Avez-vous déjà rencontré ces situations? Lors du tri des bons de remboursement à la fin du mois, des dizaines de scans de factures ont été mélangés. Une fois le projet terminé, des centaines de documents doivent être archivés et conservés. Lorsque les photos sont sauvegardées, des milliers d'images sont empilées dans le même dossier en désordre. À ce moment-là, si vous pouvez classer les lettres par nom de fichier, l'efficacité du travail peut être beaucoup améliorée.
Pourquoi avez-vous besoin de classer les documents par initiales?
Vous ne devez pas être étranger à ces scènes:
1. Gestion des documents de projet: un projet produit des centaines de documents, y compris des contrats, des plans, des procès-verbaux de réunion, etc., et les noms commencent par le numéro de projet.
2. Organisez les informations client: chaque client a un dossier indépendant, mais le nom du client est en chinois et en anglais, et le tri est chaotique.
3. Gestion de la galerie de photos: les photos de voyage sont nommées par date, mais lorsque vous souhaitez les classer par lieu, vous ne pouvez pas commencer.
4. Organisation des fichiers musicaux: le format du nom du fichier de la chanson téléchargée n'est pas uniforme et il est long et laborieux de classer par chanteur ou album.
5. Archivage des documents: les rapports annuels, les états financiers, etc. doivent être classés par année et type.
Organiser ces fichiers manuellement prend non seulement du temps, mais est également sujet aux erreurs. Il a peut-être fallu un après-midi pour trier les documents, mais le lendemain, il a été constaté qu'il y avait un problème avec la logique de classification et il a fallu recommencer. C'est pourquoi nous avons besoin d'outils intelligents de tri de fichiers en vrac.
Aperçu des effets pour les fichiers classés par initiales
Avant le traitement:
Après le traitement:
Méthode 1: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Pour classer les lettres par nom de fichier
Index recommandé:★★★★★
Avantages:
1. Reconnaissance intelligente des initiales: non seulement en anglais, mais aussi en identifiant avec précision les initiales des noms de fichiers chinois et des noms de fichiers numériques pour répondre aux besoins de divers utilisateurs.
2. Paramètres de règles flexibles: non seulement selon le premier caractère, mais aussi selon la première lettre anglaise ou le caractère chinois, selon les caractères à la fin et les caractères dans la plage de position personnalisée pour répondre à divers besoins.
3. Traitement de la casse des lettres: vous pouvez choisir de convertir en majuscules ou minuscules uniformes pour éviter la confusion de la classification causée par la casse incohérente.
4. Déplacement réel des fichiers: non seulement la classification sur la vue, mais la création de dossiers et le déplacement des fichiers vers l'emplacement correspondant.
5, capacité de traitement par lots: traiter des milliers de fichiers à la fois, rapide et efficace.
Inconvénients:
[ HeSoft Doc Batch Tool Vous devez télécharger localement pour l'utiliser.
Étapes de fonctionnement:
1. Télécharger et ouvrir [ HeSoft Doc Batch Tool ], Sélectionnez [Organiser les fichiers] sur la gauche, puis sélectionnez [classer les fichiers par nom de fichier] sur la droite.
2. Cliquez sur [Ajouter un fichier] dans le coin supérieur gauche, ou faites glisser les fichiers qui doivent être classés vers l'emplacement désigné en un seul clic pour terminer le téléchargement du fichier.
3. Cliquez sur l'étape suivante. Ce que vous voulez démontrer aujourd'hui est classé par les initiales, sélectionnez donc [Classé par la première lettre anglaise].
4. Cliquez sur [Suivant], l'outil commence à classer les fichiers par lots selon la première lettre, et une invite sera donnée à temps une fois terminé.
Méthode 2: Utiliser Total Commander pour classer les fichiers
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: conception de double fenêtre, fonctionnement par lots puissant. Prise en charge des extensions de plug-in, de nombreux anciens utilisateurs aiment utiliser.
Inconvénients: interface ancienne et courbe d'apprentissage raide. La fonction de classification automatique nécessite l'écriture de scripts ou l'utilisation de plug-ins complexes et n'est pas conviviale pour les débutants.
Étapes de fonctionnement:
1. Installez et configurez Total Commander.
2. Sélectionnez les fichiers qui doivent être classés.
3. Utilisez l'outil Renommer par lots pour modifier le nom du fichier.
4. Créez une logique de classification via un script ou un plug-in.
5. Déplacez le fichier dans le dossier correspondant.
Méthode 3: Utilisez l'Explorateur Windows pour classer les fichiers par première lettre
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Entièrement gratuit, pas besoin d'installer de logiciel, presque tout le monde peut fonctionner, prend en charge le tri de base par nom et l'affichage par groupe, adapté pour une visualisation rapide de la distribution approximative des fichiers.
