Lorsqu'il existe des champs identiques, des noms de pays, des noms de produits ou des textes de modèle dans plusieurs documents Word qui doivent être modifiés de manière unifiée, il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers docx un par un et trouver des substitutions, et il est facile de les manquer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il montre comment importer plusieurs fichiers Word à la fois, définir plusieurs ensembles de mots de recherche et de mots de remplacement, remplacer Australia par Canada et USA par Japan, et aider les utilisateurs à remplacer rapidement les mots-clés du document Word par lots.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront cette situation: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier de projet, qui est dispersé avec le même lot de mots-clés qui doivent être modifiés. Par exemple, le changement de nom de l'entreprise, l'ajustement du nom du pays et de la région, la mise à jour du modèle de produit, le remplacement du champ de modèle de contrat, l'unification des termes dans le matériel de formation, etc. Si vous ouvrez le fichier Word un par un, puis utilisez la fonction de recherche et de remplacement pour le gérer, non seulement il y a beaucoup d'opérations répétées, mais il est également facile de manquer un certain document docx ou un certain mot-clé.
Le problème à résoudre dans cet article est clair: comment remplacer par lots plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word. Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran pour HeSoft Doc Batch Tool Prenons l'exemple de ce logiciel de bureau, la démonstration va de la sélection des fonctions, de l'importation de fichiers Word, de la définition de plusieurs groupes de mots-clés et de la vérification des effets après le remplacement. Il y a un total de 6 fichiers docx dans l'exemple de capture d'écran. Australia dans le document doit être remplacé par Canada et USA par Japan. Grâce au traitement par lots, le travail répété peut être considérablement réduit, et il est particulièrement adapté au traitement d'un grand nombre de tâches de modification unifiée du contenu des documents Word, docx et doc.
Scène applicable: Quand faut-il remplacer plusieurs mots-clés dans un fichier Word par lots
Recherche et remplacement par lots de mots-clés Word pour tous les scénarios de bureau qui nécessitent une modification unifiée du texte fixe dans plusieurs documents. Les situations courantes comprennent: les modifications des informations de base telles que le nom de l'entreprise, le nom du département, la personne de contact, l'adresse, le numéro de téléphone, etc.; la mise à jour unifiée des champs dans les documents modèles tels que les contrats, les devis, les instructions et les offres; la normalisation des termes dans les documents de formation, les manuels de produits et les documents de la base de connaissances; régions, pays impliqués dans de nombreux rapports, le nom du projet est ajusté par lots; lors de la migration de l'ancienne version des données vers la nouvelle version, plusieurs textes répétés sont remplacés uniformément.
Si vous ne remplacez qu'un mot dans un document Word, la recherche et la substitution de Word sont déjà terminées. Mais lorsque le nombre de fichiers augmente et qu'il y a plus d'un mot clé, le coût du traitement manuel augmentera rapidement. Par exemple, les 6 documents docx dans la capture d'écran, si chaque fichier doit être ouvert, rechercher Australia, remplacer Canada, rechercher USA et remplacer Japan, l'opération doit être répétée au moins une douzaine de fois. Plus il y a de fichiers, plus il y a de problèmes tels que le remplacement manquant, le remplacement du mauvais fichier et l'enregistrement de la mauvaise version. La valeur de l'utilisation d'un logiciel bureautique pour le traitement par lots est la suivante: configurez les actions répétées une fois de manière centralisée et laissez le logiciel s'exécuter par lots.
Aperçu des effets: plusieurs fichiers docx doivent être modifiés de manière uniforme avant le traitement
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word dans le dossier. Les exemples de noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Ces documents peuvent généralement provenir du même modèle ou de plusieurs documents provenant du même projet. Que le contenu de chaque fichier soit identique ou non, il peut être traité dans le même lot de tâches, à condition qu'il contienne des mots-clés à remplacer.
Ouvrez l'un des documents Word et vous pouvez voir que le corps contient des informations d'introduction aux variétés de pommes, parmi lesquelles Australia et USA apparaissent dans le champ Country of Origin. Les deux positions à remplacer sont marquées avec une flèche rouge dans la capture d'écran. Ils sont situés dans le contenu du tableau, entourés d'images, de noms de paragraphes en gras et de texte de paragraphe. Pour ce type de document Word avec plus de typographie, bien qu'il soit possible de trouver manuellement un par un, le taux de modification de plusieurs fichiers ensemble est faible.
Aperçu de l'effet: plusieurs mots-clés ont été remplacés par des règles après le traitement
Après avoir terminé le traitement par lots, ouvrez la vérification du document Word et vous pouvez voir que l'Australia d'origine est devenue Canada et que l'USA d'origine est devenue Japon. Les images, la structure du tableau, les styles de champ et les autres textes du document conservent toujours l'état de composition d'origine, et l'action de remplacement ne prend effet que pour le texte du mot-clé défini.
