Comment supprimer en masse des préfixes de dossiers de longueurs différentes ? Tutoriel pour extraire des noms selon un texte spécifié

Lorsque les préfixes de dossiers ont des longueurs différentes, supprimer en masse par un nombre fixe de caractères entraîne facilement des erreurs. Une méthode plus fiable consiste à trouver le texte repère présent en commun dans tous les noms, puis à supprimer tout le contenu à gauche de ce texte. Cet article utilise START comme texte de repérage pour montrer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour importer plusieurs dossiers, définir la plage de suppression, conserver le texte repère et effectuer le renommage en masse, tout en expliquant les points d’attention courants tels que l’absence de texte correspondant, les mots-clés en double, les conflits de noms et les références de chemins.

Lors du tri de dossiers par lots, l’une des situations les plus délicates survient lorsque la longueur des préfixes n’est pas uniforme. Par exemple, un même ensemble de répertoires peut commencer respectivement par Backup_, Build_, Client_, Invoice_, Project_. Bien que tous ces préfixes doivent être supprimés, le nombre de caractères n’est pas identique : si l’on modifie chaque élément un par un, la charge de travail est importante ; si l’on supprime uniformément un certain nombre de caractères à partir de la gauche, on risque d’en supprimer trop ou pas assez.

La clé pour résoudre ce type de problème consiste à ne pas prendre comme règle « combien de caractères supprimer », mais à rechercher une limite de nom stable. Les dossiers de l’exemple contiennent tous START ; on peut donc utiliser START comme texte de repère, supprimer par lots tout le contenu situé à sa gauche, tout en conservant START ainsi que le nom du projet et les informations d’état situés à droite. La section suivante explique, à l’aide de captures d’écran de l’interface, comment accomplir cette tâche avec HeSoft Doc Batch Tool .

HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel de traitement par lots destiné à l’organisation de documents bureautiques. Sa valeur ne réside pas seulement dans le traitement d’un seul répertoire, mais dans l’application d’une même règle à plusieurs enregistrements à la fois, afin de réduire les clics répétitifs et la saisie manuelle. Pour les utilisateurs qui doivent archiver un grand nombre de dossiers, de documents Word (docx, doc), de classeurs Excel (xlsx, xls), de PDF, d’images ou de fichiers texte, le traitement par lots permet de réduire nettement le temps consacré aux opérations mécaniques.

1. Dans quels cas supprimer le préfixe d’un dossier en fonction d’un texte spécifié

La troncature du nom d’un dossier selon un texte spécifié convient aux scénarios où il existe un repère commun dans le nom, mais où la longueur à gauche de ce repère n’est pas fixe. Les usages typiques sont les suivants.

1. Supprimer les identifiants ajoutés par des systèmes de sources différentes

Lorsque différents systèmes métier exportent des répertoires, ils peuvent y ajouter automatiquement le nom du système, le nom de la tâche ou le canal d’origine. Même si les préfixes sont complètement différents, dès lors qu’un repère de champ unifié apparaît ensuite, on peut utiliser ce champ comme limite et supprimer le contenu situé à sa gauche.

2. Supprimer le nom du client, du service ou de l’opérateur

Les répertoires d’origine peuvent prendre la forme « Client_START_Projet_END_État » ou « Service_START_Documents_END_Version ». Une fois les documents intégrés dans une bibliothèque d’archivage unifiée, le nom du client et celui du service ne sont plus nécessaires ; on peut conserver la partie standard commençant par START.

3. Nettoyer les préfixes des répertoires de sauvegarde et de test

Les tâches de sauvegarde ajoutent souvent Backup devant le dossier, les tâches de développement peuvent ajouter Build et les processus de conception peuvent ajouter Design. Le nettoyage manuel de ces préfixes exige de les distinguer un par un, tandis qu’un repérage par marqueur commun permet de les traiter avec une seule règle.

