Wie entferne ich chinesische Präfixe in Ordnernamen stapelweise? Anleitung zur Stapelumbenennung unter Beibehaltung der Nummerierung

Ordnernamen haben nicht unbedingt das gleiche chinesische Präfix. Mit gewöhnlichem Suchen und Ersetzen muss man oft mehrfach Einstellungen wiederholen. Für Verzeichnisse wie „报告03、财务606、客户202、项目001“, die Chinesisch und Nummern mischen, zeigt dieser Artikel, wie man mit HeSoft Doc Batch Tool alle chinesischen Zeichen im Namen erkennt und löscht. Der Beitrag behandelt den Vorher-Nachher-Vergleich, den Ordnerimport, die Einstellung für alle chinesischen Zeichen, die Ergebnisprüfung sowie Risiken durch doppelte Namen und Pfade und hilft Büroanwendern, schnell einheitliche Verzeichnisse nur mit Nummern zu erhalten.

Nachdem Unternehmensunterlagen über einen längeren Zeitraum gesammelt wurden, entstehen bei Ordnernamen leicht unterschiedliche Schreibweisen: Manche verwenden „Bericht03“, andere „Finanzen606“, und wieder andere legen nach Geschäftsart „Kunde202“, „Projekt001“ oder „Fotos77“ an. Für die Mitarbeiter sind diese Namen sofort verständlich. Wenn die Unterlagen jedoch nach Nummern in ein System importiert, in Verzeichnislisten überführt, von Skripten verarbeitet oder mit Feldern in einem Register abgeglichen werden sollen, können die chinesischen Bestandteile im Namen überflüssig sein.

Das Problem besteht darin, dass diese chinesischen Präfixe nicht einheitlich sind. Mit gewöhnlichem Suchen und Ersetzen müsste man zuerst „Bericht“, dann „Finanzen“ und anschließend Wörter wie „Kunde“ und „Projekt“ entfernen. Bei einer großen Anzahl von Ordnern müssten die Einstellungen außerdem immer wieder wiederholt werden. Ein direkterer Ansatz ist, alle chinesischen Schriftzeichen nach Zeichentyp zu entfernen und nur die Ziffern, englischen Buchstaben und sonstigen Nicht-Chinesisch-Zeichen im ursprünglichen Namen zu belassen.

Im Folgenden wird anhand von HeSoft Doc Batch Tool erläutert, wie sich chinesische Präfixe und chinesische Schriftzeichen aus Ordnernamen entfernen lassen. Es handelt sich um ein Werkzeug für die Stapelverarbeitung von Bürodateien. In diesem Tutorial wird die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ verwendet. Die Anleitung erläutert anhand von Screenshots Schritt für Schritt den Zweck jedes Abschnitts, das erwartete Ergebnis und die Punkte, die vor der Ausführung zu prüfen sind.

Anwendungsfälle: Auch unterschiedliche chinesische Präfixe lassen sich in einem Durchgang verarbeiten

Die Verarbeitung nach der Regel „alle chinesischen Schriftzeichen“ setzt nicht voraus, dass die Ordner exakt dieselben Schlüsselwörter enthalten. Sie eignet sich daher besonders für folgende Anforderungen an das Massen-Umbenennen:

• Verzeichnisnamen verwenden unterschiedliche chinesische Klassifizierungen wie „Bericht“, „Sicherung“, „Finanzen“ oder „Archiv“, sollen aber einheitlich die nachfolgende Nummer behalten.
• Projektunterlagen sollen in ein Geschäftssystem migriert werden, das nur Nummern- oder englische Pfade akzeptiert, und die chinesischen Ordnernamen müssen bereinigt werden.
• Archivverzeichnisse sollen mit den Kennungen in Excel, CSV oder einer Datenbank übereinstimmen, beispielsweise „Kunde202“ zu „202“ werden.
• Viele Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Unterlagen sind in Ordnern abgelegt. Aktuell sollen nur die äußeren Verzeichnisnamen geändert werden, nicht die Dateien selbst wie docx, doc, xlsx, xls, pptx, ppt oder pdf.
• Das Risiko von übersehenen Änderungen, versehentlich gelöschten Zeichen und fehlerhaft eingegebenen Nummern durch manuelles Umbenennen soll verringert werden.

