Wenn es viele Word-Dokumente gibt und mehr als ein Schlüssel wort ersetzt werden muss, nimmt die herkömmliche manuelle Suche und Ersetzung viel Zeit in Anspruch. Dieser Artikel enthält eine vollständige Reihe von Bedienungs anleitungen zur Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie mehrere Word-Dateien, legen Sie die genaue Suche nach Text fest und erstellen Sie mehrere Sätze von Substitution beziehungen über die linke und rechte Schlüssel wort liste. Das Beispiel zeigt die Änderungen vor und nach der Verarbeitung von 6 Docx-Dateien, die für Büro benutzer geeignet sind, die den Inhalt des Textes stapel weise aktualisieren und Doppel arbeit reduzieren müssen.
Bei der Aktualisierung des Inhalts von Word-Dokumenten wird häufig nicht nur eine Datei gleichzeitig geändert, sondern der gesamte Stapel von Dateien wird zusammen geändert. Beispiels weise enthalten mehrere Dokumente in demselben Datensatz den alten Ländernamen, den alten Firmennamen, das alte Produkt modell oder die alte Projekt nummer. Nachdem eine Vorlage in mehrere Versionen kopiert wurde, müssen die festen Felder einheitlich ersetzt werden. In diesem Fall ist es nicht nur zeit aufwändig, wenn jede Datei einmal geöffnet und dann einzeln gesucht und ersetzt wird, sondern es ist auch leicht, einige Dateien zu verpassen.
Dieser Artikel konzentriert sich auf das "Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien in Stapeln" und zeigt, wie Office-Software verwendet wird." HeSoft Doc Batch Tool "Schließen Sie die Stapel verarbeitung ab. Im Beispiel gibt es 6 Docx-Dateien. Australia und USA sind im Dokument vor der Verarbeitung enthalten und werden nach der Verarbeitung zu Canada bzw. Japan. In diesem Fall können Sie den grundlegenden Prozess der Stapel verarbeitung von Word-Dateien verstehen und auf die eigentliche Docx-und Doc-Dokumenten bearbeitung anwenden.
Anwendbare Szenarien: Welche Office-Probleme können durch Batch-Ersetzen von Schlüssel wörtern gelöst werden?
Das Batch-Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern eignet sich am besten für Dokument aufgaben mit klaren Ersetzung regeln. Die sogenannte klare Regel besteht darin, dass Sie "was zu suchen" und "was zu ersetzen" klar auflisten können. Ersetzen Sie beispiels weise Unternehmen A durch Unternehmen B, ersetzen Sie die alte Adresse durch die neue Adresse, ersetzen Sie 2025 durch 2026 und ersetzen Sie den Namen eines Landes durch einen anderen.
In Unternehmens büros sind solche Anforderungen sehr häufig. Vertrags manager müssen möglicher weise den Vertrags gegenstand einheitlich aktualisieren, die Personal abteilung muss möglicher weise den Abteilungs namen in mehreren System dokumenten ändern, das Markt personal muss möglicher weise den Produktnamen in den Werbe materialien aktualisieren, Lehrer oder Ausbilder müssen möglicher weise den Kurs namen in den Handouts ändern. Daten admini strato ren möchten möglicher weise die Begriffe in der alten Version des Beschreibung dokuments durch die neue Version ersetzen.
Die gemeinsamen Merkmale dieser Aufgaben sind: viele Dateien, wiederholte Vorgänge und hohe manuelle Inspektions kosten. Mit Office-Software, die die Stapel verarbeitung unterstützt, können wiederholte Klicks in einmalige Einstellungen umgewandelt werden, die sich besonders für die Verarbeitung in Stapel von Word-, Docx-und Doc-Dateien eignen.
Effekt vorschau: Vor der Verarbeitung gibt es mehrere Docx-Dateien, und die Schlüssel wörter werden nach der Verarbeitung einheitlich geändert
Schauen Sie sich zunächst den Status der Datei vor der Verarbeitung an. Der Screenshot zeigt 6 Word-Dokumente mit Dateinamen von 1.docx bis 6.docx. Dies zeigt, dass es sich diesmal nicht um eine einzelne Dokument operation handelt, sondern um eine Batch-Aufgabe. Bei der eigentlichen Arbeit werden ähnliche Dateien möglicher weise im selben Projekt ordner, Kundendaten ordner oder Vorlagen ordner gespeichert.