4. Normaliser les répertoires de livraison par lots

Les dossiers livrés doivent généralement respecter une nomenclature cohérente. Si des noms de source ont été mélangés aux anciens documents, supprimer par lots le contenu situé à gauche d’un texte spécifié permet à tous les répertoires de commencer au même point, ce qui facilite le tri, la recherche et l’archivage ultérieur.

Cette méthode sert à traiter les noms de dossiers ; elle ne revient pas à supprimer le contenu des dossiers. Après le renommage, les fichiers docx, doc, xlsx, xls, pptx, pdf, jpg, png, etc. contenus dans le répertoire restent dans le dossier d’origine. Toutefois, le chemin du répertoire change avec le nom ; il faut donc continuer à prêter attention aux relations de référence.

2. Aperçu du résultat : comment les préfixes de longueurs différentes sont uniformément supprimés

Avant traitement : le nombre de caractères à gauche diffère

L’illustration ci-dessous montre la liste des répertoires avant l’exécution du renommage par lots. Chaque nom de dossier se compose de trois parties : un préfixe gauche de longueur variable, le segment commun START et le contenu à droite de START à conserver.

Par exemple :

• Backup_START_tempFiles_END_Final
• Build_START_debugInfo_END_Release
• Client_START_2024Draft_END_Archive
• Design_START_oldVersion_END_Approved
• Task_START_removeThis_END_Done

Dans ces noms, Backup_, Build_, Client_, Design_ et Task_ à gauche ont des longueurs différentes ; il n’est donc pas approprié de supprimer un nombre fixe et uniforme de caractères. Le START présent dans tous les noms fournit en revanche une position de coupure claire et stable.

Après traitement : tous les noms commencent par START

Après avoir choisi « tout le contenu à gauche d’un texte » et saisi START, le résultat obtenu est illustré ci-dessous.

On constate que les préfixes gauches de longueurs différentes ont tous été supprimés, et que les noms deviennent uniformément de la forme START_2024Draft_END_Archive, START_alpha_END_Report, START_batch001_END_Paid, etc. Le contenu à droite de START n’a été ni remplacé de manière uniforme, ni tronqué ; le logiciel supprime uniquement la partie gauche selon la limite spécifiée.

3. Utiliser un logiciel de traitement par lots bureautique pour effectuer un renommage par lots

Étape 1 : ouvrir le module de traitement des noms de dossiers

Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , recherchez « Nom du dossier » dans la barre de navigation de gauche. La partie droite affiche des cartes de fonctions liées à la dénomination des répertoires, dont « Supprimer le texte dans les noms de dossiers ». Cliquez sur cette fonction pour accéder à la page de la tâche.

Cette fonction a été choisie parce que le besoin présent consiste à supprimer une partie du texte du nom d’origine, et non à ajouter un préfixe, à insérer du texte, à convertir la casse ou à effectuer une recherche-remplacement. Choisir précisément le bon point d’entrée permet d’éviter que les réglages ultérieurs ne correspondent pas à l’objectif visé.

En haut de l’interface, on peut également voir la version du logiciel et le nom du produit. La page divise l’opération en quatre phases : sélection des enregistrements, définition des options de traitement, définition de l’emplacement d’enregistrement et lancement du traitement. Cette approche par étapes aide l’utilisateur à vérifier chaque élément avant de réellement exécuter l’opération.

Étape 2 : ajouter les répertoires à traiter à la liste des tâches

À l’étape « Sélectionner les enregistrements à traiter », cliquez sur « Ajouter un dossier », puis choisissez les répertoires à renommer par lots. Une fois l’ajout terminé, le logiciel affiche les dossiers dans un tableau, avec le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et d’autres informations.

