Wenn in mehreren Word-Dokumenten unerwünschte Seiten umbrüche vorhanden sind, wird viel Zeit verschwendet, wenn die Datei einzeln geöffnet und gelöscht wird. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Office-Szene "Einheitliches Ersetzen oder Löschen mehrerer Word-Datei-Seiten umbrüche" und beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie mehrere Docx-Dateien, füllen Sie die Seiten umbruch variablen über die Such-und Ersatz funktion aus, lassen Sie den Ersatz inhalt leer, um den Seiten umbruch zu löschen, und erläutern Sie den Effekt, die wichtigsten Einstellungen und Vorsicht maßnahmen vor und nach der Verarbeitung, damit Benutzer die Stapel dokumentation sicher und effizient abschließen können.
Im täglichen Büro werden Word-Seiten umbrüche häufig in Dateien angezeigt, die Daten sortierung, Dokument konvertierung und Multiplayer-Zusammenarbeit sind. Es wurde ursprünglich zur Steuerung des Seiten wechsels verwendet. Wenn jedoch die Position des Seiten umrisses nicht zumutbar ist oder die Anzahl zu groß ist, führt dies zu Problemen wie Seiten bruch, leeren Seiten, Versetzung des Inhalts nach dem Verzeichnis und Verwirrung beim Zusammenführen von Dokumenten. Bei einer einzelnen Word-Datei können Sie das Dokument nach dem Öffnen manuell löschen. Wenn Sie jedoch mehrere Docx-und Doc-Dokumente in einem Ordner verarbeiten möchten, werden manuelle Vorgänge sehr umständlich.
In diesem Artikel wird eine besser geeignete Verarbeitung methode für Batch-Büros vorgestellt: Verwenden Sie" HeSoft Doc Batch Tool "Suchen Sie Seiten umbrüche in Word-Dateien in großen Mengen und löschen oder ersetzen Sie sie nach Bedarf. Diese Software ist ein Tool zur Stapel verarbeitung von Büro dokumenten, das sich auf die Lösung des Problems wiederholter Vorgänge mit mehreren Dateien konzentriert. Durch einmaliges Festlegen von Regeln können mehrere Word-Dateien gemäß derselben Regel verarbeitet werden, wodurch die Zeit kosten für das manuelle Öffnen, Suchen und Speichern nacheinander verringert werden.
Anwendbares Szenario: Warum Sie Word-Seiten umbrüche in großen Mengen ersetzen oder entfernen müssen
Der Seiten umbruch selbst ist kein Fehler. Dadurch können Kapitel mit einer neuen Seite beginnen und auch die Struktur des Dokuments steuern. In vielen Szenarien zur Sortierung von Stapel dokumenten wird der Seiten umbruch jedoch zu einem Hindernis für den nachfolgenden Satz. Beispiels weise müssen Sie Dutzende von Word-Berichten zu einer Zusammenstellung von Informationen zusammenführen. Am Ende oder in der Mitte jedes Berichts verbleiben Seiten umbrüche. Nach dem Zusammenführen können viele unnötige leere Seiten angezeigt werden. Ein weiteres Beispiel ist die aus dem System exportierte Docx-Datei, deren Mitte des Textes zwangsweise paging, was zum Lesen und Drucken unpraktisch ist.
Die folgenden Bedingungen eignen sich besonders für die Verarbeitung mit einem Batch-Tool:
- Es gibt viele Word-Dateien in einem Ordner, die alle manuelle Seiten umbrüche entfernen müssen.
- Mehrere Docx-Dateien stammen aus derselben Vorlage mit ähnlichen Seiten umbrüche und müssen einheitlich bereinigt werden.
- Word-Dokumente, die aus PDF, Webseiten oder Geschäfts systemen konvertiert wurden, enthalten redundante Seiten umbrüche.
- Vor dem Zusammenführen der Daten hoffe ich, die Seiten umbrüche in jedem Dokument zu entfernen, um abnormale Satz anomalien nach dem Zusammenführen zu vermeiden.
- Ich möchte nicht nur den Seiten umbruch löschen, sondern auch den Seiten umbruch durch eine einheitliche Markierung für die spätere Überprüfung ersetzen.
