Lorsqu'il y a un grand nombre de délignes, de retour ou de changements logiciels dans plusieurs fichiers Word, il est très inefficace d'ouvrir des documents un par un. Cet article présente une méthode de traitement par lots des sauts de ligne de documents doc, docx: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Accédez à la fonction de recherche et de remplacement de Word, importez plusieurs fichiers, ajoutez des variables de saut de ligne ordinaires et de retour de ligne à la liste de mots-clés, et gardez le contenu de remplacement vide, remplaçant ainsi les sauts de ligne par lots par du contenu vide, et complétez rapidement le nettoyage du texte et la composition.
Dans le bureau quotidien, de nombreux documents Word ne sont pas manuscrits à partir de zéro, mais proviennent de processus tels que le copier-coller, la conversion PDF, l'exportation de système et la fusion de données. Ce type de document a souvent un problème commun: les phrases sont anormalement divisées en plusieurs lignes, un grand nombre de retour de voiture ou de changements de ligne souples sont entrecoupés de paragraphes, et même des zones vierges continues apparaissent. La réparation manuelle d'un fichier est acceptable, mais si de nombreux documents docx et doc dans un dossier ont le même problème, vous devez utiliser un outil de traitement par lots pour le résoudre.
L'objectif présenté dans cet article est très clair: remplacer les sauts de ligne dans plusieurs fichiers Word par lots vides, c'est-à-dire supprimer ces sauts de ligne et laisser le texte continuer. Logiciel de présentation pour les captures d'écran HeSoft Doc Batch Tool . Il s'agit d'un logiciel pour le traitement par lots de fichiers de bureau. La valeur fondamentale est de centraliser les opérations de documents répétitives, réduisant ainsi le coût en temps d'ouverture des fichiers un par un et d'exécution du remplacement un par un. Ce qui suit combinera les effets avant et après le traitement et les captures d'écran réelles pour expliquer en détail comment le configurer.
Scène applicable: comment gérer de manière uniforme lorsque plusieurs documents Word existent
Le remplacement de la ligne par vide convient à de nombreuses scènes de nettoyage de documents. Surtout lorsque le contenu du document lui-même doit être utilisé comme texte continu, le changement de ligne redondant deviendra un obstacle évident. Par exemple:
- Une fois le PDF converti en Word, il y a un retour à la voiture à la fin de chaque ligne, et la copie vers d'autres périodes système est interrompue.
- Après avoir copié des données en anglais ou en chinois à partir d'une page Web, des sauts de ligne logiciels inutiles apparaissent dans Word.
- Organisez par lots du matériel académique, du matériel de formation et du matériel de conférence, dans l'espoir de supprimer les lignes cassées, puis de les composer uniformément.
- Plusieurs fichiers docx doivent être téléchargés dans le système de gestion de contenu, qui n'est pas convivial pour les changements de ligne redondants.
- Il existe un grand nombre de lignes vides dans le document qui affectent la lecture, l'impression et l'archivage.
Si ces problèmes n'existent que dans un seul fichier, vous pouvez utiliser Word pour trouver et remplacer lentement; mais lorsque le nombre de fichiers est important, un moyen plus raisonnable consiste à importer des fichiers par lots, à définir uniformément les règles de recherche et de remplacement et à laisser le logiciel le compléter automatiquement. Cela réduit non seulement le travail répété, mais maintient également des règles de traitement cohérentes.
Aperçu de l'effet: il y a une nouvelle ligne continue dans le document Word avant le traitement
Une capture d'écran avant le traitement montre un problème de découpe typique. Il y a un grand nombre de marques de saut de ligne dans la zone de la boîte rouge au milieu de la page, ce qui entraîne un grand écart entre le contenu du texte. Un tel changement de ligne n'est probablement pas une composition délibérée de l'auteur, mais un contenu redondant généré lors de la copie, de la conversion ou de l'édition. Si vous continuez à modifier, composer, traduire ou importer le système, ces sauts de ligne augmenteront les coûts de traitement supplémentaires.
Pour ce type de problème, la clé n'est pas de juger manuellement si chaque ligne vide doit être supprimée, mais d'identifier d'abord le type de saut de ligne dans le document, puis de le remplacer en fonction des besoins. La méthode utilisée dans ce tutoriel consiste à utiliser à la fois le retour de ligne normal et le retour de ligne doux comme éléments de recherche et à les remplacer par du contenu vide.
