이 기사에서는 Word 콘텐츠를 일괄 교체하여 사용하는 방법을 설명하는 공식 퍼지 검색 시나리오에 중점을 둡니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 docx 파일에 정사이즈 표현식 대체를 수행합니다. 이 예에서 먼저 1.docx 를 6.docx로 가져온 다음 "Word에서 키워드 찾기 및 대체" 함수에서 "수식 퍼지를 사용하여 텍스트를 찾으십시오" 를 선택하고 두 규칙을 통해 세 개의 대문자와 숫자를 일치시킨 다음 a와 B로 각각 바꿉니다.. 이 기사는 적용 가능한 시나리오, 처리 전후의 효과, 작동 단계 및 예방 조치에 대한 완전한 설명을 제공하며 Word 문서의 내용을 일괄 적으로 표준화해야하는 사용자에게 적합합니다.
많은 Word 문서 배치 수정 작업은 단순 해 보이지만 실제 작업은 매우 복잡합니다. 예를 들어 폴더에 여러 개의 docx 문서가 있으며 각 문서에는 균일하게 처리해야하는 약어, 숫자, 숫자 또는 기타 키워드가 포함되어 있습니다. 고정 된 단어를 바꾸고 싶지는 않지만 모든 내용을 특정 형식으로 대체하려고합니다. 현재 Word 자신의 일반적인 찾기 및 교체에만 의존하면 작업이 반복적이고 비효율적입니다.
이 기사에서는 대중 사무실에 더 적합한 관행을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능은 여러 Word 파일의 표현식 와일드 카드 대체에 대해 "텍스트를 찾기 위해 공식 퍼지 사용" 옵션과 정사이즈. HeSoft Doc Batch Tool 작업 중복을 줄이고 문서 마무리, 청소 및 표준화 효율성을 향상시키는 데 적합한 일괄 처리 문서의 요구에 초점을 맞춘 사무실 소프트웨어입니다.
해당 시나리오: Word 키워드를 찾으려면 규칙을 정해야합니다.
공식 퍼지 검색은 "목표는 고정되어 있지 않지만 법은 명확합니다" 장면에 적합합니다. 예를 들어 세 가지 대문자 영어 약어를 모두 바꾸려고합니다. 문서의 모든 숫자를 숨기려고합니다. 클래스 번호를 자리 표시자로 변경하려고합니다. 여러 교육 자료, 계약 템플릿 및 프로젝트 설명에서 코드를 통합하려고합니다. 수식으로 대상 텍스트를 설명 할 수있는 한, 이 방법으로 일괄 적으로 찾을 수 있습니다.
실제 사무실에서이 요구 사항은 데이터 감작, 템플릿 표준화, 이전 필드 청소, 영어 데이터 정렬, 외부 버전의 배치 생성 등에서 일반적입니다. 예를 들어 내부 문서에는 프로젝트 코드와 시간 번호를 포함하므로 외부 세계로 보내기 전에 교체해야합니다. 또는 Word 템플릿 배치에는 새 로고로 균일하게 처리해야하는 이전 약어가 있습니다. 각 docx 파일을 수동으로 열어 이러한 작업을 처리하는 경우 누락 된 변경 사항, 잘못된 변경 사항 및 버전 혼란이 발생하기 쉽습니다.
배치 처리 도구를 사용하는 것의 중요성은 "파일 별 파일, 장소 별 검색" 의 동작을 "파일 가져오기, 규칙 설정, 배치 실행" 프로세스로 변환하는 것입니다. 파일이 많을수록 시간이 절약됩니다.
효과 미리보기: Word 파일 목록 사전 처리
이 예제에서의 처리 대상은 docx 파일의 집합이다. 처리 전 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 폴더에는 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx 의 6 개의 Word 문서가 있습니다. 그들은 동일한 세트의 대체 규칙을 적용해야합니다.
이 시나리오는 매우 일반적입니다. 파일 수가 반드시 큰 것은 아니지만 각 파일이 동일한 대체 작업을 반복적으로 수행해야하는 경우 많은 시간이 소요됩니다. 실제 작업에서 보류중인 파일은 6 이 아니라 수십 또는 수백 일 수 있습니다.
효과 미리보기: 사전 처리 문서 대상 키워드
Word 문서 중 하나를 열면 신체에 처리해야하는 많은 것들이 있음을 알 수 있습니다. 제목의 BOT, 텍스트의 ELA 및 문장의 60 시간은 모두이 예제의 객체입니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 이러한 내용을 가리키며 교체하기 전에 상태를 쉽게 이해할 수 있습니다.
텍스트 규칙에서 BOT와 ELA는 3 개의 연속 대문자에 속합니다. 60 은 숫자에 속합니다. 즉, 동일한 고정 단어는 아니지만 두 가지 유형의 규칙으로 요약 할 수 있습니다. 이것은 정사이즈 표현 와일드 카드 공식이 사용되는 곳입니다.
효과 미리보기: 처리 후 규칙에 따라 키워드가 변경되었습니다.
