여러 Word, docx 또는 doc 문서에 여러 개의 유사한 키워드, 숫자 및 약어가있는 경우 수동으로 찾아서 교체하기 위해 파일을 하나씩 여는 것은 시간이 많이 소요될뿐만 아니라 놓치기 쉽습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어 공식 퍼지 검색, 즉 정사이즈 식 와일드 카드 규칙을 사용하여 여러 Word 파일의 내용을 일괄 검색하고 교체하는 방법을 보여줍니다. 검색 규칙 및 교체 콘텐츠를 한 번에 설정함으로써, 적격 텍스트는 데이터 정리, 템플릿 개정, 문서 표준화 등과 같은 시나리오에 적합한 지정된 결과로 균일하게 대체될 수 있다.
매일 사무실에서는 많은 사람들이 이러한 상황에 직면하게됩니다. 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가 있으며 각 문서에는 균일하게 수정해야하는 키워드, 영어 약어, 숫자, 연도, 금액 또는 코드가 포함되어 있습니다. 단어 일 뿐이라면 Word의 자체 검색 및 교체로 수행 할 수 있습니다. 그러나 모든 연속 대문자, 모든 숫자 및 일부 번호 매기기 형식과 같은 콘텐츠 유형을 교체하려면 수동 처리가 매우 비효율적입니다.
이 기사에서 해결해야 할 문제는 Word의 많은 키워드를 일괄 적으로 대체하기 위해 정사이즈 식 와일드 카드 공식을 사용하는 방법입니다. 여기 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어 데모는 수식을 사용하여 여러 docx 파일에서 텍스트를 검색하고 규칙에 맞는 내용을 일괄 적으로 지정된 텍스트로 바꿉니다. 스크린 샷의 예는 대문자 규칙에 부합하는 Word 텍스트의 콘텐츠를 A로, 디지털 콘텐츠를 B로 대체하는 것입니다. 샘플 파일의 수는 6 이지만 더 많은 doc 및 docx 문서의 일괄 처리에도 동일하게 적용됩니다.
응용 프로그램 시나리오: 정사이즈 표현식으로 일괄 교체에 적합한 Word 콘텐츠
일반 키워드 대체는 회사의 이전 이름을 새 이름으로 바꾸고 제품 이름을 새로운 쓰기 방식으로 변경하는 등 명확한 고정 텍스트를 다루는 데 적합합니다. 그러나 실제 사무실에서는 많은 내용이 고정 된 단어가 아니라 일반적인 규칙을 가진 텍스트 클래스이므로 정사이즈 표현이나 와일드 카드 공식을 사용하는 것이 더 적합합니다.
1. 배치 교체 번호, 번호, 연도 및 기타 변수 내용
예를 들어, 계약, 코스 자료, 교육 매뉴얼 및 프로젝트 문서에 많은 수의 숫자가있을 수 있습니다. 수업 시간, 페이지 번호, 숫자, 금액, 백분율 등이 될 수 있습니다. 모든 연속 숫자를 자리 표시자로 바꾸려면 수식을 사용하는 것이 숫자를 하나씩 입력하는 것보다 효율적입니다.
2. 일괄 대체 영어 약어 또는 코드
스크린 샷의 Word 예제에는 BOT, ELA 등과 같은 대문자 약어가 포함되어 있습니다. 세 가지 대문자 약어를 모두 균일하게 처리해야하는 경우 [A-Z]{3} 과 같은 규칙 일치를 사용할 수 있습니다. 이러한 방식으로, 다수의 상이한 약어는 BOT, ELA, BUD 등을 하나씩 입력하지 않고 커버될 수 있다.
3. 템플릿 문서에서 자리 표시자 내용을 일괄 정리합니다.
ABC, 2026 및 No.001 과 같은 고정 형식의 플레이스 홀더는 많은 엔터프라이즈 내부 템플릿, 코스 자료 및 프로젝트 사양에 사용됩니다. 정사이즈 식 와일드 카드 공식을 사용하면 이러한 형식의 콘텐츠를 새로운 통합 텍스트로 빠르게 대체하여 노력의 중복을 줄일 수 있습니다.