Der Hauptvorteil der Stapel verarbeitung liegt in "einheitlichen Regeln und einmaliger Ausführung". Benutzer müssen Strg H nicht wiederholt in jedem Word-Dokument drücken und müssen sich keine Sorgen machen, dass eine bestimmte Datei vergessen wird. Solange die Regeln korrekt festgelegt sind, kann die Software sie einzeln nach der Liste der Dateien verarbeiten.
Effekt vorschau: Was ist der Unterschied vor und nach der Seiten bereinigung?
Vor der Verarbeitung: Im Dokument befindet sich ein Seiten umbruch, der einen Seiten wechsel erzwingt
Der folgende Screenshot vor der Verarbeitung zeigt eine Seite mit einem Word-Dokument. Nach dem Öffnen der Bearbeitungs marke sehen Sie das Zeichen "Seiten umbruch" unter dem Text. Dieser Seiten umbruch zwingt den folgenden Inhalt zur nächsten Seite, auch wenn auf der aktuellen Seite noch Platz vorhanden ist, wird er nicht weiter nach unten gesetzt. Das rote Feld und die Pfeile markieren die Position der Seiten umbrüche, die verarbeitet werden müssen.
Für ein Dokument ist ein solcher Seiten umbruch möglicher weise nicht offen sichtlich. Wenn jedoch in jeder Datei mehrere ähnliche Seiten umbrüche vorhanden sind, führt dies beim Stapeln, beim einheitlichen Satz oder beim Drucken zu vielen zusätzlichen Inspektions arbeiten. Wenn Sie die Seiten umbrüche im Voraus stapel weise löschen, können nachfolgende Dokumente reibungsloser organisiert werden.
Nach der Verarbeitung: Der Seiten umbruch verschwindet, die Seite wird nicht mehr gewaltsam getrennt
Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Speicherort desselben Dokuments. Sie können feststellen, dass der ursprüngliche Text "Seiten umbruch" und die gepunktete Linie verschwunden sind. Der rote Rahmen bereich behält normale Absatz markierungen bei, was darauf hinweist, dass die erzwungene Paginierung steuerung entfernt wurde. Der folgende Inhalt wird weiterhin gemäß den ursprünglichen Absätzen, Stilen und Seiten rändern von Word gesetzt.
Beschreibung dieses Effekts: Die Batch-Ersetzung regel trifft auf den Seiten umbruch, und da der Ersetzung inhalt leer ist, wird das Löschen schließlich realisiert. Für Benutzer, die Docx-Seiten umbrüche stapel weise bereinigen müssen, ist diese Methode zeitsparender als das Öffnen von Dateien nacheinander.
Aktions schritte: Bereinigen Sie Seiten umbrüche in mehreren Word-Dateien stapel weise
Schritt 1: Öffnen Sie die Suchersatz-Funktion im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie in der linken Navigations leiste "Word Tools". Klicken Sie auf der rechten Werkzeug karte auf "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf diese Funktion. Die Beschreibung lautet "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt".
Der Grund für die Auswahl dieser Funktion besteht darin, dass Seiten umbrüche über spezielle Word-Variablen lokalisiert werden können und die Such-und Ersetzung funktion "gefundene Objekte" durch leeren Inhalt oder anderen Inhalt ersetzen kann. Mit anderen Worten, es kann nicht nur normalen Text verarbeiten, sondern auch Variablen verwenden, um spezielle Satz inhalte wie Seiten umbrüche zu verarbeiten.
Schritt 2: Importieren Sie Docx-oder Doc-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite sehen Sie oben Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Entleeren" usw. Wenn Sie nur eine kleine Anzahl bestimmter Dokumente verarbeiten, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Wenn Word-Dateien in einem Ordner verarbeitet werden sollen, können Sie "Dateien aus einem Ordner importieren" verwenden.
Im Screenshot wurden insgesamt 6 Dateien von 1.docx auf 6.docx hinzugefügt. Der Datei pfad befindet sich in D:\ test \ und die Erweiterungen sind alle docx. In der Liste werden auch Informationen wie Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt, um zu überprüfen, ob die Datei korrekt ist. "Anzahl der Datensätze: 6" wird unten angezeigt, was darauf hinweist, dass die aktuelle Stapel aufgabe 6 Datensätze verarbeitet.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, eine Liste der in diesem Stapel verarbeiteten Dateien zu erstellen. Es wird empfohlen, zwei Punkte zu überprüfen, bevor Sie auf "Weiter" klicken: Zum einen, ob die Anzahl der Dateien korrekt ist, und zum anderen, ob der Datei pfad für Sie vorbereitet ist. Wenn Sie eine Datei importieren, die nicht verarbeitet werden muss, können Sie den entsprechenden Datensatz über die Aktions spalte löschen oder nach dem erneuten Importieren mit "Entleeren".
