통합 된 방식으로 수정해야하는 여러 Word 문서에 동일한 필드, 국가 이름, 제품 이름 또는 템플릿 텍스트가있는 경우 docx 파일을 하나씩 열고 찾아서 교체하는 데 시간이 많이 걸리고 변경 사항을 놓치기 쉽습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 한 번에 여러 Word 파일을 가져오고, 여러 개의 검색 단어 및 대체 단어 세트를 설정하고, 호주를 캐나다 및 미국으로 일본으로 대체하고, 사용자가 Word 문서 키워드를 일괄 적으로 교체하는 작업을 신속하게 완료하는 방법을 보여줍니다.
매일 사무실에서는 많은 사람들이 그러한 상황에 처하게됩니다. 프로젝트 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가 있으며 수정해야하는 동일한 키워드 배치로 흩어져 있습니다. 예를 들어, 교육 자료에서 회사 이름 변경, 국가 이름 조정, 제품 모델 업데이트, 계약 템플릿 필드 교체 및 용어 통일. Word 파일을 하나씩 열고 처리를 위해 찾기 및 대체 기능을 사용하면 반복 작업이 많을뿐만 아니라 docx 문서 또는 키워드를 놓치기 쉽습니다.
이 기사에서 해결해야 할 문제는 분명합니다. 많은 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 처리하는 방법. 다음은 스크린 샷을 결합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 이 사무실 소프트웨어는 기능 선택, Word 파일 가져오기, 여러 키워드 세트 설정, 검사 효과 교체 완료까지 보여줍니다. 스크린 샷에는 6 개의 docx 파일이 있습니다. 당신은 일본으로 캐나다 및 미국과 파일의 호주를 대체해야합니다. 일괄 처리를 통해 많은 수의 Word, docx, doc 문서 내용 통합 수정 작업을 처리하는 데 특히 적합한 노동 중복을 크게 줄일 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오: 여러 키워드의 Word 파일을 일괄 교체해야 할 때
여러 문서에서 고정 텍스트를 균일하게 수정해야하는 모든 사무실 시나리오에 적합한 배치로 Word 키워드를 찾아 대체하십시오. 일반적인 상황에는 회사 이름, 부서 이름, 연락처, 주소, 전화 번호 등과 같은 기본 정보의 변경; 계약, 견적, 매뉴얼 및 입찰 문서와 같은 템플릿 문서의 필드 통합 업데이트 교육 자료, 제품 매뉴얼 및 지식 기반 문서의 용어 표준화; 여러 보고서와 관련된 지역, 국가 및 프로젝트 이름의 일괄 조정; 이전 버전에서 새 버전으로 데이터를 마이그레이션 할 때 여러 중복 단어를 통합 대체합니다.
Word 문서에서 단어 만 대체하면 Word 자신의 찾기 및 교체가 이미 완료 될 수 있습니다. 그러나 파일 수가 증가하고 키워드가 하나 이상 있으면 수동 처리 비용이 급격히 증가합니다. 예를 들어, 스크린 샷에있는 6 개의 docx 문서의 경우 각 파일을 열어야하고, 호주를 발견하고, 캐나다를 대체 한 다음, 미국을 발견하고, 일본을 대체 한 경우 작업을 적어도 12 번 반복해야합니다. 파일이 많을수록 교체 누락, 잘못된 파일 교체 및 잘못된 버전 저장과 같은 문제가 발생하기 쉽습니다. 배치 처리를 위해 오피스 소프트웨어를 사용하는 가치는 한 번 반복되는 동작의 중앙 집중식 구성에 있으며 소프트웨어가 일괄 적으로 실행할 수 있도록합니다.
효과 미리보기: 여러 docx 파일을 수정해야합니다.
처리하기 전에.처리하기 전에 폴더에 여러 Word 문서가 있으며 예제 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx 입니다. 그러한 문서들은 종종 동일한 세트의 템플릿들로부터의 것일 수 있거나 또는 동일한 프로젝트 하에서 다수의 소스들일 수 있다. 각 파일의 내용이 정확히 동일한지 여부에 관계없이 모두 교체해야하는 키워드를 포함하는 한 동일한 작업 배치에서 처리 할 수 있습니다.
Word 문서 중 하나를 열면 텍스트에 사과 품종의 소개 정보가 포함되어 있음을 알 수 있으며 호주와 미국은 원산지 분야에 나타납니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 교체해야하는 두 위치를 표시합니다. 그들은 그림, 굵은 필드 이름, 단락 텍스트 등으로 둘러싸인 테이블 내용에 위치하고 있습니다. 이 조판의 경우 더 많은 Word 문서, 수동 하나씩 찾을 수 있지만 여러 파일을 함께 사용하여 낮은 효율을 수정합니다.
효과 미리보기: 처리 후 여러 키워드가 규칙으로 대체되었습니다.
.일괄 처리가 완료되면 Word 문서를 열고 확인하십시오. 원래 호주가 캐나다가되었고 원래 미국이 일본이되었음을 알 수 있습니다. 문서의 그림, 테이블 구조, 필드 스타일 및 기타 텍스트는 원래 조판 상태로 유지되며 대체 작업은 설정된 키워드 텍스트에 대해서만 적용됩니다.