Dans la capture d’écran, la liste des tâches contient dix dossiers, et le récapitulatif en bas affiche « Nombre d’enregistrements : 10 ». Cette étape ne consiste pas seulement à importer des données ; c’est aussi l’étape de vérification la plus importante avant le traitement par lots. Il est recommandé de confirmer point par point :

1. chaque enregistrement de la colonne Nom contient-il bien START ;
2. la colonne Chemin pointe-t-elle vers le répertoire réel à traiter ;
3. un répertoire parent, un répertoire sans rapport ou un répertoire système important n’a-t-il pas été ajouté par erreur ;
4. le nombre total d’enregistrements correspond-il aux attentes.

Si un enregistrement ne doit pas être traité, utilisez l’icône de suppression dans la zone d’action de la ligne correspondante pour le retirer de la liste. Si une nouvelle importation est nécessaire, vous pouvez utiliser les actions visibles de la page, comme « Vider », pour réorganiser la tâche en cours. Après vérification, cliquez sur « Suivant » en bas de page.

Étape 3 : définir START comme limite de suppression

Une fois dans « Définir les options de traitement », plusieurs types d’opérations sont visibles. Comme l’objectif est de supprimer le contenu situé avant START, sélectionnez « Tout le contenu à gauche d’un texte », puis saisissez START dans le champ obligatoire « Texte » situé en dessous.

Lors de la configuration, il faut comprendre deux points essentiels. Premièrement, « un texte » désigne le contenu de repérage, c’est-à-dire START ; deuxièmement, « tout le contenu à gauche » désigne l’ensemble des caractères depuis le début du nom du dossier jusqu’à juste avant START. Quelle que soit la longueur de cette partie, elle sera supprimée en fonction de sa position.

Dans la capture d’écran, l’interrupteur « Inclure ce texte » est désactivé, ce qui signifie que la plage de suppression n’inclut pas START lui-même. Par conséquent, Client_START_2024Draft_END_Archive devient START_2024Draft_END_Archive, et non _2024Draft_END_Archive. Le présent article exige de conserver le texte de repérage ; il faut donc maintenir le même état que dans la capture d’écran.

Étape 4 : vérifier la règle par une simulation sur des exemples

Le problème le plus fréquent dans les tâches par lots ne vient pas d’une exécution incohérente du logiciel, mais d’une mauvaise compréhension de la règle par l’utilisateur. Avant de cliquer sur Suivant, vous pouvez sélectionner quelques noms dans la liste et simuler le résultat sur papier ou dans un bloc-notes :

• Photo_START_rawSet_END_Edited → START_rawSet_END_Edited ;
• Notes_START_privateText_END_Public → START_privateText_END_Public ;
• Data_START_sampleChunk_END_Clean → START_sampleChunk_END_Clean.

Si le résultat simulé correspond au format souhaité, le type d’opération, le texte et l’état de « Inclure ce texte » sont correctement configurés. Si l’on souhaite que le résultat commence directement par rawSet, privateText ou sampleChunk, le besoin est alors différent ; il faut reconsidérer l’inclusion de START ainsi que le traitement des traits de soulignement adjacents, et ne pas reprendre directement les paramètres du présent article.

Étape 5 : poursuivre avec l’enregistrement et lancer le traitement

Après avoir confirmé les options, cliquez sur « Suivant », puis effectuez les réglages relatifs à l’emplacement d’enregistrement dans les étapes suivantes de la page du logiciel, et accédez à « Lancer le traitement ». Comme les captures d’écran ne montrent pas les options précises des pages suivantes, l’opération réelle doit suivre ce qui est affiché dans l’interface actuelle du logiciel ; n’exécutez pas directement l’opération sans avoir vérifié l’emplacement cible.

Une fois la tâche terminée, ouvrez le répertoire correspondant pour vérifier le résultat. Il est recommandé de contrôler au moins le premier enregistrement, un enregistrement intermédiaire et le dernier enregistrement de la liste, et de confirmer que les fichiers bureautiques déjà présents dans le répertoire restent accessibles normalement. Le résultat final doit correspondre à la capture d’écran après traitement : tous les dossiers commencent par START et le préfixe de source à gauche a disparu.