Schritt 3: Wählen Sie die genaue Suche, um Fehl abstimmungen zu vermeiden
Klicken Sie auf "Weiter" und gehen Sie zu "Verarbeitung optionen festlegen". Wählen Sie im Bereich "Suchen" die Option "Text genau suchen". Diese Option wurde im Screenshot ausgewählt und mit einem roten Kästchen hervor gehoben.
Warum wird eine präzise Suche empfohlen? Denn bei dieser Aufgabe geht es nicht darum, ein bestimmtes ähnliches Wort zu finden oder einen Text abschnitt gemäß einer komplexen Formel abzustimmen, sondern den Seiten umbruch im Word-Dokument genau zu identifizieren. Die Verwendung einer präzisen Suche kann die Regeln klarer machen und auch die anschließende Untersuchung und Verarbeitung der Ergebnisse erleichtern.
Schritt 4: Geben Sie die Paging-Variable in die Liste der Schlüssel wörter ein, die Sie suchen müssen
Geben Sie links "Liste der gesuchten Schlüssel wörter" ein:
{Hesoft. word.page}
Diese Variable repräsentiert den Seiten umbruch in einem Word-Dokument. Neben der "Keyword-Liste" auf der Benutzer oberfläche befindet sich ein "Variablen"-Eintrag, der darauf hinweist, dass diese Funktion die Verwendung von Variablen zur Darstellung spezieller Objekte unterstützt. Bei der Verarbeitung von Seiten umbrüche ist die Verwendung von Variablen genauer als die Eingabe von normalem Text, da die in Word angezeigten "Seiten umbrüche" keine normalen Text zeichen sind.
Wenn Sie viele Seiten umbrüche in Word-Dateien stapel weise löschen möchten, ist diese Variable der Kern dieser Operation. Die Software scannt jedes importierte Dokument entsprechend und findet den entsprechenden Seiten umbruch.
Schritt 5: Wählen Sie Löschen oder Ersetzen nach Bedarf
Der rechte Bereich ist "Liste der ersetzten Schlüssel wörter". Im Screenshot sehen Sie die Eingabe aufforderung: "Wenn Sie sie nicht ausfüllen, bedeutet dies Löschen." Es gibt also zwei gängige Verwendungen:
- Seiten umbrüche löschen:Die Ersatz liste rechts bleibt leer. Nachdem die Software den Seiten umbruch gefunden hat, ersetzen Sie ihn durch leeren Inhalt. Der endgültige Effekt ist, dass der Seiten umbruch gelöscht wird.
- Ersetzen Sie den Seiten umbruch:Wenn Sie den Seiten umbruch durch eine Text marke oder einen anderen Inhalt ersetzen möchten, können Sie den Ersatz auf der rechten Seite ausfüllen. Wenn Sie jedoch nur den Satz bereinigen, lassen Sie ihn normaler weise leer.
In diesem Beispiel wird die Lösch methode verwendet, dh nur links ausgefüllt{Hesoft. word.page}Füllen Sie den Inhalt nicht auf der rechten Seite aus. Auf diese Weise kann der Inhalt des Textes weitgehend unverändert bleiben, und nur die erzwungene Paginierung steuerung wird entfernt.
Schritt 6: Legen Sie den Speicherort fest und führen Sie die Stapel verarbeitung durch
Wenn Sie mit den Verarbeitung optionen fertig sind, klicken Sie auf "Weiter". Aus dem Seiten prozess geht hervor, dass die nächsten Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" umfassen. Es wird empfohlen, die Ausgabe datei in einem neuen Verzeichnis zu speichern oder zumindest sicher zustellen, dass die Original datei gesichert ist. Auf diese Weise können Sie, selbst wenn die Verarbeitung sergeb nisse angepasst werden müssen, zur ursprünglichen Version zurückkehren und sie zurücksetzen.
