Wenn in mehreren Word-, Docx-oder Doc-Dokumenten eine große Anzahl ähnlicher Schlüssel wörter, Nummern und Abkürzungen vorhanden sind, die einheitlich ersetzt werden müssen, ist das manuelle Suchen und Ersetzen von Dateien nacheinander nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie Sie die Formel-Fuzzy-Suche verwenden, bei der es sich um die Platzhalter regel für reguläre Ausdrücke handelt, um den Inhalt mehrerer Word-Dateien in Stapeln zu finden und zu ersetzen. Durch einmaliges Festlegen der Such regeln und des Ersetzung inhalts kann der qualifizierte Text durch das angegebene Ergebnis ersetzt werden, das für Szenarien wie Daten bereinigung, Vorlagen revision und Dokumenten standard isierung geeignet ist.
Im täglichen Büro werden viele Menschen auf diese Situation stoßen: In einem Ordner befinden sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, und jedes Dokument enthält einige Schlüssel wörter, englische Abkürzungen, Nummern, Jahre und Mengen, die einheitlich geändert werden müssen. Oder Code. Wenn es sich nur um ein Wort handelt, können Sie es durch die in Word gelieferte Suche ersetzen. Wenn Sie jedoch eine Art von Inhalt ersetzen möchten, z. B. alle aufeinander folgenden Großbuchstaben, alle Zahlen und ein bestimmtes Nummerierung format, ist die manuelle Verarbeitung sehr ineffizient.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist: Verwenden Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke, um viele Schlüssel wörter in Word stapel weise zu ersetzen. Hier mit HeSoft Doc Batch Tool Beispiels weise wird die Verwendung von Formel unschärfe zum Suchen von Text in mehreren Docx-Dateien demonstriert und der Inhalt, der den Regeln entspricht, stapel weise durch den angegebenen Text ersetzt. Das Beispiel im Screenshot besteht darin, den Inhalt im Word-Text durch A zu ersetzen, der der Großbuchstaben regel entspricht, und den numerischen Inhalt durch B zu ersetzen. Obwohl die Anzahl der Beispiel dateien 6 beträgt, gilt dies auch für die Stapel verarbeitung von Doc-und Docx-Dokumenten.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Inhalte eignen sich zum Ersetzen von Stapeln mit regulären Ausdrücken
Das Ersetzen gewöhnlicher Schlüssel wörter eignet sich für den Umgang mit klarem festen Text, z. B. das Ersetzen des alten Firmennamens durch einen neuen Namen und das einheitliche Ändern eines Produktnamens in eine neue Schreib methode. Im tatsächlichen Büro ist ein Großteil des Inhalts jedoch kein festes Wort, sondern eine Art Text mit gemeinsamen Gesetzen. Zu diesem Zeitpunkt ist es besser geeignet, reguläre Ausdrücke oder Platzhalter formeln zu verwenden.
1. Ersetzen Sie variable Inhalte wie Nummer, Nummer, Jahr usw.
Beispiels weise können große Zahlen in Verträgen, Kurs materialien, Schulungs handbüchern und Projekt dokumenten enthalten sein. Dies können Stunden, Seitenzahlen, Nummern, Beträge, Prozentsätze usw. sein. Wenn Sie alle aufeinander folgenden Zahlen durch einen Platzhalter ersetzen möchten, ist die Verwendung der Formel \ d effizienter als die Eingabe von Zahlen nacheinander.
2. Ersetzen Sie englische Abkürzungen oder Codes in Stapeln
Das Word-Beispiel im Screenshot enthält Großbuchstaben wie BOT, ELA usw. Wenn Sie alle drei Abkürzungen in Großbuchstaben einheitlich behandeln müssen, können Sie eine Regel übereinstimmung verwenden, die [A-Z]{3} ähnelt. Diese Methode kann mehrere verschiedene Abkürzungen abdecken, ohne die Wörter BOT, ELA, BUD usw. einzeln eingeben zu müssen.
3. Bereinigen Sie den Platzinhalt im Vorlagen dokument stapel weise
Viele unternehmens interne Vorlagen, Kurs materialien und Projekt handbücher verwenden Platzhalter mit festem Format wie ABC, 2026, No.001 usw. Mit der Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke können diese formatierten Inhalte schnell durch einen einheitlichen neuen Text ersetzt werden, wodurch sich wiederholende Arbeit verringert wird.