Diese Methode funktioniert sowohl, wenn das Chinesische am linken Rand des Namens steht, als auch, wenn chinesische Schriftzeichen in der Mitte oder an anderer Stelle vorkommen, weil sich die Einstellung auf „alle chinesischen Schriftzeichen“ bezieht und nicht darauf, fest die ersten Zeichen von links zu löschen. Ob nach dem Löschen ein passender Name entsteht, hängt dennoch von der ursprünglichen Namensstruktur ab. Vor der tatsächlichen Ausführung muss daher immer eine Stichprobe geprüft werden.

Ergebnisvorschau: Aus gemischten Namen werden reine Nummernverzeichnisse

Merkmale der Namen vor der Verarbeitung

Das Beispielverzeichnis enthält zehn Ordner: „Bericht03“, „Sicherung1000“, „Finanzen606“, „Export55“, „Archiv99“, „Besprechung808“, „Kunde202“, „Design004“, „Projekt001“ und „Fotos77“. Jeder Name besteht aus einer chinesischen Beschreibung und einer Ziffernfolge, die chinesischen Bestandteile unterscheiden sich jedoch.

Beim Suchen und Ersetzen mit festen Schlüsselwörtern müsste man mindestens mehrere chinesische Begriffe getrennt bearbeiten. Bei manuellem Löschen müsste man für jedes Verzeichnis erneut in den Umbenennen-Modus wechseln. Bei nur zehn Ordnern ist das vielleicht noch machbar; bei mehreren Dutzend oder Hunderten steigen Zeitaufwand und Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich.

Nach der Verarbeitung bleibt nur die ursprüngliche Nummer

Nach Anwendung der Regel „alle chinesischen Schriftzeichen löschen“ werden die Verzeichnisse als „001“, „03“, „004“, „55“, „77“, „99“, „202“, „606“, „808“ und „1000“ angezeigt. Die chinesischen Beschreibungen im ursprünglichen Namen sind verschwunden, während die unterschiedlich langen Ziffernfolgen erhalten bleiben.

Beispielsweise wird aus „Besprechung808“ die „808“, aus „Fotos77“ die „77“ und aus „Sicherung1000“ die „1000“. Für Verzeichnisse mit einer festen dreistelligen Nummer ergeben „Design004“ und „Projekt001“ die „004“ und „001“; die führende Null wird nicht als ungültiger Inhalt entfernt.

Die Reihenfolge der Namen im Screenshot ist nicht vollständig mit der vor der Verarbeitung identisch, weil die Ordner nach dem Umbenennen nach den neuen Namen neu sortiert werden. Bei der Prüfung sollte man nicht nur die Listenposition vergleichen, sondern kontrollieren, ob jede ursprüngliche Nummer in der neuen Liste zu finden ist und ob die Gesamtzahl der Ordner gleich bleibt.

Arbeitsschritte: Regel einmal festlegen und chinesische Namen stapelweise entfernen

Schritt 1: Über die Kategorie „Ordnernamen“ zum Werkzeug zum Löschen von Text wechseln

Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool öffnen Sie zunächst in der linken Navigation die Kategorie „Ordnernamen“. In dieser Kategorie werden verschiedene Stapelwerkzeuge für die Benennung von Ordnern angezeigt, darunter Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung ändern sowie Text aus Namen löschen.

In diesem Fall soll kein einzelner fester Begriff gesucht, sondern sämtliche chinesischen Schriftzeichen im Namen entfernt werden. Wählen Sie daher „Text aus Ordnernamen löschen“.

Die Wahl der richtigen Funktion ist sehr wichtig. „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ eignet sich eher für Fälle, in denen dasselbe Schlüsselwort wiederholt vorkommt. Im vorliegenden Beispiel unterscheiden sich „Bericht, Sicherung, Finanzen, Export“ usw. Mit dem Löschen nach Zeichentyp lässt sich vermeiden, für jedes Wort eine eigene Aufgabe anzulegen.

Schritt 2: Zielordner stapelweise hinzufügen und Datensätze prüfen

Auf der Aufgabenseite bleibt der Ablauf zunächst bei „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und nehmen Sie die umzubenennenden Verzeichnisse in die Liste auf. Die Software zeigt Informationen wie Ordnername, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an, sodass Sie vor der Ausführung alles einheitlich prüfen können.