Sobald die Verarbeitung beginnt, verarbeitet die Software die Word-Dokumente nacheinander gemäß der Datei liste. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabe datei, aktivieren Sie die Anzeige der Word-Bearbeitungs marke und prüfen Sie, ob die ursprüngliche Position mit dem Seiten umbruch bereinigt wurde. Wenn das Zeichen "Seiten umbruch" verschwindet, wird die Regel wirksam.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Kann ich die drei Wörter "Seiten umbruch" eingeben?
Es wird nicht empfohlen, dies zu tun. Der in Word angezeigte "Seiten umbruch" ist die Benutzer oberflächen identifikation, die nicht dem normalen Text im Text entspricht. Die Einstellungen in diesem Screenshot verwenden Variablen{Hesoft. word.page}Es eignet sich besser zum Positionieren realer Seiten umbruch objekte.
2. Ist es ein Fehler, die Liste zu ersetzen und leer zu lassen?
Nein. In der Benutzer oberfläche wird eindeutig angegeben, dass "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen". Wenn der Such inhalt auf der linken Seite eine Seiten umbruch variable ist und der Ersatz inhalt auf der rechten Seite leer ist, bedeutet dies, den gesuchten Seiten umbruch zu löschen.
3. Warum hat sich die Position des Seiten inhalts nach dem Löschen des Seiten umsatzes geändert?
Das ist normal. Die Funktion des Seiten umsatzes besteht darin, den Seiten wechsel zu erzwingen. Nach dem Löschen wird der nachfolgende Inhalt gemäß den Word-Satz regeln automatisch vorwärts geschaltet. Die Seiten änderung zeigt, dass die Paginierung steuerung entfernt wurde, bedeutet jedoch nicht, dass der Text versehen tlich gelöscht wurde.
4. Muss ich vor der Stapel verarbeitung testen?
Es wird empfohlen, 1 bis 2 Beispiel dokumente zum Testen auszuwählen, um sicher zustellen, dass der Effekt vor und nach der Verarbeitung den Erwartungen entspricht, und dann alle Dateien zur Ausführung zu importieren. Insbesondere für wichtige Dokumente wie formelle Verträge, Papiere und Projekt materialien sollten die Original dateien oder separate Ausgabe verzeichnisse beibehalten werden.
5. Können Dateien in mehreren Ordnern gleichzeitig verarbeitet werden?
Aus den Screenshots geht hervor, dass die Software "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren" unterstützt. Wenn die Dateien in verschiedenen Verzeichnissen verteilt sind, können sie stapel weise hinzugefügt oder entsprechend der tatsächlichen Situation importiert werden. Der Schlüssel ist, dass die in der endgültigen Liste angezeigten Dateien die Datensätze sind, die dieses Mal verarbeitet werden.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die Batch-Suche, um die Effizienz der Word-Dokumenten-Sortierung zu verbessern
Stapeln Sie Word-Seiten umbrüche oder entfernen Sie sie. Die Kerns ch ritte können wie folgt zusammen gefasst werden: Geben Sie ein HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie im Word-Tool "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen", importieren Sie die zu verarbeiten den Docx-oder Doc-Dateien, wählen Sie "Text genau suchen" in den Verarbeitung optionen und geben Sie die Seiten umbruch variable in die Such liste ein{Hesoft. word.page}; Wenn Sie den Seiten umbruch löschen möchten, lassen Sie die ersetzte Schlüssel wort liste leer, legen Sie schließlich den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Diese Methode eignet sich zum Umgang mit wiederholten Satz problemen in mehreren Word-Dateien, insbesondere zum Bereinigen von Docx-Seiten umsätzen in Stapeln, Organisieren von Dokumenten vor dem Zusammenführen von Daten und einheitlichen standard isierten Berichts formaten. Verglichen mit dem manuellen Öffnen von Word nacheinander, um Seiten umbrüche zu löschen, können Stapel verarbeitung werkzeuge Doppel arbeit erheblich reduzieren und auch die Wahrscheinlichkeit einer fehlenden Verarbeitung verringern. Wenn Sie eine Reihe von Word-Dokumenten haben, die Seiten umbrüche bereinigt werden müssen, wird empfohlen, zuerst eine Beispiel datei zum Testen zu kopieren, den Effekt zu bestätigen und dann eine Stapel verarbeitung für den gesamten Ordner durch zuführen.