Wenn in mehreren Word-Dokumenten unerwünschte Seiten umbrüche vorhanden sind, wird viel Zeit verschwendet, wenn die Datei bereinigung einzeln geöffnet wird. Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Verwenden Sie über die Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" im Word-Tool die Paging-Variablen, um die Paging-Zeichen stapel weise zu lokalisieren, und setzen Sie den Ersatz inhalt auf leer, um das Batch-Löschen oder Ersetzen von Paging-Zeichen für mehrere Docx-und Doc-Dokumente zu realisieren.
Viele Menschen werden bei der Verarbeitung von Word-Dokumenten auf ein Satz problem stoßen: Es ist klar, dass sich unter der Seite noch Platz befindet, aber der Inhalt springt plötzlich zur nächsten Seite. Nach dem Öffnen der Bearbeitungs marke wird festgestellt, dass in der Mitte ein Seiten umbruch eingefügt ist. Eine kleine Anzahl von Seiten umbrüche kann manuell gelöscht werden. Wenn sich jedoch Dutzende von Docx-oder Doc-Dokumenten in einem Ordner befinden und jedes ähnliche Seiten umbrüche enthält, wird die manuelle Verarbeitung zu einer sich wiederholen den, ineffizienten und fehler anfälligen Arbeit.
Diese Art von Problem ist besonders offen sichtlich, wenn Daten in Stapeln zusammen gestellt werden. Beispiels weise kann nach der Übertragung von PDF zu Word das Seiten umbruch zusammen mit dem ursprünglichen Layout beibehalten werden. Nach dem Kopieren des Inhalts von der Webseite in Word kann es auch zu einer redundanten Paging-Steuerung kommen. In einem von mehreren Personen gemeinsam bearbeiteten Dokument kann das Seiten umbruch auch von verschiedenen Redakteuren wiederholt werden. Einfügen. Für Benutzer, die einen einheitlichen Satz, das Zusammenführen von Dateien und das Erstellen von Daten zusammenstellungen benötigen, ist das Ersetzen oder Löschen von Word-Seiten umsetzern in Stapeln eine sehr praktische Büro anforderung.
In diesem Artikel werden Screenshots kombiniert, um die Verwendung von" HeSoft Doc Batch Tool "Schließen Sie diesen Vorgang ab. Es handelt sich um eine Software für die Stapel verarbeitung von Office-Dokumenten. Der Kernwert besteht darin, doppelte Datei vorgänge zentral zu verarbeiten und manuelle Änderungen zu reduzieren. Die in diesem Artikel verwendete Funktion ist "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" im Word-Tool, lokalisieren den Seiten umbruch über spezielle Variablen und löschen oder ersetzen den Seiten umbruch je nach Bedarf durch leeren Inhalt.
Anwendbares Szenario: Wann müssen Sie Word-Seiten umbrüche in großen Mengen ersetzen?
Der Seiten umbruch selbst ist kein Fehler. Verwenden Sie Seiten umbrüche angemessen, um neue Kapitel, Abdeckungen, Verzeichnisse oder Anhänge von einer neuen Seite aus zu starten. Das Problem ist jedoch, dass die Seiten umbrüche in vielen Dokumenten nicht für den Satz erforderlich sind, sondern redundante Symbole, die durch die Bearbeitung des Verlaufs, die Format konvertierung oder das Kopieren und Einfügen hinterlassen werden.
Wenn Sie die folgenden Arbeiten ausführen, ist dies sehr gut für die Stapel verarbeitung von Seiten umbruch geeignet.
Erstens müssen Sie mehrere Word-Dokumente zu einer vollständigen Datei zusammenführen. Wenn Sie die Seiten umbrüche vor dem Zusammenführen nicht bereinigen, kann das kombinierte Dokument eine große Anzahl leerer Seiten, unnatürliche gebrochene Seiten und eine chaotische Kapitel verbindung haben.
Zweitens muss das Seiten layout einer großen Anzahl von Dokumenten einheitlich angepasst werden. Das Seiten umbruch zeichen zwingt dazu, die Position des Inhalts zu ändern. Selbst wenn der Seiten abstand, die Schriftgröße und der Zeilen abstand angepasst werden, kann der kontinuierliche Satz effekt aufgrund des vorhandenen Seiten umriffes möglicher weise nicht erzielt werden.
Drittens müssen Sie Word-Dateien verarbeiten, die aus PDF, Webseiten und alten Systemen exportiert wurden. Diese Art von Datei hat normaler weise eine große Anzahl versteckter Formate, und Seiten umbrüche sind nur die häufigste Kategorie. Löschen Sie zuerst den Seiten umbruch, um das Dokument dem wieder bearbeitbaren Zustand näher zu bringen.
