여러 Word, docx 또는 doc 문서에 규칙은 비슷하지만 완전히 동일하지 않은 내용이 있는 경우, 파일을 하나씩 열어 수동으로 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 정규 표현식을 사용하여 대문자 약어, 숫자 등의 내용을 퍼지 매칭하고 대체 내용을 비워 두어 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 보여줍니다. 이는 템플릿 문서, 강의 자료, 계약 자료 및 민감한 필드를 일괄 정리하는 등의 시나리오에 적합합니다.
여러 개의 Word 문서를 정리할 때 자주 마주치는 상황이 있습니다. 삭제할 내용이 고정된 단어가 아니라 일정한 패턴을 가진 텍스트인 경우입니다. 예를 들어 문서에 세 글자 대문자 영문 약어, 숫자 번호, 강의 시간, 템플릿 표식 등이 있을 때, docx 파일을 하나씩 열어서 찾아 삭제하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 빠뜨리기 쉽습니다.
이 문서에서는 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 사용하여 정규 표현식으로 여러 Word, docx, doc 문서에서 키워드를 일괄적으로 퍼지 삭제하는 방법을 소개합니다. 핵심 아이디어는 수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색하여 특정 유형의 내용을 매칭하는 것입니다. 교체 후 키워드 목록을 비워 두면 소프트웨어가 매칭된 내용을 바로 삭제합니다.
적용 시나리오
이 방법은 "내용에 규칙은 있지만 구체적인 문자가 완전히 일치하지는 않는" Word 일괄 정리 작업에 적합합니다. 예를 들면:
- 여러 Word 문서에서 BOT, ELA와 같은 세 글자 영문 코드 등 대문자 약어 일괄 삭제;
- docx 문서에서 강의 시간, 번호, 일련번호, 금액 등 숫자 일괄 삭제;
- 템플릿 문서에서 고정 형식 표식, 코드, 플레이스홀더 정리;
- 파일을 하나씩 열지 않고 여러 Word 파일에 대해 통일된 찾기 및 교체 또는 삭제 수행.
일반적인 "정확한 텍스트 찾기"에 비해 정규 표현식은 퍼지 매칭에 더 적합합니다. 예를 들어 [A-Z]{3}은 연속된 3개의 대문자를 매칭할 수 있고, \d+는 하나 이상의 숫자를 매칭할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전과 후
처리 전: 여러 docx 파일을 통일적으로 정리해야 함
예제에서 처리할 파일은 6개의 Word 문서이며 파일 형식은 모두 docx입니다. 수동으로 처리한다면 1.docx부터 6.docx까지 하나씩 열어서 각각 내용을 찾아 삭제해야 합니다.
그 중 하나의 문서를 열어 보면 본문에 정리가 필요한 내용이 존재하는 것을 알 수 있습니다. 예를 들어 제목의 BOT, 본문의 ELA 그리고 숫자 60입니다. 이러한 내용은 모든 문서에서 완전히 동일하지는 않지만 세 글자 대문자, 연속된 숫자라는 일정한 규칙을 따릅니다.
처리 후: 매칭된 키워드가 일괄 삭제됨
처리가 완료되면 정규 표현식 규칙에 부합하는 내용이 Word 문서에서 삭제됩니다. 예제에서는 세 글자 대문자 약어와 숫자가 정리되었으며 문서의 주요 구조는 그대로 유지됩니다.
이 방식의 장점은 모든 구체적인 키워드를 미리 나열할 필요 없이, 키워드가 설정한 규칙에만 부합하면 일괄적으로 찾아서 삭제할 수 있다는 점입니다.
조작 단계: 정규 표현식으로 Word 키워드 일괄 퍼지 삭제
1단계: Word 도구로 이동하여 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 열고 왼쪽에서 Word 도구를 선택합니다. 기능 목록에서 "Word에서 키워드 찾기 및 교체"를 찾아 클릭합니다. 이 기능은 Word 파일 내용의 키워드를 일괄적으로 찾고, 교체하거나 삭제하는 데 사용합니다.
해당 기능을 선택하면 소프트웨어가 일괄 처리 마법사 페이지로 진입하며, 이후 단계에 따라 파일을 추가하고 검색 규칙을 설정하고 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작합니다.
2단계: 처리할 Word, docx 파일 추가
기능 페이지로 진입한 후, 1단계 "처리할 레코드 선택"에서 파일 추가를 클릭하여 처리할 Word 문서를 리스트에 추가합니다. 파일이 같은 폴더에 모여 있다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용할 수도 있습니다.
추가가 완료되면 리스트에 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 예제에서는 6개의 docx 파일을 가져왔으며, 이 파일들이 모두 이후의 일괄 찾기 및 교체 작업에 참여한다는 것을 의미합니다. 파일 확인이 끝나면 하단의 다음을 클릭합니다.