Schauen Sie sich den Word-Inhalt vor der Verarbeitung an. Die Dokuments eite enthält eine Einführung in Apfels orten. Der Wert hinter "Country of Origin" in der linken Spalte ist Australia und die entsprechende Position in der rechten Spalte ist USA. Der rote Pfeil markiert diese beiden Schlüssel wörter, die ersetzt werden müssen. Da sie sich im Word-Text inhalt befinden, ist das Verarbeitung sziel "Ersetzen des Dokument inhalts", anstatt den Dateinamen zu ändern.
Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, öffnen Sie die Ergebnis datei, um an derselben Stelle zu sehen, und Sie können sehen, dass Australia durch Canada und USA durch Japan ersetzt wurde. Andere Inhalte behalten weiterhin die ursprüngliche Dokumenten struktur bei, z. B. Bilder, Text absätze und Tabellen layouts. Dieser Effekt eignet sich für Szenarien, in denen das ursprüngliche Dokument layout beibehalten und nur einige Schlüssel wörter aktualisiert werden müssen.
Aus dem Vergleich vorher und nachher hat dieser Vorgang zwei Ziele erreicht: Erstens können mehrere Word-Dateien einheitlich verarbeitet werden, zweitens können mehrere Sätze von Schlüssel wort ersatz beziehungen in einer Aufgabe festgelegt werden. Dies ist genau der Vorteil von Massen verarbeitung werkzeugen gegenüber manueller Bedienung.
Aktions schritte: Von der Auswahl der Funktion bis zum Massen start
Schritt 1: Öffnen Sie die Software und geben Sie den Word-Batch-Ersatz eingang ein
Starten Sie" HeSoft Doc Batch Tool "Später können Sie sehen, dass sich auf der linken Seite mehrere Klassifizierung eingänge befinden, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da dieser Artikel den Inhalt des Word-Dokuments behandelt, wählen Sie links "Word-Tools".
Suchen Sie auf der Seite Word-Tools und klicken Sie auf "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt der Word-Datei". Dieser Funktions name hat den Zweck bereits erklärt: Er richtet sich an Word-Datei inhalte und unterstützt die Stapel suche und das Ersetzen von Schlüssel wörtern. Nachdem Sie den richtigen Eintrag ausgewählt haben, können Sie den anschließenden Datei import und die Keyword-Einstellungen vornehmen.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Aufgabe auf den Verarbeitung styp "Word-Texts chl üssel wort ersatz" zu positionieren. Da Word in derselben Software auch Funktionen wie das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Bildern und das Konvertieren von Formaten hat, können Sie den für diesen Artikel erforderlichen Stapel austausch nicht abschließen, wenn Sie die falsche Funktion auswählen.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder Word-Dokumente aus einem Ordner importieren
Begeben Sie sich nach dem Aufrufen der Funktions seite zunächst in der Phase "Auswählen der zu verarbeiten den Datensätze". Über der Seite befinden sich zwei Haupt import eingänge: "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Für dezentrale Dateien können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Für Dateien, die zentral in einem Verzeichnis gespeichert sind, können Sie "Dateien aus einem Ordner importieren" verwenden.
6 Docx-Dateien wurden in den Screenshot importiert. In der Tabelle werden die Seriennummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen jeder Datei angezeigt, um die Überprüfung vor der Verarbeitung zu erleichtern. Unten wird die Anzahl der Datensätze als 6 angezeigt, was darauf hinweist, dass diese 6 Dateien an der anschließenden Massen ersetzung teilnehmen.
Es wird empfohlen, die Liste der Dateien in diesem Schritt sorgfältig zu überprüfen. Fügen Sie insbesondere bei der Stapel verarbeitung von Kunden informationen, formellen Verträgen und finanz bezogenen Dokumenten nicht versehen tlich irrelevante Dokumente zur Aufgabe hinzu. Wenn Sie einen Import fehler finden, können Sie eine einzelne Datei mit dem Aktions eintrag in der Liste entfernen oder nach dem erneuten Importieren mithilfe von "Entleeren".
