폴더 이름 뒤에 자주 보이는 01, 02, 2023, 2020 등의 번호는 임시 정렬이나 내보내기 식별자일 때가 많아 정리 보관 시 일괄 삭제해야 합니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 폴더 이름 모듈에 진입하여 "폴더 이름에서 텍스트 삭제" 기능을 사용하고, 여러 폴더를 추가한 후 처리 옵션에서 "모든 숫자"를 선택하여 폴더 이름 속 번호, 연도, 숫자 문자를 빠르게 제거하는 방법을 보여줍니다.
데스크탑 정리, 프로젝트 자료, 부서 공유 폴더 또는 고객 전달 디렉토리를 정리할 때 폴더 이름 자체는 영문 또는 한글 업무명인데 뒤에 Report01, Reports04, Results02, Summary06, Templates14와 같은 숫자가 붙는 경우를 자주 접하게 됩니다. 이러한 숫자는 내보내기 시스템, 임시 정렬, 연도 표시 또는 수동 번호 매기기에서 비롯될 수 있습니다. 자료가 정식으로 아카이빙 될 시점에는 이러한 번호가 불필요하며 검색과 디렉토리 미관에 영향을 줄 수 있습니다.
단 3개의 폴더라면 수동으로 이름을 바꾸는 것이 괜찮을 수 있지만, 20개, 100개, 혹은 그 이상의 폴더라면 일일이 숫자를 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 폴더 이름의 숫자를 한 번에 삭제하는 것입니다. 이는 사무용 소프트웨어의 일괄 처리 도구에 해당하며, 대량의 폴더 이름 변경, 파일 정리, 문서 아카이빙 등 반복적인 작업에 적합합니다.
본 문서에서는 세 가지 문제에 초점을 맞춰 설명합니다. 이 방법이 적합한 시나리오, 처리 전후의 변화, 그리고 소프트웨어에서 구체적으로 어떻게 단계별로 작업하는지입니다. 이전에 유사한 폴더 일괄 이름 바꾸기 도구를 사용해 본 적이 없더라도 스크린샷을 따라 작업을 완료할 수 있습니다.
적용 시나리오: 폴더 번호와 연도를 통일적으로 제거해야 할 때
폴더 이름의 숫자를 항상 보존해야 하는 것은 아닙니다. 다음과 같은 시나리오는 일반적으로 숫자 일괄 삭제에 적합합니다.
- 내보낸 자료 번호 정리: 시스템 내보내기 시 자동으로 생성된 Report01, Report02, Report03을 아카이빙할 때 Report류 이름만 유지하고 싶습니다.
- 연도 표시 제거: Project2023, Training2021, Statements2019 등의 폴더를 연도별 요약 디렉토리로 병합한 후 더 이상 연도가 필요하지 않을 수 있습니다.
- 영문 폴더 이름 통일: Agreements10, Analysis2022, Specifications13 등 이름에 숫자가 섞여 있어 디렉토리 정돈 상태를 해치는 경우입니다.
- 공유 드라이브 일괄 정리: 여러 사람이 협업할 때 이름 지정 형식이 일관되지 않은 경우, 일괄 규칙을 사용하여 폴더 이름을 더욱 통일성 있게 만들 수 있습니다.
- 후속 파일 정리 준비: Word, docx, doc, Excel, PDF 등 자료 분류를 수행하기 전에 먼저 폴더 이름에서 불필요한 번호를 정리하면 규칙적인 디렉토리를 구축하기 쉽습니다.
특별히 유의할 점은, 숫자 자체에 업무적 의미가 있는 경우, 예를 들어 '계약서 제2판', '제품 3D 자료', '2024 예산'의 숫자는 보존해야 하므로 모든 숫자를 일괄 삭제하는 것을 바로 선택해서는 안 된다는 것입니다. 일괄 처리 전에 숫자를 삭제할 수 있는지 먼저 판단해야 합니다.
효과 미리보기: 처리 전, 폴더 이름에 숫자 번호가 포함됨
아래의 처리 전 스크린샷에는 여러 폴더 이름에 숫자가 포함되어 있습니다. 왼쪽에는 Agreements10, Analysis2022, Data03, Design07, Documents08 등이 있고, 오른쪽에는 Report01, Reports04, Results02, Resumes09, Specifications13, Statements2019, Training2021 등이 있습니다.
이 숫자들은 일련번호, 연도, 혹은 단순한 두 자리 번호처럼 보입니다. 수동으로 하나씩 수정하려면 '폴더 선택—이름 바꾸기—숫자 삭제—확인' 동작을 반복해야 할 뿐만 아니라, 실수로 글자를 삭제하지 않도록 조심해야 합니다. 사무직 종사자에게 이러한 조작은 기술적인 어려움은 없지만 시간을 매우 많이 소모합니다.
효과 미리보기: 처리 후, 숫자가 일괄 제거됨
일괄 처리를 거친 후 폴더 이름의 숫자가 삭제되고 텍스트 부분만 유지됩니다. 예를 들어 Agreements10은 Agreements로, Analysis2022는 Analysis로, Report01은 Report로, Specifications13은 Specifications로, Training2021은 Training으로 변경되었습니다.
