Wenn in mehreren Word-Dokumenten dieselben Felder, Ländernamen, Produktnamen oder Vorlagen texte vorhanden sind, die einheitlich geändert werden müssen, ist es sehr zeit aufwändig, die Docx-Dateien einzeln zu öffnen und dann zu suchen und zu ersetzen, und es ist leicht, Änderungen zu verpassen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie Sie mehrere Word-Dateien gleichzeitig importieren, mehrere Gruppen von Suchbegriffen und Ersatz wörtern festlegen, Australia durch Canada und USA durch Japan ersetzen und Benutzern helfen, das Ersetzen von Word-Dokument-Schlüssel wörtern in Stapeln schnell abzuschließen.
Im täglichen Büro werden viele Menschen auf diese Situation stoßen: In einem Projekt ordner befinden sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, und derselbe Stapel von Schlüssel wörtern, die geändert werden müssen, ist verstreut. Zum Beispiel die Änderung des Firmennamens, die Anpassung des nationalen und regionalen Namens, die Aktualisierung des Produkt modells, die Ersetzung von Vertrags vorlagen feldern, die Verein heitli chung der Terminologie in den Schulungs materialien usw. Wenn Sie die Word-Dateien einzeln öffnen und dann die Such-und Ersatz funktion verwenden, um damit umzugehen, gibt es nicht nur viele wiederholte Vorgänge, sondern es ist auch leicht, ein bestimmtes Docx-Dokument oder ein bestimmtes Schlüssel wort zu übersehen.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist klar: So ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien in großen Mengen. Der folgende Screenshot wird mit kombiniert HeSoft Doc Batch Tool Diese Office-Software zeigt als Beispiel, von der Auswahl von Funktionen über das Importieren von Word-Dateien, das Festlegen mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern bis hin zur Überprüfung des Effekts nach dem Austausch. Im Screenshot-Beispiel gibt es 6 Docx-Dateien. Sie müssen Australia im Dokument durch Canada und USA durch Japan ersetzen. Durch die Stapel verarbeitung kann die sich wiederholende Arbeit erheblich reduziert werden, was sich besonders für die Bearbeitung einer großen Anzahl von Word-, Docx-und Doc-Dokumenten eignet.
Anwendbares Szenario: Wann müssen Sie mehrere Schlüssel wörter in einer Word-Datei stapel weise ersetzen
Suchen und ersetzen Sie Word-Schlüssel wörter in Stapeln, die für alle Office-Szenen geeignet sind, in denen fester Text in mehreren Dokumenten einheitlich geändert werden muss. Häufige Situationen umfassen: Änderungen grundlegender Informationen wie Firmenname, Abteilungs name, Kontakt person, Adresse, Telefon nummer, einheitliche Aktualisierung der Felder in Vorlagen dokumenten wie Vertrag, Angebot, Handbuch, Ausschreibung unterlagen, Terminologie in Schulungs materialien, Produkt handbüchern und Wissens datenbank dokumenten Standard isierung, Regionen, Länder, der Projektname wird stapel weise angepasst. Wenn die Daten von der alten Version zur neuen Version migriert werden, werden mehrere doppelte Texte einheitlich ersetzt.
Wenn Sie nur ein Wort in einem Word-Dokument ersetzen, kann die mit Word gelieferte Suche und Ersetzung bereits abgeschlossen werden. Wenn jedoch die Anzahl der Dateien zunimmt und es mehr als ein Schlüssel wort gibt, steigen die Kosten für die manuelle Verarbeitung schnell an. Wenn Sie beispiels weise die 6 Docx-Dokumente im Screenshot öffnen, Australien suchen, Kanada ersetzen, USA suchen und Japan ersetzen müssen, müssen Sie den Vorgang mindestens ein Dutzend Mal wiederholen. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto wahr schein licher sind Probleme wie fehlende Ersetzungen, Ersetzen falscher Dateien und Speichern falscher Versionen. Der Wert der Verwendung von Office-Software für die Stapel verarbeitung liegt in der zentral isierten Konfiguration wiederholter Aktionen, damit die Software sie stapel weise ausführen kann.
