Hemos compilado el informe de datos. Para evitar que otras personas corrieran el contenido por error, debemos proteger la hoja de trabajo, bloquear todas las celdas y prohibir la edición y modificación. Hay varias formas de cifrar una tabla de Excel: HeSoft Doc Batch Tool , Función de protección de documentos de Excel, configuración de permisos de Google Sheets. Aquí hay una introducción detallada a las ventajas y desventajas de cada método y los pasos operativos específicos.
¿En qué casos es necesario establecer una contraseña para una hoja de Excel?
1. Nadie puede cambiar el archivo
Los datos e informes que hemos hecho deben enviarse a los líderes para su revisión o compartirse con colegas. Para evitar que otros modifiquen los datos por error, debemos cifrar la tabla de Excel. Establezca una hoja de trabajo para restringir la contraseña de edición, lo que permite que otros vean libremente el contenido del archivo, pero no puede realizar ninguna modificación en el contenido de la celda.
2. Versión de bloqueo final antes del envío
Todos los datos de la tabla de Excel se han revisado y formado la versión final. Por lo tanto, es necesario establecer una contraseña para restringir la edición de la tabla. Todos solo pueden ver los datos de la tabla y no se pueden realizar ajustes.
3. Comparta archivos para personas que no estén familiarizadas con Excel
Si queremos enviar el formulario de Excel a colegas, clientes u otras personas que no están familiarizadas con Excel, y agregar una contraseña de edición restringida al formulario, podemos evitar que se desborden, borren accidentalmente, etc., y reducir el riesgo operativo.
Vista previa del efecto que prohíbe la edición de archivos de Excel
Método 1: use HeSoft Doc Batch Tool Cifrado por lotes para Excel
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
- Puede configurar varios tipos de contraseñas para archivos de Excel, como contraseña de apertura, contraseña de solo lectura y contraseña de edición restringida.
- Admite el procesamiento por lotes, puede cifrar cientos de archivos de Excel con un solo clic, sin operación manual, muy conveniente.
- La operación es simple, no hay dificultad, solo agregue todos los archivos y seleccione el tipo de contraseña para cifrar.
- También puede establecer simultáneamente contraseñas para varios tipos de archivos de Word, PPT y PDF para satisfacer las diversas necesidades de cifrado de los usuarios.
Desventajas:
- Necesita ser instalado en la computadora.
Pasos de operación:
1. Abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool ], Seleccione [Herramienta Excel]-[Excel Agregar protección con contraseña].
2. En el siguiente paso, agregue todos los archivos de Excel que deben cifrarse, haga clic para agregar archivos o simplemente arrastre y suelte.
3. Seleccione [Restrinja la contraseña de edición]-[Proteja todas las hojas de trabajo] y complete la contraseña que se establecerá a continuación.
4. Una vez completado el procesamiento, haga clic en la ubicación de guardado para ver, todo el cifrado de Excel está completo.
Método 2: Proteja la hoja de trabajo con la función de protección de documentos de Excel
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Los pasos de la operación son simples y directos. Puede agregar una contraseña al archivo si encuentra la función de proteger el libro de trabajo directamente en Excel.
- Es muy conveniente de usar y puede manejar requisitos de cifrado temporales y urgentes, que se pueden completar en unos segundos.
- Si no hay red, también puede establecer una contraseña para el archivo, que es más adecuado para el entorno de trabajo de la intranet.
Desventajas:
- Cifrado manual de archivos, sin función de procesamiento por lotes, muchos archivos requieren mucho tiempo y trabajo.
Pasos de operación:
Abra el archivo de Excel que necesita ser cifrado, haga clic en [Archivo]-[Información], busque [Proteger la hoja de trabajo actual] en el libro de protección, complete la contraseña y confirme nuevamente, haga clic en Aceptar para completar el cifrado.
Método 3: Establecer permisos de visualización para Excel con Google Sheets
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Puede configurar permisos de visor, editor y comentarista para Excel y refinar los permisos de edición de archivos a individuos.
- Solo se puede bloquear el área designada del formulario y se puede abrir el área permitida para completar. El área de fórmula y el área del encabezado se pueden proteger permanentemente.
- No es necesario establecer una contraseña y los permisos se pueden retirar en cualquier momento, lo que puede evitar errores en el reenvío de la contraseña y es más confidencial.
Desventajas:
- Los archivos de Excel solo se pueden compartir en línea y el cifrado se invalidará después de que el archivo se descargue localmente.
Pasos de operación:
1. Abra Google Sheets, haga un formulario en línea o cargue un archivo en su computadora a Google Sheets.
2. Haga clic en [Compartir] en la esquina superior derecha, agregue las personas o grupos que desea ver, seleccione [Ver] en los permisos de la derecha y haga clic en Finalizar.
