Le caractère de section Word est une marque de composition spéciale et le nettoyage manuel d'un grand nombre de fichiers est très efficace. Cet article présente une méthode de traitement par lots basée sur la recherche de variables: HeSoft Doc Batch Tool Entrez dans l'outil Word, sélectionnez la fonction de recherche et de remplacement, importez le fichier docx par lots, remplissez {hoft. word.section} dans la liste de recherche et laissez la liste de remplacement vide pour supprimer uniformément les séparateurs de plusieurs fichiers Word.
Le séparateur de section dans le document Word semble être juste une marque, mais il affectera en fait les paramètres de page, les règles de numéro de page, les en-têtes et les effets de pagination. Lorsque de nombreuses personnes organisent des documents, elles constatent qu'il n'y a pas beaucoup de contenu, mais une page vierge apparaît; ou les en-têtes de différentes pages ne peuvent pas être unifiés; ou la pagination ne répond pas aux attentes après l'exportation du PDF. Ces problèmes sont parfois liés à des séparateurs supplémentaires.
Si vous devez traiter un seul fichier Word, la suppression manuelle est acceptable. Cependant, dans un environnement de bureau réel, les fichiers apparaissent souvent par lots, tels qu'un lot de données sur le produit, une combinaison et un modèle, plusieurs rapports de projet et des dizaines de fichiers docx exportés du système. Ouvrir Word un par un pour supprimer une section prend non seulement du temps, mais il est également facile de manquer certains fichiers. Cet article combinera des captures d'écran pour illustrer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Effacez par lots les séparateurs de plusieurs fichiers Word.
Scène applicable: Pourquoi utiliser des variables pour trouver des caractères de section Word par lots
Les séparateurs ne sont pas du texte ordinaire, mais des balises structurelles à l'intérieur du document Word. Les méthodes de recherche de copier-coller ordinaires ne sont pas nécessairement stables, en particulier lors du traitement par lots de plusieurs fichiers docx et doc, il est plus approprié d'utiliser des variables fournies par le logiciel pour les représenter. Les variables utilisées dans la capture d'écran sont:
{Hesoft. word.section}
Cette variable est utilisée pour représenter des sauts de section Word dans la fonction Rechercher des substitutions. Mettez-le dans la "Liste des mots-clés à rechercher", puis laissez la "Liste des mots-clés remplacés" vide pour atteindre l'objectif de suppression de la section.
Cette méthode convient aux besoins de bureau suivants:
- Nettoyez par lots le "Séparation (page suivante)" dans le document Word.
- Traitement unifié des problèmes de typographie hérités de plusieurs fichiers docx.
- Supprime la séparation de sections non désirée dans le document de génération du modèle.
- Organisez la structure de Word avant d'imprimer, d'archiver et de convertir des PDF par lots.
- Réduisez les opérations d'ouverture, de suppression et d'enregistrement manuelles répétées des fichiers.
HeSoft Doc Batch Tool L'avantage est qu'il ne s'agit pas d'une modification unique pour un seul document, mais d'une conception orientée "traitement de fichiers par lots". Pour les actions bureautiques qui doivent être répétées, telles que la recherche et la substitution, la suppression de contenu spécial, la conversion de formats, etc., elles peuvent être effectuées via une interface de processus.
Aperçu de l'effet: effacer les changements avant et après les sauts de section
Avant la suppression: la balise de section peut être vue dans Word
Dans la capture d'écran de pré-traitement, un "caractère de section (page suivante)" apparaît au bas de la page du document Word. La flèche rouge et le cadre rouge indiquent où vous devez nettoyer. Cet emplacement n'est pas un contenu de texte ordinaire, mais un marqueur spécial utilisé par Word pour contrôler les sous-sections.
Si ce type de saut apparaît dans de nombreux fichiers, cela causera des problèmes pour la composition unifiée ultérieure. Par exemple, certains fichiers ont plus de pages blanches, certains numéros de page de fichier redémarrés au milieu et certains en-têtes de fichier ne peuvent pas être hérités en continu. Avant de supprimer par lots, il est recommandé de confirmer que ces éléments de section ne sont plus nécessaires.
