Cet article explique comment utiliser la fonction de recherche et de remplacement par lots Word dans le logiciel bureautique pour traiter les mots-clés dans plusieurs documents docx à la fois via la formule de caractère générique d'expressions régulières. Il y a 6 fichiers Word dans l'exemple, qui contiennent différentes formes de texte telles que BOT, ELA et 60 avant le traitement. Après le traitement, ils peuvent être remplacés par du contenu cible tel que A et B selon les règles. L'article combinera des captures d'écran de l'interface pour illustrer le processus complet de sélection d'outils, d'importation de fichiers, de définition de formules pour trouver du texte flou au début du traitement, adapté aux scènes de révision par lots telles que les contrats, les rapports, le matériel de cours et les documents anglais.
Lorsque vous n'avez besoin que de remplacer un ou deux mots dans un fichier, ouvrez directement Word et utilisez "Rechercher et remplacer" pour le faire; mais si vous voulez traiter des dizaines ou des centaines de documents docx ou doc en même temps, et le contenu à remplacer n'est pas un mot fixe, ce sont des textes réguliers tels que «lettres majuscules continues», «numérotation numérique» et «certain type de code», qui seront très inefficaces dans le fonctionnement manuel. Le problème à résoudre dans cet article est le suivant: comment utiliser la formule de caractère générique d'expressions régulières pour remplacer par lots les mots-clés de nombreux documents Word et réduire le travail d'ouverture, de recherche, de remplacement et d'enregistrement répétés.
Ci-dessous HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il montre comment remplacer par lots le contenu conforme aux règles dans plusieurs fichiers Word. Le logiciel est positionné pour le traitement par lots de documents de bureau et convient aux tâches répétitives dans des fichiers tels que Word, Excel et PDF. Cet article se concentre sur la fonction «Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word».
Scènes applicables: quelles tâches de remplacement par lots Word conviennent aux expressions régulières
Les expressions régulières conviennent aux tâches de remplacement «contenu régulier mais pas complètement fixe». Par exemple, il existe de nombreuses abréviations en majuscules dans le document, telles que BOT et ELA, qui peuvent également apparaître dans le titer, le corps, la liste et les parenthèses; par exemple, il y a un grand nombre de chiffres dans le document, tels que 60, 2, 5, etc., qui doivent être remplacés et masqués ou convertis en caractères spécifiés. Si vous entrez des mots clés un par un, il est non seulement facile de les manquer, mais il est également difficile de couvrir toutes les variantes.
Les scénarios d'application courants comprennent: le remplacement par lots des abréviations anglaises dans plusieurs matériels de cours Word; le traitement par lots du numéro, du montant, du numéro de page ou du code dans le rapport docx; le remplacement des nombres sensibles dans plusieurs documents doc par des espaces réservés unifiés; dans le contrat, dans l'avis, dans le manuel Remplacez le code du projet selon les règles. Grâce à des expressions régulières, la condition de recherche peut être étendue de "un mot fixe" à "un certain type de texte".
Aperçu de l'effet: traitement de la présence de différents mots clés dans les fichiers docx précédents
Dans l'exemple, il y a 6 documents Word à traiter avec des noms de fichiers de 1.docx à 6.docx. Dans le travail réel, le nombre peut être plus important, la clé est d'ajouter uniformément les documents à traiter à la liste des tâches.
Ouvrez l'un des documents et vous pouvez voir que le corps contient plusieurs contenus qui doivent être remplacés. Par exemple, BOT dans le titer, ELA dans le corps et le numéro 60. Ces contenus sont répartis dans différents paragraphes et si chaque document est remplacé manuellement, le temps augmentera rapidement avec le nombre de fichiers.
Aperçu des effets: Remplacer par lots par des règles de formule après le traitement
Une fois le traitement terminé, le contenu qui répond aux critères de formule a été remplacé par le caractère cible. Dans l'exemple, le contenu conforme à la règle des trois majuscules est remplacé par A et le contenu conforme à la règle des nombres est remplacé par B. On peut voir que le contenu correspondant dans le titer, le corps, les parenthèses et la description de la liste a changé, indiquant que la substitution par lots ne traite pas seulement un certain emplacement, mais analyze le contenu du document Word selon les règles.
Étapes: Remplacer le contenu Word par lots avec une recherche de texte flou de formule
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" sur le côté gauche. L'interface principale affiche plusieurs entrées de traitement par lots liées au document Word, y compris l'ajout de filigranes, la conversion de formats, la suppression d'images, etc. Ici, vous devez sélectionner "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", car notre objectif est de rechercher et de remplacer par lots le contenu du fichier Word.