Cet effet montre que la substitution par lots ne consiste pas simplement à copier et à écraser le fichier, mais à effectuer une substitution de texte directionnelle dans le contenu Word en fonction des mots de recherche et des mots de remplacement définis par l'utilisateur. Pour les tâches qui doivent remplacer plusieurs ensembles de mots-clés en même temps, il suffit de les remplir en fonction de la ligne dans l'interface de configuration, et plusieurs modifications de contenu peuvent être effectuées en une seule tâche.
Étapes de l'opération: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Remplacement de mots clés Word par lots
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez l'outil Word dans la barre de navigation de gauche. Vous pouvez voir plusieurs fonctions par lots liées à Word dans l'interface principale, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, l'exportation d'images, la conversion Word, etc. Ici, vous devez sélectionner l'élément 1 pour rechercher et remplacer le mot-clé dans Word. La description de la fonction est de rechercher et de remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word, ce qui correspond exactement aux besoins de cet article.
Le but de cette étape est d'entrer dans l'entrée correcte de la tâche de traitement par lots. De nombreux logiciels de bureau ont de nombreuses fonctions. Si vous sélectionnez la mauvaise fonction, par exemple, n'entrez que la modification de format ou la fonction de remplacement d'image, vous ne pouvez pas terminer le remplacement du mot-clé texte. Par conséquent, avant de commencer, vous devez confirmer que le titer de la page et le nom de la fonctionnalité recherchent et remplacent les mots-clés dans Word.
Étape 2: Ajouter un fichier Word à traiter ou importer à partir d'un dossier
Après être entré dans la page des fonctionnalités, l'interface entre dans l'étape 1 pour sélectionner les enregistrements à traiter. En haut, vous pouvez voir les boutons Ajouter des fichiers, importer des fichiers à partir de dossiers, vider, Plus, etc. 6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran. La liste affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération. Grâce à ces informations, vous pouvez confirmer quels fichiers Word sont inclus dans cette tâche de masse.
Si le nombre de fichiers est petit, vous pouvez cliquer sur Ajouter des fichiers pour sélectionner manuellement le document Word à traiter; s'il y a beaucoup de fichiers docx dans un dossier, vous pouvez importer des fichiers à partir du dossier, ce qui réduit le temps de sélection un par un. Une fois l'importation terminée, il est recommandé de vérifier le nom de fichier et le chemin dans la liste pour confirmer qu'il n'y a pas d'omission et que les documents qui n'ont pas besoin d'être traités ne sont pas ajoutés à la tâche. Si vous constatez une erreur d'importation, vous pouvez supprimer un seul fichier via le bouton Supprimer dans la colonne Actions ou utiliser la vidange pour réimporter.
Dans l'exemple de capture d'écran, les 6 fichiers se trouvent dans le répertoire test du disque D avec l'extension docx. Ce type de méthode de traitement par lots est particulièrement adapté aux fichiers dans le même répertoire, tels que les données de projet, les documents modèles et les données de cours. Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur Suivant en bas de la page pour accéder à la section des paramètres de mot-clé.
Étape 3: Choisissez la méthode de recherche et remplissez plusieurs ensembles de mots de recherche et de mots de remplacement
Après avoir accédé à l'étape 2 pour définir les options de traitement, vous devez configurer la règle de remplacement de mot-clé. Dans la capture d'écran, la méthode de recherche est sélectionnée pour trouver le texte avec précision. Il existe également une option de recherche de texte à l'aide de formules floues. Pour cet exemple de tâche qui connaît clairement le mot-clé original, il est plus intuitif de choisir un texte précis et plus pratique de contrôler le résultat de remplacement.
Dans la liste des mots-clés à rechercher, entrez les mots-clés d'origine à remplacer par ligne; dans la liste des mots-clés remplacés, entrez le nouveau contenu remplacé dans le même ordre. La relation de réglage dans la capture d'écran est très claire: la ligne 1 Australia correspond au Canada et la ligne 2 USA correspond au Japon. En d'autres termes, le logiciel remplacera Australia correspondant au document Word par Canada et USA par Japan.
Une attention particulière doit être accordée à la correspondance des numéros de ligne. Les mots de recherche sur les lignes de gauche correspondront aux mots de remplacement sur les lignes de droite. Si Australia est écrit à gauche et Canada sur la même ligne à droite, le résultat du remplacement est Australia qui devient Canada. Si le nombre de lignes est mal aligné, par exemple, la première ligne à gauche est Australia, mais la première ligne à droite est écrite comme Japan, le résultat d'erreur sera obtenu. Par conséquent, lors du remplacement de plusieurs mots-clés par lots, il est recommandé de trier la liste de remplacement, puis de la coller dans le logiciel ligne par ligne.