처리 된 스크린 샷은 문서의 관련 콘텐츠가 세트로 대체되었음을 보여줍니다. 원래 3 자리 대문자는 A로 대체되고 숫자는 B로 대체됩니다. 단락, 괄호 및 목록의 많은 일치하는 제목의 시작 부분이 변경되었습니다.
이것은 공식 퍼지 검색을 통해 소프트웨어가 고정 된 단어를 찾을뿐만 아니라 텍스트 클래스를 식별하는 규칙에 따라 있음을 보여줍니다. Word 콘텐츠의 배치 사양이 필요한 작업의 경우이 방법은 모든 키워드를 하나씩 나열하는 것보다 유연합니다.
작업 1 단계: 소프트웨어를 열고 Word 일괄 처리 기능을 입력하십시오.
시작 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽에 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 다양한 유형의 도구를 볼 수 있습니다. 이번에는 Word 문서를 처리하므로 왼쪽에 "Word Tool" 을 선택하십시오. 기능 카드 영역에서 Word에서 키워드 찾기 및 교체 "를 찾습니다.
이 기능에 대한 설명은 일괄 적으로 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아 대체하는 것입니다. 이 기사의 필요에 따라 가장 직접적인 입구입니다. 입력을 클릭하면 소프트웨어가 단계별 처리 페이지로 입력되므로 사용자가 프로세스에 따라 배치 작업을 완료하는 데 편리합니다.
작업 단계 2: 여러 Word 파일을 가져오고 기록을 확인하십시오.
기능 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 처리해야 할 레코드를 선택하는 것입니다. 폴더에서 파일 추가 및 파일 가져오기는 인터페이스 상단에서 사용할 수 있습니다." 처리 할 docx 파일이 동일한 폴더에 집중되어있는 경우 일반적으로 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용하는 것이 더 편리합니다. 몇 개의 파일 만 선택하려면 "파일 추가" 를 사용할 수 있습니다.
스크린 샷에서 6 개의 파일을 가져 왔습니다. 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 하단 요약은 레코드 수가 6 임을 보여줍니다. 일괄 처리를 위해 잘못된 객체가 선택되면 다음 규칙이 잘못된 파일에 적용되기 때문에이 확인이 중요합니다.
이 단계에서는 파일 이름이 완료되었는지 여부, 경로가 올바른지 여부 및 확장자가 예상대로인지 여부를 확인하는 것이 좋습니다. 잘못된 정보가 발견되면 작업 열에서 해당 레코드를 삭제하거나 "비어 있음" 을 사용하여 다시 가져올 수 있습니다. 확인 후 "다음" 을 클릭하십시오.
작업 단계 3: 검색 방법에서 공식 퍼지 검색을 선택합니다.
두 번째 단계는 "처리 옵션 설정" 으로 들어갑니다. 찾기 영역에서는 두 가지 옵션을 볼 수 있습니다. 텍스트를 정확하게 찾고 수식 흐림을 사용하여 텍스트 찾기 ". 이 예제에서는 대문자 약어 및 숫자와 같은 정사이즈 콘텐츠를 다루고 있기 때문에 "수식을 사용하여 퍼지에서 텍스트를 찾습니다" 를 선택합니다.
텍스트를 정확하게 찾으려면 BOT 또는 ELA와 같은 명시적인 키워드를 입력해야합니다. 그러나 이것은 나열된 단어 만 다룹니다. 문서에 다른 세 가지 자본 약어가있는 경우 계속 추가해야하며 유지 보수 비용이 많이 듭니다. 수식 퍼지 검색을 선택한 후 수식을 사용하여 배치 처리에 적합한 동일한 유형의 텍스트와 일치시킬 수 있습니다.
4 단계 작업: 공식 규칙을 찾을 필요성을 채우십시오.
왼쪽에서 찾을 수있는 키워드 목록에서 두 가지 규칙이 채워집니다. 1 행은 [A-Z]{3} 으로 3 연속 대문자와 일치한다. 라인 2 는 하나 이상의 숫자를 일치시키는 데 사용되는 \ d입니다.
이 두 규칙은 문서의 두 가지 유형의 콘텐츠에 각각 해당합니다. [A-Z]{3} 는 BOT, ELA 및 기타 약어와 일치 할 수 있습니다. \ d는 60, 2, 5 및 기타 숫자와 일치 할 수 있습니다. 이 설정을 통해 사용자는 BOT, ELA, 60 등과 같은 특정 텍스트를 하나씩 입력 할 필요가 없지만 공식에 따라 소프트웨어가 자동으로 찾을 수 있도록합니다.
실제 요구에 맞게 수식을 채우십시오. 규칙이 너무 넓으면 처리할 수 없는 콘텐츠와 일치할 수 있습니다. 규칙이 너무 좁은 경우 대상 키워드를 놓칠 수 있습니다. 따라서 공식 일괄 처리 전에 대표 문서로 테스트하는 것이 가장 좋습니다.