Le but de cette étape est d'entrer dans le processus de traitement spécialisé du remplacement des mots clés Word. Une fois entré, le logiciel guidera l'utilisateur dans la sélection des fichiers, les options de traitement, l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement par étapes.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première est "Sélectionner les enregistrements à traiter". Deux entrées, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers" sont disponibles au-dessus de l'interface. Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; si les fichiers sont tous concentrés dans le même dossier, il est plus pratique d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran et la liste affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Après avoir confirmé que les fichiers de la liste sont corrects, cliquez sur "Suivant" en bas. Si le fichier est ajouté par erreur, vous pouvez le supprimer en supprimant l'icône de suppression dans la colonne d'action pour éviter le traitement des documents qui n'ont pas besoin d'être modifiés.
Étape 3: Définir les règles de recherche d'expression régulière et remplacer le contenu
Sur la page "Définir les options de traitement", sélectionnez "Rechercher du texte avec un flou de formule". Cette étape est très critique, car la recherche précise ordinaire convient au remplacement de mots fixes, et cet exemple utilise des règles d'expression régulière pour correspondre à un type de texte.
Entrez la règle dans la liste des mots-clés à rechercher et le résultat de substitution correspondant dans la liste des mots-clés remplacés. Dans l'exemple, la règle de recherche de la première ligne est[A-Z]{3}, Remplacer parAQui correspond à 3 lettres anglaises majuscules consécutives; la règle de recherche de la deuxième ligne est\ D, Remplacer parBQui correspond à des nombres consécutifs. La liste des deux côtés correspond par ligne, la première règle de ligne correspond à la première valeur de remplacement de ligne et la deuxième règle de ligne correspond à la deuxième valeur de remplacement de ligne.
Si vous souhaitez être sensible à la casse, vous pouvez vous concentrer sur l'option Ignorer la casse des lettres dans l'interface. Les majuscules sont principalement traitées dans l'exemple, donc en utilisant[A-Z]{3}Peut exprimer plus clairement la plage de correspondance. Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant" pour continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Les expressions régulières doivent être testées dans une petite plage.La capacité de correspondance des règles régulières est très forte. Si la formule est trop large, elle peut remplacer le contenu qui ne devrait pas être remplacé. Par exemple\ DIl correspondra à tous les nombres consécutifs et le numéro du corps, le numéro de page, l'année et le numéro de temps peuvent tous être touchés. Par conséquent, il est recommandé de tester l'effet avec une petite quantité de copies.
2. Il est recommandé de sauvegarder le fichier d'origine avant le traitement.Le remplacement par lots affecte plusieurs documents Word à la fois, ce qui, bien que efficace, signifie également que les paramètres d'erreur sont rapidement amplifiés. Il est recommandé de copier les fichiers docx et doc originaux dans le dossier de sauvegarde, puis d'effectuer un traitement par lots sur la copie.
3. Faites attention à la correspondance entre chaque élément de recherche de ligne et l'élément de remplacement.Dans l'exemple, les règles de recherche de deux lignes correspondent respectivement à A et B. Si la liste de remplacement est vide ou si le nombre de lignes est incohérent, le résultat peut ne pas répondre aux attentes. Vérifiez ligne par ligne lors du remplissage.
4. Ne confondez pas les expressions régulières avec du texte ordinaire.Après avoir sélectionné "Utiliser le flou de formule pour trouver du texte", le contenu de la saisie sera compris selon les règles de la formule. Si vous ne remplacez que des mots ordinaires, vous pouvez utiliser la recherche précise du texte; si vous devez faire correspondre un type de contenu, utilisez la formule pour la recherche floue.
Résumé
Utilisation HeSoft Doc Batch Tool La fonction de recherche de mot-clé Word remplace, vous pouvez concentrer le travail de remplacement répété dans plusieurs documents Word dans un seul processus. Pour les fichiers de bureau tels que docx et doc, tant que le contenu est régulier, il peut être rapidement mis en correspondance et remplacé par la formule de caractère générique de l'expression régulière. Il est recommandé d'organiser les fichiers, de sauvegarder les documents originaux, puis de suivre le processus "Sélectionner l'outil-importer le fichier-définir la règle de formule-définir l'emplacement de sauvegarde-commencer le traitement" lors de l'utilisation réelle, ce qui peut améliorer l'efficacité et réduire le risque de remplacement par erreur.