Effekt vorschau: Vor der Verarbeitung müssen mehrere Docx-Dateien einheitlich geändert werden
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente. Die Beispiel datei namen lauten 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Diese Art von Datei kann normaler weise aus demselben Stapel von Vorlagen oder mehreren Daten unter demselben Projekt stammen. Unabhängig davon, ob der Inhalt jeder Datei identisch ist oder nicht, können sie im selben Stapel von Aufgaben behandelt werden, sofern sie Schlüssel wörter enthalten, die ersetzt werden müssen.
Öffnen Sie eines der Word-Dokumente und Sie können sehen, dass der Text Informationen zur Einführung von Apfels orten enthält, in denen Australia und USA im Feld Country of Origin angezeigt werden. Die beiden Positionen, die ersetzt werden müssen, sind im Screenshot mit einem roten Pfeil markiert. Sie befinden sich im Inhalt der Tabelle, umgeben von Bildern, fett gedruckten Feld namen, Absatz texten und anderen Inhalten. Für diese Art von Word-Dokumenten mit mehr Satz, obwohl es möglich ist, nacheinander manuell zu suchen, ist die Aktualität, mehrere Dateien zusammen zu ändern, geringer.
Effekt vorschau: Mehrere Schlüssel wörter wurden nach der Verarbeitung nach Regeln ersetzt
Öffnen Sie nach Abschluss der Stapel verarbeitung die Word-Dokument prüfung. Sie können sehen, dass das ursprüngliche Australia zu Kanada und das ursprüngliche USA zu Japan geworden ist. Die Bilder, die Tabellen struktur, der Felds til und andere Texte im Dokument behalten weiterhin den ursprünglichen Satz status bei, und die Ersetzung aktion wird nur für den festgelegten Schlüssel wort text wirksam.
Dieser Effekt zeigt, dass das Batch-Ersetzen nicht nur die Überschreiben-Datei kopiert, sondern eine gerichtete Texter setzung im Word-Inhalt gemäß den vom Benutzer festgelegten Suchwörtern und Ersatz wörtern durchführt. Für Aufgaben, bei denen mehrere Sätze von Schlüssel wörtern gleichzeitig ersetzt werden müssen, füllen Sie einfach die entsprechende Zeile in der Einstellungs oberfläche aus, und mehrere Inhalts änderungen können mit einer Aufgabe abgeschlossen werden.
Betriebs schritte: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern in Stapeln
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein, wählen Sie das Schlüssel wort in Word suchen und ersetzen
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie das Word-Tool in der linken Navigations leiste. In der Haupt oberfläche sehen Sie mehrere Stapel funktionen im Zusammenhang mit Word, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Leerzeichen, das Exportieren von Bildern, die Word-Konvertierung usw. Hier müssen Sie Punkt 1 auswählen, um Schlüssel wörter in Word zu finden und zu ersetzen. Die Beschreibung der Funktion besteht darin, Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in großen Mengen zu finden und zu ersetzen, was genau den Anforderungen dieses Artikels entspricht.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, den richtigen Batch-Aufgaben eingang einzugeben. Viele Office-Software hat viele Funktionen. Wenn Sie die falsche Funktion auswählen, z. B. nur die Format änderung oder das Ersetzen von Bildern eingeben, können Sie das Ersetzen von Texts chl üssel wörtern nicht abschließen. Daher sollten Sie vor dem Start bestätigen, dass der Seiten titel und der Funktions name die Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet oder aus einem Ordner importiert werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite führt die Benutzer oberfläche Schritt 1 ein, um die zu verarbeiten den Datensätze auszuwählen. Oben sehen Sie die Schaltflächen Dateien hinzufügen, Dateien aus Ordnern importieren, leeren, mehr usw. Im Screenshot wurden 6 docx-Dateien importiert. In der Liste werden Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit, Änderungs zeit und Aktions spalte angezeigt. Mit diesen Informationen können Sie bestätigen, welche Word-Dateien in dieser Massen aufgabe enthalten sind.
Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, können Sie auf Dateien hinzufügen klicken und das Word-Dokument auswählen, das manuell verarbeitet werden muss. Wenn sich in einem Ordner eine große Anzahl von Docx-Dateien befindet, können Sie Dateien aus dem Ordner importieren, um die Zeit für die Auswahl nacheinander zu verkürzen. Nach Abschluss des Imports wird empfohlen, den Dateinamen und den Pfad in der Liste zu überprüfen, um sicher zustellen, dass keine Auslassungen vorliegen, und um der Aufgabe keine Dokumente hinzuzufügen, die nicht verarbeitet werden müssen. Wenn Sie einen Import fehler feststellen, können Sie eine einzelne Datei über die Schaltfläche Löschen in der Aktions spalte entfernen oder mithilfe der Leerung erneut importieren.
