Dieser Artikel ist ein Tutorial zum Ersetzen von Word-Dokumenten für Office-Szenen, in dem erläutert wird, wie Schlüssel wörter in mehreren Dateien durch Platzhalter formeln ersetzt werden. Beispiel durch HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie 6 Docx-Dateien, wählen Sie die Formel unschärfe aus, um den Text in den Verarbeitung optionen zu finden, und legen Sie Regeln wie [A-Z]{3}, \ d usw. fest, um die qualifizierten englischen Abkürzungen und Zahlen stapel weise durch die angegebenen Zeichen zu ersetzen. Geeignet für Benutzer, die Daten stapel weise bereinigen, Begriffe vereinheitlichen oder vertrauliche Informationen verbergen müssen.
Wenn Sie Schlüssel wörter in einer Word-Datei stapel weise verarbeiten müssen, besteht die herkömmliche Methode normaler weise darin, ein Dokument zu öffnen, Strg H zu drücken, den Such inhalt einzugeben und den Inhalt zu ersetzen, dann zu speichern und das nächste Dokument zu verarbeiten. Diese Methode kann akzeptiert werden, wenn nur wenige Dateien vorhanden sind. Wenn jedoch mehrere Docx-und Doc-Dateien gleichzeitig geändert werden müssen, wird die Effizienz erheblich verringert. Noch problema tischer ist, dass einige Inhalte kein festes Schlüssel wort sind, sondern ein bestimmtes Format, z. B. drei Großbuchstaben, fortlaufende Zahlen oder Projekt code.
In diesem Artikel wird eine effizientere Praxis vorgestellt: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool , Realisieren Sie die reguläre Substitution von Word-Dokumenten stapel durch "Verwenden Sie Formel unschärfe, um Text zu finden". Die Kernidee besteht darin, "Was zu finden ist" als Regel zu schreiben und dann die Regel auf mehrere Word-Dateien anzuwenden.
Anwendbares Szenario: Word-Schlüssel wörter müssen nach Regeln ersetzt werden
Platzhalter formeln und reguläre Ausdrücke gelten für Inhalte mit festen Gesetzen. Beispiels weise können in den englischen Kurs materialien Abkürzungen wie BOT und ELA vorhanden sein, in Verträgen, Berichten und technischen Beschreibungen kann eine große Anzahl digitaler Nummern vorhanden sein, in internen Dokumenten kann es auch erforderlich sein, die Codes in bestimmten Formaten einheitlich zu ersetzen. Solange diese Inhalte regelmäßig sind, können Sie die Verwendung von Formeln für die Fuzzy-Suche in Betracht ziehen.
Im Vergleich zur normalen Keyword-Substitution ist die reguläre Substitution flexibler. Die gewöhnliche Substitution kann nur sagen, dass "ELA gefunden wird, um A zu ersetzen", während die reguläre Regel sagen kann, dass "drei aufeinander folgende Großbuchstaben gefunden und durch A ersetzt werden". Diese Fähigkeit ist sehr praktisch, wenn mehrere verschiedene Abkürzungen in einem Dokument vorhanden sind.
Effekt vorschau: Große Anzahl von Dateien vor der Verarbeitung, verstreuter Inhalt
Im Beispiel gibt es insgesamt 6 Word-Dateien im docx-Format. Sie befinden sich im selben Stapel von Verarbeitung aufgaben und eignen sich für den einmaligen Import über Software.
Im Inhalt des Dokuments vor der Verarbeitung markiert der rote Pfeil die Position, die beachtet werden muss. Der BOT im Titel, der ELA, die Nummer 60 und andere Inhalte im Text sind alle Objekte, die dieses Mal ersetzt werden sollen. Sie sind in Überschriften, Absätzen, Klammern und Beschreibung stext verteilt und können leicht übersehen werden, wenn sie an Ort und Stelle geändert werden.
Effekt vorschau: Ersetzung sergeb nisse nach der Verarbeitung deutlich sichtbar
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden mehrere Stellen im Dokument nach den Regeln ersetzt. Wie Sie im Screenshot sehen können, werden die ursprünglichen drei Großbuchstaben zu A und der digitale Inhalt zu B. Die gelbe Markierung kann die Ersatz position intuitiv sehen, sodass Benutzer die Stapel verarbeitung sergeb nisse überprüfen können.
Dies zeigt, dass die Batch-Ersetzung funktion nicht nur einzelne Schlüssel wörter verarbeiten kann, sondern auch mehrere übereinstimmende Inhalte gemäß den Formel regeln stapel weise verarbeiten kann. Bei Arbeiten, die eine einheitliche Überarbeitung einer Reihe von Word-Dokumenten erfordern, kann diese Art von Tool die manuelle Wiederholung erheblich reduzieren.
Aktions schritte: Vom Importieren von Dateien zum Ersetzen von Formeln
Schritt 1: Wählen Sie "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word"
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie "Word-Tools" in der linken Navigation ein. Suchen Sie in der Funktions karte nach "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word". Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, ist die Funktion, mit der Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in großen Mengen gefunden und ersetzt werden, der Eingang, den Sie in diesem Artikel verwenden möchten.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist die Eingabe des Word-Schlüssel wort ersatz assistenten, anstatt eine einzelne Word-Datei manuell zu öffnen. Für die Stapel verarbeitung ist es wichtig, den richtigen Werkzeug eingang zu wählen.