4. 배치 프로세스 여러 docx 및 doc 파일.
Word 파일이 하나만 있으면 수동 교체가 가능합니다. 그러나 스크린 샷에 1.docx ~ 6.docx와 같은 Word 문서 배치가있는 경우 프로세스를 열고, 찾고, 교체하고 하나씩 저장하는 것이 매우 반복적입니다. 사무실 소프트웨어의 일괄 처리 기능은 이러한 단계를 하나의 작업에 집중시키고 효율성을 개선하며 누락 된 변경 가능성을 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전후의 변경 사항
처리하기 전에: 여러 Word 파일이 콘텐츠를 균일하게 대체해야합니다.
처리하기 전에 폴더에 여러 Word 문서가 있습니다. 예제로는 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx 등이 있습니다. 이러한 docx 파일은 모두 동일한 종류의 키워드 대체 규칙을 구현해야합니다.
Word 문서 중 하나를 열면 본문에서 처리해야하는 영어 약어와 디지털 콘텐츠가 있음을 알 수 있습니다. 예를 들어 제목에 BOT가 나타나고 ELA, 60 및 기타 내용이 텍스트에 나타납니다. 빨간색 화살표는 규칙과 일치해야 하는 텍스트 위치를 표시합니다.
전통적인 방식으로 처리 된 경우 각 Word 파일을 열고 문서에서 BOT, ELA, 60 및 기타 내용을 검색 한 다음 별도로 교체해야합니다. 문제는 다른 파일의 약어와 숫자가 정확히 동일하지 않을 수 있으며 모든 키워드를 수동으로 놓치기가 매우 쉽다는 것입니다.
처리 후: 규칙을 충족하는 텍스트가 대량으로 대체됩니다.
처리가 완료되면 수식 규칙과 일치하는 문서의 내용이 교체되었습니다. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 원래 3 자리 대문자 규칙을 따르는 콘텐츠는 A로 대체되고 원래 숫자 규칙을 따르는 콘텐츠는 B로 대체됩니다. 노란색 하이라이트는 교체 후 변경된 위치를 표시하는 데 사용되며 효과를 확인하는 데 편리합니다.
실제로 대체는 고정 된 단어뿐만 아니라 규칙을 충족하는 텍스트 클래스에 대한 것입니다. 예를 들어, [A-Z]{3} 은 3 개의 연속적인 대문자와 일치할 수 있고, \ d는 연속 숫자와 일치할 수 있다. 따라서 Word 문서에서 많은 수의 정사이즈 내용을 일괄 처리하는 데 적합합니다.
운영 단계: HeSoft Doc Batch Tool 일괄 교체 Word 키워드
다음은 스크린 샷의 순서로 전체 작업 프로세스에 대한 설명입니다. 핵심 아이디어는 먼저 Word 도구에서 검색 및 교체 기능을 입력 한 다음 처리 할 파일을 가져온 다음 수식을 선택하여 텍스트를 찾은 다음 마지막으로 검색 규칙을 작성하고 콘텐츠를 교체하는 것입니다.
1 단계: Word 도구를 입력하고 바꾸기 찾기 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽 리본에서 Word Tools를 선택하십시오. 메인 인터페이스에서 워터 마크 추가, 글꼴 단락 형식 수정, 그림 내보내기, Word에서 PDF로 변환 등과 같은 Word 문서와 관련된 많은 배치 처리 기능을 볼 수 있습니다. 이번에는 첫 번째 기능을 사용합니다. Word에서 키워드를 찾아서 교체하십시오.
이 단계의 목적은 Word 내용을 찾아서 대체하는 작업 페이지를 일괄 적으로 입력하는 것입니다. Word 자체 기능과 달리 현재 열려있는 문서 하나만 처리하는 대신 여러 Word 파일에 대해 교체 작업이 균일하게 수행됩니다.
2 단계: 처리해야하는 Word 파일 추가
Word에서 키워드 페이지를 찾아서 교체 한 후 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 빈 등과 같은 버튼을 인터페이스 상단에 볼 수 있습니다. 이 예에서는 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 파일 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다.