처리 효과를 통해 알 수 있듯이, 소프트웨어는 폴더 전체를 삭제하거나 폴더 내부 자료를 변경하는 것이 아니라 폴더 이름 자체에 대해 텍스트 정리를 수행합니다. 많은 폴더 이름의 접미사 번호를 통일적으로 제거해야 하는 시나리오에서 이러한 일괄 처리 방식은 수동으로 이름을 바꾸는 것보다 훨씬 효율적입니다.
조작 절차 1: 폴더 이름 모듈 열기
HeSoft Doc Batch Tool 를 시작한 후, 왼쪽 탐색 모음에서 폴더 이름을 선택합니다. 소프트웨어 메인 인터페이스에는 폴더 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기, 폴더 이름에 텍스트 삽입, 폴더 이름에 접두사 및 접미사 추가하기, 폴더 이름 대소문자 변환 등 폴더 이름 처리와 관련된 여러 기능 카드가 표시됩니다.
이번에 수행할 작업은 숫자 삭제이므로, 5번째 항목인 폴더 이름에서 텍스트 삭제를 선택합니다.
이 단계의 핵심은 기능 진입점을 제대로 선택하는 것입니다. 처리하려는 대상이 '폴더 이름'이지 Word 문서 내용, Excel 표 내용, PDF 페이지 내용이 아니기 때문에 '폴더 이름' 분류에서 작업해야 합니다. '폴더 이름에서 텍스트 삭제'를 선택해야 후속 일괄 삭제 규칙 설정 페이지로 진입할 수 있습니다.
조작 절차 2: 처리할 폴더 기록 추가하기
기능 페이지에 들어가면 인터페이스 상단에 현재 작업이 폴더 이름에서 텍스트 삭제로 표시되고 단계별 마법사가 제공됩니다. 첫 번째 단계는 처리할 기록 선택입니다. 오른쪽 상단의 폴더 추가 버튼을 클릭하여 숫자 번호를 제거해야 할 폴더를 처리 목록에 넣습니다.
추가 후 소프트웨어는 표에 폴더 이름과 경로를 표시합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이 목록에는 이미 여러 개의 숫자가 포함된 폴더가 로드되었으며, 경로는 바탕화면 테스트 디렉토리 아래에 위치합니다. 표 아래에 기록 수가 20으로 표시되어 현재 20개의 폴더가 후속 처리에 참여할 것임을 나타냅니다.
이 단계에서는 바로 다음 단계를 클릭하기보다는 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
- '이름' 열을 확인하여 이 폴더들이 실제로 모두 숫자 삭제가 필요한지 확인합니다.
- '경로' 열을 확인하여 폴더가 위치한 디렉토리가 정확한지, 다른 디렉토리를 잘못 선택하지 않았는지 확인합니다.
- 처리하지 말아야 할 폴더가 있다면 조작 열에서 해당 기록을 제거할 수 있습니다.
- 추가한 폴더가 전체적으로 맞지 않으면 페이지의 비우기 버튼을 사용하여 다시 선택할 수 있습니다.
일괄 처리의 효율성은 한 번에 규칙을 실행하는 데서 나오지만, 전제 조건은 처리 대상이 정확해야 한다는 것입니다. 대상이 틀리면 후속 규칙이 아무리 정확해도 처리하지 말아야 할 폴더에 영향을 미칠 수 있습니다.
조작 절차 3: 삭제 유형으로 '모든 숫자' 선택하기
처리 대기 목록에 이상이 없는지 확인한 후, 하단의 다음 단계를 클릭하여 처리 옵션 설정으로 진입합니다. '동작 유형' 영역에서 모든 숫자를 선택합니다.
'모든 숫자'를 선택하면 소프트웨어는 폴더 이름에 나타나는 숫자 문자를 삭제할 내용으로 간주합니다. 여기서 숫자에는 0에서 9까지의 문자가 포함되며, 예를 들어 01, 03, 10, 2020, 2021, 2023 등이 있습니다. 숫자가 이름의 끝에 나타나든 중간에 끼어 있든 해당 규칙에 따라 정리됩니다.
본 문서의 예시와 결합하여 처리 로직은 다음과 같이 이해할 수 있습니다.
- Report01은 01을 삭제하여 Report를 얻습니다.
- Reports04는 04를 삭제하여 Reports를 얻습니다.
- Results02는 02를 삭제하여 Results를 얻습니다.
- Statements2019는 2019를 삭제하여 Statements를 얻습니다.
- Promotion2020은 2020을 삭제하여 Promotion을 얻습니다.
동일한 설정 페이지에는 '모든 공백', '모든 한자', '모든 영문자', '모든 내용', '가장 오른쪽의 몇 개 텍스트' 등 다른 옵션도 있습니다. 접미사 번호를 삭제하기 위해 다른 옵션을 임의로 선택하지 마십시오. 특히 '모든 내용'이나 '모든 영문자'를 선택하면 이름이 과도하게 정리될 수 있습니다. 본 문서의 시나리오에서는 '모든 숫자'만 선택하면 됩니다.