Schritt 2: Zu verarbeiten den Dateien hinzufügen und die Liste bestätigen
Beim Betreten der Seite lautet die erste Stufe "Wählen Sie die zu verarbeiten den Datensätze aus". Oben rechts in der Benutzer oberfläche befinden sich die Schaltflächen "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Ersteres eignet sich zur Auswahl einer kleinen Anzahl von Dateien, während letzteres zum einheitlichen Import von Word-Dokumenten in Ordnern geeignet ist.
In der Aufgaben liste des Screenshots werden bereits 6 Dateien angezeigt, darunter Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit, Änderungs zeit usw. Es wird empfohlen, den Datei pfad sorgfältig zu bestätigen, insbesondere wenn mehr Dokumente mit demselben Namen vorhanden sind, um zu vermeiden, dass alte Versionen oder Sicherungs dateien falsch behandelt werden. Klicken Sie nach der Bestätigung auf "Weiter".
Schritt 3: Wählen Sie die Formel Fuzzy-Suche und füllen Sie die Regeln aus
Nachdem Sie "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, wählen Sie unter "Suchen" die Option "Text mit Formel unschärfe suchen". Füllen Sie dann die zu finden den Regeln auf der linken Seite und den ersetzten Inhalt auf der rechten Seite aus.
Die Beispiel einstellungen lauten wie folgt: Verhalten 1 auf der linken Seite[A-Z]{3}Das erste Verhalten auf der rechten SeiteA.2. Verhalten auf der linken Seite\ DDas zweite Verhalten auf der rechten SeiteB.. Wo[A-Z]{3}Wird verwendet, um drei Großbuchstaben hintere in ander zu entsprechen.\ DWird verwendet, um aufeinander folgende Zahlen abzustimmen. Nach dieser Einstellung ersetzt die Software nacheinander gemäß der Zeilennummer.
Wenn Ihre tatsächlichen Bedürfnisse unterschied lich sind, können Sie Ihre eigenen Regeln ersetzen. Wenn Sie beispiels weise nur zwei Ziffern, eine bestimmte Präfix nummer oder eine bestimmte Art von Buchstaben kombination abgleichen möchten, können Sie diese entsprechend der Syntax regulärer Ausdrücke anpassen. Die Bedeutung der Regeln sollte jedoch vor der Anpassung verstanden werden, um zu vermeiden, dass der Umfang zu groß ist.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und führen Sie die Verarbeitung durch
Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen für die Ersatz regel auf "Weiter". Je nach Seiten prozess müssen Sie den Speicherort später festlegen und dann "Verarbeitung starten" eingeben. Es wird empfohlen, die Original datei nicht direkt zu überschreiben, sondern die Verarbeitung sergeb nisse in einem neuen Verzeichnis zu speichern, um die Überprüfung und den Rückruf zu erleichtern. Starten Sie die Verarbeitung, nachdem Sie bestätigt haben, dass sie korrekt ist, und warten Sie, bis die Software die Stapel aufgabe abgeschlossen hat.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
Je breiter die Formel regel, desto vorsichtiger.Zum Beispiel[A-Z]{3}Passen Sie drei aufeinander folgende Großbuchstaben an, nicht nur BOT oder ELA. Es wird auch ersetzt, wenn das Dokument weitere drei große Abkürzungen enthält. Stellen Sie sicher, dass Sie den Umfang der Regeln vor der formalen Verarbeitung bewerten.
Was bedeutet der ungefüllte Inhalt der Ersatz liste?Der Screenshot fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Wenn also das Schlüssel wort nach dem Ersetzen auf der rechten Seite leer ist, kann der übereinstimmende Inhalt gelöscht werden. Wenn das Ziel darin besteht, den angegebenen Text zu ersetzen, geben Sie unbedingt den Ersatz wert ein.
Warum wird empfohlen, das Ergebnis separat zu speichern?Die Massen verarbeitung ist effizient, erfordert jedoch auch genaue Einstellungen. Speichern Sie an einem neuen Speicherort, um die Original datei beizu behalten, was den Vergleich vor und nach der Verarbeitung erleichtert.
Die Groß-und Kleinschreibung optionen werden auf der Grundlage des Dokuments festgelegt.Wenn Sie Großbuchstaben genau abgleichen möchten, erweitern Sie den Übereinstimmung bereich nicht nach Belieben. Wenn Sie sich gleichzeitig mit gemischten Groß-und Kleinschreibung befassen möchten, sollten Sie die entsprechenden Groß-und Kleinschreibung optionen in Betracht ziehen.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zum regulären Ersetzen von Word-Dokumenten-Batches besteht darin, die sich wiederholende manuelle Suche und Ersetzung in einmalige Regel einstellungen umzuwandeln. HeSoft Doc Batch Tool Bietet einen Stapel verarbeitung prozess für Office-Dateien. Sie können mehrere Docx-Dokumente importieren, Formel unschärfe verwenden, um Text übereinstimmende Schlüssel wörter zu finden, und dann die Ergebnisse stapel weise ausgeben. Bei Aufgaben der Daten erfassung, der Aktualisierung von Vorlagen, der Verarbeitung vertraulicher Informationen und der Stapel revision wird empfohlen, diese Methode vorrangig zu verwenden, um die Effizienz zu verbessern und fehlende Änderungen zu verringern.