Aperçu de l'effet: les sauts de ligne sont remplacés par du contenu vide après le traitement
Dans la capture d'écran traitée, la zone de nouvelle ligne d'origine qui apparaît continuellement a disparu et le texte est fusionné en un contenu plus compact. On peut voir que les documents n'occupent plus beaucoup d'espace de page en raison des lignes vides redondantes, et les informations du corps sont plus concentrées. Ce résultat indique que le caractère de la nouvelle ligne a été trouvé par lots et supprimé conformément à la règle "remplacer par vide".
Ce qu'il faut rappeler, c'est que «remplacer par vide» reliera directement le contenu avant et après le changement de ligne. Si vous gérez des documents anglais ou si vous devez conserver le corps de l'intervalle de mots, vous pouvez envisager de remplacer le changement de ligne par un espace. La cible de traitement dans la capture d'écran est de supprimer les changements de ligne redondants, de sorte que la zone de remplacement reste vide.
Étape 1: Ouvrez la tâche de recherche de remplacement dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, entrez dans la catégorie "Outils Word" à gauche. Dans l'interface principale, vous pouvez voir plusieurs fonctionnalités par lots liées au fichier Word. Cet article utilise "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Cette fonctionnalité est adaptée pour rechercher le texte spécifié ou les variables spéciales dans plusieurs fichiers Word et les remplacer uniformément par le contenu cible.
Une fois cette fonctionnalité sélectionnée, le processus de suivi se déroule autour du remplacement de contenu Word. Bien que les sauts de ligne ne soient pas aussi visibles que le texte ordinaire, ils peuvent être appariés à l'aide de variables fournies par le logiciel. Par conséquent, "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" peut non seulement remplacer des mots ordinaires, mais peut également être utilisé pour le nettoyage des sauts de ligne dans cet exemple.
Étape 2: Importer le fichier Word à traiter en masse
Après être entré dans la page Tâches, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. L'interface fournit deux boutons, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Pour le nettoyage de plusieurs sauts de ligne de fichier Word, il est recommandé de centraliser les fichiers en attente dans le même dossier, puis d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour importer rapidement le lot entier.
Six fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran et la liste présente le nom du fichier, le chemin, l'extension et les informations horaires. Grâce à ces informations, vous pouvez confirmer si les fichiers proviennent du bon répertoire et s'ils sont tous des documents Word à traiter. La vérification avant le traitement par lots est importante car le logiciel traite tous les fichiers de la liste conformément aux règles uniformes.
Si vous souhaitez uniquement traiter certains fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers" pour sélectionner manuellement; si vous constatez que la portée des fichiers n'est pas correcte après l'importation, vous pouvez supprimer les éléments indésirables via l'action de la liste ou cliquer sur "Vider" pour réimporter. Cliquez sur "Suivant" après confirmation.
Étape 3 de l'opération: ajoutez le changement de ligne ordinaire et le changement de ligne doux à la liste de recherche
La deuxième option de traitement par étapes est définie. "Recherche précise du texte" a été sélectionné dans la capture d'écran. Cette manipulation ne nécessite pas de correspondance floue car la cible est une variable de saut de ligne explicite. Choisir une recherche précise peut rendre les règles plus claires et éviter les erreurs de correspondance avec d'autres contenus textuels.
Dans la liste des mots-clés à rechercher, entrez deux variables:{Hesoft. word.new_line}Et{Hesoft. word.soft_new_line}. Ces deux variables sont utilisées pour faire correspondre différents types de nouvelles lignes dans un document Word. Le changement de ligne ordinaire correspond généralement au changement de ligne de paragraphe, et le changement de ligne souple correspond généralement au changement de ligne manuel. Beaucoup de fichiers Word générés à partir de sources externes, les deux peuvent exister en même temps, il est donc recommandé d'ajouter ensemble.
À droite se trouve la liste des mots-clés remplacés. Vous pouvez voir l'invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer" dans l'interface. En d'autres termes, si rien n'est rempli à droite, le logiciel le supprimera après avoir trouvé le caractère de saut de ligne correspondant à la variable de gauche. Cela atteint simplement l'objectif de "remplacer le caractère de nouvelle ligne par vide".
Si vous avez des besoins de traitement plus détaillés, tels que le remplacement des sauts de ligne par des espaces, des points-virgules ou d'autres séparateurs, vous pouvez remplir le caractère cible à la position correspondante sur la droite. Mais ce que cet article veut obtenir, c'est l'effet de texte continu dans la capture d'écran, donc gardez la liste de remplacement vide.