Après suppression: la position de la section ne montre plus la marque de section
La capture d'écran traitée montre qu'il n'y a pas de texte de section dans la zone où se trouve le "séparateur (page suivante)". Il ne reste que des marques de paragraphe ordinaires dans la zone de la boîte rouge, indiquant que le caractère de section a été supprimé.
Ce résultat de traitement est conforme à la logique de "rechercher le séparateur et le remplacer par vide". Il n'oblige pas les utilisateurs à ouvrir des documents Word un par un, ni à localiser manuellement des divisions dans chaque fichier, ce qui est très pratique pour les fichiers docx par lots.
Étapes de l'opération: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Supprimer un caractère de section
Étape 1: Ouvrez le logiciel et sélectionnez la fonction de remplacement de recherche Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur "Outils Word". Plusieurs cartes de fonction Word Lot apparaissent sur la droite. Cette fois, vous devez utiliser la première fonction:Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word.
Le but de la sélection de cette fonction est de permettre au logiciel de rechercher le contenu spécifié dans plusieurs fichiers Word et d'effectuer le remplacement. Bien que le caractère de section ne soit pas un mot clé ordinaire, l'outil fournit la capacité de variable et peut exprimer le caractère de section comme un élément recherchable.
Étape 2: Ajouter ou importer plusieurs fichiers Word
Après être entré dans la page des fonctionnalités, l'interface est à l'étape 1 "Sélectionner les enregistrements à traiter". Vous pouvez importer des fichiers Word spécifiés via "Ajouter un fichier" ou importer des fichiers d'un répertoire par lots via "Importer des fichiers à partir d'un dossier". La flèche rouge dans la capture d'écran pointe vers la zone "Ajouter un fichier", indiquant que cet endroit est l'emplacement clé pour importer l'objet de traitement.
Après l'importation, le fichier est affiché sous forme de tableau. Il y a un total de 6 enregistrements dans la capture d'écran, tous les extensions sont docx et le chemin se trouve à D:\ test. Le tableau répertorie des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc. Ces informations doivent être soigneusement vérifiées avant le traitement pour confirmer que tous les fichiers qui doivent être nettoyés par des sections ont été ajoutés à la liste et que les fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités ne doivent pas être placés dans la liste.
Après avoir confirmé la liste des fichiers, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres de traitement.
Étape 3: Définir la méthode de recherche pour trouver le texte avec précision
L'étape 2 est "Définir les options de traitement". Dans la zone "Méthode de recherche", sélectionnezRecherche précise du texte. Cette option a été sélectionnée dans la capture d'écran. Pour des objectifs clairs tels que les séparateurs, une recherche précise est plus appropriée qu'une recherche floue.
L'interface peut également voir "Recherche de texte flou à l'aide de formules", ainsi que des options supplémentaires telles que "Ignorer la casse de la lettre" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ceux-ci sont plus enclins aux scènes de recherche de texte normales. Cette fois, vous recherchez le caractère de section Word représenté par la variable, généralement par défaut.
Étape 4: Entrez une variable de section dans la liste de recherche
Trouvez la "liste des mots-clés à rechercher" sur le côté gauche, entrez:
{Hesoft. word.section}
Cette variable dans la capture d'écran est marquée par la boîte rouge, et l'entrée «variable» est également soulignée. Il montre que l'outil peut identifier le contenu spécial dans Word par variables. Pour les objets qui ne peuvent pas être saisis directement comme des caractères ordinaires, les variables sont un moyen plus fiable de les traiter.
Si vous devez supprimer plusieurs contenus différents, vous pouvez en ajouter plusieurs en fonction des règles du logiciel; mais ce tutoriel ne traite que des caractères de section, alors remplissez cet élément. Faites attention aux accolades, aux points anglais et à l'orthographe des mots lors de la saisie pour éviter que le contenu ne puisse être trouvé en raison d'erreurs de saisie.
Étape 5: La liste de remplacement reste vide
À droite se trouve la liste des mots-clés remplacés. Il n'est pas nécessaire de saisir quoi que ce soit dans cet exemple, car la suppression du caractère de section consiste à le remplacer par du contenu vide. Vous pouvez également voir l'invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer" dans la capture d'écran. Par conséquent, ne pas remplir n'est pas une omission, mais les paramètres de base de cette opération.