4. Stapel verarbeitung mehrerer Docx-und Doc-Dateien
Wenn es nur eine Word-Datei gibt, ist ein manuelles Ersetzen akzeptabel. Wenn jedoch eine Reihe von Word-Dokumenten vorhanden ist, z. B. 1.docx bis 6.docx im Screenshot, öffnen, suchen, ersetzen und speichern Sie nacheinander, und der Vorgang wird sehr wiederholt. Die Stapel verarbeitung funktion von Office-Software kann diese Schritte in einer Aufgabe ausführen, die Effizienz verbessern und die Wahrscheinlichkeit fehlender Änderungen verringern.
Effekt vorschau: Was sich vor und nach der Verarbeitung ändert
Vor der Verarbeitung: Mehrere Word-Dateien müssen den Inhalt einheitlich ersetzen
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente, einschl ießlich 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Diese Docx-Dateien müssen dieselbe Art von Schlüssel wort ersatz regel ausführen.
Wenn Sie eines der Word-Dokumente öffnen, können Sie sehen, dass englische Abkürzungen und digitale Inhalte im Text vorhanden sind, die verarbeitet werden müssen. Beispiels weise erscheint BOT im Titel und ELA, 60 und andere Inhalte im Text. Der rote Pfeil markiert die Text position, die mit der Regel übereinstimmen muss.
Wenn Sie auf herkömmliche Weise damit umgehen, müssen Sie jede Word-Datei öffnen, nach BOT, ELA, 60 usw. im Dokument suchen und sie dann separat ersetzen. Das Problem ist, dass die Abkürzungen und Zahlen in verschiedenen Dateien möglicher weise nicht genau gleich sind und es sehr einfach ist, alle Schlüssel wörter manuell aufzulisten.
Nach der Verarbeitung: regel konforme Texte werden stapel weise ersetzt
Nach Abschluss der Verarbeitung wurde der Inhalt des Dokuments, der den Regeln der Formel entspricht, ersetzt. Wie Sie im Screenshot sehen können, wird der Inhalt, der ursprünglich der Drei-Buchstaben-Regel entspricht, durch A ersetzt, und der Inhalt, der ursprünglich der numerischen Regel entspricht, wird durch B ersetzt. Die gelbe Hervorhebung wird verwendet, um die veränderte Position nach dem Austausch anzuzeigen und die Überprüfung des Effekts zu erleichtern.
In Bezug auf den Effekt ist die Substitution nicht nur für ein bestimmtes festes Wort, sondern für eine Art Text, der die Regeln erfüllt. Zum Beispiel kann [A-Z]{3} mit drei aufeinander folgenden Großbuchstaben übereinstimmen, und \ d kann mit aufeinander folgenden Zahlen übereinstimmen. Daher eignet es sich für die Stapel verarbeitung großer Mengen regelmäßiger Inhalte in Word-Dokumenten.
Betriebs schritte: verwenden HeSoft Doc Batch Tool Word-Schlüssel wörter für den Stapel ersetzen
Im Folgenden wird der vollständige Vorgang in der Reihenfolge der Screenshots erläutert. Die Kernidee lautet: Geben Sie zuerst die Such-und Ersetzung funktion im Word-Tool ein, importieren Sie dann die zu verarbeiten den Dateien, wählen Sie dann die Formel Fuzzy aus, um den Text zu finden, und füllen Sie schließlich die Such regeln und den Ersetzung inhalt aus.
Schritt 1: Gehen Sie zum Word-Tool und wählen Sie Suchen Ersetzen Funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie das Word-Tool im linken Funktions bereich. In der Haupt oberfläche sehen Sie mehrere Stapel verarbeitung funktionen im Zusammenhang mit Word-Dokumenten, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Ändern des Schriftsatz formats, das Exportieren von Bildern und das Konvertieren von Word in PDF. Dieses Mal wird die erste Funktion verwendet: Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Aufgaben seite aufzurufen, die dem Suchen und Ersetzen von Word-Inhalten in großen Mengen gewidmet ist. Im Gegensatz zu Word, das mit Funktionen ausgestattet ist, wird hier nicht nur das aktuell geöffnete Dokument verarbeitet, sondern die Ersetzung aufgabe wird für mehrere Word-Dateien einheitlich ausgeführt.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nachdem Sie die Seite zum Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word eingegeben haben, sehen Sie oben auf der Benutzer oberfläche die Schaltflächen zum Hinzufügen von Dateien, zum Importieren von Dateien aus Ordnern, zum Entleeren und mehr. Im Beispiel wurden 6 docx-Dateien importiert, und in der Datei liste werden Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt.
Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, können Sie Dateien hinzufügen, um sie einzeln auszuwählen. Wenn in einem Ordner Word-Dokumente verarbeitet werden müssen, können Sie Dateien aus einem Ordner importieren, der für Stapel aufgaben besser geeignet ist. Nach dem Import wird empfohlen, die Datei liste zu überprüfen, um zu bestätigen, dass alle Docx-oder Doc-Dateien, die verarbeitet werden müssen, bereits in der Liste angezeigt werden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle zu verarbeiten den Dateien werden in die Aufgaben liste aufgenommen, und die Anzahl der Datensätze wird unten auf der Seite angezeigt. Die Gesamtzahl der im Screenshot zusammen gefassten Datensätze beträgt 6, was bedeutet, dass diesmal dieselbe Schlüssel wort ersatz regel für 6 Word-Dokumente ausgeführt wird.
Schritt 3: Geben Sie die Verarbeitung optionen ein
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter, um die Verarbeitung optionen festzulegen. Der Prozess fortschritt oben in der Benutzer oberfläche wird von der Auswahl der zu verarbeiten den Datensätze in die Einstellungs verarbeitung optionen eingegeben. Mit diesem Prozess design können Benutzer klären, in welchem Schritt sich die aktuelle Aufgabe befindet, und vermeiden, direkt mit der Verarbeitung zu beginnen, bevor die Regeln festgelegt wurden.
Schritt 4: Wählen Sie aus, um Text mithilfe der Formel unschärfe zu finden
In der Option Schlüssel wort festlegen bietet die Such methode das genaue Auffinden von Text und das Auffinden von Text mit Formel unschärfe. Da es sich in diesem Artikel um eine Art Inhalt handelt, der den Gesetzen entspricht, nicht um ein einzelnes festes Schlüssel wort, müssen Sie die Formel verwenden, um den Text zu finden.
Die Formel-Fuzzy-Suche kann hier unter Verwendung der Platzhalter regel für reguläre Ausdrücke verstanden werden. Füllen Sie nach Auswahl dieser Methode links die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter und rechts die Liste der ersetzten Schlüssel wörter aus. Die Software wird entsprechend der entsprechenden Zeilen beziehung auf der linken und rechten Seite ersetzt.
Schritt 5: Füllen Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke aus und ersetzen Sie den Inhalt
Im Screenshot wird die Liste der Schlüssel wörter, die auf der linken Seite gesucht werden müssen, mit zwei Zeilen der Regel ausgefüllt:
- Zeile 1:[A-Z]{3}
- Zeile 2: \ d
Die Liste der ersetzten Schlüssel wörter auf der rechten Seite enthält auch zwei Zeilen Inhalt:
- Zeile 1: A
- Zeile 2: B
Dies bedeutet, dass die Software den Inhalt der ersten Zeile der Regel [A-Z]{3} durch A und den Inhalt der zweiten Zeile der Regel \ d durch B ersetzt. Die Zeilennummern auf der linken und rechten Seite sollten einzeln entsprechen, da sonst der Ersatz inhalt möglicher weise nicht den Erwartungen entspricht.
Unter diesen bedeutet [A-Z]{3}, 3 aufeinander folgende englische Großbuchstaben wie BOT, ELA usw.; die Bedeutung von \ d besteht darin, aufeinander folgende Zahlen wie 60, 2, 5 usw. abzustimmen. Auf diese Weise müssen Benutzer nicht im Voraus wissen, welche spezifischen Abkürzungen oder Zahlen im Dokument enthalten sind, und sie können stapel weise verarbeitet werden, solange sie den Regeln entsprechen.
Schritt 6: Setzen Sie den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie die Such regeln und die Einstellungen für das Ersetzen von Inhalten abgeschlossen haben. Entsprechend dem Schnitts telle prozess werden die folgenden Schritte zum Festlegen des Speicherorts und zum Starten der Verarbeitung eingegeben. Da die Namen dieser beiden Schritte im Screenshot angezeigt werden können, sollten Sie den Eingabe aufforderungen der Benutzer oberfläche befolgen, um den Speicherort der verarbeiteten Datei auszuwählen und dann die Stapel verarbeitung aufgabe zu starten.