파일 수가 적은 경우 파일 추가 를 사용하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 폴더가 Word 문서로 가득 찬 경우 폴더에서 파일을 가져오는데, 이는 배치 작업에 더 적합합니다. 가져온 후 파일 목록을 확인하여 처리해야하는 모든 docx 또는 doc 파일이 목록에 표시되는지 추천.
이 단계의 예상 결과는 보류중인 모든 파일이 작업 목록에 들어가고 레코드 수가 페이지 하단에 표시된다는 것입니다. 스크린 샷에 요약 된 총 레코드 수는 6 이며, 이번에는 동일한 키워드 교체 규칙이 6 개의 Word 문서에 대해 구현 될 것임을 나타냅니다.
3 단계: 설정 처리 옵션으로 이동
파일 목록이 올바른지 확인한 후 페이지 하단에서 다음 을 클릭하여 설정 처리 옵션을 입력합니다. 인터페이스 상단의 프로세스 진행은 처리해야 할 레코드를 선택하는 것부터 처리 옵션을 설정하는 것까지 진행됩니다. 이 프로세스 설계는 사용자가 현재 작업의 위치를 파악하고 규칙을 설정하지 않고 직접 처리를 시작하지 않도록 도와줍니다.
4 단계: 텍스트 퍼지 찾기에 수식 사용 선택
키워드 설정 옵션에서 Find by 는 수식을 사용하여 정확한 찾기 텍스트와 퍼지 찾기 텍스트를 제공합니다. 이 기사는 하나의 고정 키워드가 아닌 법에 부합하는 콘텐츠 클래스를 다루고 있기 때문에 공식 퍼지 검색 텍스트를 사용하도록 선택해야합니다.
여기서 공식 퍼지 조회는 정사이즈 식 와일드 카드 규칙을 사용하는 것으로 이해할 수 있습니다. 이 방법을 선택한 후 왼쪽에서 검색 할 키워드 목록과 오른쪽에 대체 키워드 목록을 입력하십시오. 이 소프트웨어는 왼쪽과 오른쪽의 해당 라인을 대체합니다.
5 단계: 정사이즈 표현 와일드 카드 공식을 채우고 내용을 대체하십시오.
스크린 샷에서 왼쪽에있는 키워드 목록은 두 줄의 규칙으로 채워집니다.
- 1 호선:[A-Z]{3}
- 라인 2:\ d
오른쪽의 대체 키워드 목록도 두 줄로 채워집니다.
- 라인 1: A
- 라인 2: B
즉, 소프트웨어는 1 행 [A-Z]{3} 의 규칙과 일치하는 내용을 A로, 2 \ d 행의 규칙과 일치하는 내용을 B로 대체합니다. 왼쪽과 오른쪽의 줄 번호는 일대일이어야합니다. 그렇지 않으면 교체 내용이 기대에 미치지 못할 수 있습니다.
[A-Z]{3} 은 BOT 및 ELA와 같은 3 개의 연속 대문자 영어 문자를 일치시키는 것을 의미합니다. \ d는 60, 2 및 5 와 같은 연속 숫자를 일치시키는 것을 의미합니다. 이러한 방식으로 사용자는 문서에 어떤 특정 약어 또는 숫자가 있는지 미리 알 필요가 없습니다. 규칙을 준수하는 한 일괄 처리 할 수 있습니다.
6 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
찾기 규칙 설정을 완료하고 콘텐츠를 바꾸면 다음 을 클릭합니다. 인터페이스 프로세스에 따라 다음 단계가 입력되어 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다. 이 두 단계의 이름을 스크린 샷에서 볼 수 있으므로 실제 작업은 처리 된 파일의 저장 위치를 선택한 다음 일괄 처리 작업을 시작하라는 메시지가 표시되어야합니다.
일괄 교체 전에 원본 파일의 백업을 유지하거나 처리 결과를 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 정사이즈 식 규칙이 부적절하게 설정되어 있어도 원본 파일로 돌아가서 중요한 문서를 직접 덮어 쓰지 않도록 재조정 할 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 정사이즈 표현 규칙은 작은 범위에서 먼저 테스트해야합니다.