이 효과는 배치 교체가 단순히 오버레이 파일을 복사하는 것이 아니라 사용자가 설정 한 검색 및 대체 단어에 따라 Word 내용에서 방향 텍스트 교체를 수행한다는 것을 보여줍니다. 동시에 여러 그룹의 키워드를 교체해야하는 작업의 경우 설정 인터페이스에서 해당 행을 채우면 하나의 작업이 여러 콘텐츠 수정을 완료 할 수 있습니다.
작업 단계: 사용 HeSoft Doc Batch Tool Word 키워드 교체
일괄1 단계: Word 도구를 입력하고 Word 키워드를 찾아 대체하도록 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 탐색 막대에서 Word 도구 를 선택합니다. 메인 인터페이스에서 워터 마크 추가, 빈 공간 삭제, 사진 내보내기, Word 변환 등과 같은 Word와 관련된 많은 배치 기능을 볼 수 있습니다. 여기서 Word에서 키워드를 찾고 교체하려면 항목 1 을 선택해야합니다. 이 기능에 대한 설명은이 기사의 요구 사항과 완전히 일치하는 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아 대체하는 것입니다.
이 단계의 목적은 올바른 배치 작업 항목을 입력하는 것입니다. 많은 사무실 소프트웨어 기능이 더 많습니다. 형식 수정 또는 그림 대체 기능만을 입력하는 것과 같이 잘못된 기능을 선택하면 텍스트 키워드 교체를 완료 할 수 없습니다. 따라서 시작하기 전에 페이지 제목과 기능 이름이 Word의 키워드인지 확인해야합니다.
2 단계: 폴더에서 처리하거나 가져와야하는 Word 파일 추가
기능 페이지를 입력 한 후 인터페이스는 처리 할 레코드를 선택하는 첫 번째 단계로 들어갑니다. 상단에는 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 빈, 기타 등을위한 버튼이 표시됩니다. 스크린 샷에서 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 및 작업 열이 표시됩니다. 이 정보를 사용하면이 배치 작업에 포함 된 Word 파일을 확인할 수 있습니다.
파일 수가 적은 경우 클릭하여 파일을 추가하여 처리 할 Word 문서를 수동으로 선택할 수 있습니다. 폴더에 많은 수의 docx 파일이있는 경우 폴더에서 파일을 가져 와서 선택 시간을 하나씩 줄일 수 있습니다. 가져오기가 완료되면 목록에서 파일 이름과 경로를 확인하여 누락이없고 처리 할 필요가없는 문서가 작업에 추가되지 않았는지 확인하는 것이 좋습니다. 가져오기 오류가 발견되면 작업 열에서 삭제 버튼을 사용하여 단일 파일을 제거하거나 비우기 를 사용하여 다시 가져올 수 있습니다.
스크린 샷 예제에서 6 개의 파일 모두 확장 docx가있는 디스크 D의 테스트 디렉토리에 있습니다. 이러한 유형의 일괄 처리는 프로젝트 자료, 템플릿 문서 및 코스 자료와 같은 동일한 디렉토리에 집중된 파일에 특히 적합합니다. 파일 목록이 올바른지 확인한 후 페이지 하단에서 다음 을 클릭하여 키워드 설정 링크를 입력합니다.
3 단계: 검색 방법을 선택하고 여러 세트의 검색 단어 및 대체 단어를 채 웁니다.
2 단계를 입력하여 처리 옵션을 설정 한 후 키워드 교체 규칙을 구성해야합니다. 스크린 샷에서 검색 방법은 텍스트를 정확하게 찾는 것이며 수식을 사용하여 흐릿한 텍스트를 찾는 옵션도 있습니다. 원래 키워드를 명확하게 알고있는이 예제의 작업의 경우 텍스트를 정확하게 찾는 것이 더 직관적이며 교체 결과를 제어하는 것이 더 쉽습니다.
찾을 수있는 키워드 목록에서 원래 키워드를 라인으로 대체하십시오. 대체 된 키워드 목록에서 동일한 순서로 교체 한 후 새 콘텐츠를 입력하십시오. 스크린 샷의 설정 관계는 매우 분명합니다. 1 행 호주는 캐나다에 해당하며 2 행 USA는 일본에 해당합니다. 즉, 소프트웨어는 Word 문서에서 일치하는 호주를 캐나다 및 미국과 일본으로 대체합니다.
여기에서 라인 번호 서신에 특별한주의를 기울여야합니다. 왼쪽 행의 검색 단어는 오른쪽 행의 대체 단어에 해당합니다. 호주가 왼쪽에 쓰여지고 캐나다가 오른쪽에 같은 줄에 쓰여지면 교체 결과 호주는 캐나다가됩니다. 행의 수가 잘못 배치되면, 예를 들어 왼쪽의 첫 번째 행은 호주이지만 오른쪽의 첫 번째 행은 일본으로 작성되면 잘못된 결과를 얻을 수 있습니다. 따라서 여러 키워드를 일괄 적으로 교체 할 때는 먼저 교체 목록을 구성한 다음 줄별로 소프트웨어 라인에 붙여 넣는 것이 좋습니다.