Es wird empfohlen, die Original datei vor dem Massen austausch zu sichern oder die Verarbeitung sergeb nisse in einem neuen Ordner zu speichern. Auf diese Weise können Sie, selbst wenn die Regel für reguläre Ausdrücke nicht ordnungs gemäß festgelegt ist, zur Original datei zurückkehren und diese anpassen, um zu vermeiden, dass wichtige Dokumente direkt übers chrieben werden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Reguläre Ausdrucks regeln sollten zuerst in einem kleinen Bereich getestet werden
Der Vorteil regulärer Ausdrücke besteht darin, dass sie ein breites Spektrum an Übereinstimmungen haben. Wenn die Regel jedoch zu weit geschrieben ist, können sie Inhalte ersetzen, die nicht ersetzt werden sollten. Zum Beispiel stimmt [A-Z]{3} mit allen drei aufeinander folgenden Großbuchstaben überein. Solange das Dokument ein ähnliches Format enthält, kann es ersetzt werden. Daher wird empfohlen, zuerst mit einer kleinen Anzahl von Word-Dateien zu testen und den Effekt zu bestätigen, bevor alle Dateien stapel weise verarbeitet werden.
2. Die linke und rechte Seite der Liste sollten den Zeilen entsprechen
Die Such liste und die Ersetzung liste entsprechen zeilen weise. Die Such regel in der ersten Zeile entspricht dem Ersatz inhalt in der ersten Zeile, und die Such regel in der zweiten Zeile entspricht dem Ersatz inhalt in der zweiten Zeile. Wenn sich auf der linken Seite zwei Zeilen befinden und auf der rechten Seite nur eine Zeile ausgefüllt wird, kann dies dazu führen, dass einige Regeln den Wert nicht ersetzen oder die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen.
3. Achten Sie auf die Groß-und Kleinschreibung übereinstimmung optionen
In der Benutzer oberfläche sehen Sie, dass in den zusätzlichen Optionen Groß-und Kleinschreibung ignoriert wird. Für [A-Z]{3}, die eindeutig mit Großbuchstaben überein stimmt, kann der tatsächliche Übereinstimmung bereich beeint rächt igt werden, wenn Sie die Groß-und Kleinschreibung optionen aktivieren oder nicht aktivieren. Beim Umgang mit englischen Abkürzungen wird empfohlen, je nach tatsächlichem Bedarf zu entscheiden, ob die Groß-und Kleinschreibung ignoriert werden soll.
4. Doc-und Docx-Dateien sollten auf Kompatibilität überprüft werden
Die Beispiel datei erweiterung im Screenshot ist docx. Wenn die eigentliche Aufgabe eine alte Doc-Datei enthält, wird empfohlen, die Verarbeitung mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu überprüfen. Verschiedene Versionen von Word-Dokumenten können Unterschiede in Format, Kompatibilität und Inhalts struktur aufweisen, und die Überprüfung vor der Stapel verarbeitung kann das Risiko verringern.
5. Komplizierte Regeln schreiben Sie nicht zu viel auf einmal
Wenn es viele Regeln gibt, die ersetzt werden müssen, wird empfohlen, sie stapel weise einzurichten und zu verarbeiten. Behandeln Sie zuerst die klarsten und risiko ärmsten Regeln und dann die komplexen Regeln. Dies erleichtert das Auffinden von Problemen und erleichtert die Überprüfung, ob der verarbeitete Word-Inhalt den Erwartungen entspricht.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die Formel-Fuzzy-Suche, um die Effizienz des Word-Stapel ersatzes zu verbessern
Verwenden Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke, um Word-Schlüssel wörter stapel weise zu ersetzen. Der größte Wert besteht darin, wiederholte, mechanische und fehler anfällige manuelle Vorgänge an die Office-Software zu übergeben. Für regelmäßige Inhalte wie englische Abkürzungen, Nummern nummern und Vorlagen-Platzhalter in mehreren Docx-und Doc-Dokumenten HeSoft Doc Batch Tool Sie können die Arbeit ausführen, die ursprünglich das wiederholte Öffnen der Datei erforderte, indem Sie die Datei einmal importieren, die Regel einmal festlegen und die Stapel ausführung ausführen.
Wenn Sie an einer großen Anzahl von Word-Dokumenten arbeiten und der Inhalt, der ersetzt werden muss, offen sichtliche Regeln aufweist, können Sie zuerst versuchen, den Text mit Formel unschärfe zu finden. Es wird empfohlen, zuerst eine Datei sicherung vor zubereiten und dann die Datei gemäß den Schritten in diesem Artikel zu importieren, Regeln wie [A-Z]{3}, \ d usw. festzulegen und die Ergebnisse zu überprüfen. Verarbeiten Sie nach Bestätigung alle Dokumente stapel weise, um die Effizienz zu verbessern und die Qualität des Austauschs sicher zustellen.