Des options supplémentaires sont également affichées dans l'interface, telles que l'ignorance de la casse de la lettre, la correspondance du mot complet au lieu d'une partie du mot. La sélection de ces options doit être décidée en fonction de la situation réelle du texte. Si la casse du mot clé peut être incohérente, ignorer la casse peut réduire les omissions; si vous craignez qu'un court mot soit inclus dans d'autres mots et entraîne une mauvaise substitution, vous devez utiliser l'option de correspondance de mots complète avec prudence. Ces options ne sont pas cochées supplémentaires dans l'exemple de capture d'écran, elles sont donc principalement remplacées par du texte exact.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
On peut voir à partir de la barre de processus que le logiciel a également l'étape 3 pour définir l'emplacement de sauvegarde et l'étape 4 pour commencer le traitement. Après avoir terminé le réglage de la règle de mot-clé, cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. Le rôle de l'enregistrement de l'emplacement est de déterminer où le document Word traité est enregistré. Pour faciliter la vérification des résultats, il est recommandé d'enregistrer le fichier de sortie dans un répertoire séparé et d'éviter de se mélanger avec le fichier d'origine. De cette façon, même si vous devez regarder en arrière le fichier d'origine, cela n'augmentera pas le risque de couverture ou de confusion.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à l'étape de démarrage du traitement. À ce stade, le logiciel recherchera et remplacera par lots le contenu texte de chaque fichier docx en fonction de la liste des fichiers Word importés précédemment et de la correspondance de mots-clés définie. Une fois le traitement terminé, ouvrez le document Word dans le répertoire de sortie pour un contrôle ponctuel afin de confirmer si les mots-clés clés ont été remplacés comme prévu.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Plusieurs groupes de mots-clés doivent correspondre un par un
Lorsque vous remplacez plusieurs mots-clés par lots, le plus important est de garder les numéros de ligne des listes de recherche et de remplacement cohérents. La première ligne à gauche correspond à la première ligne à droite et la deuxième ligne à gauche correspond à la deuxième ligne à droite. Il est recommandé de tester un petit nombre de fichiers une fois avant le traitement formel, de confirmer que la logique de remplacement est correcte, puis de traiter tous les fichiers.
2. Sauvegardez d'abord le fichier Word d'origine pour plus de sécurité
Bien que le traitement par lots puisse améliorer considérablement l'efficacité, il est toujours recommandé de sauvegarder le fichier docx ou doc d'origine lorsqu'il s'agit de plusieurs modifications de contenu de fichier. Surtout pour les documents importants tels que les contrats, les rapports et les documents officiels, conserver la version originale peut faciliter la comparaison et le retrait ultérieurs.
3. Faites attention à savoir si le mot-clé lui-même apparaîtra dans une position qui ne devrait pas être remplacée
Par exemple, USA peut apparaître dans une description du corps, un champ de tableau, une description d'image ou un autre contexte. Si vous souhaitez uniquement remplacer le contenu d'un champ spécifique, vous devez confirmer si le mot-clé est unique avant de le traiter. Pour les mots courts qui sont faciles à remplacer par erreur, les conditions de recherche doivent être soigneusement définies et les documents clés doivent être contrôlés au hasard après le traitement.
4. docx et doc fichiers doivent confirmer la compatibilité du format avant le traitement
L'importation dans l'exemple de capture d'écran est un fichier docx. Les anciens documents Word au format doc peuvent également être rencontrés dans le bureau réel. Il est recommandé de vérifier l'extension dans la liste après l'importation du fichier pour confirmer que le logiciel a correctement identifié le fichier à traiter. Si différents formats sont mélangés, les résultats doivent être vérifiés séparément après le traitement.
Résumé: Réduire le temps d'ouverture répétée de Word avec le traitement par lots
Le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word consiste essentiellement à convertir la recherche manuelle répétée en une configuration de règle et une exécution par lots. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez d'abord entrer dans plusieurs documents Word, puis définir plusieurs groupes de mots de recherche et de mots de remplacement, et enfin sortir les fichiers traités de manière unifiée. Dans l'exemple de capture d'écran, Australia et USA dans les 6 fichiers docx ont été remplacés respectivement par Canada et Japon, prouvant que cette méthode convient aux tâches de modification unifiée de plusieurs fichiers et de plusieurs mots-clés.
Si vous travaillez sur un grand nombre de documents Word, docx et doc et que vous devez remplacer uniformément le nom de l'entreprise, le nom de la région, le nom du produit ou les champs de modèle, il est recommandé de ne pas ouvrir les fichiers un par un et de les modifier manuellement. Organisez d'abord la table de correspondance des mots-clés, puis utilisez l'outil de traitement par lots pour terminer le remplacement, ce qui peut gagner du temps et réduire la probabilité de corrections manquées et d'erreurs.