조작 절차 4: 다음 단계로 넘어가 저장 위치 설정 및 처리 시작하기
동작 유형 설정을 완료한 후, 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다. 절차 표시줄에서 소프트웨어가 이후 저장 위치 설정 및 처리 시작 단계로 진입할 것임을 알 수 있습니다. 인터페이스 안내에 따라 설정을 완료하고, 최종적으로 이상이 없는지 확인한 후 실행을 시작합니다.
처리를 시작하기 전에 세 가지 사항을 확인하는 것이 좋습니다.
- 삭제 규칙 확인: 현재 선택된 것이 '모든 숫자'인지, 다른 텍스트 삭제 유형이 아닌지 확인합니다.
- 중복 이름 위험 확인: 동일한 디렉토리에 Report01과 Report02가 있는 경우, 숫자를 삭제하면 둘 다 Report로 변경될 수 있으므로 이러한 충돌을 미리 처리해야 합니다.
- 중요 디렉토리 확인: 정식 사무 자료라면 디렉토리를 백업하거나 소수의 폴더로 효과를 먼저 테스트하는 것이 좋습니다.
처리를 완료한 후, 원래 폴더가 있던 위치로 돌아가 확인하면 이름 속의 번호가 이미 일괄 제거된 것을 볼 수 있습니다. 전체 과정에서 일일이 이름을 바꿀 필요가 없어 대량의 자료 디렉토리를 정리하는 데 적합합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 이 방법으로 폴더 끝의 숫자만 삭제할 수 있나요?
본 문서에서는 '모든 숫자'를 삭제하는 방법을 보여드리며, 이는 이름에 있는 모든 숫자가 삭제됨을 의미합니다. 만약 가장 오른쪽에 있는 번호만 삭제하고 싶다면, 인터페이스의 다른 규칙에 따라 신중하게 선택해야 합니다. 단, 스크린샷에 제시된 조작으로 볼 때, 본 문서의 목표는 모든 숫자를 삭제하는 것이므로 '모든 숫자'를 선택하는 것이 가장 직접적입니다.
2. 폴더 안의 Word, Excel, PDF 파일이 영향을 받나요?
이 조작은 폴더 이름을 대상으로 하므로 폴더 내부의 docx, doc, xlsx, PDF, 이미지 등 파일 내용을 직접 수정하지는 않습니다. 다만 폴더 이름이 변경되면 원래 경로가 바뀌므로, 특정 문서 링크가 이전 경로를 참조했다면 유의해야 합니다.
3. 숫자 삭제 후 폴더 이름이 비어 있으면 어떻게 하나요?
만약 어떤 폴더의 원래 이름이 전부 숫자로 구성되어 있다면, 모든 숫자 삭제를 선택했을 때 이름이 예상과 달라질 수 있습니다. 처리 전에 목록을 확인하여 순수 숫자 이름의 폴더를 바로 일괄 처리 작업에 추가하는 것을 피해야 합니다.
4. 왜 경로 열을 먼저 보는 것이 좋나요?
폴더를 일괄 처리할 때, 이름이 같거나 비슷한 폴더가 다른 디렉토리에 분산되어 있을 수 있습니다. 경로 열은 실제 처리 위치를 확인하여 다른 프로젝트 디렉토리를 실수로 변경하는 것을 방지하는 데 도움을 줍니다.
5. 몇 개의 폴더까지 일괄 처리하기에 적합한가요?
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 이번 예시에서는 20개의 기록을 로드했습니다. 실제 사무 환경에서는 동일한 규칙으로 처리할 수 있는 폴더라면 모두 일괄 처리 방식을 사용하는 것이 적합합니다. 수량이 많을수록 절약되는 시간이 더욱 뚜렷해집니다.
요약: 폴더 번호를 일괄 제거하여 디렉토리 정리를 더욱 효율적으로
폴더 이름 뒤의 번호, 연도, 숫자 문자가 더 이상 필요하지 않다면 수동으로 하나씩 삭제하는 것은 효율적인 방법이 아닙니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 '폴더 이름' 모듈을 통해 '폴더 이름에서 텍스트 삭제' 기능으로 들어가 여러 폴더를 추가한 후 '모든 숫자'를 선택하면 신속하게 일괄 이름 바꾸기를 완료할 수 있습니다.
이 방법은 특히 프로젝트 자료 아카이빙, 사무 폴더 표준화, 공유 드라이브 정리, 내보내기 디렉토리 정리 등의 시나리오에 적합합니다. 정식 처리 전에 폴더 목록, 경로 및 중복 이름 위험을 확인하고 이상이 없음을 확인한 후 실행을 시작하는 것이 좋습니다. 대량의 파일과 폴더를 자주 처리해야 하는 사용자에게 폴더 이름에서 숫자를 일괄 삭제하는 방법을 익히는 것은 반복적인 노동을 현저히 줄이고 파일 관리 효율성을 높일 수 있습니다.