Im Screenshot-Beispiel befinden sich alle 6 Dateien im Verzeichnis D-Datenträger test mit der Erweiterung docx. Diese Art der Stapel verarbeitung eignet sich besonders für Projekt materialien, Vorlagen dokumente, Kurs materialien und andere Dateien, die im selben Verzeichnis zentral isiert sind. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter, um den Link zur Keyword-Einstellung aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie die Such methode aus und füllen Sie mehrere Gruppen von Suchbegriffen und Ersatz wörtern aus
Nachdem Sie Schritt 2 eingegeben haben, um die Verarbeitung optionen festzulegen, müssen Sie die Regeln für das Ersetzen von Schlüssel wörtern konfigurieren. Die Such methode im Screenshot besteht darin, den Text genau zu finden, und es gibt auch die Option, den Text mit Formel unschärfe zu finden. Für die Aufgabe, die ursprünglichen Schlüssel wörter im Beispiel dieses Artikels klar zu kennen, ist es intuitiver, den Text genau zu finden und das Ersetzung serge bnis zu steuern.
Geben Sie in der Liste der zu suchenden Schlüssel wörter das ursprüngliche Schlüssel wort ein, das durch Zeilen ersetzt werden soll. Geben Sie in der Liste der ersetzten Schlüssel wörter den neuen Inhalt in der gleichen Reihenfolge ein. Die Einstellungs verhältnisse im Screenshot sind sehr klar: Australia entspricht in Zeile 1 Canada, USA in Zeile 2 Japan. Mit anderen Worten, während der Software verarbeitung wird Australia, das mit dem Word-Dokument überein stimmt, durch Canada und USA durch Japan ersetzt.
Besonderes Augenmerk muss hier auf die Entsprechung der Zeilennummer gelegt werden. Das Suchwort in der linken Zeile entspricht dem Ersatz wort in der rechten Zeile. Wenn Australien auf der linken Seite und Kanada in derselben Zeile auf der rechten Seite geschrieben ist, wird Australien zu Kanada. Wenn die Anzahl der Zeilen falsch ausgerichtet ist, z. B. die erste Zeile auf der linken Seite Australia ist und die erste Zeile auf der rechten Seite als Japan geschrieben wird, wird ein falsches Ergebnis erhalten. Wenn Sie mehrere Schlüssel wörter stapel weise ersetzen, wird daher empfohlen, zuerst die Ersatz liste zu organisieren und sie dann Zeile für Zeile in die Software einzufügen.
In der Benutzer oberfläche werden auch zusätzliche Optionen angezeigt, z. B. das Ignorieren der Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben und das Abgleichen eines vollständigen Wortes anstelle eines Teils eines Wortes. Ob diese Optionen aktiviert werden sollen, hängt von der tatsächlichen Texts ituation ab. Wenn die Groß-und Kleinschreibung von Schlüssel wörtern inkonsistent sein kann, kann das Ignorieren der Groß-und Kleinschreibung die fehlende Übereinstimmung verringern. Wenn Sie befürchten, dass ein kurzes Wort in andere Wörter aufgenommen wird, was zu einer falschen Ersetzung führt, sollten Sie die vollständige Wort übereinstimmung option mit Vorsicht verwenden. Diese Optionen werden im Screenshot-Beispiel nicht zusätzlich angekreuzt, sodass sie haupt sächlich durch exakten Text ersetzt werden.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Aus der Prozess leiste ist ersichtlich, dass die Software Schritt 3 zum Festlegen des Speicherorts und Schritt 4 zum Starten der Verarbeitung hat. Klicken Sie nach Abschluss der Keyword-Regeln auf Weiter, um die Einstellungen für den Speicherort aufzurufen. Die Funktion des Speicherorts besteht darin, zu bestimmen, wo das verarbeitete Word-Dokument gespeichert wird. Um die Überprüfung der Ergebnisse zu erleichtern, wird empfohlen, die Ausgabe datei in einem separaten Verzeichnis zu speichern, um eine Vermischung mit der Original datei zu vermeiden. Selbst wenn Sie auf die Original datei zurückblicken müssen, erhöhen Sie das Risiko nicht durch Überschreiben oder Verwechseln.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gehen Sie zum Start prozess. Zu diesem Zeitpunkt folgt die Software der Liste der zuvor importierten Word-Dateien und der festgelegten Keyword-Korrespondenz, um den Textinhalt in jeder docx-Datei in Stapeln zu finden und zu ersetzen. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Word-Dokument im Ausgabe verzeichnis für eine stichproben artige Überprüfung, um zu bestätigen, ob die wichtigsten Schlüssel wörter wie erwartet ersetzt wurden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Mehrere Sätze von Schlüssel wörtern müssen einzeln entsprechen
Wenn Sie mehrere Schlüssel wörter stapel weise ersetzen, ist es am wichtigsten, die Zeilennummern der Such liste und der Ersatz liste konsistent zu halten. Die erste Zeile auf der linken Seite entspricht der ersten Zeile auf der rechten Seite, und die zweite Zeile auf der linken Seite entspricht der zweiten Zeile auf der rechten Seite. Es wird empfohlen, vor der formalen Verarbeitung einmal mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, um sicher zustellen, dass die Ersatz logik korrekt ist, und dann alle Dateien zu verarbeiten.