Im Beispiel wurden zehn Datensätze hinzugefügt; am Ende der Liste wird die Datensatzanzahl mit 10 angezeigt. Jetzt sollten drei Prüfungen durchgeführt werden:

1. Namen prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Namen in der Liste der Struktur „Chinesisch löschen, Nummer behalten“ entsprechen.
2. Pfade prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Ordner aus dem richtigen Arbeitsverzeichnis stammen. Vermeiden Sie insbesondere, dass offizielle Unterlagen mit ähnlichen Namen, aber anderem Zweck versehentlich aufgenommen werden.
3. Anzahl prüfen: Vergleichen Sie die Datensatzanzahl mit der Anzahl der Zielordner im Explorer, um eine falsche Auswahl zu vermeiden.

Wenn ein Ordner nicht verarbeitet werden soll, kann er über das Aktionssymbol rechts neben dem jeweiligen Datensatz aus der Liste ausgeschlossen werden. Wurde die gesamte Verzeichnisauswahl falsch getroffen, kann die Aufgabenliste neu zusammengestellt werden. Klicken Sie nach der Bestätigung unten auf der Seite auf „Weiter“. Das erwartete Ergebnis dieses Schritts: Alle Verzeichnisse, die stapelweise umbenannt werden sollen, stehen in der Datensatztabelle, und es sind keine überflüssigen Ordner enthalten.

Schritt 3: „Alle chinesischen Schriftzeichen“ als Löschtyp auswählen

Nach dem Aufruf von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ bietet die Oberfläche mehrere Aktionstypen an. Hier lassen sich Zahlen, Leerzeichen oder englische Buchstaben löschen oder Inhalte nach Position oder Textbereich entfernen. Um die Nummern zu behalten und das Chinesische zu entfernen, muss „Alle chinesischen Schriftzeichen“ ausgewählt werden.

Nach Auswahl dieser Option lautet die erwartete Regel: Jeder zu verarbeitende Ordnername wird gescannt, die darin enthaltenen chinesischen Schriftzeichen werden erkannt und gelöscht, während die Ziffern im Namen erhalten bleiben. Enthält der ursprüngliche Name außerdem englische Buchstaben, gehören diese in der Regel nicht zum Löschziel, da „Alle englischen Buchstaben“ in diesem Durchgang nicht ausgewählt wurde.

Achten Sie bei der Einstellung besonders auf benachbarte Optionen und wählen Sie nicht versehentlich „Alle Inhalte“ statt „Alle chinesischen Schriftzeichen“. „Alle Inhalte“ entspricht nicht dem Ziel dieses Tutorials und könnte dazu führen, dass kein Zeichen erhalten bleibt. Auch „Alle Ziffern“ ist nicht geeignet, da die Ziffern im Beispiel genau die Verzeichniskennungen sind, die am Ende erhalten bleiben sollen. Klicken Sie nach der Auswahl auf „Weiter“.

Schritt 4: Weitere Einstellungen wie vorgesehen abschließen und Verarbeitung starten

Am oberen Rand der Oberfläche wird der vollständige Aufgabenablauf angezeigt: Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Nachdem Sie „Alle chinesischen Schriftzeichen“ ausgewählt haben, folgen Sie dem Assistenten auf der Seite zu den weiteren Schritten. Vor dem Start sollten Sie noch einmal die Aufgabenobjekte und den Löschtyp überprüfen und sicherstellen, dass sich der aktuelle Vorgang auf Ordnernamen bezieht.

Bei wichtigen Geschäftsunterlagen können Sie zunächst zwei oder drei repräsentative Verzeichnisse kopieren und testen, zum Beispiel gleichzeitig das Projekt „Projekt001“ mit führender Null und die vierstellige Nummer „Sicherung1000“. Prüfen Sie nach der Verarbeitung, ob daraus „001“ und „1000“ werden und ob die Dateien in den Ordnern weiterhin normal zugänglich sind. Erst wenn das Testergebnis den Erwartungen entspricht, führen Sie dieselbe Aufgabe für alle Verzeichnisse aus.

Schritt 5: Ergebnis im Explorer prüfen

Kehren Sie nach Abschluss der Aufgabe zum Speicherort der Ordner zurück und aktualisieren Sie die Anzeige. Für die Prüfung empfiehlt sich ein einfacher Vorher-Nachher-Abgleich, zum Beispiel „Bericht03→03“, „Kunde202→202“ und „Design004→004“. Prüfen Sie außerdem die Verzeichnisanzahl und stellen Sie sicher, dass die Gesamtzahl der Ordner vor und nach der Verarbeitung gleich ist.

