En el trabajo diario y el estudio, la gestión de documentos suele ser un problema difícil que no podemos evitar. Cuando la computadora está llena de cientos de archivos, la clasificación manual no solo requiere mucho tiempo y trabajo, sino que también es propensa a errores. En este momento, la clasificación de los primeros caracteres chinos por nombre de archivo se ha convertido en una solución eficiente. Este método de clasificación juega un papel clave en la clasificación de los datos del cliente, archivando fotos o administrando documentos de proyectos. Al extraer la primera palabra del nombre de archivo La clasificación automática puede clasificar rápidamente los archivos dispersos en la carpeta correspondiente, duplique la eficiencia de recuperación.
Este método de clasificación es especialmente adecuado para escenas chinas. Por ejemplo, los documentos de los clientes se clasifican según la primera palabra del apellido, las fotos se archivan según la primera palabra del lugar donde se tomaron y los artículos académicos se organizan según el apellido del autor... No solo hace que la estructura de archivos sea más clara, sino que también evita nombres duplicados y confusión de almacenamiento. Por supuesto, este método convierte el idioma, por analogía, también se aplica a la primera letra en inglés, coreano, el primer carácter del nombre japonés, etc. Este artículo analizará 5 herramientas de operación típicas en detalle, cubriendo los pasos de operación, ventajas y desventajas, y siempre encontrará la solución más adecuada de acuerdo con sus propios hábitos y necesidades operativas. Ya sea que sea un novato en la gestión de documentos o un profesional que busca la eficiencia, ¡espero que pueda encontrar habilidades prácticas!
¿Por qué necesito clasificar los archivos por la primera palabra del nombre del archivo?
La explosión del número de documentos es un fenómeno común en el trabajo diario y el estudio. En algunos escenarios, la eficiencia de clasificación manual es extremadamente baja, y la clasificación por el primer carácter chino en el nombre del archivo puede resolver rápidamente los siguientes problemas, como los siguientes escenarios:
- Durante la gestión de la información del cliente, los nombres de los nombres de los cientos de contratos de clientes incluyen el nombre del cliente, como "Contrato Zhang San" y "Acuerdo Li Si", que se clasifican automáticamente en la carpeta correspondiente según el primer carácter del apellido para facilitar la búsqueda posterior.
- El archivo de fotos, como las fotos de Beijing y Shanghai, se puede clasificar de acuerdo con las primeras palabras del nombre del lugar "Norte" y "Shangyuan".
- Cuando los archivos multilingües se mezclan y almacenan, el chino se clasifica según la primera palabra y el inglés se clasifica según la primera letra, lo que puede lograr una separación rápida y automática y evitar la mezcla de idiomas.
Vista previa del efecto de clasificación según el primer texto del nombre del archivo
Antes de lidiar con un montón de nombres de archivo dispersos y confusos:
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Ir a la clasificación
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
- Funciones integrales, admite la clasificación de múltiples reglas, como la primera palabra, la primera letra y el número.
- La operación es simple, la interfaz es intuitiva y la clasificación se puede completar en 3 pasos.
- Procesamiento localizado, los datos no se cargan en el servidor, la privacidad es segura.
- No se requiere código, no es complicado, adecuado para recién llegados a Xiaobai.
Desventajas:
- El diseño de la interfaz es antiguo, aunque intuitivo pero no estético.
- Solo se puede descargar e instalar el software para su uso en la computadora, y los dispositivos móviles no son compatibles con la memoria.
Pasos de operación:
1. Abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione la función [organización de archivos]-haga clic en [clasificar los archivos por nombre de archivo].
2. Hay tres formas de agregar archivos, los detalles son los siguientes: [Agregar archivos] Agregar archivos únicos o múltiples que deben clasificarse por el primer carácter chino en el nombre del archivo; [Importar archivos de la carpeta] contendrá una gran cantidad de archivos necesarios. Importación de carpetas de archivo clasificadas por el primer carácter chino en el nombre del archivo; también puede arrastrar archivos directamente a continuación en lotes. Luego haga clic en Siguiente.
3. Después de ingresar al siguiente paso, [Método de clasificación] seleccione la clasificación según el primer carácter chino, y luego ingrese al siguiente paso para seleccionar la ubicación de guardar.
4. Solo toma unos segundos. Después de esperar a que se complete el procesamiento, haga clic en la ubicación de guardado para ver la carpeta clasificada.
Método 2: use WebRename para clasificar la primera palabra
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- No es necesario instalarlo, el navegador funciona directamente y es compatible con navegadores convencionales como Chrome y Edge.
- Rico en funciones, admite más de 10 modos como reemplazo, inserción e interceptación, y se puede usar en combinación.
- Soporte de archivos grandes, puede procesar miles de archivos a la vez, sin límite de tamaño de archivo.
Desventajas:
- Compatibilidad del navegador, la versión baja del navegador puede no funcionar correctamente.