Viertens müssen Schulungs materialien, Projekt dokumente, Konferenz materialien oder Papier zusammenstellungen stapel weise generiert werden. Durch das einheitliche Löschen unnötiger Seiten umbrüche können nachfolgende Verzeichnisse, Seitenzahlen sowie Kopf-und Fuß zeilen stabiler werden.
Effekt vorschau: Sie können die Seiten markierung vor der Verarbeitung sehen
Im Screenshot vor der Verarbeitung wird das Bearbeitungs zeichen im Word-Dokument angezeigt, und das Wort "Seiten umbruch" wird in der Mitte der Seite angezeigt. Das rote Feld und die Pfeile markieren diesen Seiten umbruch. Seine Aufgabe besteht darin, den folgenden Inhalt zu zwingen, von der nächsten Seite zu beginnen, wodurch der ursprüngliche fortlaufende Text unterbrochen wird.
Wenn diese Art von Seiten umbruch in einer großen Anzahl von Dokumenten vorhanden ist, lautet der Vorgang des manuellen Löschens normaler weise: Öffnen Sie die Datei, suchen Sie das Seiten umbruch zeichen, drücken Sie die Lösch taste, speichern Sie, schließen Sie und wiederholen Sie die nächste Kopie. Dieser Prozess mag einfach erscheinen, aber die Anzahl der Dateien nimmt viel Zeit in Anspruch und ist nicht förderlich, um sicher zustellen, dass die Verarbeitung sergeb nisse konsistent sind.
Effekt vorschau: Seiten umbrüche werden nach der Verarbeitung nicht mehr angezeigt
Im verarbeiteten Screenshot werden die Seiten markierungen nicht mehr an der ursprünglichen Position von "Seiten umbruch" angezeigt. Der rote Feld bereich zeigt den gelöschten Effekt an, und der Inhalt wird nicht mehr durch dieses Seiten umbruch zeichen getrennt.
Es ist zu beachten, dass der Inhalt des Dokuments nach dem Löschen des Seiten umsatzes automatisch entsprechend dem aktuellen Seiten bereich neu angeordnet wird. Dies ist normaler weise das Ergebnis, das Benutzer sehen möchten, da der Text wieder kontinuierlich fließen kann, was für den nachfolgenden einheitlichen Satz praktisch ist. Wenn jedoch einige Seiten umbrüche ursprünglich für die Kapitel trennung erforderlich waren, wird nicht empfohlen, alle Seiten umbrüche wahllos zu löschen. Daher wird empfohlen, vor der Stapel verarbeitung den Dokument typ und das Verarbeitung sziel zu bestätigen.
Aktions schritte: Suchen und ersetzen Sie Seiten umbrüche in Word-Dokumenten in Stapeln
Befolgen Sie unten den Screenshot der Software oberfläche, um den Vorgang zu erläutern. Obwohl sich dieser Artikel auf das Löschen von Seiten umbruch konzentriert, gehört er im Wesentlichen zur Operation "Suchen und Ersetzen": Das Such objekt ist ein Seiten umbruch und das Ersetzung objekt ist leer. Wenn Sie diese Logik beherrschen, können Sie auch verstehen, warum dieselbe Funktion verwendet werden kann, um andere Schlüssel wörter in Word zu ersetzen.
Schritt 1: Suchen Sie die Ersatz funktion im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie anschließend in der Werkzeug kategorie links zuerst "Word-Werkzeug" aus. Auf der rechten Seite werden mehrere Stapel funktionen für Word-Dokumente angezeigt, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Leerzeichen, das Konvertieren von Formaten, das Löschen von Bildern usw.
Diesmal klicken Sie auf die erste Funktions karte: "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word". Die Funktions beschreibung lautet "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt in großen Mengen". Obwohl Seiten umbrüche kein gewöhnlicher Text sind, können Variablen in der Software von dieser Funktion erkannt und verarbeitet werden.
Der Zweck dieses Schritts ist es, den richtigen Eingang zu wählen. Benutzer sollten die Seiten umbrüche nicht mit einem Seiten layout problem verwechseln. Sie sind tatsächlich näher an der "Suche und Ersetzung spezieller Symbole im Inhalt". Nachdem Sie die Funktion zum Ersetzen von Suchen ausgewählt haben, wird die Software zum schrittweisen Assistenten weiter geleitet.