Wenn der Explorer automatisch nach Namen sortiert, können reine Ziffernnamen neu angeordnet werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Ordner gelöscht wurde, nur weil sich seine Position geändert hat. Prüfen Sie stattdessen anhand der Nummer und des Ordnerinhalts.

Vor der Stapelverarbeitung Regeln für zu behaltende Namen festlegen

Ordnernamen im Büroalltag sind oft nicht vollständig einheitlich. Bevor die Stapelverarbeitung ausgeführt wird, sollte klar festgelegt werden, was gelöscht und was zwingend behalten werden muss, um Nacharbeit zu vermeiden. Die Regel in diesem Beispiel ist eindeutig: Alle chinesischen Schriftzeichen löschen und die Ziffernnummern behalten. In realen Unterlagen können jedoch auch folgende Namen auftreten:

• „Projekt-A001“: Nach dem Löschen der chinesischen Schriftzeichen könnten Bindestrich und englisch-ziffernbasierte Kombination erhalten bleiben.
• „2026Jahresbericht03“: Der Name enthält sowohl eine Jahreszahl als auch eine Nummer. Nach dem Löschen der chinesischen Schriftzeichen könnten mehrere Ziffernabschnitte übrig bleiben; es ist zu prüfen, ob das dem Zielformat entspricht.
• „FinanzenArchiv“: Wenn keine Ziffern oder englischen Buchstaben vorhanden sind, könnte nach dem Löschen aller chinesischen Schriftzeichen kein gültiger Name übrig bleiben.
• „Projekt001Kopie“: Chinesisches Präfix und Suffix werden bereinigt, übrig bleibt am Ende die Nummer.

Das Stapelwerkzeug führt eine einheitliche Regel effizient aus. Ob die Regel für die gesamte Verzeichnisgruppe geeignet ist, muss der Anwender jedoch vor dem Import beurteilen. Es empfiehlt sich, zuerst nach Namensstruktur zu gruppieren, Ordner mit derselben Regel in einem Durchgang zu verarbeiten und unterschiedliche Strukturen getrennt als Aufgaben anzulegen.

Häufige Fragen und Hinweise

Werden nur die chinesischen Präfixe gelöscht oder das gesamte Chinesische im Namen?

In diesem Tutorial wird „Alle chinesischen Schriftzeichen“ gewählt. Das Ziel ist daher nicht auf das chinesische Präfix ganz links beschränkt. Sobald chinesische Schriftzeichen im Namen vorkommen, werden sie unabhängig davon gelöscht, ob sie vorn, in der Mitte oder hinten stehen. Sollen nur Zeichen an einer festen Position gelöscht werden, sollten die übrigen Verarbeitungstypen in der Oberfläche entsprechend dem tatsächlichen Bedarf geprüft und nicht einfach die Einstellung dieses Tutorials übernommen werden.

Werden nach der Verarbeitung die Bürodokumente im Ordner beeinflusst?

Das Bearbeitungsobjekt ist der Ordnername. Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen, PDFs, Bilder und Videos im Ordner werden nicht automatisch umbenannt, nur weil chinesische Schriftzeichen aus dem Namen gelöscht wurden. Allerdings hat sich der äußere Verzeichnispfad geändert. Verknüpfungen, Hyperlinks, Skripte, Synchronisierungsaufgaben oder andere Softwarekonfigurationen, die vom alten Pfad abhängen, können dadurch ungültig werden und sollten vorab bewertet und nach der Verarbeitung aktualisiert werden.

Was tun, wenn zwei Verzeichnisse dieselbe Nummer behalten?

Angenommen, im selben Pfad existieren gleichzeitig „Bericht03“ und „Sicherung03“. Nach dem Löschen der chinesischen Schriftzeichen sollen beide zu „03“ werden, wodurch ein Namenskonflikt entsteht. Am selben Speicherort kann es keine zwei vollständig gleichnamigen Ordner geben. Vor der Verarbeitung sollte daher geprüft werden, ob die Nummern eindeutig sind. Sie können zunächst unterschiedliche Kennungen ergänzen, die Verzeichnisebene anpassen oder die Ordner auf verschiedene Pfade verteilen, bevor sie verarbeitet werden.

Können rein chinesische Ordner direkt aufgenommen werden?

