
4. 왜 새 폴더에 저장해야 하나요?
일괄 처리 효율은 매우 높지만, 규칙 설정이 정확하지 않으면 여러 파일에 빠르게 영향을 미칠 수 있습니다. 새 폴더에 저장하면 원본 파일을 보존할 수 있어 대조 및 복구가 용이합니다.
5. 이 방법은 어떤 파일 형식에 적합한가요?
스크린샷 예제에서는 docx 파일을 사용합니다. 일반적인 Word 문서의 경우, 먼저 docx 형식으로 처리 효과를 테스트해 보는 것이 좋습니다. 구버전 doc 파일과 관련된 경우, 먼저 소량으로 검증한 후 일괄 실행하는 것이 좋습니다.
요약: 정규 표현식으로 Word 일괄 정리 효율 향상
여러 Word 문서에 규칙화된 삭제 대상 내용이 있을 경우, 정규 표현식을 사용한 일괄 퍼지 찾기는 수작업으로 하나씩 삭제하는 것보다 훨씬 효율적입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 Word 도구에서 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 선택하고, 여러 docx 파일을 가져온 다음, '수식 퍼지 텍스트 찾기 사용'을 선택하고, 찾기 규칙을 입력한 후 바꾸기 목록을 비워두면 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
이 방법은 특히 사무직 종사자가 대량의 자료, 템플릿 문서, 강좌 파일, 프로젝트 파일 및 일괄 내보내기된 Word 내용을 처리하는 데 적합합니다. 정식 처리 전에 백업이나 테스트 샘플을 준비하여 규칙에 오류가 없음을 확인한 후 일괄 실행하여 소프트웨어가 반복 작업을 완료하게 하고, 판단과 확인이 더 필요한 작업에 시간을 할애하시기 바랍니다.