Opération Étape 4: Accédez à l'emplacement de sauvegarde et commencez le processus
Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. En haut du processus, il y a "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lors du remplacement par lots du contenu Word, il est recommandé de ne pas écraser directement le fichier d'origine, mais d'enregistrer le résultat dans un nouveau dossier. L'avantage de ceci est que le document d'origine peut être conservé, les résultats du traitement peuvent être vérifiés séparément et si les règles doivent être ajustées, elles peuvent également être traitées à nouveau.
Avant de commencer le traitement, il est recommandé de vérifier les éléments suivants: si le nombre de fichiers est correct; si l'extension de fichier est conforme aux attentes; si la méthode de recherche est de rechercher avec précision le texte; si la liste de recherche contient à la fois des variables de ligne et de ligne de logiciel; si la zone de remplacement est vide. Après confirmation, le traitement est effectué et le logiciel remplace par lots les fichiers Word de la liste.
Une fois le traitement terminé, ouvrez plusieurs fichiers de résultats pour des contrôles ponctuels. Il est recommandé de donner la priorité à la vérification des positions avec plus de lignes vides et des déformations évidentes. Si ces emplacements ont été nettoyés, les règles de description entrent en vigueur. Si vous constatez que certains paragraphes sont trop étroitement connectés, vous pouvez ajuster les règles et remplacer les sauts de ligne par des espaces avant de les retraiter.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi certains mots collent-ils ensemble après avoir supprimé une nouvelle ligne?Parce que ce tutoriel utilise "remplacer par vide". Le contenu avant et après le changement de ligne sera directement adjacent. Si le changement de ligne original a à l'origine assumé la fonction d'espace, il peut sembler proche après la suppression. Les documents anglais nécessitent une attention particulière et peuvent être remplacés par des espaces.
2. Est-il possible de supprimer uniquement les sauts de ligne souples?La liste de recherche peut être ajustée en fonction des besoins réels. Si vous souhaitez uniquement supprimer les sauts de ligne souples, ne conservez que {hoft. word.soft_new_line}; si les sauts de ligne de paragraphe ordinaires doivent également être supprimés, deux variables sont conservées en même temps. La capture d'écran montre la couverture de deux types de sauts de ligne.
3. Le traitement par lots changera-t-il tous les paragraphes?Tant que le type de nouvelle ligne inclus dans la liste de recherche apparaît dans le document, il sera traité selon les règles. Par conséquent, vous devez utiliser l'échantillon de document pour tester avant l'exécution par lots afin de confirmer que le type de document convient à «remplacer par vide».
4. Quelle est la différence entre gérer doc et docx?L'exemple de fichier dans la capture d'écran est docx. Pour d'autres formats Word tels que doc, il est recommandé de tester si un petit nombre de fichiers peut être géré correctement. Les anciennes versions de documents de différentes sources peuvent avoir des structures différentes et il est plus sûr de les exécuter par lots après avoir réussi le test.
5. Puis-je remplacer le changement de ligne par un autre contenu?De la logique de l'interface, la "Liste des mots-clés remplacés" à droite est utilisée pour remplir le contenu de remplacement. Ne pas remplir signifie supprimer; remplir des espaces ou d'autres symboles signifie remplacer le changement de ligne trouvé par le contenu correspondant. Les détails doivent être déterminés en fonction des objectifs de votre documentation.
Résumé: Remettre le nettoyage hors ligne de plusieurs fichiers Word à un outil de traitement par lots
Il existe un grand nombre de sauts de ligne, de retournements logiciels et d'interruptions dans plusieurs fichiers Word. L'approche la moins recommandée consiste à ouvrir les fichiers un par un et à les supprimer manuellement. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez utiliser la fonction de recherche et de remplacement Word pour utiliser les sauts de ligne ordinaires et les sauts de ligne logiciels comme objets de recherche, et laisser le contenu de remplacement vide, remplaçant ainsi les sauts de ligne par du contenu vide par lots.
La valeur de ce type de logiciel de bureau est de réduire la duplication du travail, de sorte que le nettoyage des fichiers, les spécifications de format et le tri des données puissent être copiés et exécutés par lots. Il est recommandé de tester l'effet avec une petite quantité de fichier docx ou doc, de confirmer que la méthode de connexion du texte répond aux attentes, puis d'importer le dossier complet pour le traitement par lots. Cela garantit non seulement que les résultats sont contrôlables, mais améliore également considérablement l'efficacité de l'organisation des documents Word.