Schritt 2: Importieren Sie Word-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nachdem Sie die Seite "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" eingegeben haben, müssen Sie zunächst den ausstehenden Datensatz auswählen. Oben auf der Benutzer oberfläche befinden sich die Schaltflächen "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Für eine kleine Anzahl von Dateien können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Für eine Reihe von Docx-oder Doc-Dateien, die im selben Verzeichnis abgelegt werden, wird empfohlen, "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden, was eher der Verwendung von Stapel verarbeitung entspricht.
6 Word-Dateien wurden im Screenshot importiert, die Dateinamen erweiterung ist docx und der Pfad befindet sich in D:\ test \. In der Tabelle sind die Seriennummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen aufgeführt, damit Benutzer die Import ergebnisse überprüfen können.
Nach dem Import der Datei wird empfohlen, sich auf zwei Punkte zu konzentrieren: Zum einen, ob die Anzahl der Datensätze mit den Erwartungen überein stimmt, und zum anderen, ob der Datei pfad korrekt ist. Wenn der Ordner mit Dokumenten gemischt ist, die nicht verarbeitet werden müssen, sollte er zuerst aus der Liste entfernt werden, um zu vermeiden, dass Dateien verarbeitet werden, die keine Seiten umbrüche löschen sollten. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Optionen in stellungen aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie die genaue Suche nach Text, um Fehler zu vermeiden
Auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" sehen Sie den Bereich "So suchen". Das Häkchen im Screenshot lautet "Text genau suchen". Für Aufgaben wie das Löschen von Seiten umbruch ist es sicherer, eine präzise Suche zu verwenden, da wir nicht versuchen, einen bestimmten Texts egment zu verwischen, sondern ein klares spezielles Word-Symbol zu finden.
Zusätzliche Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren", "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes" werden ebenfalls in der Benutzer oberfläche angezeigt. Diese Optionen eignen sich besser zum Umgang mit englischen Wörtern oder zum Ersetzen von normalem Text. Da Seiten umbruch variablen nicht auf der Logik der Wort abgleich zwischen Groß-und Kleinschreibung beruhen, wird normaler weise die Standard einstellung ohne zusätzliche Kontroll punkte beibehalten.
Schritt 4: Verwenden Sie die Paging-Variable als Such schlüssel wort
Geben Sie in der linken "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" die im Screenshot gezeigte Variable ein:{Hesoft. word.page}. Diese Variable wird verwendet, um Seiten umbrüche in einem Word-Dokument anzuzeigen. Die Software verwendet diese Variable, um Seiten umbrüche im Dokument während der Ausführung zu identifizieren, anstatt nach einer Reihe normaler Zeichen zu suchen.
Dieser Schritt ist sehr fehler anfällig. Einige Benutzer versuchen, die drei chinesischen Schrift zeichen "Seiten umbruch" einzugeben, suchen jedoch nur nach normalem Text und entsprechen nicht unbedingt dem Seiten umbruch objekt in Word. Der richtige Ansatz besteht darin, die vom Tool bereit gestellten Variablen zu verwenden. Der Eintrag "Variable" im Screenshot zeigt auch, dass der Bereich Variablen unterstützt, was der Schlüssel zur Verarbeitung spezieller Inhalte wie Seiten umbrüche ist.
Schritt 5: Den Ersatz inhalt leer lassen und die Lösch logik abschließen
Der rechte Bereich ist "Liste der ersetzten Schlüssel wörter", und der Screenshot ist mit "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" gekennzeichnet. Wenn Sie also Seiten umbrüche stapel weise löschen möchten, geben Sie auf der rechten Seite keinen Text ein. Die endgültige Regel kann verstanden werden als: Setzen Sie alle gefundenen{Hesoft. word.page}Ersetzen Sie durch leer.
Wenn Ihr Ziel "Ersetzen" und nicht "Löschen" ist, können Sie die Ersetzung entsprechend der tatsächlichen Situation ausfüllen. In den meisten Fällen wird jedoch empfohlen, die Seiten umbrüche zu bereinigen, da Benutzer normaler weise die obligato rische Seiten aussetzung beseitigen und den Text auf natürliche Weise kontinuierlich gestalten möchten.
Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen auf "Weiter", folgen Sie dem Assistenten, um die Einstellungen für den Speicherort aufzurufen, und geben Sie dann die Verarbeitung ein. Die Prozess leiste oben auf der Benutzer oberfläche zeigt die beiden nächsten Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Aus Sicherheits gründen wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einem separaten Verzeichnis zu speichern und wichtige Originale nicht direkt ohne Sicherung zu überschreiben.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
Sind Seiten umbrüche und Zeilen umbrüche dasselbe?
