Lorsqu'il existe un grand nombre de mots-clés, de numéros et d'abréviations similaires dans plusieurs documents Word, docx ou doc qui doivent être remplacés de manière uniforme, il faut non seulement du temps pour ouvrir les fichiers un par un pour rechercher manuellement les substitutions, mais aussi facilement manquées. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il montre comment utiliser la recherche floue de formule, c'est-à-dire la règle de caractère générique des expressions régulières, pour rechercher et remplacer par lots le contenu de plusieurs fichiers Word. En définissant les règles de recherche et en remplaçant le contenu une fois, le texte éligible peut être remplacé par un résultat spécifié, adapté au nettoyage des données, à la révision de modèles, à la normalisation des documents et à d'autres scénarios.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront cette situation: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier, et chaque document contient des mots-clés, des abréviations anglaises, des numéros, des années, des montants ou des codes qui doivent être modifiés de manière uniforme. S'il ne s'agit que d'un mot, vous pouvez le remplacer par une recherche avec Word; mais si vous souhaitez remplacer un type de contenu, tel que toutes les majuscules consécutives, tous les chiffres et un certain format de numérotation, le traitement manuel sera très inefficace.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: Comment remplacer par lots de nombreux mots clés dans Word à l'aide de formules de caractères génériques d'expressions régulières. Ici HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, la démonstration utilise le flou de formule pour rechercher du texte dans plusieurs fichiers docx, en remplaçant par lots le contenu conforme aux règles par le texte spécifié. L'exemple de la capture d'écran consiste à remplacer le contenu dans le corps de Word qui est conforme à la règle des majuscules par A et le contenu numérique par B. Bien que le nombre d'exemples de fichiers soit de 6, il convient également au traitement par lots de plus de documents doc et docx.
Scènes applicables: quel contenu Word convient au remplacement par lots d'expressions régulières
Les substitutions de mots-clés ordinaires conviennent au traitement de textes fixes clairs, tels que le remplacement de l'ancien nom de l'entreprise par un nouveau nom et la modification d'un nom de produit en nouvelle écriture. Mais dans le bureau réel, beaucoup de contenu n'est pas un mot fixe, mais un type de texte avec des lois communes. À ce stade, il est plus approprié d'utiliser des expressions régulières ou des formules de caractère générique.
1. Remplacer par lots le contenu variable tel que le numéro, le nombre, l'année
Par exemple, il peut y avoir un grand nombre de chiffres dans les contrats, le matériel de cours, les manuels de formation et les documents de projet. Ils peuvent être le nombre d'heures de cours, le numéro de page, le numéro, le montant, le pourcentage, etc. Si vous souhaitez remplacer tous les nombres consécutifs par un certain espace réservé, il est plus efficace d'utiliser la formule \ d que de saisir des nombres un par un.
2. Remplacer l'abréviation ou le code anglais par lots
L'exemple Word dans la capture d'écran contient des abréviations en majuscules telles que BOT et ELA. Si vous devez unifier les abréviations à trois lettres majuscules, vous pouvez utiliser une correspondance de règles similaire à [A-Z]{3}. Cette méthode peut couvrir plusieurs abréviations différentes sans saisir un par un des mots BOT, ELA, BUD et autres.
3. Nettoyage par lots du contenu de place dans le document modèle
De nombreux modèles internes d'entreprise, du matériel de cours et des manuels de projet utiliseront des espaces réservés au format fixe, tels que ABC, 2026, n ° 001, etc. En utilisant la formule de caractère générique des expressions régulières, ces contenus conformes au format peuvent être rapidement remplacés par un nouveau texte unifié, réduisant ainsi la duplication du travail.
4. Traitement par lots de plusieurs fichiers docx, doc
S'il n'y a qu'un seul fichier Word, le remplacement manuel peut être accepté; mais s'il y a un lot de documents Word, comme 1.docx à 6.docx dans la capture d'écran, ouvrez, recherchez, remplacez et enregistrez un par un, le processus est très répétitif. La capacité de traitement par lots des logiciels de bureau peut concentrer ces étapes en une seule tâche, améliorer l'efficacité et réduire la probabilité d'omissions.
Aperçu des effets: quels changements avant et après le traitement
Avant le traitement: plusieurs fichiers Word nécessitent un remplacement unifié du contenu
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word dans le dossier, y compris 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx dans les exemples. Ces fichiers docx doivent tous exécuter la même catégorie de règles de remplacement de mot-clé.
Ouvrez l'un des documents Word pour voir qu'il y a des abréviations anglaises et du contenu numérique dans le corps qui doivent être traités. Par exemple, BOT apparaît dans le titer, et ELA, 60 et d'autres contenus apparaissent dans le texte principal. La flèche rouge indique l'emplacement du texte qui doit être mis en correspondance par la règle.