Inconvénients: Les fonctions sont limitées et ne peuvent être affichées que par des fichiers de classification alphabétique, et les fichiers ne peuvent pas être déplacés vers le dossier correspondant. La classification et le tri des fichiers par lots sont totalement impossibles et doivent être traînés manuellement un par un.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez le dossier contenant les fichiers en désordre.
2. Faites un clic droit sur l'espace et sélectionnez "Méthode de tri"-> "Nom".
3. Les fichiers seront affichés par ordre alphabétique.
4. Créez un dossier de lettres initiales et copiez les fichiers correspondants dans le dossier selon le tri alphabétique.
Méthode 4: Utilisez XYplorer (gestionnaire de fichiers léger) pour classer les fichiers par initiales
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: léger et rapide, système d'étiquetage unique, prise en charge de l'automatisation des scripts, version portable sans installation.
Inconvénients: Les fonctions sont limitées, la classification automatique nécessite une version professionnelle et doit être utilisée avec des scripts. Il existe un certain seuil pour l'apprentissage des scripts et des exigences techniques.
Étapes de fonctionnement:
1. Téléchargez la version portable ou la version d'installation de XYplorer.
2. Recherche son document d'aide de script.
3. Écrivez des scripts classés par initiales.
4. Configurez les paramètres de script et le chemin du fichier.
5. Exécutez le script pour les opérations de classification.
Méthode 5: Utilisez File Juggler (tri automatique Windows) pour classer les fichiers par leurs premières lettres
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: surveiller les changements de dossier en temps réel, effectuer automatiquement des actions de finition, la configuration des règles est relativement intuitive.
Inconvénients: principalement pour les dossiers de surveillance fixes, le traitement par lots ponctuel n'est pas assez flexible.
Étapes de fonctionnement:
1. Téléchargez et installez le logiciel File Juggler.
2. Ajoutez le dossier source qui doit être surveillé.
3. Créez des règles d'organisation et classez-les en fonction des caractéristiques du nom de fichier.
4. Définissez le chemin du dossier de destination spécifié.
5. Une fois les fichiers entrés dans le dossier de surveillance, ils sont automatiquement classés.
Méthode 6: Utilisez Ali Cloud Disk (service de stockage en nuage) pour classer les fichiers par lettre initiale
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: sauvegarde automatique dans le cloud, synchronisation multi-appareils. La fonction de classification intelligente est partiellement prise en charge.
Inconvénients: besoin de télécharger sur le cloud, il y a un risque pour la vie privée. Les fonctions de classification sont limitées et ne conviennent pas au traitement de fichiers volumineux.
Étapes de fonctionnement:
1. Installez le client Cloud Disk et connectez-vous.
2. Téléchargez les fichiers qui doivent être classés dans le cloud.
3. Classer manuellement dans la version Web ou le client.
4, ou utiliser une fonction de classification automatique limitée.
5. Téléchargez les fichiers classés vers le local.
Méthode 7: Utilisez Hazel(Mac Automation Tools) pour classer les fichiers par initiales
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: Intégration approfondie avec macOS, règles d'automatisation fortes, surveillance des dossiers et réalisation automatique des opérations de classification.
Inconvénients: Uniquement pour l'utilisation du système Mac, relativement simple, la configuration des règles nécessite un certain coût d'apprentissage, les gens ordinaires n'ont pas besoin de passer du temps à apprendre.
Étapes de fonctionnement:
1. Achetez et installez Hazel.
2. Ajoutez le dossier qui doit être surveillé.
3. Créez des règles de classification et définissez les conditions de correspondance.
4. Définissez des actions de classification, telles que le déplacement vers un dossier spécifié.
5. Testez les règles et activez la surveillance automatique.
Méthode huit: utiliser Advanced Renamer pour classer les fichiers par lots
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: Renommer est très puissant et prend en charge plusieurs modes de dénomination. Une classification simple peut être obtenue en renommant.
Inconvénients: la conception principale est le changement de nom et la classification est une fonction indirecte. Impossible de créer des dossiers et de déplacer des fichiers directement par les initiales.
Étapes de fonctionnement:
1. Téléchargez et installez le fichier de chargement à l'aide de Advanced Renamer.
2. Ajoutez la méthode de changement de nom et extrayez la première lettre.
3. Ajoutez le préfixe initial avant le nom du fichier.
4. Créez manuellement un dossier avec les lettres correspondantes.
5. Après avoir trié le nouveau nom de fichier, déplacez-le manuellement.
Un système de fichiers bien rangé, comme un bureau propre, vous permet de travailler de meilleure humeur et plus efficace. HeSoft Doc Batch Tool Ce n'est pas aussi efficace que la programmation nécessite une formation technique, ni que la finition manuelle. Elle offre suffisamment de flexibilité et maintient la simplicité de fonctionnement. C'est un outil auxiliaire indispensable pour votre travail quotidien. Quel que soit l'outil que vous choisissez, l'important est de commencer à agir et de trier les fichiers en désordre, ce qui non seulement rendra l'ordinateur plus fluide, mais rendra également votre réflexion plus claire.