La configuration finale peut être comprise comme:
- Recherchez le séparateur de section correspondant à {hesoft.word.section} dans chaque fichier Word.
- Remplacez le séparateur de section trouvé par vide.
- Appliquez par lots à tous les fichiers précédemment importés.
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur "Suivant". La barre de processus affiche «Définir l'emplacement d'enregistrement» et «Démarrer le traitement». Pour faciliter le retour et l'inspection, il est recommandé d'enregistrer le résultat du traitement dans un nouveau répertoire au lieu d'écraser directement le fichier d'origine.
Étape 6: Vérifiez le résultat du traitement
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez l'un des fichiers de résultats, affichez la balise d'édition et vérifiez si l'emplacement de la section d'origine a été effacé. Vous pouvez vous référer à la capture d'écran traitée pour confirmer que "la section (page suivante)" n'apparaît plus. Pour les documents par lots, il est recommandé de vérifier plusieurs exemplaires, en particulier les documents de différentes sources de modèles ou de différentes longueurs de contenu.
Questions fréquentes ou considérations
1. Que dois-je faire si un changement de format apparaît après la suppression de la section?
Le caractère de section contrôle les paramètres de page au niveau de la section. Après la suppression, le contenu avant et arrière peut être fusionné dans la même section. Si le document d'origine s'appuie sur différentes sections pour définir l'orientation de la page, le pied d'en-tête ou le numéro de page, un changement de format peut se produire après la suppression. Par conséquent, il n'est pas recommandé de supprimer aveuglément par lots toutes les sections sans connaître la structure du document.
2. Pourquoi utiliser {hoft. word.section}, vous ne pouvez pas entrer directement le "caractère de section (page suivante)"?
"Split (page suivante)" est le texte d'affichage de Word pour des balises spéciales, pas nécessairement équivalent à une chaîne de texte ordinaire. L'utilisation de variables permet au logiciel de reconnaître les divisions en fonction de la structure interne de Word, ce qui est plus adapté au traitement par lots que la saisie directe du texte d'affichage.
3. Besoin de fermer Word avant de traiter le fichier docx?
Il est recommandé de fermer le fichier Word associé en cours d'édition et d'éviter que le fichier ne soit occupé, entraînant un échec de traitement ou une exception d'enregistrement. Surtout lorsque vous traitez des documents dans le même dossier par lots, il est plus sûr de garder les fichiers non occupés par d'autres programmes.
4. Est-il possible de supprimer uniquement les séparateurs de certains emplacements?
À en juger par les fonctions affichées dans les captures d'écran, ce tutoriel utilise la méthode de recherche et de suppression par lots de sections par variables, ce qui convient au nettoyage unifié. Si vous devez contrôler en fonction de l'emplacement, du numéro de page ou du contexte, vous devez d'abord évaluer si le logiciel fournit des règles pertinentes, ou classer les fichiers et les traiter par lots.
5. Comment accepter après le traitement par lots?
Il est recommandé de vérifier au hasard plusieurs documents de résultats dans la liste des fichiers, en se concentrant sur la position de section d'origine, la page vierge, le numéro de page, l'en-tête et le pied de page, la direction de la page, etc. S'il s'agit d'un document officiel, vous pouvez également le comparer avec le document original pour confirmer que le contenu du texte n'a pas été modifié par erreur.
Résumé: Utiliser la recherche de variables pour rendre le nettoyage par lots de sections Word plus efficace
Efface les sauts de section dans plusieurs fichiers Word, le noyau ne supprime pas simplement un symbole, mais identifie avec précision les balises de structure spéciales dans le document Word. Par HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" utilise la variable {hesoft.word.section} et laisse le contenu de remplacement vide pour remplacer les sections par lots vides.
Pour les employés de bureau qui traitent fréquemment des documents docx et doc, cette méthode peut réduire considérablement le travail répété. Il vous suffit d'importer des fichiers, de définir des variables, de confirmer le remplacement vide, de sélectionner l'emplacement de sauvegarde et de commencer le traitement pour terminer le travail que vous devez ouvrir Word pièce par pièce. Il est recommandé de sauvegarder les fichiers originaux et de tester les échantillons avant de les exécuter officiellement par lots, puis de traiter tous les documents après confirmation.