Si vous suivez la méthode traditionnelle, vous devez ouvrir chaque fichier Word, rechercher BOT, ELA, 60 et d'autres contenus dans le document, puis les remplacer séparément. Le problème est que les abréviations et les chiffres dans différents fichiers peuvent ne pas être exactement les mêmes, et la liste manuelle de tous les mots-clés est très facile à manquer.
Après le traitement: le texte conforme aux règles est remplacé par lots
Une fois le traitement terminé, le contenu du document conforme aux règles de formule a été remplacé. On peut voir dans la capture d'écran que le contenu original conforme à la règle des majuscules à trois est remplacé par A, et le contenu original conforme à la règle des nombres est remplacé par B. La surbrillance jaune est utilisée pour afficher la position modifiée après le remplacement, ce qui est pratique pour vérifier l'effet.
Du point de vue de l'effet, la substitution ne vise pas seulement un mot fixe, mais un type de texte qui répond aux règles. Par exemple, [A-Z]{3} peut faire correspondre trois lettres anglaises majuscules consécutives, et \ d peut correspondre à des nombres consécutifs. Par conséquent, il convient au traitement par lots d'un grand nombre de contenus réguliers dans un document Word.
Étape de fonctionnement: avec HeSoft Doc Batch Tool Remplacer le mot-clé Word par lots
Ci-dessous, le processus de fonctionnement complet est expliqué dans l'ordre des captures d'écran. L'idée de base est la suivante: entrez d'abord la fonction de recherche et de remplacement dans l'outil Word, puis importez les fichiers qui doivent être traités, puis sélectionnez la formule pour trouver le texte, et enfin remplissez les règles de recherche et le contenu de remplacement.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez l'outil Word dans le ruban gauche. Vous pouvez voir plusieurs fonctions de traitement par lots liées aux documents Word dans l'interface principale, telles que l'ajout de filigranes, la modification du format des paragraphes de police, l'exportation d'images, la conversion de Word en PDF, etc. Cette fois, vous souhaitez utiliser la première fonction: rechercher et remplacer des mots-clés dans Word.
Le but de cette étape est d'entrer dans la page de tâches dédiée à la recherche par lots et le remplacement du contenu Word. Contrairement à Word avec sa propre fonction, il ne s'agit pas seulement d'un document actuellement ouvert, mais d'une tâche de remplacement unifiée pour plusieurs fichiers Word.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word, vous pouvez voir des boutons tels que l'ajout de fichiers, l'importation de fichiers à partir de dossiers, la vidange et plus en haut de l'interface. Dans l'exemple, 6 fichiers docx ont été importés et la liste de fichiers affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification.
Si le nombre de fichiers est petit, vous pouvez utiliser l'ajout de fichiers pour sélectionner un par un; si un dossier est un document Word en attente, vous pouvez importer des fichiers à partir d'un dossier, ce qui convient mieux aux tâches en bloc. Après l'importation, il est recommandé de vérifier la liste des fichiers pour confirmer que tous les fichiers docx ou doc à traiter apparaissent déjà dans la liste.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Tous les fichiers en attente entrent dans la liste des tâches et le nombre d'enregistrements est affiché en bas de la page. Le nombre total d'enregistrements dans la capture d'écran est de 6, ce qui signifie que la même règle de remplacement de mot-clé sera appliquée pour 6 documents Word cette fois.
Étape 3: Accédez aux options de traitement des paramètres
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur Suivant en bas de la page pour accéder aux options de traitement des paramètres. La progression du processus en haut de l'interface passe de la sélection des enregistrements à traiter aux options de traitement des paramètres. Cette conception de processus peut aider les utilisateurs à déterminer quelle étape est la tâche en cours et à éviter de commencer le traitement directement avant de définir les règles.
Étape 4: Choisissez d'utiliser le flou de formule pour trouver du texte
Dans les options de définition des mots clés, la méthode de recherche fournit une recherche précise du texte et une recherche floue du texte avec des formules. Étant donné que cet article traite un type de contenu conforme à la loi, plutôt qu'un seul mot-clé fixe, vous devez choisir d'utiliser des formules pour rechercher le texte de manière floue.
La recherche floue de formule ici peut être comprise comme utilisant la règle de caractère générique des expressions régulières. Après avoir sélectionné cette méthode, remplissez la liste des mots-clés que vous devez rechercher à gauche et la liste des mots-clés remplacés à droite. Le logiciel sera remplacé en fonction de la relation de ligne correspondante entre les côtés gauche et droit.
Étape 5: Remplissez la formule de caractère générique de l'expression régulière et remplacez le contenu
Dans la capture d'écran, la liste des mots-clés à rechercher sur le côté gauche remplit deux lignes de règles:
- Ligne 1:[A-Z]{3}
- Ligne 2: \ d
La liste des mots-clés après le remplacement à droite remplit également deux lignes:
- Ligne 1: A
- Ligne 2: B
Cela signifie que le logiciel remplacera le contenu correspondant à la règle de ligne 1 [A-Z]{3} par A et remplacera le contenu correspondant à la règle de ligne 2 \ d par B. Les numéros de ligne des côtés gauche et droit doivent correspondre un par un, sinon le contenu de remplacement peut ne pas répondre aux attentes.