2. Sichern Sie zuerst die ursprüngliche Word-Datei
Obwohl die Stapel verarbeitung die Effizienz erheblich verbessern kann, wird empfohlen, zuerst die ursprüngliche Docx-oder Doc-Datei zu sichern, wenn mehrere Datei inhalts änderungen erforderlich sind. Insbesondere für wichtige Dokumente wie Verträge, Berichte und offizielle Materialien kann das Beibehalten der Original version den anschließenden Vergleich und die Rücker statt ung erleichtern.
3. Achten Sie darauf, ob das Schlüssel wort selbst an einer Stelle angezeigt wird, an der es nicht ersetzt werden sollte
Beispiels weise können die USA in Text beschreibungen, Tabellen feldern, Bild beschreibungen oder anderen Kontexten erscheinen. Wenn Sie nur Inhalte in einem bestimmten Feld ersetzen möchten, müssen Sie vor der Verarbeitung bestätigen, ob das Schlüssel wort eindeutig ist. Bei kurzen Wörtern, die leicht versehen tlich ersetzt werden können, sollten Sie die Such bedingungen sorgfältig festlegen und wichtige Dateien nach der Verarbeitung überprüfen.
4. Docx-und Doc-Dateien sollten vor der Verarbeitung mit dem Format kompatibel sein
Im Screenshot-Beispiel wird eine docx-Datei importiert. Ältere Word-Dokumente im doc-Format können auch im tatsächlichen Büro auftreten. Es wird empfohlen, die Erweiterungen in der Liste nach dem Importieren der Dateien anzuzeigen, um zu bestätigen, dass die Software die zu verarbeiten den Dateien korrekt ident ifi ziert hat. Wenn die verschiedenen Formate miteinander vermischt sind, werden die Ergebnisse nach Abschluss der Verarbeitung separat überprüft.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie die Zeit zum wiederholten Öffnen von Word mit Stapel verarbeitung
Das Batch-Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien besteht im Wesentlichen darin, wiederholte manuelle Such-und Ersetzung aktionen in eine Regel konfiguration und eine Batch-Ausführung umzuwandeln. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können zuerst mehrere Word-Dokumente importieren, dann mehrere Gruppen von Suchbegriffen und Ersatz wörtern festlegen und schließlich die verarbeiteten Dateien einheitlich ausgeben. Im Screenshot-Beispiel werden Australia und USA in den 6 Docx-Dateien durch Canada bzw. Japan ersetzt, was beweist, dass diese Methode für einheitliche Änderungs aufgaben mit mehreren Dateien und mehreren Schlüssel wörtern geeignet ist.
Wenn Sie an einer großen Anzahl von Word-, Docx-und Doc-Dokumenten arbeiten und den Firmennamen, den regionalen Namen, den Produktnamen oder die Vorlagen felder einheitlich ersetzen müssen, wird empfohlen, die Dateien nicht einzeln zu öffnen und manuell zu ändern. Organisieren Sie zuerst die Keyword-Korrespondenz tabelle und verwenden Sie dann das Batch-Verarbeitung werkzeug, um den Austausch abzuschließen. Dies spart Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit fehlender und falscher Korrekturen.