Es wird nicht empfohlen, sie ungetestet direkt zu verarbeiten. Wenn bei einem rein chinesischen Namen alle chinesischen Schriftzeichen gelöscht werden, bleibt möglicherweise kein sinnvoller Inhalt übrig und es kann kein gültiger neuer Name gebildet werden. Sicherer ist es, solchen Verzeichnissen zuerst eine eindeutige Nummer hinzuzufügen, sie aus der aktuellen Aufgabenliste auszuschließen oder eine eigene Umbenennungsregel festzulegen.

Warum wird eine Sicherung empfohlen?

Bei einer Stapeloperation wird dieselbe Regel schnell auf viele Datensätze angewendet. Genau darin liegt der Effizienzgewinn. Wenn jedoch der Pfad falsch gewählt, der Aktionstyp verwechselt oder Namenskonflikte übersehen werden, vervielfacht sich auch die Auswirkung. Bei wichtigen Inhalten wie Kundenakten, Finanzunterlagen, Verträgen oder Projektquelldateien sollten Sie zuerst eine Sicherung erstellen oder an einer Kopie testen, bevor die offiziellen Verzeichnisse verarbeitet werden.

Kann der Erfolg an der Reihenfolge nach der Verarbeitung abgelesen werden?

Die Reihenfolge allein ist kein Kriterium. Nachdem Ordner in Ziffernnamen umbenannt wurden, sortiert das System sie nach der aktuellen Sortierregel neu. Auch Nummern unterschiedlicher Länge können in einer anderen Reihenfolge als in der ursprünglichen Liste erscheinen. Richtig ist, die Namenszuordnung, die Datensatzanzahl und den Ordnerinhalt zu prüfen, statt zu verlangen, dass jedes Verzeichnis an seiner ursprünglichen Listenposition bleibt.

Effizienzvorteil der Stapelumbenennung mit Bürosoftware

Die Hauptkosten des manuellen Umbenennens liegen nicht nur in der Anzahl der Klicks, sondern auch im fortlaufenden Abgleichen und Korrigieren. Der Bearbeiter muss den chinesischen Bereich einzeln beurteilen, versehentliches Löschen von Nummern vermeiden und nach jeder Änderung das Ergebnis prüfen. Je mehr Verzeichnisse vorhanden sind, desto schwerer lassen sich Fehler durch nachlassende Aufmerksamkeit vermeiden.

HeSoft Doc Batch Tool bündelt „Objekte auswählen“ und „Regeln festlegen“ und wendet dieselbe Regel anschließend auf mehrere Ordnereinträge an. Für Büroangestellte, die regelmäßig Archive, Projektunterlagen, Kundenverzeichnisse oder Lieferdateien ordnen müssen, verringert dieses Vorgehen wiederkehrende Arbeit und macht die Benennung einheitlicher. Besonders wenn die chinesischen Begriffe jeweils unterschiedlich sind, eignet sich „Alle chinesischen Schriftzeichen“ besser als das wortweise Suchen und Ersetzen, um eine einheitliche Verarbeitungsaufgabe zu erstellen.

Zusammenfassung

Um chinesische Präfixe oder andere chinesische Schriftzeichen aus Ordnernamen zu entfernen und gleichzeitig die Ziffernnummern zu behalten, öffnen Sie in HeSoft Doc Batch Tool die Kategorie „Ordnernamen“, rufen „Text aus Ordnernamen löschen“ auf, fügen die Verzeichnisse stapelweise hinzu und wählen in den Verarbeitungsoptionen „Alle chinesischen Schriftzeichen“. Nachdem Sie die weiteren Schritte abgeschlossen und die Verarbeitung gestartet haben, werden Namen wie „Bericht03, Finanzen606, Projekt001“ zu „03, 606, 001“ bereinigt.

Prüfen Sie vor der Ausführung besonders drei Punkte: ob der zu verarbeitende Pfad korrekt ist, ob nach dem Löschen leere Namen entstehen können und ob verschiedene Verzeichnisse dieselbe Nummer erhalten würden. Es wird empfohlen, zunächst einige Beispielordner zu kopieren und anhand dieser Anleitung einen Testdurchlauf durchzuführen. Erst wenn bestätigt ist, dass Nummern, führende Nullen und interne Dateien unverändert bleiben, fügen Sie die vollständigen Verzeichnisse der Software hinzu. So lässt sich die wiederkehrende Arbeit des einzelnen Umbenennens sicher reduzieren.