문자의 경우를 무시하고 단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치시키는 것과 같은 추가 옵션도 인터페이스에 표시됩니다. 이러한 옵션을 확인할지 여부는 실제 텍스트에 따라 다릅니다. 키워드의 경우가 일치하지 않을 수 있다면 케이스를 무시하면 누락 된 일치를 줄일 수 있습니다. 짧은 단어가 다른 단어에 포함될 까봐 걱정되는 경우, 전체 단어 일치 옵션을 신중하게 사용해야합니다. 이러한 옵션은 스크린 샷 예제에서 추가로 확인되지 않으므로 교체는 주로 정확한 텍스트를 기반으로합니다.
4 단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
프로세스 바에서 알 수 있듯이 소프트웨어는 저장 위치를 설정하는 단계 3 및 처리를 시작하는 단계 4 를 갖습니다. 키워드 규칙 설정을 완료한 후 다음 을 클릭하여 저장 위치 설정을 입력합니다. 저장 위치의 역할은 처리 된 Word 문서가 저장되는 위치를 결정하는 것입니다. 결과 확인을 용이하게하기 위해 원본 파일과 섞이지 않도록 출력 파일을 별도의 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 원본 문서를 되돌아 볼 필요가 있더라도 덮어 쓰거나 혼란의 위험이 증가하지 않습니다.
저장 위치를 설정 한 후 시작 처리 단계를 입력하십시오. 이때 소프트웨어는 가져온 Word 파일 목록과 설정된 키워드 대응에 따라 각 docx 파일의 텍스트 내용을 일괄 적으로 검색하고 대체합니다. 처리가 완료된 후 출력 디렉토리에서 Word 문서를 열어 스팟 검사를 통해 키 키워드가 예상대로 교체되었는지 확인하십시오.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 여러 세트의 키워드는 일대일 대응이어야합니다.
여러 키워드를 일괄 적으로 교체 할 때 가장 중요한 것은 찾기 목록의 줄 번호와 교체 목록을 일관되게 유지하는 것입니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다. 정식 처리 전에 소수의 파일을 테스트하여 교체 논리가 올바른지 확인한 다음 모든 파일을 처리하는 것이 좋습니다.
2. 첫 번째 백업 원래 Word 파일을 더 안전하게
배치 처리는 효율성을 크게 향상시킬 수 있지만 여러 파일 콘텐츠 수정이 관련되면 먼저 원본 docx 또는 doc 파일을 백업하는 것이 좋습니다. 특히 계약, 보고서 및 공식 자료와 같은 중요한 문서의 경우 원본 버전을 유지하면 후속 비교 및 롤백이 용이 할 수 있습니다.
3. 키워드 자체가 교체되어서는 안되는 위치에 나타나는지 여부에주의하십시오.
예를 들어, 미국은 신체 설명, 테이블 필드, 사진 설명, 또는 다른 컨텍스트에 나타날 수 있다. 특정 필드의 콘텐츠 만 교체하려면 처리하기 전에 키워드가 고유한지 확인해야합니다. 실수로 교체하기 쉬운 짧은 단어의 경우 검색 조건을 신중하게 설정하고 처리 후 주요 문서를 확인해야합니다.
4. 형식 호환성을 확인하기 전에 docx 및 doc 파일을 처리해야합니다.
스크린 샷 예제에서 docx 파일을 가져옵니다. 실제 사무실은 Word 문서의 이전 버전의 문서 형식을 만날 수도 있습니다. 파일을 가져온 후 목록의 확장자를 확인하여 소프트웨어가 처리해야하는 파일을 올바르게 식별했는지 확인하는 것이 좋습니다. 서로 다른 형식을 함께 혼합하면 처리가 완료된 후 결과를 별도로 확인해야합니다.
요약: 일괄 처리 를 사용하여 반복되는 열려있는 Word 시간을 줄입니다.
많은 Word 파일에서 여러 키워드의 일괄 대체는 기본적으로 반복되는 수동 검색 및 교체 작업을 하나의 규칙 구성과 하나의 배치 실행으로 변환하는 것입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 먼저 여러 Word 문서를 가져온 다음 여러 세트의 검색 단어와 대체 단어를 설정하고 마지막으로 통일 된 방식으로 처리 된 파일을 출력 할 수 있습니다. 스크린 샷 예에서 6 개의 docx 파일의 호주와 미국은 각각 캐나다와 일본으로 대체되어이 방법이 여러 파일과 여러 키워드의 통합 수정 작업에 적합하다는 것을 증명합니다.
많은 수의 Word, docx 및 doc 문서를 처리하고 회사 이름, 지역 이름, 제품 이름 또는 템플릿 필드를 교체해야하는 경우 파일을 하나씩 열지 않고 수동으로 수정하는 것이 좋습니다. 먼저 키워드 대응 테이블을 구성한 다음 일괄 처리 도구를 사용하여 교체를 완료하면 시간을 절약하고 누락 및 잘못된 수정 가능성을 줄일 수 있습니다.