3단계: "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 검색" 선택
2단계 "처리 옵션 설정"에서 "검색 방식"을 찾습니다. 정규 표현식을 사용하여 퍼지 매칭을 하려면 일반적인 정확한 텍스트 검색이 아닌 수식을 사용하여 텍스트 퍼지 검색을 선택해야 합니다.
이 단계는 매우 중요합니다. 수식 퍼지 검색을 선택하면 소프트웨어가 입력된 표현식 규칙에 따라 Word 내용을 매칭하며, 특정 고정 단어만 찾지 않습니다.
4단계: 삭제할 정규 표현식 작성
왼쪽의 찾을 키워드 리스트에 매칭할 규칙을 입력합니다. 예제에서는 두 가지 규칙을 입력했습니다:
- [A-Z]{3}: 연속된 3개의 대문자 영문자 매칭, 예: BOT, ELA;
- \d+: 하나 이상의 연속된 숫자 매칭, 예: 60, 100, 2026.
오른쪽은 교체 후 키워드 리스트입니다. 인터페이스에서 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 안내하므로, 목표가 매칭된 내용을 일괄 삭제하는 것이라면 오른쪽 교체 리스트는 비워 두면 됩니다.
즉, 이 예제의 처리 로직은: [A-Z]{3} 및 \d+에 해당하는 모든 텍스트를 찾아 빈 내용으로 교체하여 삭제하는 것입니다.
5단계: 계속 진행하여 저장 위치 설정 및 처리 시작
규칙 설정을 완료한 후 다음을 클릭합니다. 인터페이스 마법사에 따라 계속해서 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 단계로 진입합니다. 처리된 파일은 원본 Word 파일과 구분하고 결과를 확인하기 쉽도록 새 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다.
처리를 시작하면 소프트웨어가 추가된 여러 Word 문서에 대해 순차적으로 찾기 및 교체 작업을 수행합니다. 처리가 완료되면 출력 파일을 열어 확인하면 규칙에 부합하는 키워드가 일괄 삭제된 것을 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 교체 후 키워드 리스트가 비어 있는 것이 왜 삭제를 의미하나요?
찾기 및 교체 로직에서 "빈 값으로 교체"는 매칭된 내용을 삭제하는 것과 같습니다. 캡처 이미지의 오른쪽 영역에도 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 안내되어 있으므로, 왼쪽에 검색 규칙을 작성하고 오른쪽에 교체 내용을 입력하지 않으면 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
2. 정규 표현식으로 인해 내용이 잘못 삭제될 수 있나요?
가능성이 있습니다. 정규 표현식 매칭은 특정 유형의 규칙이며 개별 고정 단어가 아닙니다. 예를 들어 \d+는 모든 연속된 숫자를 매칭하므로, 문서에 번호, 날짜, 페이지 번호, 금액 등의 숫자가 있다면 함께 삭제될 수 있습니다. 정식 처리 전에 소량의 파일로 테스트하는 것이 좋습니다.
3. [A-Z]{3}는 어떤 내용을 삭제하는 데 적합한가요?
BOT, ELA, ABC와 같은 연속된 3개의 대문자 영문자를 삭제하는 데 적합합니다. 문서에 이 규칙에 부합하는 다른 세 글자 대문자 약어가 있다면 동일하게 삭제됩니다. 특정 몇 개의 고정 단어만 삭제하고 싶다면 더 정확한 규칙이나 일반적인 정확한 검색으로 변경할 수 있습니다.
4. "대소문자 무시"를 체크해야 하나요?
대문자만 매칭하려는 경우 일반적으로 대소문자 무시를 체크하지 않는 것이 좋습니다. 체크하면 매칭 범위가 확대되어 소문자 조합도 인식될 수 있기 때문입니다. 실제 조작 시에는 문서 내용에 따라 신중하게 선택해야 합니다.
5. 처리 전에 원본 파일을 백업해야 하나요?
백업하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 특징은 한 번에 여러 파일에 영향을 미친다는 점이며, 특히 정규 표현식 삭제 작업은 규칙 설정이 부적절하면 불필요한 내용 손실을 초래할 수 있습니다. 결과를 새 폴더에 저장하는 것이 더 안전한 방법입니다.
요약
HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 원래 Word, docx, doc 파일을 하나씩 열어서 완료해야 했던 삭제 작업을 한 번의 일괄 처리 작업으로 전환할 수 있습니다. "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 기능을 통해 "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 검색"을 선택하면 정규 표현식으로 특정 유형의 키워드를 매칭할 수 있으며, 교체 내용을 비워 두면 이러한 내용을 일괄 삭제할 수 있습니다.
많은 양의 Word 문서에서 번호, 약어, 템플릿 표식 또는 민감 필드를 자주 정리해야 한다면, 먼저 매칭 규칙을 준비한 후 소량의 파일로 테스트하여 문제없음을 확인한 다음 일괄 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 반복적인 노동을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 문서 정리 효율을 크게 향상시킬 수 있습니다.