Cet article est un tutoriel de remplacement par lots de documents Word pour les scènes de bureau, axé sur la façon de remplacer les mots-clés dans plusieurs fichiers par des formules génériques. Exemple par HeSoft Doc Batch Tool Importez 6 fichiers docx, choisissez d'utiliser des formules pour trouver le texte dans les options de traitement, et définissez [A-Z]{3}, \ d et d'autres règles pour remplacer les abréviations et les nombres anglais éligibles par lots par des caractères spécifiés. Convient aux utilisateurs qui ont besoin de nettoyer les données en masse, d'unifier la terminologie ou de masquer les informations sensibles.
Si vous devez traiter par lots des mots-clés dans un fichier Word, la méthode traditionnelle consiste généralement à ouvrir un document, à appuyer sur Ctrl H, à saisir le contenu de recherche et à remplacer le contenu, puis à l'enregistrer et à traiter le document suivant. Cette méthode est acceptable lorsqu'il y a peu de fichiers, mais lorsque plusieurs fichiers docx et doc doivent être modifiés en même temps, elle réduira considérablement l'efficacité. Ce qui est plus gênant, c'est que certains contenus ne sont pas un mot clé fixe, mais un certain format, comme trois lettres majuscules, des chiffres consécutifs ou un code de projet.
Cet article décrit une pratique plus efficace: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Pour implémenter la substitution régulière par lots de documents Word via "Utiliser le flou de formule pour trouver du texte". Son idée principale est d'écrire «quoi chercher» comme règle, puis d'appliquer la règle à plusieurs fichiers Word.
Scène applicable: nécessité de remplacer les mots-clés Word par des règles
Les formules génériques et les expressions régulières s'appliquent au contenu avec des règles fixes. Par exemple, dans le matériel de cours anglais, il peut y avoir des abréviations telles que BOT et ELA; dans les contrats, les rapports et les descriptions techniques, il peut y avoir un grand nombre de nombres; dans les documents internes, il peut également être nécessaire de remplacer uniformément les codes dans des formats spécifiques. Tant que ces contenus sont réguliers, vous pouvez envisager d'utiliser des formules pour une recherche floue.
Le remplacement régulier est plus flexible que le remplacement de mot-clé normal. La substitution ordinaire ne peut dire que "trouver ELA pour remplacer par A", tandis que la règle régulière peut dire "trouver trois lettres majuscules consécutives et remplacer par A". Cette capacité est très pratique lorsqu'il existe plusieurs abréviations différentes dans un document.
Aperçu des effets: beaucoup de fichiers avant le traitement, le contenu est dispersé
Il y a 6 fichiers Word dans l'exemple, tous au format docx. Ils sont situés dans le même lot de tâches de traitement et conviennent à une importation unique via un logiciel.
Dans le contenu du document avant le traitement, la flèche rouge indique où vous devez vous concentrer. Le BOT dans le titer, l'ELA dans le corps, le nombre 60 et d'autres contenus appartiennent tous aux objets à remplacer cette fois. Ils sont répartis dans les titers, les paragraphes, les parenthèses et le texte explicatif et peuvent facilement être manqués s'ils sont modifiés position par position.
Aperçu des effets: les résultats de remplacement sont clairement visibles après le traitement
Une fois le traitement terminé, plusieurs emplacements dans le document ont été remplacés par des règles. On peut voir dans la capture d'écran que les trois lettres majuscules d'origine deviennent A et le contenu numérique devient B. Le marqueur jaune peut voir intuitivement la position de remplacement, ce qui permet aux utilisateurs de vérifier les résultats du traitement par lots.
Cela montre que la fonction de remplacement par lots peut non seulement traiter un seul mot-clé, mais également traiter plusieurs contenus correspondants par lots selon les règles de formule. Pour les travaux qui nécessitent une révision unifiée d'un lot de documents Word, ce type d'outils peut réduire considérablement les opérations manuelles répétées.
Étapes: De l'importation du fichier à la définition du remplacement de formule
Étape 1: Choisissez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans la navigation de gauche pour accéder à l'outil Word. Trouvez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans la carte de fonction. Comme vous pouvez le voir à partir de la capture d'écran, la fonction est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word, qui est l'entrée à utiliser dans cet article.
Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans l'assistant de remplacement de mot-clé Word au lieu d'ouvrir manuellement un seul fichier Word. Pour le traitement par lots, il est important de choisir la bonne entrée d'outils.
Étape 2: Ajouter le fichier en attente et confirmer la liste
Une fois sur la page, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite de l'interface, il y a des boutons "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Le premier convient à la sélection d'un petit nombre de fichiers, tandis que le second convient à l'importation unifiée de documents Word dans des dossiers.
La liste des tâches dans la capture d'écran a déjà affiché 6 fichiers, y compris le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations. Il est recommandé ici de confirmer soigneusement le chemin d'accès du fichier, en particulier dans les cas où il y a plus de documents du même nom, et d'éviter le mauvais traitement des anciennes versions ou des fichiers de sauvegarde. Cliquez sur "Suivant" après confirmation.
Étape 3: Sélectionnez la formule pour trouver le flou et remplir la règle
Après avoir accédé à "Définir les options de traitement", sélectionnez "Rechercher du texte avec un flou de formule" dans "Rechercher". Remplissez ensuite les règles à rechercher sur la gauche et le contenu à remplacer sur la droite.
Exemple de réglage comme suit: 1er comportement à gauche[A-Z]{3}, 1ère comportement à droiteA; Comportement 2 à gauche\ D, Comportement du côté droit 2B. Parmi eux[A-Z]{3}Utilisé pour faire correspondre trois lettres majuscules consécutives,\ DUtilisé pour faire correspondre les nombres consécutifs. Après cette configuration, le logiciel sera remplacé un par un en fonction du numéro de ligne.
Si vos besoins réels sont différents, vous pouvez les remplacer par leurs propres règles. Par exemple, si vous voulez seulement correspondre à deux chiffres, à la numérotation d'un préfixe spécifique ou à un certain type de combinaison de lettres, vous pouvez l'ajuster en fonction de la syntaxe des expressions régulières. Mais avant l'ajustement, vous devez comprendre le sens des règles pour éviter une portée excessive.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et effectuer le traitement
Une fois la règle de remplacement définie, cliquez sur "Suivant". Selon le processus de la page, vous devez ensuite définir l'emplacement d'enregistrement, puis entrer dans "Démarrer le traitement". Il est recommandé de ne pas écraser directement le fichier d'origine, mais d'enregistrer le résultat du traitement dans un nouveau répertoire pour faciliter l'inspection et le retour. Commencez le traitement après confirmation et attendez que le logiciel termine la tâche par lots.
Questions fréquentes ou considérations
Plus la règle de la formule est large, plus la prudence est grande.Par exemple[A-Z]{3}Il correspond à trois lettres majuscules consécutives, pas seulement à BOT ou ELA. S'il y a trois autres abréviations en majuscules dans le document, elles sont également remplacées. Il est important d'évaluer la portée des règles avant le traitement formel.
Que signifie la liste de remplacement sans remplir le contenu?La capture d'écran indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si le mot-clé après le remplacement à droite est vide, le contenu correspondant peut être supprimé. Si la cible est remplacée par le texte spécifié, assurez-vous de remplir la valeur de remplacement.
Pourquoi est-il recommandé de conserver un autre résultat?Le traitement par lots est efficace, mais nécessite également une configuration précise. L'enregistrement dans un nouvel emplacement peut conserver le fichier d'origine, ce qui est pratique pour comparer les effets avant et après le traitement.
Les options de majuscule et de casse doivent être décidées en fonction du document.Si vous souhaitez faire correspondre strictement les abréviations en majuscules, n'élargez pas la portée de correspondance à volonté. Si vous souhaitez gérer le contenu mixte de la casse en même temps, considérez les options de casse associées.
Résumé
La clé du remplacement régulier par lots de documents Word est de convertir la recherche et la substitution manuelles répétitives en paramètres de règles uniques. HeSoft Doc Batch Tool Il fournit un processus de traitement par lots pour les fichiers bureautiques. Vous pouvez importer plusieurs documents docx, utiliser des formules pour trouver des mots clés de correspondance de texte, puis produire des résultats par lots. Pour le tri des données, la mise à jour des modèles, le traitement des informations sensibles et les tâches de révision par lots, il est recommandé de donner la priorité à cette méthode pour améliorer l'efficacité et réduire les omissions.