Schritt 3: Legen Sie die Such methode fest und geben Sie die alten Schlüssel wörter ein, die ersetzt werden müssen
Nachdem Sie auf "Weiter" geklickt haben, gehen Sie zu "Verarbeitung optionen festlegen". Im Bereich "Keyword-Optionen festlegen" können Sie sehen, wie Sie suchen. Im Screenshot wurde "Text genau suchen" ausgewählt. Dies gilt für die Ersetzung aufgabe bekannter fester Schlüssel wörter.
Geben Sie links in die Liste der gesuchten Schlüssel wörter den alten Inhalt ein, der ersetzt werden soll. In diesem Beispiel werden zwei Zeilen eingegeben: Australia und USA. Dies bedeutet, dass die Software diese beiden Schlüssel wörter in der zuvor importierten Word-Datei sucht.
Wenn Sie in der eigentlichen Arbeit mehr Inhalte ersetzen möchten, können Sie weiter zeilen weise hinzufügen. Geben Sie beispiels weise den alten Firmennamen in Zeile 3, die alte Adresse in Zeile 4 und das alte Produkt modell in Zeile 5 ein. Solange sich auf der rechten Seite entsprechende neue Inhalte befinden, können mehrere Sätze von Ersatz regeln gebildet werden.
Schritt 4: Füllen Sie die ersetzten neuen Schlüssel wörter aus und halten Sie die Zeilennummer entsprechend
Die rechte Seite "Liste der ersetzten Keywords" wird zum Ausfüllen neuer Inhalte verwendet. Füllen Sie in diesem Beispiel Canada in Zeile 1 und Japan in Zeile 2 aus. Sie entsprechen Zeile 1 bzw. Zeile 2 auf der linken Seite. Die endgültige Regel lautet also: Australia wird durch Canada ersetzt, USA durch Japan.
Bei der Ersetzung mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern ist die Zeilennummern korrespondenz ein sehr kritisches Prinzip. Schauen Sie sich nicht nur den Text selbst an, sondern auch die Zeile, in der er sich befindet. Die erste Zeile links entspricht immer der ersten Zeile rechts, und die zweite Zeile links entspricht der zweiten Zeile rechts. Wenn eine bestimmte Zeile nicht ersetzt werden muss oder ein bestimmtes Schlüssel wort gelöscht werden soll, legen Sie es sorgfältig gemäß den Anweisungen der Software oberfläche fest, um eine Fehl ausrichtung zu vermeiden.
Zusätzliche Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren", "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes" werden auch im Screenshot angezeigt. Sie können helfen, den Austausch bereich zu steuern. Wenn beispiels weise englische Ländernamen, Abkürzungen und Modelle verarbeitet werden, kann die Unterscheidung zwischen Groß-und Kleinschreibung die Ergebnisse beeinflussen. Bei der Verarbeitung kurzer Wörter wirkt sich auch darauf aus, ob sie mit vollständigen Wörtern übereinstimmen oder nicht.
Schritt 5: Setzen Sie den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Die Prozess leiste oben auf der Seite zeigt, dass nach dem Einstellen der Verarbeitung optionen "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" vorhanden sind. Obwohl der Screenshot gemäß dem aktuellen Assistenten prozess nicht die Details der nachfolgenden Seite anzeigt, sollten Sie nach Abschluss der Keyword-Einstellungen weiterhin auf "Weiter" klicken, den Speicherort für die Verarbeitung sergeb nisse auswählen und dann mit der Stapel verarbeitung beginnen.
Es wird empfohlen, die verarbeitete Word-Datei in einem separaten Ordner wie "Nach der Verarbeitung", "Ersetzen", "Ausgabe datei" und anderen Verzeichnissen zu speichern, um die Unterscheidung von der Original datei zu erleichtern. Bei wichtigen Daten wird nicht empfohlen, die Original datei direkt vor dem Test zu überschreiben. Das Beibehalten der Original version kann das Risiko von Massen ersatz fehlern verringern.
Nach dem Start der Verarbeitung verarbeitet die Software die Word-Dokumente nacheinander gemäß der Datei liste und ersetzt sie entsprechend den von Ihnen festgelegten mehreren Sätzen von Schlüssel wort beziehungen. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie die Ausgabe datei zur Überprüfung öffnen. Der Screenshot nach der Verarbeitung dieses Beispiels zeigt bereits die Ergebnisse der Keyword-Änderung.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen: Verbessern Sie die Genauigkeit des Batch-Ersatzes
1. Organisieren Sie die Liste der Schlüssel wörter, bevor Sie sie ersetzen
Wenn Sie viele Schlüssel wörter ersetzen möchten, wird empfohlen, die alten und neuen Wörter in der Tabelle oder im Text zu sortieren und sie dann in die entsprechende Liste der Software zu kopieren. Dies kann Eingabe fehler reduzieren und die Überprüfung durch mehrere Personen erleichtern. Beispiels weise ist die erste Spalte das ursprüngliche Schlüssel wort, und die zweite Spalte ist das Ersatz schlüssel wort. Importieren oder fügen Sie es ein, nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist.