Parmi eux, la signification de [A-Z]{3} est de faire correspondre 3 lettres anglaises majuscules consécutives, telles que BOT, ELA, etc.; \ d signifie correspondre à des nombres consécutifs, tels que 60, 2, 5, etc. De cette manière, les utilisateurs n'ont pas besoin de savoir à l'avance quelles abréviations ou chiffres spécifiques se trouvent dans le document, tant qu'ils respectent les règles, ils peuvent être traités par lots.
Étape 6: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement
Après avoir terminé la règle de recherche et les paramètres de contenu de remplacement, cliquez sur Suivant. Selon le processus d'interface, le suivi entrera également dans la configuration de l'emplacement de sauvegarde et l'étape de démarrage du traitement. Étant donné que les noms de ces deux étapes peuvent être vus dans la capture d'écran, vous devez sélectionner l'emplacement d'enregistrement du fichier traité en fonction des instructions de l'interface, puis démarrer la tâche de traitement par lots.
Il est recommandé de conserver la sauvegarde des fichiers d'origine avant le remplacement par lots ou d'enregistrer les résultats dans un nouveau dossier. De cette manière, même si la règle d'expression régulière n'est pas correctement définie, vous pouvez revenir au fichier d'origine et le réajuster pour éviter de remplacer directement des documents importants.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Les règles d'expression régulière doivent être testées à petite échelle
L'avantage des expressions régulières est une large gamme de correspondance, mais à cause de cela, si les règles sont écrites trop largement, elles peuvent remplacer ce qui ne devrait pas être remplacé. Par exemple, [A-Z]{3} correspondra à toutes les trois majuscules consécutives. Tant qu'il existe un format similaire dans le document, il peut être remplacé. Par conséquent, il est recommandé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers Word, puis de traiter tous les fichiers par lots après avoir confirmé l'effet.
2. La liste des côtés gauche et droit doit correspondre par ligne
Les listes de recherche et de remplacement correspondent par ligne. La règle de recherche de ligne 1 correspond au contenu de remplacement de ligne 1 et la règle de recherche de ligne 2 correspond au contenu de remplacement de ligne 2. S'il y a deux lignes à gauche et qu'une seule ligne à droite, certaines règles ne remplacent pas la valeur ou le résultat ne répond pas aux attentes.
3. Faites attention à l'option de correspondance de la casse
Vous pouvez voir la casse qui ignore les lettres dans les options supplémentaires dans l'interface. Pour la règle de [A-Z]{3} qui correspond clairement aux majuscules, si vous cochez ou ne cochez pas les options liées à la casse, la plage de correspondance réelle peut être affectée. Lors du traitement des abréviations anglaises, il est recommandé de décider si la casse est ignorée en fonction des besoins réels.
4. les fichiers doc et docx doivent vérifier la compatibilité
L'extension de fichier exemple dans la capture d'écran est docx. Si une ancienne version du fichier doc est incluse dans la tâche réelle, il est recommandé de vérifier d'abord l'effet de traitement avec un petit nombre de fichiers. Il peut y avoir des différences dans le format, la compatibilité et la structure du contenu des différentes versions du document Word. La vérification avant le traitement par lots peut réduire les risques.
5. Règles compliquées Ne pas écrire trop à la fois
Si de nombreuses règles doivent être remplacées, il est recommandé de les configurer et de les traiter par lots. Traitez d'abord les règles les plus claires et les moins risquées, puis traitez les règles complexes. Cela facilite le positionnement des problèmes et il est plus facile de vérifier si le contenu Word traité répond aux attentes.
Résumé: Recherche floue avec des formules pour améliorer l'efficacité de remplacement par lots Word
Utilisez des formules de caractères génériques d'expressions régulières pour remplacer les mots-clés Word par lots. La plus grande valeur est de transférer les opérations manuelles répétitives, mécaniques et sujettes aux erreurs aux logiciels de bureau. Pour le contenu régulier tel que l'abréviation anglaise, le numéro numérique et les espaces réservés de modèle dans plusieurs documents docx et doc, HeSoft Doc Batch Tool Vous pouvez effectuer le travail qui devait initialement être ouvert à plusieurs reprises en important des fichiers une fois, en définissant des règles une fois et en les exécutant par lots une fois.
Si vous travaillez sur un grand nombre de documents Word et que le contenu qui doit être remplacé est clairement régulier, vous pouvez d'abord essayer d'utiliser des formules pour trouver du texte. Il est recommandé de préparer une sauvegarde de fichier, puis de suivre les étapes de cet article pour importer le fichier, définir [A-Z]{3}, \ d et d'autres règles et vérifier les résultats. Après confirmation, tous les documents sont traités par lots, ce qui peut améliorer l'efficacité et garantir la qualité du remplacement.