5 단계 작업: 콘텐츠 교체 채우기
오른쪽 대체 키워드 목록은 교체 결과를 채우기 위해 사용됩니다. 스크린 샷에서 1 행의 A와 2 행의 B를 기입하십시오. 각각 왼쪽의 첫 번째 행과 두 번째 행에 대한 조회 공식에 해당합니다. 따라서 3 개의 대문자는 A로 대체되고 숫자는 B로 대체됩니다.
이 대응은 배치 교체에서 가장 오류가 발생하기 쉬운 부분입니다. 채우기 후 왼쪽에서 오른쪽으로 줄을 확인하는 것이 좋습니다. 1 줄에서 발견되는 것과 1 줄로 대체 된 것; 2 줄에서 발견되는 것과 2 줄로 대체 된 것. 콘텐츠가 채워져 있는지 여부뿐만 아니라 위치가 일치하는지 여부도 살펴보십시오.
스크린 샷의 오른쪽에는 "채워지지 않으면 삭제를 의미합니다" 라고 표시됩니다. 즉, 행 교체가 비어 있으면 해당 매치가 삭제될 수 있습니다. 이 힌트는 어떤 종류의 콘텐츠를 정리해야하는 작업에 유용하지만, 삭제하지 않고 교체하는 것이 목표 인 경우 오른쪽의 해당 줄이 채워져 있는지 확인해야합니다.
6 단계: 저장 위치를 입력하고 처리를 시작합니다
규칙 설정을 완료 한 후 페이지 하단에서 다음 "을 클릭하십시오. 상단 흐름에서 볼 수 있듯이 다음 단계에는 "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 이 포함됩니다. 원본 문서를 직접 덮어 쓰지 않도록 출력 파일을 새 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 특히 정사이즈 표현식을 사용할 때 원본 파일을 유지하면 대체 불량의 위험을 줄일 수 있습니다.
저장 위치를 설정 한 후 시작 처리 단계를 입력하여 배치 작업을 실행합니다. 처리가 완료되면 검사를 위해 출력 폴더에서 Word 문서를 열 수 있습니다. 제목과 본문에 자본 약어와 숫자가 모두 포함 된 문서와 같이 일반적인 내용이 포함 된 문서를 확인한 다음 다른 문서를 확인하여 처리 결과가 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 공식 퍼지 조회는 정사이즈 표현식과 동일합니까?스크린 샷의 입력 예제와 같이 사용자는 [A-Z]{3} 및 \ d와 같은 수식을 사용하여 일치하는 규칙을 설명 할 수 있습니다. 실제 사용시 소프트웨어 인터페이스 및 자체 샘플 문서의 "도움말" 프롬프트와 함께 확인해야합니다.
2. 왜 일부 위치는 A가되고 일부는 처리 후 B가됩니까?두 개의 검색 규칙과 두 개의 교체 결과가 설정됩니다. 첫 번째 규칙은 A로 대체 된 세 개의 대문자와 일치합니다. 두 번째 규칙은 B로 대체 된 숫자와 일치합니다.
3. 교체해서는 안되는 숫자를 어떻게 대체하지 않습니까?문서의 내용을 모른 채 너무 넓은 숫자 규칙을 사용하지 마십시오. \ D는 넓은 범위에 걸쳐 하나 이상의 숫자와 일치합니다. 특정 위치 나 형식의 숫자 만 사용하려면 더 정확한 규칙을 디자인해야합니다.
4. 백업 필요 전에 일괄 교체?백업을 적극 권장합니다. 파일의 일괄 처리는 매우 효율적이지만 규칙이 잘못되면 영향력의 범위가 확장됩니다. 새로운 저장 위치를 사용하여 결과를 출력하는 것이 현명합니다.
5. 더 많은 규칙을 추가 할 수 있습니까?인터페이스 목록 형식에서 여러 검색을 유지하고 라인별로 콘텐츠를 대체 할 수 있습니다. 규칙을 추가 할 때 왼쪽 및 오른쪽 줄을 해당 상태로 유지하고 처리하기 전에주의 깊게 확인하십시오.
요약: 워드 콘텐츠 일괄 사양 보다 효율적인 만들기
정사이즈 식 와일드 카드 공식을 사용하여 Word에서 키워드를 일괄 적으로 대체하면 다중 파일, 다중 위치 및 정사이즈 텍스트 수정 문제를 효과적으로 해결할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 파일 가져오기, 옵션 설정 처리, 위치 설정 저장 및 처리 시작 프로세스를 통해 원래 반복 된 수동 작업이 일회성 배치 작업으로 변환됩니다.
이 예에서는 6 개의 docx 파일이 두 가지 규칙에 따라 처리됩니다. [A-Z]{3} 은 세 개의 대문자를 일치시키고 A,\ d 일치 번호로 대체하고 B로 대체합니다. Word, docx 및 doc 문서에서 키워드, 숫자, 약어 또는 민감한 정보를 수정해야하는 경우 적은 수의 샘플 문서 테스트 규칙을 준비하고 정확한지 확인한 후 일괄 적으로 실행할 수 있습니다. 이것은 문서 처리 결과에서 일관성을 유지하면서 효율성을 향상시킵니다.