2. Achten Sie auf die Groß-und Kleinschreibung englischer Schlüssel wörter
Das gleiche Wort in englischen Dokumenten kann unterschied liche Groß-und Kleinschreibung formen haben, z. B. USA, usa, Usa. Ob sie alle ersetzt werden, hängt von den Missions anforderungen ab. Die Benutzer oberfläche bietet zusätzliche Optionen für die Groß-und Kleinschreibung. Bevor Sie sie verwenden, müssen Sie feststellen, ob der Inhalt des Dokuments streng zwischen Groß-und Kleinschreibung unterscheiden muss.
3. Kurze Schlüssel wörter sollten mit Vorsicht behandelt werden
Wenn das Schlüssel wort zu kurz ist, kann es in anderen Wörtern vorkommen, was zu einer falschen Substitution führt. Wenn Sie beispiels weise einen Buchstaben, eine Abkürzung oder ein Wort ersetzen, sollten Sie besonders vorsichtig sein. Die Option "Abgleichen eines vollständigen Wortes anstelle eines Teils eines Wortes" ist im Screenshot zu sehen. Das Ersetzen der englischen Wort klasse hilft, das Risiko einer Fehl übereinstimmung zu verringern.
4. Überprüfen Sie nach der Verarbeitung komplexer Dokumente
Word-Dokumente können Text, Tabellen, Bild beschreibungen, verschiedene Absatz formate usw. enthalten. Nach der Stapel verarbeitung sollten mehrere Dokumente nach dem Zufalls prinzip überprüft werden, wobei geprüft wird, ob der Ersatz ort korrekt ist, ob der Kontext natürlich ist und ob das Layout noch den Anforderungen entspricht. Insbesondere Dokumente, die dem Kunden vorgelegt oder zur offiziellen Einreichung verwendet werden sollen, geschweige denn den Inspektions link weglassen.
5. Speichern Sie den Speicherort, um die Unterscheidung der Version zu erleichtern
Nachdem der Stapel austausch abgeschlossen ist, habe ich größte Angst vor Verwechslungen zwischen Original-und neuen Dateien. Es wird empfohlen, die Ausgabe datei in einem separaten Verzeichnis zu speichern und das Verarbeitung datum oder die Aufgaben beschreibung im Ordnern amen anzugeben. Auf diese Weise ist es bequemer, später zu suchen, zu vergleichen und zurück zu rollen.
Zusammenfassung: Verwenden Sie Office-Software, um Dateien stapel weise zu verarbeiten, um wiederholte mechanische Änderungen zu reduzieren
Der Kernprozess des Batch-Ersetzens von Word-Dokument-Schlüssel wörtern ist nicht kompliziert: Geben Sie zuerst die "Batch-Suche und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt" im Word-Tool ein, importieren Sie dann die Docx-oder Doc-Dateien, die verarbeitet werden müssen, wählen Sie dann die Such methode aus und geben Sie die alte Liste der Schlüssel wörter und neuen Schlüssel wörter ein, legen Sie schließlich den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Verwenden Sie im Vergleich zum manuellen Ersetzen von Word-Dateien nacheinander HeSoft Doc Batch Tool Eine große Menge wiederholter Arbeit kann in eine Einstellung komprimiert werden. Für Benutzer, die häufig Verträge, Berichte, Handbücher, Schulungs materialien und Vorlagen dateien verarbeiten, kann diese Stapel verarbeitung methode die Effizienz erheblich verbessern und das Risiko fehlender Änderungen verringern. Es wird empfohlen, die Muster test regeln zu kopieren, bevor Sie eine große Anzahl von Dateien offiziell verarbeiten. Nachdem Sie bestätigt haben, dass der Effekt korrekt ist, ersetzen Sie den gesamten Ordner stapel weise.