Nicht. Zeilen umbrüche oder Absatz markierungen lassen den Text nur zur nächsten Zeile oder zum nächsten Absatz wechseln, und Seiten umbrüche zwingen den nachfolgenden Inhalt, zur nächsten Seite zu gelangen. In diesem Artikel verwendete Variablen{Hesoft. word.page}Für Seiten umbrüche, nicht für normale Wagen rückgaben oder Absatz markierungen.
Warum hat sich das Layout der Seite nach dem Löschen des Seiten umsatzes stark geändert?
Das ist normal. Der Seiten umbruch wird ursprünglich verwendet, um die Position der Paginierung zu steuern, und der Inhalt wird nach dem Löschen wieder fließen. Wenn der ursprüngliche Seiten umbruch zuvor künstlich leere oder gebrochene Seiten erstellt hat, kann die Anzahl der Seiten nach der Bereinigung verringert und die Position des Textes angepasst werden. Es sollte vor der Verarbeitung bestätigt werden, dass diese Seiten umbrüche wirklich nicht beibehalten werden müssen.
Kann doc und docx gleichzeitig verarbeitet werden?
Aus Sicht der Funktions position ierung handelt es sich um ein Stapel verarbeitung werkzeug für Word-Dateien, und die Docx-Datei wird im Screenshot angezeigt. Wenn Sie im tatsächlichen Betrieb mit einem Doc oder Docx arbeiten müssen, sollten Sie sich auf die Ergebnisse der Software import identifikation beziehen. Nach dem Import können Sie den Dateityp im erweiterten Listing überprüfen, um zu bestätigen, dass die Zieldatei in die Verarbeitung liste aufgenommen wurde.
Wie kann das Risiko einer Batch-Fehl bedienung verringert werden?
Es wird empfohlen, die dreistufige Überprüfung zu verwenden: Kopieren Sie zuerst eine Original datei in das Test verzeichnis, importieren Sie dann eine kleine Anzahl von Beispiel dokumenten, um den Seiten umbruch zu löschen, und öffnen Sie schließlich die verarbeitete Word-Datei, um zu prüfen, ob der Seiten umbruch wie erwartet verschwindet. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Regeln korrekt sind, werden alle Dateien stapel weise verarbeitet. Batch-Office-Software kann die Effizienz erheblich verbessern. Voraussetzung ist jedoch, dass die Regeln korrekt sind.
Löscht das Ersetzen der Liste auf der rechten Seite als leer den gesamten Inhalt?
Löschen Sie nicht den gesamten Inhalt, nur weil Sie leer bleiben. Die Software lokalisiert das Such objekt basierend auf dem linken Schlüssel wort, und die leere rechte Seite bedeutet, dass das gesuchte Objekt durch leer ersetzt wird. Solange auf der linken Seite eine Seiten umbruch variable festgelegt ist, wird die Lösch logik für den Seiten umbruch ausgeführt. Natürlich wird weiterhin empfohlen, die Muster datei zuerst zu testen, um sicher zustellen, dass der tatsächliche Effekt den Anforderungen entspricht.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die Stapel suche, um die Effizienz der Word-Satz bereinigung zu verbessern
Der Schlüssel zum Stapeln oder Löschen von Word-Seiten umbruch besteht darin, das Seiten umbruch als spezielles Such objekt zu betrachten, das von Variablen erkannt werden kann. In HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" ein, importieren Sie die Docx-und Doc-Dateien, die verarbeitet werden müssen, wählen Sie "Text genau suchen" und geben Sie sie in die Suchliste ein{Hesoft. word.page}, Und lassen Sie die Liste der ersetzten Schlüssel wörter leer, und Sie können den Stapel löschen.
Im Vergleich zum Öffnen von Dokumenten nacheinander zur manuellen Bereinigung eignet sich diese Methode besser für die einheitliche Verarbeitung einer großen Anzahl von Dateien, insbesondere für die Daten sortierung, das Zusammenführen von Dokumenten, die Standard isierung von Formaten und die Vorbereitung vor dem Stapel satz. Wenn Sie eine Reihe von Word-Dateien haben, die redundante Seiten umbrüche entfernen müssen, können Sie zuerst den Effekt mit einer kleinen Anzahl von Dateien überprüfen und dann dieselbe Regel auf den gesamten Ordner anwenden, um die sich wiederholende Arbeit in einen standard isierten Vorgang zu komprimieren.