- El período de prueba es limitado, actualmente es un período de prueba gratuito y se pueden cobrar en el futuro.
Pasos de operación específicos:
1. Primero abra la URL y luego agregue el archivo requerido para cargar, haga clic en el área de carga de la página, seleccione el archivo o carpeta y también admita arrastrar y soltar.
2. Seleccione el modo de clasificación, cambie a la pestaña de clasificación y seleccione la clasificación por primera palabra.
3. Vista previa del efecto: haga clic en la vista previa y la estructura de carpetas clasificada se muestra en la lista de archivos.
4. Ejecute la clasificación. Después de confirmar que es correcta, haga clic en Aplicar.
5. Finalmente descargue el archivo, puede optar por descargar por separado, empaquetar y descargar ZIP o descargar uno por uno.
Método 3: use Online File Renamer para operaciones de clasificación
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Arrastrar y soltar, admite el ajuste de secuencia de archivos, adecuado para cambiar el nombre de secuencia.
- Salida personalizada, puede especificar la carpeta de salida.
Desventajas:
- Los anuncios interfieren y hay más anuncios en la página.
- Límite de tamaño de archivo, admite archivos de hasta 200MB.
Pasos de operación específicos:
1. Abra el enlace web correcto y arrastre el archivo al área de carga.
2. Establezca las reglas de clasificación, seleccione presionar la primera palabra en la columna de clasificación e ingrese el modo chino o inglés.
3. Luego marque la superposición y seleccione Overwrite Existing Files para evitar la duplicación.
4. Ejecute la clasificación, haga clic en Rename, espere un rato para descargar el archivo y haga clic en Download All.
Método 4: use la herramienta de operación iRenamer para clasificar los archivos por primera palabra
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Soporte multilingüe, incluida la interfaz china, adecuado para usuarios internacionales.
- Función de copia de seguridad: puede realizar una copia de seguridad automática de los archivos originales.
Desventajas:
- La restricción de la versión gratuita solo admite 10 archivos/veces.
- Velocidad del servidor, servidor en el extranjero, respuesta más lenta.
Pasos de operación específicos:
1. Primero ingrese al sitio web y luego cambie el idioma. Por ejemplo, los usuarios chinos seleccionan chino en la parte superior del sitio web oficial.
2. Agregue el archivo, haga clic en Seleccionar archivo para cargar, luego establezca las reglas de clasificación, seleccione presionar la primera palabra en la barra de clasificación e ingrese el modo chino o inglés.
3. Marque la operación de copia de seguridad, seleccione el archivo original de copia de seguridad y haga clic en la verificación de vista previa para obtener una vista previa del efecto.
4. Luego ejecute, haga clic en Iniciar para cambiar el nombre y espere un rato, la descarga del archivo está completa.
Método 5: Utilice la versión simplificada de la página web de Advanced Renamer para operar
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Soporte de metadatos para cambiar el nombre según la fecha del archivo, la información EXIF, etc.
- Se pueden nombrar múltiples métodos y se admiten 7 métodos de nombres, como agregar, eliminar, reemplazar, etc.
Desventajas:
- La versión gratuita está limitada a 50 operaciones por día.
- La estabilidad del servidor no es buena y ocasionalmente hay tartamudez.
Pasos de operación específicos:
1. Primero abra la página web y haga clic en Start Online, luego haga clic en Choose Files para cargar archivos.
2. Establezca las reglas de clasificación, seleccione la primera palabra en la columna New Name e ingrese el modo chino o inglés.
3. Haga clic en Simulate para verificar la vista previa y finalmente haga clic en Rename para ejecutar la categoría.
4. Luego haga clic en Download para descargar el archivo.
Resumen
La gestión de archivos es una habilidad necesaria para la gente moderna, y la clasificación por la primera palabra del nombre del archivo es una herramienta eficiente para resolver el caos. Ya sea que se trate de organizar datos de clientes de ventas, fotos de archivos de fotógrafos o trabajos de gestión de estudiantes, este método de clasificación puede hacer que la estructura del archivo sea más clara y la recuperación más rápida. Las 5 herramientas que te recomiendo anteriormente tienen sus propias características. Algunas son completas, rápidas, buenas, estables y pueden proteger la privacidad, como la primera; algunas no requieren instalación, operación minimalista... Los usuarios pueden elegir la versión gratuita o la versión de pago, la versión personal o la versión empresarial de acuerdo con sus necesidades, y equilibrar las funciones y los costos por sí mismos.
En el futuro, a medida que el número de archivos continúe creciendo, se cree que los archivos de clasificación automatizados se convertirán en la corriente principal. Dominar estas herramientas no solo puede mejorar la eficiencia del trabajo, sino también evitar errores causados por archivos confusos. ¡También podría abrir la herramienta ahora e intentar convertir estos archivos difíciles de buscar en la computadora en una clasificación ordenada!