정사이즈 표현의 장점은 다양한 성냥을 가지고 있다는 것입니다. 그러나이 때문에 규칙이 너무 광범위하게 작성되면 대체해서는 안되는 것을 대체 할 수 있습니다. 예를 들어, [A-Z]{3} 은 3 개의 연속적인 대문자와 일치하며, 유사한 포맷이 문서에 존재하는 한 대체될 수 있다. 따라서 적은 수의 Word 파일로 먼저 테스트 한 다음 효과를 확인한 후 모든 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
2. 왼쪽과 오른쪽 목록은 줄별로 대응해야합니다.
목록 찾기 및 대체는 행별로 일치합니다. 제 1 행 검색 규칙은 제 1 행 대체 콘텐츠에 대응하고, 제 2 행 검색 규칙은 제 2 행 대체 콘텐츠에 대응한다. 왼쪽에 두 행이 있고 오른쪽에 한 행만 있으면 일부 규칙이 값을 대체하지 않거나 결과가 기대에 미치지 못할 수 있습니다.
3. 케이스 매칭 옵션에주의하십시오.
인터페이스에서 문자의 경우를 무시할 수있는 추가 옵션이 있음을 알 수 있습니다. 대문자와 명시 적으로 일치하는 [A-Z]{3} 규칙의 경우 사례 관련 옵션을 확인하거나 확인하지 않은 경우 실제 일치 범위가 영향을받을 수 있습니다. 영어 약어를 다룰 때는 실제 필요에 따라 사례를 무시할지 여부를 결정하는 것이 좋습니다.
4. doc 및 docx 파일 모두 호환성을 확인해야합니다.
스크린 샷의 예제 파일 확장자는 docx입니다. 실제 작업에 doc 파일의 이전 버전이 포함 된 경우 처리 효과를 확인하기 위해 적은 수의 파일을 사용하는 것이 추천. Word 문서의 다른 버전은 형식, 호환성 및 콘텐츠 구조에 차이가있을 수 있습니다. 일괄 처리 전에 확인하면 위험을 줄일 수 있습니다.
5. 한 번에 너무 많은 복잡한 규칙을 쓰지 마십시오.
교체 할 규칙이 많으면이를 일괄 적으로 설정하고 처리하는 것이 좋습니다. 가장 명백하고 가장 위험한 규칙을 먼저 처리 한 다음 복잡한 규칙을 처리하십시오. 이것은 문제를 쉽게 찾을 수 있으며 처리 된 Word 콘텐츠가 기대에 부합하는지 확인하는 것이 더 쉽습니다.
요약: Formula Fuzzy 검색을 사용하여 Word 일괄 교체 효율성 향상
정사이즈 식 와일드 카드 공식을 사용하여 Word 키워드를 일괄 적으로 대체하면 가장 큰 가치는 완료 할 사무실 소프트웨어에 대한 반복적이고 기계적인 오류가 발생하기 쉬운 수동 작업에 있습니다. 여러 docx 및 doc 문서에서 영어 약어, 숫자 번호, 템플릿 자리 표시자 등과 같은 정사이즈 콘텐츠의 경우 HeSoft Doc Batch Tool 파일을 한 번 가져오고 규칙을 한 번 설정하고 일괄 적으로 실행하여 파일을 반복적으로 여는 데 필요한 작업을 완료 할 수 있습니다.
많은 수의 Word 문서를 작업하고 교체해야하는 콘텐츠에 명백한 규칙이있는 경우 수식을 사용하여 텍스트를 찾는 데 우선 순위를 둘 수 있습니다. 먼저 백업 파일을 준비한 다음이 문서의 단계에 따라 파일을 가져오고 [A-Z]{3}, \ d 및 기타 규칙을 설정하고 결과를 확인하는 것이 좋습니다. 그것이 정확하다는 것을 확인한 후, 모든 문서는 일괄 처리되어 효율성을 향상시킬뿐만 아니라 교체 품질을 보장합니다.