4. Questions fréquentes et précautions pour le renommage par lots

1. Peut-on supprimer directement un nombre fixe de caractères tout à gauche ?

La suppression d’un nombre fixe de caractères ne convient que si toutes les longueurs de préfixe sont parfaitement identiques. Dans l’exemple présent, Backup, Build, Client, Invoice, etc. ont des longueurs différentes ; il faut donc utiliser START comme limite. Sinon, on risque de laisser subsister une partie du préfixe, ou de supprimer par erreur START et les caractères utiles qui suivent.

2. START est-il sensible à la casse ?

Les captures d’écran ne montrent pas la règle de correspondance de casse ; avant le traitement, il faut donc veiller à ce que l’orthographe du repère dans les dossiers soit cohérente. START, Start et start ne doivent pas être considérés comme strictement identiques sans test préalable. La méthode la plus sûre consiste à valider d’abord sur un petit nombre de copies.

3. Que faire si un même nom contient plusieurs occurrences de START ?

Un repère répété crée une ambiguïté de positionnement. Comme les captures d’écran n’indiquent pas quelle occurrence est retenue lorsque le texte apparaît plusieurs fois, il est impératif de tester avec des noms représentatifs avant toute exécution par lots réelle. On peut aussi chercher un texte de séparation plus complet et plus unique afin de réduire le risque de correspondances multiples.

4. Des dossiers portant le même nom peuvent-ils apparaître après traitement ?

Après la suppression du préfixe, des noms d’origine différents peuvent aboutir au même résultat. Par exemple, A_START_Project et B_START_Project peuvent tous deux devenir START_Project. Deux répertoires portant le même nom ne peuvent pas coexister normalement sous le même chemin ; avant le traitement, il faut donc anticiper l’unicité des résultats et traiter séparément les enregistrements susceptibles d’entrer en conflit.

5. Le renommage affecte-t-il les chemins des documents ou des programmes ?

Lorsque le nom d’un dossier change, le chemin complet change également. Si des liaisons externes Excel, des raccourcis, des scripts, des tâches de synchronisation ou des systèmes métier utilisent l’ancien chemin, il faut d’abord évaluer l’impact. Pour un archivage bureautique courant, il est également recommandé de conserver une sauvegarde et d’éviter d’exécuter un renommage par lots pendant que des fichiers sont en cours d’utilisation.

6. Quand faut-il activer « Inclure ce texte » ?

Cette option ne doit être utilisée que lorsque l’utilisateur souhaite non seulement supprimer le contenu à gauche de START, mais aussi supprimer START lui-même. Dans le présent article, le résultat conserve explicitement START ; l’interrupteur reste donc désactivé. Avant de changer d’état, il faut vérifier si les séparateurs adjacents, comme les traits de soulignement, correspondent également aux exigences de dénomination finales.

5. Résumé

Face à des préfixes de dossiers de longueurs différentes, la bonne approche ne consiste pas à calculer le nombre de caractères de chaque préfixe, mais à chercher le texte de séparation stable présent dans le nom. Grâce à la fonction « Supprimer le texte dans les noms de dossiers » de HeSoft Doc Batch Tool , en choisissant « Tout le contenu à gauche d’un texte », en saisissant START et en désactivant « Inclure ce texte », on peut conserver par lots START et le contenu situé à droite.

Cette méthode convient à l’archivage de projets, au nettoyage de répertoires lors d’une migration, à l’organisation des dossiers clients et à la normalisation des dossiers de livraison. Il est conseillé de commencer immédiatement par un petit nombre de répertoires de test : copiez d’abord des échantillons, ajoutez les dossiers, vérifiez les chemins, définissez la règle et validez le résultat ; une fois confirmé qu’il n’y a ni conflit de noms ni problème de référence de chemin, appliquez la même règle à l’ensemble des répertoires afin d’obtenir un renommage de dossiers par lots sûr et efficace.